TODO SOBRE DEDUCCIONES
Deducciones más comunes en
los impuestos de cuidado infantil.
Al aire libre
Cortadora de césped, rastrillo, bolsa de basura para las hojas, manguera de
jardín, árboles, cercas, reparación de calzada, pintura de la fachada de la
casa, nuevo revestimiento, pala de nieve, protector del ventilador, servicio de
cuidado del césped, etc.
Sala de estar
Cortinas, visillos, persianas, alfombras, sofá, silla, lámpara, mesa,
biblioteca, cuadros en las paredes, televisión, ventiladores de techo, ventana,
piano, etc.
Cocina: Ollas y sartenes,
cubiertos, platos, vasos, tostadora, microondas, refrigerador, licuadora,
utensilios varios, cocina, lavavajillas, tasa de recogida de basuras, bolsas de
basura, recipientes de plástico, mesa, sillas, etc.
Cuarto de baño: Las toallas,
toalla de baño, jabón, papel higiénico, focos, alfombras, pasta dental, cepillo
de dientes, báscula de baño, etc.
Dormitorio: Cama, ropa de cama, almohadas, alfombras, la radio,
una cómoda, lámpara, mesa de noche, cuadros en la pared, etc.
Cuarto de jugar: Juguetes, muebles para niños, alfombra, aire
acondicionado de ventana, televisión, reproductor de DVD, DVD, mecedora,
carriola, etc.
Oficina: Computadoras,
fotocopiadora, escritorio, silla, archivador, alfombras, etc.
Garaje / Sótano: Las herramientas, adornos navideños, congelador, bote
de basura, juguetes, lavadora, secadora, plancha, etc.
Un elemento es sólo deducible si se utiliza realmente en el negocio. No todos
los gastos son deducibles para cada proveedor. Artículos que duran más de un
año y cuestan más de $100 no los podemos poner como "supplies" o
materiales para el negocio, tenemos que devaluarlos progresivamente.
La verdad sobre las reclamaciones de las deducciones de negocio
La mayoría de los que llenan tasas no tienen ni idea de cómo llenar tasas de cuidado infantil. Y muchas veces los agentes del IRS, tampoco.
¿Alguna vez ha escuchado estas frases de su preparador de impuestos u otro proveedor de cuidado infantil familiar?
"Usted no puede deducir esto porque lo utiliza para fines personales."
"Usted no puede deducir esto porque lo compró antes de que comenzara su negocio."
"Usted no puede deducir sus gastos de la casa porque no dispone de licencia."
"Usted no puede deducir gastos de comida porque está en el Programa de Alimentos."
Yo, sí. Incluso se lo he escuchado a agentes del IRS.
Todas estas frases son falsas.
La Guía del IRS “Técnica de Auditoría de Cuidado Infantil” (Child Care Audit Technique Guide) es una publicación utilizada para entrenar a los auditores del IRS sobre cómo auditar las proveedoras de cuidado infantil familiar. Contiene una gran cantidad de información muy reveladora que le ayudará a averiguar cuál es la verdad de las afirmaciones anteriores.
"Usted no puede deducir esto porque lo utiliza para fines personales."
La Guía de Auditoría dice: "Es importante hacer hincapié en el hecho de que un artículo de uso personal puede ser deducible. La Sección 162 de gastos dice que se permite a las empresas deducir "todos los gastos ordinarios y necesarios" para sus negocios.
Medios ordinarios y necesarios: común, aceptado, útiles y apropiadas. Las listas de la Guía de Auditoría permiten gastos tales como jabón, equipo de cocina, muebles, electrodomésticos, piano, VCR, televisión, equipos de oficina y suministros de limpieza. Es evidente que estos elementos se utilizan para fines personales.
"Usted no puede deducir esto porque lo tenía antes de que comenzara su negocio."
La Guía de Auditoría dice: "Para muchos proveedores, cuando inician su negocio, muchos artículos comerciales que eran de uso personal se utilizan en el negocio. Tienen derecho a depreciar la parte uso comercial de dichos artículos. ... El hecho de que el artículo fue utilizado solamente para propósitos personales antes de empezar el negocio no impide que sea utilizado en el negocio. "
"Usted no puede deducir sus gastos de la casa porque no dispone de licencia."
Para reclamar los gastos de la casa, el Internal Revenue Tax Code Sección 280A (c) (4) (B) dice: "La proveedora tiene que haber solicitado, conseguido, o estar exenta de tener una licencia, certificación, registro o aprobación como una guardería o como una casa de familia de grupo bajo el amparo de la ley estatal”.
Este lenguaje se repite en La Guía de Auditoría y en la Publicación del IRS 587 Uso de su hogar. Así que, si usted ha solicitado una licencia en 2014 y no obtuvo su licencia hasta el 2015, ya puede deducir sus gastos de la casa en su declaración de impuestos 2014.
"No puede deducir gastos de comida porque está en el Programa de Alimentos."
En 2003, el IRS emitió una resolución (IRS Rev. Proc. 2003-22) que estableció la tasa de asignación estándar para comidas. Dice: "Los tipos de asignación estándar para comidas se aplican independientemente de si a una proveedora de cuidado infantil se le reembolsan los costos de los alimentos, en su totalidad o en parte, bajo el CACFP, o en virtud de cualquier otro programa, para una comida o merienda en particular. "
Resumen
La Guía de la auditoría no es la última palabra en este tema; nuevas decisiones de la Corte de Impuestos u otros documentos del IRS pueden ofrecer nuevas aclaraciones. Sin embargo, puede utilizar la Guía de Auditoría en conversaciones con su preparador de impuestos o auditor para hacer una defensa convincente de su caso.
Por lo tanto, si usted oye a alguien afirmar una de las sentencias anteriores, o cualquier otra declaración que no esté segura que sea correcta, pregunte a la persona, "¿Dónde dice eso?" Si la persona no puede demostrar lo que está diciendo con algún documento escrito del IRS, usted no debería aceptar su posición.
Para obtener copias de todos los documentos del IRS, juicios y otros materiales, consulte la sección del IRS Auditorías / Documentos de mi blog ( IRS Audits/Documents).
PUNTOS IMPORTANTES AL HACER SUS TASAS
Por Ángel Olmedo
Los impuestos de una proveedora de cuidado infantil son realmente complicados. No acuda a sitios donde los hagan gratis o a poco precio, porque no podrán dedicarle la atención debida.
Si los está haciendo por primera vez, el experto en tasas necesitará unas 3 horas para hacerlos. Si ya tiene toda su información en la computadora, podrá hacerlos en una hora. Un buen contable cobrará unos $350 por hacerlos por primera vez.
Los impuestos de cada año están relacionados con los del año anterior. Búsquese un buen, sólido contador, y permanezca con él. Asegúrese de que contador va a responder si hay problemas o le va a ayudar en una auditoria del IRS. Evite andar cambiando cada año. Si cambia, debe llevarle los “income taxes” de los 3 años anteriores. El contador necesita saber cuánto ha sido la devaluación de su casa, carro, objetos valiosos que usa en su negocio, y si esta declarando millas o gastos reales.
Muchos contadores no tienen el programa de computadora que les permite calcular adecuadamente el “porcentaje espacio/tiempo” con el que van a deducir una porción de sus gastos indirectos, como renta o “morgage”, billes, gastos de su carro, devaluación de su casa. Muchos ni siquiera hacen el cálculo, simplemente ponen un 25%. Pero puede ser mucho mayor si tienen una zona que se usa solo para cuidado infantil (aunque sea solo un armario), o si cuidan 2 turnos. Asegúrese de que entran en el cálculo el espacio que es usado solo para cuidado infantil. La diferencia puede ahorrarle miles de dólares.
Pero haga usted su cálculo. Necesita medir cada espacio de la casa, incluyendo basement, azotea, garaje anexo a la casa, y hacer la suma de cuánto mide toda su casa, cuanto espacio usa solo para cuidado infantil, cuanto usa ocasionalmente para cuidado infantil, y cuanto tiempo usa cada día para su negocio.
Usted paga impuestos por el beneficio de su negocio. El beneficio es la suma de todos sus ingresos por su negocio, menos todos los gastos de su negocio, directos o indirectos.
Lleve anotados todos sus ingresos, como lo que le pagó el Controlador de Illinois (YWCA), lo que le pagó el programa de la comida, “becas” que haya recibido, pagos de sus clientes privados.
Sume todos sus gastos directos, como artículos que haya comprado para su negocio. Puede calcular su deducción por comidas servidas por el número de comidas servidas. Puede calcular gastos de su carro por las millas que lo ha usado para su negocio. Sume por categorías, no por meses.
Sume todos sus gastos indirectos como “billes” y gastos compartidos por su casa y su negocio. Sume por categorías, no por meses.
Revise la hoja adjunta. El contador necesitará toda esa información para hacer sus tasas correctamente. Si no usa toda esa información usted está pagando de más.
Asegúrese de que contador entra toda la información correctamente. Las veces que el IRS ha cuestionado algún “income tax” que he hecho ha sido porque los nombres o números de social de los dependientes estaban mal escritos, o los escribieron mal en años anteriores. También el IRS ha rechazado 2 “income tax” que hice porque una persona que pusimos como dependiente hizo su propio “income tax” y se pidió como independiente.
Asegúrese de que el contador entra parte de los pagos por su casa como un gasto de negocio. Parte no usada como negocio debe ponerla como deducción, pero no debe poner todos los pagos de su casa como deducción, con eso usted paga más.
Si al hacer sus tasas descubre que los años anteriores las hicieron mal y pagó de más, recuerde que puede cambar sus tasas de los 3 últimos años. Recuerde también que el IRS puede revisar sus tasas de los 3 últimos años. Recomendamos guardar sus income tax for 5 años.
Si necesita ayuda, llame a Ángel Olmedo 773-867-7387 para hacer preguntas rápidas sobre tasas de cuidado infantil, o mandarla por E-mail a aolmedo@childserv.org.
¿Por qué no puedo deducir eso?
Hay ocasiones en que un
preparador de impuestos o el IRS le dirán que no se puede deducir algo en su
declaración de impuesto sobre actividades económicas.
Cuando esto sucede, haga esta pregunta: "¿Por qué no puedo deducirlo?”
A veces se oye esta respuesta:
" Usted no puede deducir _____ [nombre de un artículo de la casa], ya que
usted lo usaría igualmente si no estuviera en el negocio de cuidado infantil en
el hogar."
Esta respuesta es incorrecta y deje que le explique por qué.
Ordinarios y necesarios
La primera respuesta que puede dar a alguien que le dice que usted no puede
deducir un artículo es " ¿Me puede referir a algo por escrito que respalde
su posición?
Normalmente, no, la persona no será capaz de hacerlo.
El código de impuestos del IRS Sección 162 (a) ( IRS tax code Section 162(a)) dice que las proveedoras
de cuidado infantil pueden deducir todos los gastos "ordinarios" y
" necesarios" para su negocio.
Ordinario y necesario significa: común, aceptado, útil o apropiado. Vea la
Publicación 535 del IRS, Gastos de negocios (IRS Publication 535 Business Expenses), página 2.
No hay nada ni en el código del IRS ni en cualquier publicación del IRS que
diga que usted no puede deducir algo a menos que lo comprara específicamente
para su negocio, o que utilizaría incluso si no estuviera en el negocio.
Usted puede deducir un elemento si es ordinario y necesario para su negocio,
incluso si usted utilizaría el artículo si no estuviera en el negocio
Usted puede deducir un elemento basado en cómo se utiliza en su negocio, sin
importar el porqué lo comprara o que le de también un uso personal, o que
continuará siendo utilizado personalmente después de abandonar el negocio.
Después de haberse retirado, usted continuará usando sus muebles,
electrodomésticos, utensilios de cocina, la alfombra de bienvenida, la
podadora, y así sucesivamente. Todavía son deducibles mientras los utiliza en
su negocio.
Respuestas a Cuestiones
Fiscales.
¿Puedo deducir mi pago mensual
de la hipoteca?
No. Usted puede deducir los intereses hipotecarios en el IRS Form 8829
Expenses for Business Use of Your Home, línea 10, columna b (gastos indirectos). Si el
porcentaje de tiempo-espacio (Time-Space Percentage) es el 35%
usted puede deducir el 35% de su interés de la hipoteca en el Formulario 8829 y
el 65% en el Anexo A, si detalla.
¿Puedo
deducir el 100% de mis cuotas de la unión o sindicato del cuidado infantil
familiar?
Sí. En algunos estados, los proveedores de cuidado infantil en el hogar se han
organizado en sindicatos o uniones y pagan en cuotas mensuales. Estos gastos
pueden ser deducidos en el Formulario IRS Form Schedule C, línea 17
Servicios de asesores jurídicos y profesionales. Algunas proveedoras de cuidado
infantil no son miembros de un sindicato, pero tienen tasas "parte
justa", deducidos de los pagos que reciben del condado para el cuidado de
los niños de familias subsidiadas. Usted no puede deducir estos gastos
"parte justa" como un gasto comercial. En su lugar, usted está
recibiendo menos ingresos y, en consecuencia, tendrá que pagar menos impuestos.
Yo
compré algo de ropa (camisetas, guantes, abrigos) para mis niños de la
guardería. ¿Puedo deducir esto?
Depende. Si estos elementos se les da a los niños para que puedan llevarlos a
casa serían considerados "regalos" y están sujetos a un límite de $
25 por niño, y año. Hay una diferencia entre un "regalo" y un
"gasto de actividad”. Si estos artículos fueron comprados para los niños,
pero los guarda en su casa para que puedan ser utilizados por otros niños,
entonces no hay ninguna limitación de regalo de $ 25 y los artículos se puede
deducir totalmente como gasto actividad.
Estamos pensando en poner una
cerca en todo nuestro jardín delantero, para hacer un área de exploración de la
naturaleza para la guardería. ¿Se puede deducir este gasto ya que se utilizaría
solo para la guardería?
Sería difícil argumentar que una cerca en un patio delantero sólo se utiliza
para la guardería, a menos que usted no tenga hijos pequeños y nunca utiliza la
zona de césped para fines personales.
Somos una pequeña guardería con
6 niños, ¿Qué documentos hay que dar a los padres para que hagan su declaración
de impuestos? ¿Hay que darles un estado de cuenta con el total de lo que pagan
por año o cada tres mes?
Den a los padres un recibo de fin
de año que indique cuánto le pagaron por el año. Deles su número de
identificación patronal (EIN) y que firmen una copia que conserve para sus
archivos. No existe un formulario especial para hacer este recibo. Usted puede
utilizar el Formulario W-10 IRS y agregar cuánto pagó el padre.
Yo pago alquiler donde vivo,
¿puedo deducirlo con el porcentaje tiempo-espacio?
Sí, se puede deducir el porcentaje tiempo-espacio de la renta, si usted alquila
una casa o apartamento.
¿Puedo deducir el costo del
seguro dental como una "prima de seguro de salud de un trabajador por
cuenta propia"?
Sí, usted puede incluir las primas de seguro dental como parte de su deducción
del seguro de salud de trabajador por cuenta propia.
Cómo deducir los honorarios de
su preparador de impuestos
Usted puede deducir como un gasto de negocios el costo para presentar sus
formularios de impuestos de negocios en el Anexo C.
Usted puede deducir el costo para presentar sus formularios de impuestos
personales en el Anexo A.
Por lo tanto, consulte a su profesional de impuestos para dividir el precio de
la preparación de sus impuestos en dos partes: la cuota por preparar sus
declaraciones de impuestos de negocios y la cuota por preparar sus formularios
de impuestos personales.
Reporte el costo de llenar sus formularios de impuestos de negocios en el Anexo
C del IRS, línea 17 (Servicios Legales y Profesionales). Los formularios de
impuestos de negocios incluyen: Anexo C, Formulario 4562 Depreciación y
Amortización, Formulario 8829 Gastos de Uso de su hogar para negocios, y el
Formulario 1040SE Tributación del trabajador por cuenta propia.
Su profesional de impuestos puede haber presentado otras formas de negocio para
usted, si usted vendió la propiedad (incluyendo su casa), si contrató empleados
(formularios de impuestos sobre la nómina), si modificó su declaración de
impuestos (Formulario 1040X), o reclamó depreciación previamente no reclamada
(Formulario 3115). Si es así, incluya el precio de preparar estas formas
adicionales de impuestos como un gasto comercial.
Sus declaraciones de impuestos personales incluirían el Formulario 1040,
Declaración del Impuesto sobre el Ingreso Personal de EE.UU., el Anexo A
programación de deducciones detalladas, y todas las otras formas que no están
directamente relacionadas con su negocio. La cuota para llenar estos
formularios de impuestos personales se puede deducir como un gasto variado
detallado en el Anexo A.
Cuándo se deduce la cuota
Dado que usted pagó a su profesional de impuestos en 2014 por hacer su
declaración de impuestos del 2013, usted debe reclamar este gasto en su
declaración de impuestos de 2014. En su declaración de impuestos del 2013,
puede deducir los montos que pagó en 2013 por hacer su declaración de impuestos
del 2012.
¿Es deducible su donación a la caridad?
Cada año, muchos
norteamericanos dan ropa usada y artículos para el hogar a organizaciones
benéficas como Goodwill y el Ejército de Salvación.
Si lo hace, ayuda a las
familias necesitadas y el donante recibe una deducción de impuestos de
beneficencia utilizando el Anexo A del formulario de impuestos. La deducción de
caridad se basa en el valor de los artículos en el momento de la donación.
Pero cuando las
proveedoras de cuidado infantil hacen donaciones de artículos usados a
organizaciones benéficas, las consecuencias fiscales son mucho más complicadas.
Usted no puede reclamar
una contribución de caridad para un artículo que ha deducido en su totalidad
como un gasto comercial. Si lo hace, estaría obteniendo un beneficio de doble
imposición por el precio de compra original.
Veamos un ejemplo: Una
persona que no es proveedora de cuidado infantil compra un juguete por $ 50
para sus propios hijos. Varios años más tarde, ella dona el juguete a Goodwill.
En ese momento ella estima que el juguete tiene un valor de $ 10 y reclama una
deducción caritativa de $ 10.
Un proveedor de cuidado
infantil en el hogar compra un juguete por $ 50 y lo utiliza exclusivamente
para su negocio. Ella deduce $ 50 en su declaración de impuestos como un gasto
comercial. Varios años más tarde ella dona el juguete a Goodwill. Ella no puede
reclamar la contribución caritativa de $ 10 porque ella ya ha deducido el costo
total.
Ampliar la Donación
Caritativa
¿Qué pasa si la proveedora
compró un sofá por $ 800, lo depreció como un gasto de negocio y luego la donó
a la caridad? ¿Puede reclamar una contribución de caridad? Quizá.
El proveedor tiene que
estimar el valor del sofá usado en el momento de la donación y comparar este
número con la base ajustada del sofá. A continuación, puede reclamar como contribución
caritativa el menor de estos dos números.
¿Qué significa
"base ajustada"? ¡Me alegro de que lo pregunte! La base ajustada de
un elemento es el precio de compra menos el importe de la depreciación que ha
habido en el artículo.
Muebles y electrodomésticos
normalmente se amortizan a lo largo de 7 años. Si esta proveedora tuvo el sofá
durante cinco años, y su porcentaje tiempo-espacio fue del 40%, esto es lo que
ella habría reclamado en la depreciación:
Año 1: $ 800 x 40% = $
320 x 14,29% = 45,73 dólares
Año 2: $ 800 x 40% = $
320 x 24,49% = 78,37 dólares
Año 3: $ 800 x 40% = $
320 x 17,49% = 55,97 dólares
Año 4: $ 800 x 40% = $
320 x 12,49% = 39,97 dólares
Año 5: $ 800 x 40% = $
320 x 8.93% = $ 28.58
Total depreciación
reclamada: $ 248.62
Su base ajustada es el
precio de compra ($ 800) menos la depreciación reclamada ($ 248) o $ 552. Si
estima que el valor del sofá en el momento de la donación fue de $ 300, se
puede reclamar una contribución caritativa $ 300, porque es menos de $ 552. Si
estima que el valor del sofá era de $ 600, sólo podía reclamar una contribución
caritativa $ 552.
Un ejemplo más
Una proveedora compra un
juguete por 50 dólares y lo utiliza tanto para fines comerciales como
personales. Su porcentaje tiempo-espacio fue del 40% y ella dedujo $ 20 como un
gasto de negocio en el año en que lo compró ($ 50 x 40% = $ 20). En el momento en
que ella lo dona a la caridad, ella estima que el juguete tiene un valor de $
10. Para ver si ella puede reclamar una contribución de caridad, ella compara
los $ 10 con la base ajustada del juguete.
La base ajustada es el
precio de compra ($ 50), menos la cantidad que ya ha deducido ($ 20) o $ 30. Como
$ 10 es menor de $ 30, ella puede reclamar una contribución caritativa de $ 10.
Ella no puede reclamar una mayor contribución de $ 30.
¿Cuándo son deducibles los gastos de Educación?
Se podría pensar que las
clases y cursos relacionados con su negocio de cuidado infantil familiar
(desarrollo infantil, plan de estudios, mantenimiento de registros, la
comunicación entre padres, etc.) son deducibles como gastos de educación.
No necesariamente.
Las clases o talleres
que se toman antes de la licencia son deducibles, pero las clases o talleres
que usted está obligado a tomar para obtener una licencia, no son deducibles.
Así que si usted toma una clase sobre el desarrollo del niño antes de disponer
de su licencia, es deducible. Sin embargo, si la ley del estado dice que tiene
que haber tomado una clase del desarrollo del niño antes de poder obtener la
licencia, entonces no es deducible. Las clases que se le exigen que tome
después de que usted está autorizado para mantener su licencia son deducibles.
Cualquier formación o
entrenamiento que reciba después de cumplir con las regulaciones estatales de
cuidado infantil es deducible siempre y cuando la formación esté relacionada
con su empresa (¡no las clases de química o la reparación del motor!). Estos
cursos de formación son deducibles incluso si no reúnen los requisitos para el
crédito de formación de acuerdo a sus requisitos de regulación locales. En
otras palabras, si usted toma un curso sobre mantenimiento de registros que no
cuentan para sus necesidades de formación según las leyes del Estado, esta
clase sigue siendo deducible.
Todos los costos
asociados con la obtención de la acreditación NAFCC o CDA son siempre
deducibles. Cualquier curso para aumentar sus habilidades para hacer funcionar
su negocio, son deducibles. Las clases ofrecidas por su agencia local de
recursos de cuidado infantil de referencia son deducibles.
Colegio de Educación
Usted no puede deducir
el costo de las clases que toma para recibir un título de grado post-secundario
(cualquier grado después de la escuela secundaria) si este es su primer título
post-secundario. La razón por la que usted no puede deducir esto es porque el
grado califica para una nueva ocupación.
Si usted toma clases de
la universidad, pero no está tratando de conseguir un grado (clases sobre el
desarrollo del niño, por ejemplo), entonces son deducibles. Si usted ya tiene
un título de secundaria y está tomando clases que califican para un segundo
título universitario (un título en desarrollo infantil temprano o una maestría
en educación, por ejemplo), entonces estas clases son deducibles.
(¡Sí, las reglas del IRS
pueden ser complicadas!)
Yo recomiendo que las
proveedoras de cuidado infantil familiar aprovechen todas las oportunidades
para mejorar sus habilidades inscribiéndose en clases de desarrollo profesional
y obteniendo las credenciales educativas, como la Asociación Nacional para la
Acreditación de Cuidado Infantil Familiar, el Asociado en Desarrollo Infantil (CDA)
y los títulos de enseñanza superior de educación de la primera infancia.
Tiempo
Si el costo de la clase
es deducible, entonces también puede contar el tiempo que pasa estudiando y
haciendo la tarea en su casa cuando los niños no estén presentes. Si la clase
no es deducible, en esta ocasión no cuenta
Cómo deducir
pérdidas de un Desastre Natural.
Cuando
vemos en las noticias que otro huracán se aproxima, seguro que nos acordamos
del terrible daño que puede causar un desastre natural.
Los desastres naturales y los provocados por el hombre pueden golpear la casa
de un proveedor de cuidado infantil en cualquier momento: incendio, inundación,
tormenta, robo, terremoto, tornado, huracán o accidente de coche.
Tal vez lo único positivo que puede surgir de este tipo de desastres es que
usted puede deducir el costo de los daños, destrucción o pérdida de su
propiedad.
Dichas pérdidas por hechos fortuitos pueden incluir daños a su casa, muebles,
electrodomésticos, equipo, juguetes, etc. Los gastos relacionados con desastre, como el tratamiento de
lesiones personales, limpieza y reparaciones menores, alojamiento temporal,
alquiler de coches, reemplazo de comida estropeada, etc… también se pueden deducir.
Usted debe presentar una reclamación al seguro de la casa antes de poder
deducir estos costos. Si su seguro cubre totalmente esas pérdidas, usted no
puede reclamar las pérdidas. Si su seguro no los cubre por completo (si tiene
que pagar un complemento, o si no tiene suficiente cobertura), entonces usted
puede reclamar algunas deducciones de negocios que reduzcan sus impuestos al
final del año.
Sus
pérdidas se deben dividir en pérdidas personales y de negocios. Si la propiedad
destruida era de uso exclusivo de su familia, es una pérdida personal. Si era
utilizada por su empresa es una pérdida de negocio, y si era utilizado por
ambos, es a la vez una pérdida personal y empresarial.
Si un huracán u otro desastre hace que usted tenga que cerrar su negocio
temporalmente, usted no puede deducir la pérdida de ingresos como gastos de
negocio en su declaración de impuestos. Se declaran menos ingresos en su
declaración de impuestos y por lo tanto paga menos en impuestos. Su póliza de
seguro de responsabilidad empresarial puede proporcionar una cobertura que
cubra en parte su pérdida de ingresos.
Declare su pérdida por hechos fortuitos en el formulario 8829 del IRS, Gastos por el uso comercial de
su hogar (IRS Form 8829 Expenses For Business Use of Your Home). Al completar este formulario, usted transferirá su
pérdida por hechos fortuitos al formulario 4684 del IRS: hechos fortuitos y
robos, Sección A (Form 4684: Casualties and Thefts, Section A.)
En general, sólo se pueden deducir las pérdidas personales mayores de $ 100 y
un total de más del 10% de su ingreso bruto ajustado. Debido a este alto umbral
(una familia con un ingreso bruto ajustado de $ 30,000 sólo sería capaz de
deducir las pérdidas personales de más de $ 3.000), es difícil para algunos
proveedores deducir las pérdidas personales.
Las pérdidas comerciales se reclaman en el Formulario 4684, Sección B (Form 4684, Section B.) Los proveedores pueden reclamar más fácilmente estas
pérdidas comerciales porque no existe un umbral de ingresos. Si un artículo
está completamente destruido, la pérdida de negocio se determina tomando el
precio de compra del artículo, menos la depreciación ya reclamada (o con
derecho a reclamar).
Por ejemplo, si un proveedor de cuidado de niños sin seguro compra un columpio
por 1.000 dólares, y tiene un porcentaje tiempo-espacio del 40%, y se amortiza
durante dos años antes de que fuera destruido en un incendio, la pérdida de
negocio sería de $ 245 ($ 1,000 x 40 % = $ 400 - $ 155 [dos años después de las
deducciones por depreciación] = $ 245). Si el proveedor recibe el pago del
seguro de $ 100 para este tema, la pérdida de negocio sería de $ 145.
Si usted compra artículos para reemplazar la propiedad destruida o dañada
(muebles, electrodomésticos, etc.), usted puede comenzar a depreciar estos
artículos. Por ejemplo, si un proveedor de cuidado infantil compró un columpio
nuevo por $ 2.000, se iniciaría la depreciación en el año en que lo sustituyó.
Para ayudar a recuperar más rápidamente el dinero después de un desastre,
asegúrese de guardar los recibos de todos los equipos y las compras del hogar.
Deduciendo los gastos del automovil
• Usted puede reclamar gastos por el uso de su carro cuando lo usa para su negocio, como para ir a entrenamientos, a llevar certificados al YWCA, o a hacer el mercado para usted y los niños. Usted también puede reclamar el gasto de un viaje en automóvil como un gasto comercial, si el propósito principal del viaje es de negocios.
• Usted debe documentar que ha hecho un viaje de negocios con:
o Recibos
o Registro de kilometraje
o Cheque emitidos
o Tarjeta de crédito / débito
o Constancia escrita
o Agenda detallada
o Fotografías
• Dos métodos para reclamar los gastos de automóvil.
o El método estándar, es decir por milla recorrida. Para ello anote al comenzar y acabar el año las millas que tiene su carro; y cada vez que usa su carro para su negocio, anote la fecha, el motivo de su viaje, y las millas recorridas.
o Método de gastos reales. Además de las millas, anote todos los gastos del carro, como reparaciones, llantas, carwash, gasolina, aceite... Es bastante más complicado. Y si una vez declaró en su income tax por gastos reales, siempre tiene que seguir haciéndolo por gastos reales. Lo mejor es no hacerlo a no ser que haya tenido muchos gastos, como una reparación importante.
• Método estándar por milla
o 51 centavos de dólar por milla: Enero - Junio 2011
o 55.5 centavos por milla: Julio - Diciembre de 2011
o también pueden reclamar recibos de estacionamiento, de los peajes, el porcentaje de interés del préstamo de vehículos de empresas y el impuesto sobre los bienes personales.
• Método de gastos reales.
o Puede reclamar el porcentaje de todos los gastos de negocios asociados con el automóvil, incluido el gas, aceite, reparaciones, seguro, depreciación, intereses del préstamo del automóvil, etc.
o El porcentaje de gastos de negocios se calcula dividiendo el número de millas recorridas por motivo de negocios entre el número total de millas
§ 2.000 millas de negocios divididas entre 10.000 millas totales = 20%
Otras cuestiones: "¿Puedo deducir el pago del préstamo del coche?"
- No. Si se utiliza el método de gastos reales usted puede reclamar la depreciación su vehículo. Esto le permite deducir con el tiempo el coste del vehículo. Siempre se puede deducir la parte empresarial de cualquier interés que usted paga sobre el préstamo de coche, si se utiliza el método estándar por milla o el método de gastos reales.
"Si yo no reclamé deducciones por kilometraje o millaje en 2011, ¿puedo reclamar estos kilómetros en el 2012?"
- No. La única manera de reclamar deducciones por estos gastos es modificar su declaración de impuestos 2011, utilizando el formulario 1040X del IRS.
"¿Puedo deducir el 100% de las millas que recorrí en mi auto para ir a los supermercados si he comprado cosas para la guardería y también para mi familia?"
- Quizás. Sólo se pueden deducir los viajes donde el "principal" propósito del mismo fue comercial. Objetivo principal significa que más del 50% de la razón por la que realizó el desplazamiento era para su negocio. Si usted gastó más dinero en los alimentos para su guardería que para su familia, podría deducir este viaje. Sin embargo, nunca deduzca el 100% de los desplazamientos a las tiendas de comestibles porque el IRS dirá que usted debe tener algunos viajes personales. Cuente tal vez un 60%, + 70% de sus viajes a las tiendas de comestibles, pero nunca es 100%.
"Si uso la tarifa estándar por milla (standard mileage rate), ¿puedo deducir también el seguro del vehículo que fue comprado por mi negocio?"
-No. Sólo se puede deducir el seguro del vehículo si se utiliza el método de gastos reales (actual expenses method) para reclamar deducciones por gastos de automóvil.
"Tengo un vehículo arrendado, ¿puedo usar la tarifa estándar por milla?"
- Sí.
"¿Puedo cambiar cuando quiera entre el método estándar por milla y el método de gastos reales vehículo?"
- Si en el primer año que usted utiliza su automóvil para su negocio usted elije el método estándar por milla, SÍ puede cambiar al método de gastos reales en los años posteriores. Si en el primer año que usted utiliza su automóvil para su negocio usted elije el método de gastos reales, ya NO puede cambiar al método estándar por milla en los años posteriores.
"¿Es necesario registrar las lecturas del odómetro al reclamar gastos de automóvil?"
- No.
Deducciones en sus impuestos por las mejoras de su terreno.
¿Qué tienen en común los siguientes elementos: la cerca exterior, patio, cochera, acera / calzada, sistema de riego subterráneo, losa de cemento, tubería de drenaje, fosa séptica, piscina subterránea, y un pozo?
Ellos se consideran mejoras del terreno, lo que se puede deducir como un gasto de negocio.
Una mejora de la tierra es algo que está unido a su terreno, cuesta más de $ 100, aumenta el valor de la tierra y tiene una vida útil por separado, aparte de la tierra.
Usted debe deducir el costo de las mejoras de su terreno durante 15 años. Si utiliza el terreno 100% para su negocio, usted puede deducir el 100% del costo. Si se utiliza tanto para negocios como para fines personales, se multiplica el costo por el porcentaje tiempo-espacio antes de deducir. Si su porcentaje actual del uso empresarial es mucho mayor que el porcentaje Tiempo-Espacio, puede utilizar el porcentaje de uso del negocio antes de la deducción de la misma. Véase mi artículo sobre la forma de calcular un porcentaje de uso del negocio.
Si se hace una mejora del terreno en 2012 y ha adquirido el nuevo elemento, se puede utilizar la regla de la prima de depreciación del 50% que le permite reclamar los gastos más rápido que la norma ordinaria de 15 años.
Digamos que usted ha instalado un patio nuevo en junio de 2012 por $ 2,000. Su porcentaje Tiempo-Espacio es del 40%. He aquí cómo usted podría reclamar este gasto en su declaración de impuestos:
$ 2.000 x 40% = $ 800
Usando la regla de bonificación del 50% se llega a deducir el 50% de los $ 800 en el año 2012 = $ 400
Usted debe deducir el monto restante ($ 400) durante 15 años: $ 400 x 5% (1 º año, utilizando el método de saldo decreciente) = $ 20
La cantidad total reclamada en el año 2012: $ 420
Por lo tanto, guarde los recibos de todos los gastos asociados con las mejoras del terreno (los honorarios de los contratistas, suministros, herramientas, impuestos sobre las ventas, gastos de envío, etc.)
Nota: si usted compró los muebles del patio que se utiliza en su negocio, este es un bien mueble que puede ser deducido durante 7 años y también es posible aplicar la norma del bono del 50%.
Nota sobre Jardinería
La jardinería (árboles, arbustos, césped, plantas de clasificación, y los honorarios de jardinería) no es considera como una mejora del terreno. Si usted va a gastar menos de $ 100 en estos artículos, deduzca la proporción del negocio en un año. Si va a gastar más de $ 100 en el terreno inmediatamente adyacente a su casa, se puede deducirr durante de 39 años. Si se instalan lejos de su casa no se pueden deducir.
ALL ABOUT DEDUCTIONS
Common Family Child Care Business Deductions
Outdoors
Lawn mower, rake, garbage bag to
put leaves in, garden hose, trees, fence, repairing driveway, paint outside of
house, new siding, snow shovel, show blower, lawn care service, etc.
Living
Room
Curtains, shades, blinds, rug,
couch, chair, lamp, end table, bookcase, pictures on the wall, television,
ceiling fans, window, piano, etc.
Kitchen
Pots and pans, silverware,
dishes, cups, toaster, microwave, refrigerator, blender, utensils, stove,
dishwasher, garbage disposal repair, garbage bags, Tupperware, table, chairs,
etc.
Bathroom
Towels, washcloth, soap, toilet
paper, light bulbs, rug, toothpaste, toothbrush, bathroom scale, etc.
Bedroom
Bed, bedding, pillows, rug,
radio, dresser, lamp, end table, pictures on the wall, etc.
Playroom
Toys, children’s furniture, rug,
window air conditioner, television, DVD player, DVDs, rocking chair, stroller,
etc.
Office
Computer,
copier, desk, chair, file cabinet, carpet, etc.
Garage/Basement
Tools, holiday ornaments,
freezer, garbage can, toys, washer, dryer, grill, etc.
An item is only deductible if it
is actually used in the business. Not all expenses are deductible for every
provider.
The Truth About Claiming Business Deductions
“The most of Tax preparers have no idea how to fill child care taxes. And often, IRS agents, also
Have you ever heard this from your tax preparer or another family child care provider?
"You can't deduct that because you use it for personal purposes."
"You can't deduct that because you owned it before your business began."
"You can't deduct your house expenses because you are not licensed."
"You can't deduct food expenses because you are on the Food Program."
I have. I've even heard them from IRS agents.
They are all false.
The IRS Child Care Audit Technique Guide is a publication used to train IRS auditors on how to audit family child care providers. It contains a lot of clarifying information that will help us find out what the truth is for the above statements.
"You can't deduct that because you use it for personal purposes."
The Audit Guide says, “It is important to stress the fact that having a personal usage element present does not disqualify the property from being a deductible IRC Section 162 expense.” IRC Section 162 allows businesses to deduct “all ordinary and necessary expenses” for their business.
Ordinary and necessary means: common, accepted, helpful, and appropriate. The Audit Guide lists allowed expenses such as soap, kitchen equipment, furniture, appliances, piano, VCR, television, office supplies, and cleaning supplies. Clearly, these items are used for personal purposes.
"You can't deduct that because you owned it before your business began."
The Audit Guide says, “For many providers, when they start their business many items which were personal use only are used in the business. They are entitled to depreciate the business use portion of those assets. … The fact that the asset was only used for personal purposes prior to being placed in service does not disqualify it from being converted to use in the business.”
"You can't deduct your house expenses because you are not licensed."
To claim house expenses, Internal Revenue Tax Code Section 280A(c)(4)(B) says, “The provider must have applied for, been granted, or be exempt from having a license, certification, registration, or approval as a day care center or as a family or group day care home under state law.”
This language is repeated in The Audit Guide and in IRS Publication 587 Business Use of Your Home. So, if you applied for a license in 2014 and didn't get your license until 2015, you can still deduct your house expenses on your 2014 tax return.
"You can't deduct food expenses because you are on the Food Program."
In 2003 the IRS issued a ruling (IRS Rev. Proc. 2003-22) that established the standard meal allowance rate. It says, “The rates [standard meal allowance rate] apply regardless of whether a family day care provider is reimbursed for food costs, in whole or in part, under the CACFP, or under any other program, for a particular meal or snack.”
Summary
The Audit Guide is not the final word on these statements, as new Tax Court decisions or other IRS documents may offer new clarifications. However, you can use the Audit Guide in conversations with your tax preparer or auditor to make a persuasive case in your defense.
Therefore, if you hear someone make one of the above statements, or any other statement that you are not sure is correct, ask the person, "Where does it say that?" If the person can't back up what they are saying with some written IRS document, you should not accept their position.
For copies of all IRS documents, court cases, and other materials, see the IRS Audits/Documents section of my blog.
IMPORTANTS POINTS TO MAKE YOUR TAXES
By Ángel Olmedo
The taxes of a child care provider are really complicated. Do not go to places where make it free or cheaply, because they can not dedicate the necessary attention.
If you are doing it, for the first time, the expert in taxes needs about 3 hours to make it. If you already have all your information in your computer, you can make it in an hour. A good accountant will charge about $ 350 for make it the first time.
The taxes of each year are related to the previous year. Find yourself a good, solid accountant, and stay with him. Make sure that the accountant will respond if there are problems or he will help you in an IRS audit. Avoid change every year. If you change, you must bring him the "income taxes" of the previous 3 years. The accountant needs to know how much has been the devaluation of your home, car, valuables you use in your business, and if you is declaring miles or actual expenses.
Many accountants don’t have a computer program that allows him calculate properly the "percentage space / time" for deduct a portion of their indirect costs, such as rent or "morgage" billes, your car costs, or devaluation of your house. Many accountants don’t make the calculation, simply put 25%. But it can be much higher if you have a zone only for child care (even just a closet), or if you make 2 turns caring. Make sure that you enter in the space calculation all that is used only for child care. The difference can save you thousands of dollars.
But make yourself your calculation. You need to measure every room in the house, including basement, top terrace, garage attached to the house, and make the addition of your house, the space used only for child care, the space used occasionally for the child care, and the time spent using every day for business.
You pay taxes for the benefit of your business. The benefit is the addition of yours incomes of your business, less the business expenses, direct or indirect.
Take annotated all their income, such as you paid for driver to Illinois (YWCA), which paid of the food program, "scholarships" to have received payments of private clients.
Add up all your direct costs, such as items that you purchase for your business. You can calculate your deduction for meals served by the number of meals served. You can calculate your car expenses for the miles you have used for your business. Add up by category not by months.
Add up all their indirect costs as "Bills" and shared expenses for his house and your business. Add up by category not by months.
Check the attached sheet. The accountant will need all that information to make your taxes correctly. If you don’t use all that information you are overpaying.
Make sure that accountant enters all information correctly. The times that the IRS has questioned some "income tax" that I've done, it has been because the names or numbers of social dependents were poorly written, or badly written in previous years. Also, the IRS has rejected two "income tax" because I did put a person as a dependent made his own "income tax" and called as an independent.
Make sure that the accountant enters part of payments of your home as a business expense. The unused portion should put it as a business deduction, but you should not put all your house payments as a deduction, because you pay more.
If you are doing your taxes and you discover that the previous years they did wrong and overpaid, remember that you can change your taxes of the past 3 years. Remember also that the IRS may revise your taxes for the last 3 years. We recommend saving your income tax for five years.
If you need help, call Ángel Olmedo at 773-867-7387 for quick questions about child care taxes, or send by E-mail to aolmedo@childserv.org.
Why Can't I Deduct It?
There are times when a tax preparer or the IRS
will tell you that you can't deduct something on your business tax return.
When this happens, ask
this question: "Why can't I deduct it?"
Sometimes you will hear
this answer:
"You can't deduct
_____ [names a household item] because you would be using it if you weren't in
the family child care business."
This answer is wrong and
let me explain why.
Ordinary and Necessary
The first response you
want to give to someone who tells you that you can't deduct an item is
"Can you refer me to something in writing that supports your
position?"
More often than not, the
person will not be able to.
There is nothing in the
IRS code or any IRS publication that says you can't deduct something unless you
bought it specifically for your business, or you would use it even if you
weren't in business.
You can deduct an item
if it's ordinary and necessary for your business, even if you would still use
the item if you weren't in business. I've been defending providers in IRS audit
for decades and I've never seen the IRS successfully argue this faulty
position.
You can deduct an item
based on how it's used in your business, not why it was purchased or the fact
that it's also used personally, and will continue to be used personally after
you are out of business. After you have retired you will continue to use your
furniture and appliances and kitchen utensils and welcome mat and lawn mower
and so on. They are still deductible while you use them in your business.
Tax Questions Answered
Can I deduct my monthly mortgage payment?
You are able to capture the
principle payments (that are part of your monthly mortgage payment) when you
depreciate your home on Form 8829.
Can I deduct 100% of my family child care union
dues?
-Yes. In some states family child
care providers have organized into unions and pay monthly union dues. These
expenses can be deducted on IRS Form Schedule C, line 17
Legal and Professional Services. Some child care providers are not a member of
a union, but are having "fair share" fees deducted from the payments
they receive from the county for caring for children from subsidized families.
You cannot deduct these "fair share" fees as a business expense.
Instead, you are receiving less income and, as a result, you will pay less in
taxes.
I bought some clothes (t-shirts, gloves, coats) for
my day care children. Can I deduct this?
-It depends. If these items are
given to the children for them to take home they would be considered
"gifts" and are subject to a limitation of $25 per child, per year.
There is a difference between a "gift" and an "activity
expense". If these items were purchased for the children but kept in your
home so they can be used by other children, then there is no $25 gift limitation
and the items could be fully deducted as an activity expense.
We are planning on fencing on our entire front lawn,
making it a nature exploration area for daycare. Can this entire expense be
used as daycare since it will be used for daycare purposes only?
It would be hard to argue
that a fence in a front yard is only used for daycare, unless you have no young
children of your own and you never use the front lawn area for personal
purposes.
We are a small Day care for 6 children, What
Document should we give to the parent to do their taxes? Should we give to them
an account statement with the total that they paid for year o every three
month?
Give parents an end-of-year
receipt that indicates how much they paid you for the year. Give them your
Employer Identification Number (EIN) and have them sign one copy that you keep
for your files. There is no particular form to use when creating this receipt.
You could use IRS Form W-10 and add to it how much the parent paid.
Regarding Mortgage Interest on form 8829, my tax preparer
- had entered it on line 16b "Excess mortgage Interest" I told her it
should be on line 10b. She said it doesn't make any difference? Is that
correct?
It won't make any difference
since they are both multiplied by your time-space %. So, don't worry about
this.
I pay rent where I live, am I able to deduct it with
time-space%?
Yes, you can deduct the
time-space% of rent, whether you rent a house or apartment.
How to Deduct
Your Tax Preparer Fees
You can deduct as a business
expense the cost to file your business tax forms on Schedule C.
You can deduct the cost to file
your personal tax forms on Schedule A.
Therefore, ask your tax
professional to break out your tax preparation fee into two parts: the fee to
prepare your business tax forms and the fee to prepare your personal tax forms.
Report the cost of filling out your business tax forms on IRS Schedule C, line
17 (Legal & Professional Services). The business tax forms include:
Schedule C, Form 4562 Depreciation and Amortization, Form 8829 Expenses for
Business Use of Your Home, and Form 1040SE Self Employment Tax.
Your tax professional may have
filed other business forms for you if you sold property (including your home),
hired employees (payroll tax forms), amended your tax return (Form 1040X) or
recaptured previously unclaimed depreciation (Form 3115). If so, include the
cost to prepare these additional tax forms as a business expense.
Your personal tax forms would include Form 1040 U.S Individual Income Tax
Return, Schedule A Itemized Deductions, and all other forms not directly
related to your business. The fee to fill out these personal tax forms can be
deducted as a miscellaneous itemized expense on Schedule A.
When to Deduct Fees
Since you paid your tax
professional in 2014 to do your 2013 tax return, you must claim this expense on
your 2014 tax return. For your 2013 tax return, you can deduct the amounts you
paid in 2013 to have your 2012 taxes done.
Is Your Donation to Goodwill Deductible?
Each year many Americans give
used clothing and household items to charities such as Goodwill and the
Salvation Army.
Doing so helps out families in
need and the donor gets a charitable tax deduction if they itemize using the
Schedule A tax form. The charitable deduction is based on the value of the
items at the time of the donation.
But when family child care
providers make donations of used items to charities the tax consequences are
much more complicated.
You cannot claim a charitable
contribution for an item that you have already fully deducted as a business
expense. Doing so would be getting a double tax benefit for the original
purchase price.
Let's look an an example: Someone
who is not a child care provider buys a toy for $50 for her own children.
Several years later she donates the toy to Goodwill. At that time she estimates
that the toy is worth $10 and she claims a $10 charitable deduction.
A family child care provider buys
a toy for $50 and uses it exclusively in her business. She deducts $50 on her
tax return as a business expense. Several years later she donates the toy to
Goodwill. She can't claim the $10 charitable contribution because she has
already deducted the full cost.
Larger Charitable Donation
What if the provider bought a
sofa for $800, depreciated it as a business expense and then donated it to
Goodwill? Can she claim a charitable contribution? Maybe.
The provider must estimate the
value of the used sofa at the time of the donation and compare this number with
the adjusted basis of the sofa. She can then claim as a charitable contribution
the lower of these two numbers.
What does "adjusted
basis" mean? Glad you asked! The adjusted basis of an item is the purchase
price minus the amount of depreciation that has been claim on the item.
Furniture and appliances are
normally depreciated over 7 years. If this provider had the sofa for five
years, and her time-space percentage was 40%, here is what she would have
claimed in depreciation:
Year 1: $800 x 40% = $320 x
14.29% = $45.73
Year 2: $800 x 40% = $320 x
24.49% = $78.37
Year 3: $800 x 40% = $320 x
17.49% = $55.97
Year 4: $800 x 40% = $320 x
12.49% = $39.97
Year 5: $800 x 40% = $320 x 8.93%
= $28.58
Total depreciation claimed:
$248.62
Her adjusted basis is the
purchase price ($800) minus the depreciation claimed ($248) or $552. If she
estimates that the value of the sofa at the time of the donation was $300, she
can claim a $300 charitable contribution because it's less than $552. If she
estimates that the value of the sofa was $600, she could only claim a $552
charitable contribution.
One More Example
A provider buys a toy for $50 toy
and uses it for both business and personal purposes. Her time-space percentage was 40% and she deducted $20 as a business
expense in the year she bought it ($50 x 40% = $20). At the time she donates it
to charity she estimates the toy is worth $10. To see if she can claim a
charitable contribution she compares $10 with the adjusted basis of the toy.
The adjusted basis is the
purchase price ($50) minus the amount she has already deducted ($20) or $30.
Since $10 is lower than $30 she can claim a $10 charitable contribution. She
can't claim a contribution higher than $30.
When Are Education Costs Deductible?
You might think that classes
related to your family child care business (child development, curriculum,
record keeping, parent communication, etc.) would be deductible education
expenses.
Not necessarily.
Classes or workshops that you
take before you licensed are deductible, but classes or workshops that you are
required to take to get a license are not deductible. So if you take a class on
child development before you are licensed, it is deductible. However, if state
law says that you have to have taken a class in child development before you
can get licensed, then it's not deductible. Classes that you are required to
take after you are licensed to maintain your license are deductible.
Any training you receive after
you meet your state's child care regulations is deductible as long as the
training is related to your business (not classes on chemistry or engine
repair!). Such training classes are deductible even if they don't qualify for
training credit according to your local regulation requirements. In other
words, if you take a class on record keeping that doesn't count towards your
state training requirements, this class is still deductible.
All costs associated with
obtaining NAFCC accreditation or a CDA are always deductible. Any classes to
increase your skills to run your business are deductible. Classes offered by
your local child care resource and referral agency are deductible.
College Education
You cannot deduct the cost of
classes you take to receive a post-secondary undergraduate degree (any degree
after high school) if this is your first post-secondary degree. The reason you
cannot deduct this is because the degree qualifies you for a new occupation.
If you take college classes but
are not trying to get a degree (classes on child development, for example),
then they are deductible. If you already have a post-secondary degree and you
are taking classes that qualify you for a second college degree (a degree in
early childhood development or a masters degree in education, for example),
then these classes are deductible.
(Yes, IRS rules can be
complicated!)
I strongly recommend that family
child care providers take every opportunity to improve their skills by
enrolling in professional development classes and obtaining educational
credentials such as the National Association for Family Child Care Accreditation, the Child Development Associate (CDA), and post-secondary degrees in early childhood
education.
Time
If the cost of your class is
deductible then you can also count any time you spend on homework in your home
when children are not present. If the class is not deductible this time does
not count.
Deducting Losses from a Natural Disaster.
As we watch the news of another
approaching hurricane we are again reminded of the terrible damage that can be
caused by a natural disaster.
Natural and man-made disasters
can strike a family child care provider's home at any time: fire, flood, storm,
theft, earthquake, tornado, hurricane, or car accident.
Perhaps the only positive thing
that can arise from such disasters is the fact that you may be able to deduct
the cost of damage, destruction, or loss of your property.
Such casualty losses can include
damage to your home, furniture, appliances, equipment, toys, etc. Related
expenses that result from a casualty loss, such as the treatment of personal
injuries, cleanup and minor repairs, temporary housing, rental car, replacing
spoiled food, etc. may also be deductible.
You must file a timely
homeowner's insurance claim before you can deduct these costs. If your
insurance fully covers these losses, you can't claim any losses. If your
insurance doesn't fully cover them (if you must pay a deductible, or if you are
underinsured), then you may be able to claim some business deductions that will
reduce your taxes at the end of the year.
Your losses should be divided
into personal and business losses. If the property destroyed was only used by
your family, it's a personal loss. If it was only used by your business it's a
business loss, and if it was used by both, it's both a personal and business
loss.
If the hurricane or other
disaster causes you to have to shut down your business temporarily, you cannot
deduct your loss of income as a business expense on your tax return. You will
report less income on your tax return and therefore pay less in taxes. Your
business liability insurance policy may provide coverage that pays you for some
of your loss of income.
In general, you can only deduct
personal losses that are in excess of $100 and total more than 10% of your
adjusted gross income. Because of this high threshold (a family with an
adjusted gross income of $30,000 would only be able to deduct personal losses
in excess of $3,000), it is difficult for some providers to deduct personal
losses.
Business losses are claimed on Form 4684, Section B.
Providers can more easily claim business losses because there is no income
threshold. If an item is completely destroyed, the business loss is determined
by taking the purchase price of an item, minus the depreciation already claimed
on it (or entitled to be claimed on it).
For example, if an uninsured
child care provider purchased a swing set for $1,000, had a Time-Space
Percentage of 40%, and depreciated it for two years before it was destroyed in
a fire, the business loss would be $245 ($1,000 x 40% = $400 - $155 [two years
of depreciation deductions] = $245). If the provider received an insurance
payment of $100 for this item, the business loss would be $145.
If you buy items to replace the
property that is destroyed or damaged (furniture, appliances, etc.), you can
begin to depreciate these items. For example, if the child care provider bought
a new swing set for $2,000, she would start depreciating in the year she
replaced it.
To help make a faster recovery from
a disaster, be sure to keep receipts of all equipment and household purchases.
Claiming Car Expenses
- You can claim a car trip as a business expense if the primary purpose of the trip is business
- You must keep adequate records to prove that you made a business trip
- Receipt
- Mileage log
- Cancelled check
- Debit/credit card statement
- Written record
- Calendar notations
- Photograph
- Two methods to claim car expenses
- Standard Mileage Method
- Actual Expenses Method
- Standard Mileage Method
- 51 cents per mile: January - June 2011
- 55.5 cents per mile July - December 2011
- Can also claim parking, tolls, and business percent of car loan interest and personal property tax
- Actual Expenses Method
- Can claim business percent of all expenses associated with the car, including gas, oil, repairs, insurance, depreciation, car loan interest, etc.
- Business percent is calculated by dividing the number of business miles by the total number of miles
- 2,000 business miles divided by 10,000 total miles = 20%
Other questions: “Can I deduct the car loan payment?”
- No. If you use the actual expenses method you can depreciate your vehicle. This will allow you to deduct over time the cost of the vehicle. You can always deduct the business portion of any car loan interest you pay, whether you use the standard mileage method or the actual expenses method.
“If I didn’t claim mileage in 2011 can I claim these miles in 2012?”
- No. The only way to claim these expenses is to amend your 2011 tax return using IRS Form 1040X.
“Can I deduct 100% of the miles I drove to supermarkets if I bought things for the daycare and my family?”
- Maybe. You can only deduct trips where the “primary” purpose of the trip was for your business. Primary purpose means more than 50% of the reason you drove was for your business. If you spend more money on business food than personal food, you could count this trip. However, never deduct 100% of trips to grocery stores because the IRS will say you must have some personal trips. Count maybe 60%, 70%+ of your trips to grocery stores, but never 100%.
“If I use the standard mileage rate can I also deduct vehicle insurance that was purchased because of my business?”
“I have a leased vehicle, can I use the standard mileage rate?”
- Yes.
“Can I go back and forth between using the standard mileage method and the actual vehicle expenses method?”
- If in the first year you use your car for your business you choose the standard mileage method, you can switch over to the actual expenses method in later years. If in the first year you use your car for your business you choose the actual expenses method, you cannot switch over to the standard mileage method in later years.
“Do I need to keep odometer readings when claiming car expenses?”
-No.
What do the following items have in common: outdoor fence, patio, driveway, sidewalk/walkway, underground sprinkler system, cement slab, sewer line, septic tank, underground swimming pool, and a well?
They are all considered land improvements that you can deduct as a business expense.
A land improvement is something that is attached to your land, costs more than $100, increases the value of the land and has a separate useful life apart from the land.
You must depreciate land improvements over 15 years. If you use the item 100% for your business you can depreciate 100% of the cost. If it's used for both business and personal purposes, multiply the cost by your Time-Space Percentage before depreciating. If your actual business use percent is much greater than your Time-Space Percentage, you can use the actual business use percent before depreciating it. See my article on how to calculate an actual business use percent.
If you install a land improvement in 2012 and purchased the item new, you can use the 50% bonus depreciation rule that allows you to claim expenses faster than using the regular 15 year rule.
Let's say you had a new patio installed in June 2012 for $2,000. Your Time-Space Percentage is 40%. Here's how you would claim this expense on your tax return:
$2,000 x 40% = $800
Using the 50% bonus rule you get to deduct 50% of the $800 in 2012 = $400
You must depreciate the remaining amount ($400) over 15 years: $400 x 5% (1st year using the declining balance method) = $20
Total amount claimed in 2012: $420
So, save the receipts for all expenses associated with land improvements (contractor fees, supplies, tools, sales tax, delivery costs, etc.).
Note: if you bought patio furniture that you used in your business, this is personal property that can be depreciated over 7 years and is also eligble for the 50% bonus rule.
Note on Landscaping
Landscaping (trees, shrubbery, sod, plantings, grading and landscaping fees) is not considered a land improvement. If you spend less than $100 on these items, deduct the business portion in one year. If you spend more than $100 and they are put immediately adjacent to your home, depreciate them over 39 years. If they are installed away from your home you cannot deduct them.
