Proveedora de cuidado infantil ahorra $ 840 en una auditoría del IRS.
Por Tom Copeland
"Creo que la peor pesadilla de todos los proveedores de cuidado infantil es ser auditado por el IRS", me escribía recientemente una proveedora de cuidado infantil de Woodbury, Minnesota.
Cuando ella recibió su aviso de auditoría del IRS en julio último, había pasado unos años difíciles. Sus padres murieron y tuvo que mudarse de su vivienda hipotecada justo antes de la Navidad pasada. "No hace falta decir que mis registros de guardería no fueron hechos al máximo de mi capacidad ", dijo.
Su auditor no contó las horas que trabajó en las actividades empresariales en su casa cuando los niños de guardería no estaban presentes. También desechó cientos de dólares que gastó en regalos para los niños de su guardería y le negó sus deducciones para el agua, cloacas y gas / electricidad.
Después ella se puso en contacto conmigo para que la aconsejara, yo la ayudé a redactar una carta al auditor que le llevó a cambiar de opinión y consiguió una reducción de la carga fiscal ¡por $ 840!
Porcentaje Tiempo-Espacio
Como la mayoría de los proveedores de cuidado de niños, ella no mantenía un buen registro de la cantidad de horas que trabajaba en su casa en actividades empresariales cuando los niños no estaban presentes. En su declaración de impuestos ella había estimado que trabajaba 55 minutos en la mañana antes de que los niños llegaran (preparando el desayuno y limpiando) y 90 minutos en la noche después de que los niños se fueran.
Le pedí que llevara un registro diario y, después de una semana, lo presentó al auditor. Sus registros muestran que su tarde habitual de trabajo incluye: "Recoger los juguetes, desinfectar los biberones y juguetes, pasar el aspirador a toda la casa, barrer y fregar o lampacear el suelo de la cocina, vaciar y rellenar el lavavajillas, lavar la ropa, teneduría de libros, elaborar artesanías para los niños en edad preescolar, reponer suministros (pegamento, materiales de construcción infantil y montaje, papel, lentejuelas, tijeras), limpiar los baños (baños, inodoros y suelos). "
El auditor originalmente sólo la quería permitir que ella contara una media hora extra al día, pero cambió de opinión después de ver sus registros reconstruidos.
Mi consejo para las proveedoras de cuidado infantil siempre ha sido realizar un seguimiento de este horario, por lo menos dos meses al año. Más abajo añado un artículo al respecto. Escribí sobre esto después de hablar por primera vez con ella. No puedo enfatizar lo importante que es seguir mi consejo y hacer un seguimiento de estas horas durante dos meses al año. En este caso, hemos ganado sin esos registros, pero no hay garantía de que usted lo haga en un caso similar. Normalmente los proveedores de cuidado subestimado estas horas.
Regalos
Ella había reclamado $ 1.790 en regalos para los niños mayores de dos años. El auditor aplicó un "regalo" regla que dice que sólo se puede reclamar hasta $ 25 por persona, y año como deducción de negocios. Yo señalé que el IRS Child Care Audit Technique (Guía Técnica de Auditoría del IRS) hace una distinción entre los regalos y los gastos relacionados con las actividades de los niños: "Los examinadores no deben confundir los gastos relacionados con las actividades realizadas con los niños con los regalos."
Le pedí a ella que explicara al auditor que los niños abrieron su regalo y jugaron compartiéndolos con los otros niños de su programa.
Si usted identifica gastos como "regalos" en su declaración de impuestos, esté segura que el IRS intentará aplicar la regla de los $ 25. Es mejor que los enumere como gastos para actividades si son artículos que se comparten con los otros niños bajo su cuidado.
Más abajo añado también otro artículo sobre este tema de los regalos.
Utilidades.
Por razones que desconocemos, el auditor originalmente rechazó sus gastos de agua, alcantarillado, y su factura mensual de energía de Xcel Energy. Cuando señalamos que se le permitía aplicar el porcentaje tiempo-espacio de estos gastos en el formulario 8829 del IRS (IRS Form 8829), el auditor estuvo de acuerdo.
Cuando la auditoría hubo terminado, ella me escribió: "Yo estaba muy contenta y sé que no podría haberlo hecho sin la ayuda de Tom."
Ayuda gratis para las auditorías.
Yo sigo ayudando a las proveedoras de cuidado infantil que están siendo auditadas por el IRS a través de mi trabajo con la Asociación Nacional de Cuidado Infantil Familiar (National Association for Family Child Care). Si usted necesita ayuda, por favor comuníquese conmigo al 651-280-5991 begin_of_the_skype_highlighting
FREE 651-280-5991 end_of_the_skype_highlighting o tomcopeland@live.com . ¡Únase al NAFCC y usted puede recibir asistencia gratuita para auditorías!
Para obtener más información acerca de cómo mantener registros precisos y mejorar las posibilidades de no pagar ningún dinero si es auditado, vea mi guía Family Child Care Record Keeping Guide.
Utilidades.
Por razones que desconocemos, el auditor originalmente rechazó sus gastos de agua, alcantarillado, y su factura mensual de energía de Xcel Energy. Cuando señalamos que se le permitía aplicar el porcentaje tiempo-espacio de estos gastos en el formulario 8829 del IRS (IRS Form 8829), el auditor estuvo de acuerdo.
Cuando la auditoría hubo terminado, ella me escribió: "Yo estaba muy contenta y sé que no podría haberlo hecho sin la ayuda de Tom."
Ayuda gratis para las auditorías.
Yo sigo ayudando a las proveedoras de cuidado infantil que están siendo auditadas por el IRS a través de mi trabajo con la Asociación Nacional de Cuidado Infantil Familiar (National Association for Family Child Care). Si usted necesita ayuda, por favor comuníquese conmigo al 651-280-5991 begin_of_the_skype_highlighting
FREE 651-280-5991 end_of_the_skype_highlighting o tomcopeland@live.com . ¡Únase al NAFCC y usted puede recibir asistencia gratuita para auditorías!Para obtener más información acerca de cómo mantener registros precisos y mejorar las posibilidades de no pagar ningún dinero si es auditado, vea mi guía Family Child Care Record Keeping Guide.
Family Child Care Provider Saves $840 in IRS Audit
By Tom Copeland. Posted with his permission.
"I think every daycare provider's worst nightmare is being audited by the IRS," a family child care provider from Woodbury, Minnesota wrote to me recently.
When she received her IRS audit notice last July she had just been through a rough few years. Both of her parents died and she had to move out of her foreclosed home right before last Christmas.
"Needless to say, my daycare records were not kept to the best of my ability," she said.
Her auditor would not count the hours she worked on business activities in her home when daycare children were not present. He also disallowed hundreds of dollars she spent on presents for the daycare children and denied her deductions for the water, sewer and gas/electric house expenses.
After she contacted me for assistance, I helped her draft a letter to the auditor which successfully led to him changing his mind and reducing her tax burden by $840!
Time-Space Percentage
Like most child care providers, she did not keep good records of the number of hours she worked in her home on business activities when children were not present. On her tax return she had estimated that she worked 55 minutes in the morning before children arrived (preparing breakfast and cleaning up) and 90 minutes in the evening after the children left.
I asked her to keep a daily record and, after a week, she presented this to the auditor. Her records showed that her typical evening work included: "Pickup toys, sanitize bottles/toys, vacuum clean entire house, sweep and mop kitchen floor, empty and fill dishwasher, laundry, bookeeping, preparation of preschool crafts - grathering supplies (glue, construction paper, sequins, scissors), clean bathrooms (toilets and floors)."
The auditor was originally only going to allow her to count an extra half hour a day, but changed his mind after looking at her reconstructed records.
My advice has always been for child care providers to track these hours for at least two months each year. I add below an article I wrote about this after I first talked with her. I cannot emphasize how important it is to follow my advice and track these hours for two months each year. In this case, we won without such records, but there is no guarantee that you will. Typically child care providers underestimated these hours.
Gifts
She had claimed $1,790 in gifts to the children over two years. The auditor applied a "gift" rule that says you can only claim up to $25 per person, per year as a business deduction. I pointed out that the IRS Child Care Audit Technique Guide makes a distinction between gifts and children’s activities: “Examiners should not confuse expenses related to activities done with the children with gifts.”
I had her explain to the auditor that the children opened their present and played with the items with the other children in her program.
If you identify expenses as "gifts" on your tax return, expect the IRS to try to apply this $25 rule. Instead, list them as activitiy expenses if they are items that are shared with the other children in care. I add below un article about this subject.
Utilities
For reasons we don't know, the auditor originally disallowed her expenses for water, sewer, and her monthly energy bill from Xcel Energy. When we pointed out that she was allowed the time-space percentage of these expenses on IRS Form 8829, the auditor agreed.
After the audit was over, she wrote me, "I was very pleased and I know I couldn't have done it without Tom's help."
Free Audit Help
I continue to help child care providers who are being audited by the IRS through my work with the National Association for Family Child Care. If you need help, please contact me at tomcopeland@live.com or 651-280 . Join NAFCC and you can receive free audit assistance!
Image credit: wealthlawblog.com
For more information about how to keep accurate records and improve the chances that you will not owe any money if you are audit, see my Family Child Care Record Keeping Guide.www.tomcopelandblog.com
Los impuestos y los regalos.
Por Tom Copeland. Publicado con su autorización.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Algunos proveedores quieren ayudar a estas familias, dándoles regalos extra para toda la familia para disfrutar. Tal cariño y generosidad es admirable.
¿Cuáles son las consecuencias fiscales de dar regalos a los niños y sus padres?
Ahora, usted puede pensar que estoy siendo como Scrooge, discutiendo de impuestos cuando se habla de regalos, pero ¡eso es para lo que este blog está hecho!
Las reglas del IRS dicen que usted puede deducir los regalos como un gasto comercial de hasta $ 25 por persona y año. Esto significa que si hace regalos por valor de $ 25 (tarjetas de cumpleaños, regalos de Navidad, regalos del Día de la Madre, etc) a la madre de un niño y otros $ 25 para el padre del niño, puede deducir el total de los $ 50. Si usted da regalos por valor de $ 15 para la madre y $ 45 para el padre, puede deducir $ 40 ($ 15 más $ 25).
El mismo límite de $ 25 por persona se aplica a los regalos que da a los niños bajo su cuidado. Sin embargo, el IRS Child Care Audit Guide dice: "Los examinadores [del IRS] no deben confundir los gastos relacionados con las actividades realizadas para los niños con los regalos."
Digamos que usted da un juguete a un niño como regalo de Navidad. Si el juguete está envuelto y el niño lo lleva a su casa para abrirlo, entonces es un "regalo", sujeto al límite de los $ 25. Si el niño abre el regalo en su guardería y juega con él con los otros niños, entonces esto podría decirse que es un gasto relacionado con la actividad de la guardería, por tanto no sujeto al límite de $ 25. La diferencia entre un regalo y un gasto relacionado con la actividad de la guadería puede ser una línea muy fina. Ciertamente, todos los gastos asociados a una fiesta de Navidad en su casa para los niños bajo su cuidado son 100% deducibles. Estos gastos pueden incluir: decoraciones para fiestas, comida, juegos, globos, galletas y dulces de Navidad, etc
¿Cuáles son las consecuencias fiscales de dar regalos a los niños y sus padres?
Ahora, usted puede pensar que estoy siendo como Scrooge, discutiendo de impuestos cuando se habla de regalos, pero ¡eso es para lo que este blog está hecho!
Las reglas del IRS dicen que usted puede deducir los regalos como un gasto comercial de hasta $ 25 por persona y año. Esto significa que si hace regalos por valor de $ 25 (tarjetas de cumpleaños, regalos de Navidad, regalos del Día de la Madre, etc) a la madre de un niño y otros $ 25 para el padre del niño, puede deducir el total de los $ 50. Si usted da regalos por valor de $ 15 para la madre y $ 45 para el padre, puede deducir $ 40 ($ 15 más $ 25).
El mismo límite de $ 25 por persona se aplica a los regalos que da a los niños bajo su cuidado. Sin embargo, el IRS Child Care Audit Guide dice: "Los examinadores [del IRS] no deben confundir los gastos relacionados con las actividades realizadas para los niños con los regalos."
Digamos que usted da un juguete a un niño como regalo de Navidad. Si el juguete está envuelto y el niño lo lleva a su casa para abrirlo, entonces es un "regalo", sujeto al límite de los $ 25. Si el niño abre el regalo en su guardería y juega con él con los otros niños, entonces esto podría decirse que es un gasto relacionado con la actividad de la guardería, por tanto no sujeto al límite de $ 25. La diferencia entre un regalo y un gasto relacionado con la actividad de la guadería puede ser una línea muy fina. Ciertamente, todos los gastos asociados a una fiesta de Navidad en su casa para los niños bajo su cuidado son 100% deducibles. Estos gastos pueden incluir: decoraciones para fiestas, comida, juegos, globos, galletas y dulces de Navidad, etc
Usted no puede pedir una deducción por una actividad caritativa por ninguno de los regalos que haga. Esto se debe a que las familias no son una organización caritativa. Ejemplos de organizaciones no lucrativas de beneficencia son iglesias, Ejército de Salvación, Goodwill, colegios, etc. Usted puede reclamar una contribución de caridad a esas organizaciones en sus formularios de impuestos personales Schedule A.
Para obtener más información, vea mi libro Family Child Care Record Keeping Guide.www.tomcopelandblog.com
Gifts ans tax.
By Tom Copeland. Published with permission.
Many family child care providers serve families who are struggling financially. Some providers want to help these families, giving them extra gifts for the entire family to enjoy. Such caring and generosity is admirable.
What are the tax consequences of giving gifts to children and their parents?
What are the tax consequences of giving gifts to children and their parents?
Now you may think that I'm being Scrooge-like to discuss taxes when talking about gifts, but that's what this blog is about!
IRS rules say that you can deduct gifts as a business expense up to $25 per person per year. This means that if you give $25 worth of gifts (birthday cards, Christmas presents, Mother's Day gifts, etc.) to a child's mother and another $25 to the child's father you can deduct the full $50. If you give gifts worth $15 to the mother and $45 to the father, you can deduct $40 ($15 plus $25).
The same $25 per person limit applies to gifts you give to the children in your care. However, the IRS Child Care Audit Guide says, "[IRS] Examiners should not confuse expenses related to activities done with the children with gifts."
Let's say you give a toy as a Christmas present to a child. If the toy is wrapped and the child takes it home to open it, then it's a "gift" subject to the $25 limit. If the child opens the present at your home and plays with the toy with the other children, then this could be said to be an activity expense not subject to the $25 limit. The difference between a gift and an activity expense may be a fine line. Certainly all the expenses associated with a Christmas party in your home for the children in your care are 100% deductible. Such expenses may include: party decorations, food, games, balloons, party favors, Christmas cookies and treats, etc.
You cannot claim a personal charitable contribution on any of the gifts you give to the families in your care. This is because families are not a charitable organization. Examples of non-profit charitable organizations are churches, Salvation Army, Goodwill, colleges, etc. You can claim a charitiable contribution to such organizations on your IRS personal itemized tax form.
The holiday season is a time of giving, but don't let the tax consequences determine what you do. Gifts should be seen as gifts, not tax deductions.
You cannot claim a personal charitable contribution on any of the gifts you give to the families in your care. This is because families are not a charitable organization. Examples of non-profit charitable organizations are churches, Salvation Army, Goodwill, colleges, etc. You can claim a charitiable contribution to such organizations on your IRS personal itemized tax form.
The holiday season is a time of giving, but don't let the tax consequences determine what you do. Gifts should be seen as gifts, not tax deductions.
Image credit: clipart-for-free.blogspot.com
Tom Copeland, www.tomcopelandblog.com
¿Qué horas puede contar para deducir impuestos?
Por Tom Copeland. Publicado con su autorización.
Traducido por Fernando Olmedo focalerta@yahoo.es
Es muy sencillo. Lleve un registro de todas las horas que trabaja en su casa en actividades de su negocio de cuidado infantil familiar cuando los niños de la guardería no están presentes.
Haga esto por lo menos dos meses al año.
Desafortunadamente, muchos proveedores de cuidado infantil no mantienen estos registros.
Me acordé de esto al hablar hoy mismo con una proveedora de cuidado infantil de Minnesota que está siendo auditado por el IRS. Ella cuida de los niños de 06a.m. a 5:30 pm., de lunes a viernes. Su auditor iba a permitirle reclamar doce horas al día en el cálculo de su Porcentaje Tiempo-Espacio (Time-Space Percentage).
El porcentaje Tiempo-Espacio se basa en las horas que trabaja en su casa (horas que los niños están presentes, más las horas que trabaja en sus actividades de negocios en su misma casa cuando los niños no han venido o se han ido) y el número de habitaciones que usted utiliza regularmente para su negocio.
Le pregunté si trabajaba más de media hora más al día en su negocio cuando los niños se habían ido. Ella dijo "sí", pero no había mantenido ningún registro de estas horas de trabajo. Su error podría costarle cientos de dólares en su auditoría.
La mayoría de los proveedores de cuidado infantil a los que ayudo con sus auditorías del IRS, están en una posición similar. Tienen registros de asistencia y registros del Programa de alimentos para demostrar que los niños de guardería están a su cuidado, pero no tienen registros para probar sus actividades laborales después de que los niños se han ido.
¿Por qué esto es importante?
¡El mantenimiento de estos registros es muy importante! Usted puede contar las horas dedicadas a la limpieza, a la preparación de actividades, preparación de comidas, el tiempo pasado en Internet, entrevistas con los padres, hablar con los padres por teléfono, y así sucesivamente. Vea mi artículo (my article) para una lista completa de las actividades que usted puede contar.
Cada hora a la semana dedicado a estas actividades aumentarán su porcentaje de tiempo (Time Percent) en un 1%. Esto puede no parecer importante, pero lo es.
Usted va a aplicar su Porcentaje Tiempo-Espacio a todos los gastos tanto de negocios como familiares. Esto incluye el impuesto a la propiedad, los intereses hipotecarios, servicios públicos, seguro de la casa, reparaciones de la casa, la depreciación de la casa, juguetes, suministros, mobiliario, electrodomésticos, etc. Esto fácilmente podría ascender a más de $ 20.000. El uno por ciento de $ 20.000 es $ 200. Esto significa que sus deducciones de negocio se incrementarían en $ 200 por cada hora a la semana que pasa en estas actividades.
La media de horas que los proveedores de cuidado infantil trabajan después de que los niños se han ido, es de 13,9 horas a la semana *. Eso equivale al 8,3% de las horas de la semana (168 horas). Si usted pasó 13,9 horas a la semana en estas actividades y contaba con US $ 20.000 de gastos compartidos, se puede deducir una suma adicional de $ 1.660 en deducciones de negocios ($ 20.000 x 8,3% = $ 1.660).
¿Qué debe hacer ahora?
Iniciar el seguimiento de estas horas durante dos meses antes del final del año. Utilice el promedio de horas para los otros diez meses del año. Siga haciendo esto todos los años.
Le dije a la proveedora por teléfono que empezara a calcular estas horas a partir de hoy durante los próximos dos meses. También le dije que revisara las horas que trabajó en 2010 y 2011 (los años que ella estaba siendo auditada): "Escriba con gran detalle lo que hace cada mañana para prepararse a recibir a los niños (preparar el desayuno, lavandería, barrer los pisos, etc.) Haga lo mismo para las actividades de después que se han ido niños, por las tardes y los fines de semana. "
Luego podrá dialogar con su auditor, "Esto es lo que hice para reconstruir los registros de mis horas de trabajo sin niños durante los años 2010 y 2011. También he estado siguiendo durante las últimas semanas las horas que trabajo cada semana de forma constante en estas actividades".
Como la mayoría de los proveedores a los que he ayudado con sus auditorías no mantuvieron registros detallados, nos vemos obligados a hacer esta reconstrucción y usar este argumento. En otros casos de auditoría que he manejado, solemos ganar algunas de estas horas, pero por lo general no todas ellas. Esto significa que estos proveedores no están a reclamando todas las horas que trabajaban. Como resultado de ello, pagaron más en impuestos de lo que deberían haber pagado.
No deje de registrar estas horas en su declaración de impuestos. Dos meses de cuidadosa actualización de sus registros cada año hará una gran diferencia.Al calcular su porcentaje de tiempo, usted puede contar todas las horas en que los niños están presentes en su casa (desde el momento en que llega el primer niño hasta que se va el último), así como otras horas dedicadas a actividades de su negocio cuando los niños se han ido.
En el daycare.com, foro de los proveedores de cuidado infantil familiar, recientemente se ha compilado una lista de las actividades comerciales llevadas a cabo después de que los niños se hayan ido:
Hacer una lista de la compra
Descarga de comestibles
Cocina, preparación de las comidas
La limpieza justo antes de la llegada y justo después de que se hayan ido.
Servicio de lavandería (lavado, secado, plegado…)
Lavavajillas (vaciado lavavajillas)
Línea de investigación por internet, (seminarios, foros de visita de cuidado infantil, y ¡este blog!)
Juguetes: lavar, guardar, organizar….
Es muy sencillo. Lleve un registro de todas las horas que trabaja en su casa en actividades de su negocio de cuidado infantil familiar cuando los niños de la guardería no están presentes.
Haga esto por lo menos dos meses al año.
Desafortunadamente, muchos proveedores de cuidado infantil no mantienen estos registros.
Me acordé de esto al hablar hoy mismo con una proveedora de cuidado infantil de Minnesota que está siendo auditado por el IRS. Ella cuida de los niños de 06a.m. a 5:30 pm., de lunes a viernes. Su auditor iba a permitirle reclamar doce horas al día en el cálculo de su Porcentaje Tiempo-Espacio (Time-Space Percentage).
El porcentaje Tiempo-Espacio se basa en las horas que trabaja en su casa (horas que los niños están presentes, más las horas que trabaja en sus actividades de negocios en su misma casa cuando los niños no han venido o se han ido) y el número de habitaciones que usted utiliza regularmente para su negocio.
Le pregunté si trabajaba más de media hora más al día en su negocio cuando los niños se habían ido. Ella dijo "sí", pero no había mantenido ningún registro de estas horas de trabajo. Su error podría costarle cientos de dólares en su auditoría.
La mayoría de los proveedores de cuidado infantil a los que ayudo con sus auditorías del IRS, están en una posición similar. Tienen registros de asistencia y registros del Programa de alimentos para demostrar que los niños de guardería están a su cuidado, pero no tienen registros para probar sus actividades laborales después de que los niños se han ido.
¿Por qué esto es importante?
¡El mantenimiento de estos registros es muy importante! Usted puede contar las horas dedicadas a la limpieza, a la preparación de actividades, preparación de comidas, el tiempo pasado en Internet, entrevistas con los padres, hablar con los padres por teléfono, y así sucesivamente. Vea mi artículo (my article) para una lista completa de las actividades que usted puede contar.
Cada hora a la semana dedicado a estas actividades aumentarán su porcentaje de tiempo (Time Percent) en un 1%. Esto puede no parecer importante, pero lo es.
Usted va a aplicar su Porcentaje Tiempo-Espacio a todos los gastos tanto de negocios como familiares. Esto incluye el impuesto a la propiedad, los intereses hipotecarios, servicios públicos, seguro de la casa, reparaciones de la casa, la depreciación de la casa, juguetes, suministros, mobiliario, electrodomésticos, etc. Esto fácilmente podría ascender a más de $ 20.000. El uno por ciento de $ 20.000 es $ 200. Esto significa que sus deducciones de negocio se incrementarían en $ 200 por cada hora a la semana que pasa en estas actividades.
La media de horas que los proveedores de cuidado infantil trabajan después de que los niños se han ido, es de 13,9 horas a la semana *. Eso equivale al 8,3% de las horas de la semana (168 horas). Si usted pasó 13,9 horas a la semana en estas actividades y contaba con US $ 20.000 de gastos compartidos, se puede deducir una suma adicional de $ 1.660 en deducciones de negocios ($ 20.000 x 8,3% = $ 1.660).
¿Qué debe hacer ahora?
Iniciar el seguimiento de estas horas durante dos meses antes del final del año. Utilice el promedio de horas para los otros diez meses del año. Siga haciendo esto todos los años.
Le dije a la proveedora por teléfono que empezara a calcular estas horas a partir de hoy durante los próximos dos meses. También le dije que revisara las horas que trabajó en 2010 y 2011 (los años que ella estaba siendo auditada): "Escriba con gran detalle lo que hace cada mañana para prepararse a recibir a los niños (preparar el desayuno, lavandería, barrer los pisos, etc.) Haga lo mismo para las actividades de después que se han ido niños, por las tardes y los fines de semana. "
Luego podrá dialogar con su auditor, "Esto es lo que hice para reconstruir los registros de mis horas de trabajo sin niños durante los años 2010 y 2011. También he estado siguiendo durante las últimas semanas las horas que trabajo cada semana de forma constante en estas actividades".
Como la mayoría de los proveedores a los que he ayudado con sus auditorías no mantuvieron registros detallados, nos vemos obligados a hacer esta reconstrucción y usar este argumento. En otros casos de auditoría que he manejado, solemos ganar algunas de estas horas, pero por lo general no todas ellas. Esto significa que estos proveedores no están a reclamando todas las horas que trabajaban. Como resultado de ello, pagaron más en impuestos de lo que deberían haber pagado.
No deje de registrar estas horas en su declaración de impuestos. Dos meses de cuidadosa actualización de sus registros cada año hará una gran diferencia.Al calcular su porcentaje de tiempo, usted puede contar todas las horas en que los niños están presentes en su casa (desde el momento en que llega el primer niño hasta que se va el último), así como otras horas dedicadas a actividades de su negocio cuando los niños se han ido.
En el daycare.com, foro de los proveedores de cuidado infantil familiar, recientemente se ha compilado una lista de las actividades comerciales llevadas a cabo después de que los niños se hayan ido:
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Servicio de lavandería (lavado, secado, plegado…)
Lavavajillas (vaciado lavavajillas)
Línea de investigación por internet, (seminarios, foros de visita de cuidado infantil, y ¡este blog!)
Juguetes: lavar, guardar, organizar….
Mantenimiento de archivos y registros, introducir datos en el programa Minute Menu, preparación de impuestos
Prueba en casa de bebés y niños
Entrevistas con los padres
Trabajo de oficina, archivo, escribir correos electrónicos a los padres, fotocopias, escribir boletines, creación y actualización de su sitio web / blog
Limpieza de huellas digitales en puertas correderas de cristal / ventanas
Escritura de contratos y pólizas.
Hablar con los padres por teléfono
La elaboración de un sitio web de negocios
La comunicación con los padres a través de Facebook
La colocación de anuncios en Craigslist y en otros sitios-web de anuncios clasificados en línea
Papeleo del Programa de Alimentos.
Actividades deproveedores de cudado infantil.
Leer revistas para encontrar recetas
La lectura de libros de Tom Copeland, o de su blog (!)
Recolección de artículos sobre la casa para proyectos de arte
Planificación y preparación de actividades infantiles (planes de estudio, decoraciones para el hogar)
Decoración de la sala de juegos por temas y días especiales
La elaboración de un libro de recuerdos o álbum de fotos de la guardería.
Esta no es una lista completa. Usted puede contar las horas dedicadas a actividades que no estaría haciendo sino por su negocio. Por lo tanto, usted puede contar las horas dedicadas a la elaboración de un álbum de fotos para los padres y los niños a su cuidado, ya que no haría esto si no estuviera en el negocio.
Usted no puede contar las horas dedicadas a las actividades generales de mantenimiento de la casa: limpiar el garaje, pintar un piso, limpiar las canaletas, lavar el auto, cortar el césped, remodelaciones, reparaciones en la casa, limpieza de la piscina, descongelar el congelador, limpieza del horno, limpieza de ventanas, etc.
No queremos ni debemos ponernos muy agresivos en contar las horas de las actividades que habrían hecho de todos modos.
Cuando limpie las áreas que se utilizan tanto para negocios como para fines personales, usted puede contar el porcentaje de negocios, pero no todo el tiempo. Si le toma dos horas cada sábado limpiar la cocina, baños, sala de estar, no cuente todo esto como limpieza del negocio. En su lugar, cuente el tiempo que le tomó, con el procentaje de negocio - tal vez 1 hora. No se preocupe por ser preciso, el punto importante es no contar la totalidad de las dos horas.
Si usted usa un congelador únicamente para su negocio, puede contar el tiempo total de su limpieza. Si dispone de una sala de juegos también exclusiva, cuente todo el tiempo que le toma su limpieza.
No es necesario registrar cuidadosamente estas horas cada día del año. En su lugar, regístrelas solo durante dos meses al año y use la media de estos dos meses para el resto del año. De hecho, si no mantuvo un buen registro en el año 2010, no es demasiado tarde para contar estas horas el próximo mes y así, utilizar el promedio de horas a la semana para el2010. A continuación, haga la cuenta de dos meses para el 2011 y siga así cada año.
Introduzca todas las horas que trabajó en su casa en el formulario 8829 del IRS Gastos por el uso comercial de su hogar, línea 4(IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home).
El seguimiento de las horas que trabaja en su casa después de que los niños se han ido es probablemente la tarea de actualización y registro más importante que puede realizar, y ¡le permitirá reducir la mayoría sus impuestos!
¿Qué otras actividades de negocio realiza usted después de que los niños se han ido?
Para obtener más información, vea mi libro Family Child Care Record Keeping Guide
www.tomcopelandblog.com
Prueba en casa de bebés y niños
Entrevistas con los padres
Trabajo de oficina, archivo, escribir correos electrónicos a los padres, fotocopias, escribir boletines, creación y actualización de su sitio web / blog
Limpieza de huellas digitales en puertas correderas de cristal / ventanas
Escritura de contratos y pólizas.
Hablar con los padres por teléfono
La elaboración de un sitio web de negocios
La comunicación con los padres a través de Facebook
La colocación de anuncios en Craigslist y en otros sitios-web de anuncios clasificados en línea
Papeleo del Programa de Alimentos.
Actividades deproveedores de cudado infantil.
Leer revistas para encontrar recetas
La lectura de libros de Tom Copeland, o de su blog (!)
Recolección de artículos sobre la casa para proyectos de arte
Planificación y preparación de actividades infantiles (planes de estudio, decoraciones para el hogar)
Decoración de la sala de juegos por temas y días especiales
La elaboración de un libro de recuerdos o álbum de fotos de la guardería.
Esta no es una lista completa. Usted puede contar las horas dedicadas a actividades que no estaría haciendo sino por su negocio. Por lo tanto, usted puede contar las horas dedicadas a la elaboración de un álbum de fotos para los padres y los niños a su cuidado, ya que no haría esto si no estuviera en el negocio.
Usted no puede contar las horas dedicadas a las actividades generales de mantenimiento de la casa: limpiar el garaje, pintar un piso, limpiar las canaletas, lavar el auto, cortar el césped, remodelaciones, reparaciones en la casa, limpieza de la piscina, descongelar el congelador, limpieza del horno, limpieza de ventanas, etc.
No queremos ni debemos ponernos muy agresivos en contar las horas de las actividades que habrían hecho de todos modos.
Cuando limpie las áreas que se utilizan tanto para negocios como para fines personales, usted puede contar el porcentaje de negocios, pero no todo el tiempo. Si le toma dos horas cada sábado limpiar la cocina, baños, sala de estar, no cuente todo esto como limpieza del negocio. En su lugar, cuente el tiempo que le tomó, con el procentaje de negocio - tal vez 1 hora. No se preocupe por ser preciso, el punto importante es no contar la totalidad de las dos horas.
Si usted usa un congelador únicamente para su negocio, puede contar el tiempo total de su limpieza. Si dispone de una sala de juegos también exclusiva, cuente todo el tiempo que le toma su limpieza.
No es necesario registrar cuidadosamente estas horas cada día del año. En su lugar, regístrelas solo durante dos meses al año y use la media de estos dos meses para el resto del año. De hecho, si no mantuvo un buen registro en el año 2010, no es demasiado tarde para contar estas horas el próximo mes y así, utilizar el promedio de horas a la semana para el
Introduzca todas las horas que trabajó en su casa en el formulario 8829 del IRS Gastos por el uso comercial de su hogar, línea 4(IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home).
El seguimiento de las horas que trabaja en su casa después de que los niños se han ido es probablemente la tarea de actualización y registro más importante que puede realizar, y ¡le permitirá reducir la mayoría sus impuestos!
¿Qué otras actividades de negocio realiza usted después de que los niños se han ido?
Para obtener más información, vea mi libro Family Child Care Record Keeping Guide
www.tomcopelandblog.com
What Hours Can You Count?
By Tom Copeland. Posted with his permission.
It's simple. Keep track of all the hours you work in your home on family child care business activities when no day care children are present.
Do this for at least two months each year.
Unfortunately, many family child care providers don't keep such records.
I was reminded of this while talking today with a Minnesota family child care provider who is being audited by the IRS. She cared for children from 6:00am to 5:30pm Monday through Friday. Her auditor was going to allow her to claim twelve hours a day when calculating her Time-Space Percentage.
Your Time-Space Percentage is based on the hours you work in your home (hours children are present plus hours you work in your home doing business activities after the children are gone) and the number of rooms you use on a regularly basis for your business.
I asked her if she worked more than an extra half hour a day on other business activities after the children were gone. She said "yes," but she had kept no records of these hours of work. Her failure to keep these records could cost her hundreds of dollars in her audit.
Most of the child care providers I help with their IRS audit are in a similar position. They have attendance records and Food Program records to show when day care children are in their care, but they have no records to show their work activities after the children are gone.
Why This is Important
Keeping these records is important! You can count hours spent cleaning, activity preparation, meal preparation, time spent on the Internet, parent interviews, talking to parents on the phone, and so on. See my article for a comprehensive list of activities you can count.
Every hour a week spent on these activities will increase your Time Percent by 1%. This may not seem significant, but it is.
You will be applying your Time-Space Percentage to all expenses used for both your business and your family. This includes property tax, mortgage interest, utilities, house insurance, house repairs, house depreciation, toys, supplies, furniture, appliances, and so on. This could easily total more than $20,000. One percent of $20,000 is $200. This means your business deductions would increase by $200 for every hour a week you spend on these activities.
The average number of hours that family child care providers work after children are gone is 13.9 hours a week*. That is equal to 8.3% of the hours in a week (168 hours). If you spent 13.9 hours each week on these activities and had $20,000 of shared expenses, you could deduct an additional $1,660 in business deductions ($20,000 x 8.3% = $1,660).
What Should You Do Now?
Start keeping track of these hours for two months before the end of the year. Use your average number of hours for the other ten months of the year. Keep doing this every year.
I told the provider over the phone to start tracking these hours as of today for the next two months. I also told her to reconstruct what hours she worked in 2010 and 2011 (the years she was being audited): "Write down in great detail what you do each morning to get ready to greet the children (preparing breakfast, laundry, sweeping floors, etc.). Do the same thing for after the children leave, in the evenings and on weekends."
Then she can argue to her auditor, "Here's what I did to reconstruct my hours for 2010 and 2011. I've also been tracking it for the past few weeks in 2012 and the hours I'm working each week now on these activities are consistent."
Because most providers who I assist with their audits didn't keep careful records, we are forced to do this reconstruction and make this argument. In other audit cases I have handled, we usually win some of these hours, but usually not all of them. This means these providers are not getting to claim all of the hours they worked. As a result, they paid more in taxes than they should have.
Don't underreport your hours on your tax return. Two months of careful recording keeping each year will make a big difference.
And I'm not exagerating when I say that doing so is the single most important thing you can do to reduce your taxes!
At the daycare.com family child care forum providers recently compiled a list of business activities conducted after children were gone:
Making out a grocery list
Unloading groceries
Cooking, preparing meals
Cleaning up just before children arrive and after children leave
Laundry (washing, drying, folding, putting away)
Loading dishwasher (emptying dishwasher)
Online research, webinars, visiting child care forums, and this blog!)
Cleaning toys, rotating toys, putting away and organizing toys
Record keeping, entering data into Minute Menu software, working on taxes
Baby/child proofing home
Parent interviews
Office work, filing, writing emails to parents, photo copying, writing newsletters, creating and updating your website/blog
Cleaning finger prints off sliding glass doors/windows
Writing contracts and policies
Talking to parents on the phone
Building a business website
Communicating with parents via Facebook
Placing ads on Craigslist and other online classified ad websites
Food Program paperwork
Conducting activities for local family child care association in home
Reading magazines to find recipes
Reading books by Tom Copeland, or reading Tom's blog(!)
Collecting items around the home for craft projects
Planning and preparing children's activities (lesson plans, home decorations)
Decorating playroom for themes and special days
Putting together a daycare scrapbook or photo album
This is not a complete list. You can count hours spent on activities that you would not be doing except for the fact that you are running a business. So, you can count hours spent on putting together a photo album for parents and the children in your care because you would not do this if you weren't in business.
You cannot count hours spent on general house keeping activities: cleaning out the garage, painting a deck, cleaning out gutters, washing the car, mowing the lawn, remodeling, making house repairs, cleaning a pool, defrosting the freezer, cleaning the oven, cleaning windows, etc.
We don't want to get too aggressive in counting hours on activities that would have done anyway.
When you clean areas that are used for both business and personal purposes you can count the business portion of the time, but not all the time. If it takes you 2 hours to clean the kitchen, bathrooms, and living room on Saturday, don't count all of this as business cleaning time. Instead, estimate the time that it took you to clean these areas because of your business - maybe 1 hour. Don't worry about being precise; the important point is not to count the entire 2 hours.
If you have a separate business freezer you could count the time to clean it. If you have a separate play room you could count all the time to clean it.
It's not necessary to carefully track these hours every day of the year. Instead, track these hours for two months each year and use the average from these two months for the rest of the year. In fact, if you didn't keep good records for 2010, it's not too late to track these hours for the next month or so and use the average hours per week for 2010. Then track two more months in 2011 and each year afterwards.
Enter all the hours you worked in your home on IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home, line 4.
Tracking the hours you work in your home after the children are gone is probably the single most important record keeping task you can perform that will reduce your taxes the most!
What other business activities do you perform after children are gone?
Image credit: mcnairclean.com
For more information, see my book Family Child Care Record Keeping Guide.Tom Copeland, www.tomcopelandblog.com
