Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Cada enero recibo muchas preguntas de las proveedoras de cuidado infantil sobre
el mismo tema:
"¿Tengo que dar a los padres de mi programa un recibo de fin de año?"
"¿Soy el responsable de dar a los padres mi número de Seguro Social, aunque me deban dinero?
"¿Tengo que completar el formulario W -10 del IRS y dar uno a cada padre de mi programa?"
La respuesta a todas estas preguntas es "no".
Parece que hay mucha confusión en torno a este tema, así que vamos a aclarar las cosas.
La mayoría de los padres que pagan a una proveedora de cuidado infantil tienen derecho a reclamar un crédito fiscal federal de cuidado de niños utilizando el formulario del IRS Form 2441 Child and Dependent Care Expenses. Este formulario requiere que el padre incluya el nombre, dirección, número de identificación de la proveedora de cuidado infantil, y el importe pagado a la proveedora.
Usted no quiere dar a los padres su número de Seguro Social debido al posible problema de robo de identidad. En su lugar, obtenga su número de identificación patronal (Employer Identification Number, EIN) del IRS. Es gratuito. Véase mi artículo (my article) sobre cómo obtener su EIN.
Las instrucciones para el Formulario 2441 (Instructions to Form 2441 ) dicen a los padres que pueden utilizar el formulario W-10 de Identificación y Certificación del IRS de Proveedores de Cuidado Infantil (Form W-10 Dependent Care Provider's Identification and Certification) para obtener el número de identificación del cuidador. Es responsabilidad de los padres dar esta forma a la proveedora de cuidado infantil. No es su responsabilidad entregar este formulario a los padres.
De acuerdo con la ley, las proveedoras de cuidado infantil en el hogar no están obligadas a dar a los padres su número de identificación y no están obligadas a dar a los padres un recibo de fin de año, a no ser que se lo pidan dándole a rellenar un formulario 2441. Si el padre dejó el programa en 2013, usted no está obligado a seguirle la pista para darles esta información.
Si usted está en buenas relaciones con los padres del programa, yo le recomiendo que le de a los padres un recibo de fin de año, junto con su número de identificación. Pida a los padres que firmen una copia y guárdela en sus archivos. Esto puede ayudarle a protegerse si le hacen una auditoría y le piden que proporcione evidencia de lo que el padre le pagó en el año. Muchos proveedores dan recibos a los padres en esta época del año, pero la mayoría no mantienen una copia firmada por el padre.
Usted puede utilizar el Formulario W - 10 como su recibo de fin de año. Aunque la forma no proporciona un espacio que indica cuánto pagó el padre de familia, usted puede escribir la cantidad en la parte superior del formulario y hacer que el padre firme.
También puede crear su propio recibo: "Recibido por ______________________ (su nombre) por los servicios de cuidado infantil para el cuidado de ________ (nombre del niño ) en el año 2013. Número de identificación del proveedor __________ Firmado _________ (padre) _____________ (su nombre) Fecha: __________ "
Padres que le deben Dinero
Si un padre deja dinero a pagar, yo recomendaría decirle al padre que sólo se le dará su EIN, una vez que le hayan pagado en su totalidad. La única vez que se enfrenta a un problema es si el padre le da una copia del Formulario W - 10 y usted no lo llena. Si esto sucede, usted se enfrenta a una pena de $ 50. Pero ya que el 99 % de los padres no saben que tienen que hacer esto, yo no me preocuparía por eso.
¿Cómo ha manejado los recibos de fin de año?
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Crédito de la imagen: www.redleafpress.org
"¿Tengo que dar a los padres de mi programa un recibo de fin de año?"
"¿Soy el responsable de dar a los padres mi número de Seguro Social, aunque me deban dinero?
"¿Tengo que completar el formulario W -10 del IRS y dar uno a cada padre de mi programa?"
La respuesta a todas estas preguntas es "no".
Parece que hay mucha confusión en torno a este tema, así que vamos a aclarar las cosas.
La mayoría de los padres que pagan a una proveedora de cuidado infantil tienen derecho a reclamar un crédito fiscal federal de cuidado de niños utilizando el formulario del IRS Form 2441 Child and Dependent Care Expenses. Este formulario requiere que el padre incluya el nombre, dirección, número de identificación de la proveedora de cuidado infantil, y el importe pagado a la proveedora.
Usted no quiere dar a los padres su número de Seguro Social debido al posible problema de robo de identidad. En su lugar, obtenga su número de identificación patronal (Employer Identification Number, EIN) del IRS. Es gratuito. Véase mi artículo (my article) sobre cómo obtener su EIN.
Las instrucciones para el Formulario 2441 (Instructions to Form 2441 ) dicen a los padres que pueden utilizar el formulario W-10 de Identificación y Certificación del IRS de Proveedores de Cuidado Infantil (Form W-10 Dependent Care Provider's Identification and Certification) para obtener el número de identificación del cuidador. Es responsabilidad de los padres dar esta forma a la proveedora de cuidado infantil. No es su responsabilidad entregar este formulario a los padres.
De acuerdo con la ley, las proveedoras de cuidado infantil en el hogar no están obligadas a dar a los padres su número de identificación y no están obligadas a dar a los padres un recibo de fin de año, a no ser que se lo pidan dándole a rellenar un formulario 2441. Si el padre dejó el programa en 2013, usted no está obligado a seguirle la pista para darles esta información.
Si usted está en buenas relaciones con los padres del programa, yo le recomiendo que le de a los padres un recibo de fin de año, junto con su número de identificación. Pida a los padres que firmen una copia y guárdela en sus archivos. Esto puede ayudarle a protegerse si le hacen una auditoría y le piden que proporcione evidencia de lo que el padre le pagó en el año. Muchos proveedores dan recibos a los padres en esta época del año, pero la mayoría no mantienen una copia firmada por el padre.
Usted puede utilizar el Formulario W - 10 como su recibo de fin de año. Aunque la forma no proporciona un espacio que indica cuánto pagó el padre de familia, usted puede escribir la cantidad en la parte superior del formulario y hacer que el padre firme.
También puede crear su propio recibo: "Recibido por ______________________ (su nombre) por los servicios de cuidado infantil para el cuidado de ________ (nombre del niño ) en el año 2013. Número de identificación del proveedor __________ Firmado _________ (padre) _____________ (su nombre) Fecha: __________ "
Padres que le deben Dinero
Si un padre deja dinero a pagar, yo recomendaría decirle al padre que sólo se le dará su EIN, una vez que le hayan pagado en su totalidad. La única vez que se enfrenta a un problema es si el padre le da una copia del Formulario W - 10 y usted no lo llena. Si esto sucede, usted se enfrenta a una pena de $ 50. Pero ya que el 99 % de los padres no saben que tienen que hacer esto, yo no me preocuparía por eso.
¿Cómo ha manejado los recibos de fin de año?
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Crédito de la imagen: www.redleafpress.org
The Truth About Giving Parents a Receipt
By Tom copeland, published with permission.
Every January I get many questions from family child care providers on the same topic:
"Do I have to give the parents in my program an end-of-year receipt?"
"Am I responsible for giving parents my Social Security number, even if they left owing me money?
"Do I have to complete IRS Form W-10 and give one to each parent in my program?"
The answer to all of these questions
is "no."
There seems to be a lot of confusion around this issue, so let's clear things up.
Most parents who pay
a child care provider are entitled to claim a federal child care tax credit using IRS Form 2441 Child and Dependent Care Expenses.
That form requires the parent to list the name, address, identification
number of the child care provider, and the amount paid to the provider.
You
do not want to give parents your Social Security number because of the
potential problem of identify theft. Instead, get your Employer
Identification Number (EIN) from the IRS. It's free. See my article on how to get your EIN.
The Instructions to Form 2441 tell parents they can use IRS Form W-10 Dependent Care Provider's Identification and Certification
to collect the identification number of the caregiver. It's the
parent's responsibility to give this form to the child care provider.
It's not your responsibility to give this form to the parent.
According
to the law, family child care providers are not required to give
parents their identification number and are not required to give parents
an end-of-year receipt. If the parent left your program in 2013 you are
not required to track them down to give them this information.
If you are on good terms
with the parents in your program I do
recommend that you give parents an end-of-year receipt, along with your identification number. Ask the parent to sign one copy and keep it in your records.
This can help protect you if you are audited and are asked to provide
evidence of what the parent paid you for the year. Many providers give
receipts to parents this time of year, but most don't keep a copy signed
by the parent.
You
can use the Form W-10 as your end-of-year receipt. Although the form
doesn't provide a space indicating how much the parent paid, you can
write the amount across the top of the form and have the parent sign it.
Form W-10 is included in the Minute Menu
Kids Pro software program as well as in my 2013 Family Child Care Tax Workbook and Organizer. Redleaf Press also publishes a family child care receipt book.
You
can also create your own receipt: "Received by
______________________(your name) for child care services for the care
of ________ (name of child) for 2013. Provider identification number
__________ Signed _________ (parent) _____________ (your name) Dated:
__________"
Parent Leaves Owing You Money
If
a parent left owing you money I would recommend telling the parent that you
will only give them your EIN once they have paid you in full. The only time you
face a consequence is if the parent gives you a copy of Form W-10 and you fail
to fill it out. If this happens you face a $50 penalty. But since 99% of
parents don't know they are supposed to do this, I wouldn't worry about it.
How have you handled end-of-year receipts?
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Image credit: www.redleafpress.org
By Tom copeland, published with permission.Every January I get many questions from family child care providers on the same topic:
"Do I have to give the parents in my program an end-of-year receipt?"
"Am I responsible for giving parents my Social Security number, even if they left owing me money?
"Do I have to complete IRS Form W-10 and give one to each parent in my program?"
The answer to all of these questions
is "no."
There seems to be a lot of confusion around this issue, so let's clear things up.
Most parents who pay
a child care provider are entitled to claim a federal child care tax credit using IRS Form 2441 Child and Dependent Care Expenses.
That form requires the parent to list the name, address, identification
number of the child care provider, and the amount paid to the provider.
You
do not want to give parents your Social Security number because of the
potential problem of identify theft. Instead, get your Employer
Identification Number (EIN) from the IRS. It's free. See my article on how to get your EIN.
The Instructions to Form 2441 tell parents they can use IRS Form W-10 Dependent Care Provider's Identification and Certification
to collect the identification number of the caregiver. It's the
parent's responsibility to give this form to the child care provider.
It's not your responsibility to give this form to the parent.
According
to the law, family child care providers are not required to give
parents their identification number and are not required to give parents
an end-of-year receipt. If the parent left your program in 2013 you are
not required to track them down to give them this information.
If you are on good terms
with the parents in your program I do
recommend that you give parents an end-of-year receipt, along with your identification number. Ask the parent to sign one copy and keep it in your records.
This can help protect you if you are audited and are asked to provide
evidence of what the parent paid you for the year. Many providers give
receipts to parents this time of year, but most don't keep a copy signed
by the parent.
You
can use the Form W-10 as your end-of-year receipt. Although the form
doesn't provide a space indicating how much the parent paid, you can
write the amount across the top of the form and have the parent sign it.
Form W-10 is included in the Minute Menu
Kids Pro software program as well as in my 2013 Family Child Care Tax Workbook and Organizer. Redleaf Press also publishes a family child care receipt book.
You
can also create your own receipt: "Received by
______________________(your name) for child care services for the care
of ________ (name of child) for 2013. Provider identification number
__________ Signed _________ (parent) _____________ (your name) Dated:
__________"
Parent Leaves Owing You Money
If
a parent left owing you money I would recommend telling the parent that you
will only give them your EIN once they have paid you in full. The only time you
face a consequence is if the parent gives you a copy of Form W-10 and you fail
to fill it out. If this happens you face a $50 penalty. But since 99% of
parents don't know they are supposed to do this, I wouldn't worry about it.
How have you handled end-of-year receipts?
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Image credit: www.redleafpress.org
