Cómo llevar buenas cuentas en su declaración de impuestos del 2012.
Por Tom Copeland. Publocado con su permisoTraducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Lo primero que el IRS busca en una auditoría de cuidado infantil familiar es el ingreso no declarado.
El IRS sabe que los proveedores de cuidado infantil familiar tienden a no mantener buenos registros y, a menudo, se les paga con dinero en efectivo. Como resultado de ello, asumen que algunos proveedores de cuidado infantil no declaran todos sus ingresos.
He aquí algunos pasos a seguir para asegurarse que va a tener los registros adecuados de sus ingresos:
* Informe en su declaración de impuestos todos los ingresos que pagan los padres, el Programa de Alimentos, programa de subsidios y subvenciones.
* Mantenga registros que muestren el origen de todos los depósitos en su cuenta corriente o de ahorros (tanto comerciales como personales). Indique en un comprobante de depósito, registro de cheques, programa de software, u otro registro, de dónde provino el dinero (cheque de pago del marido, depósito de negocio, transferencia de ahorros, etc.) Al IRS le gusta examinarr los depósitos bancarios y compararlos con lo que usted declara como ingresos. Si no puede identificar de dónde proviene todo el dinero de cada depósito, el IRS asumirá que el depósito no identificado es ingreso de negocios.
* Si usted recibe dinero de los padres y no lo deposita en una cuenta bancaria, haga una nota en un diario o calendario de la cantidad que recibió y la cantidad que depositó.
* El IRS inicialmente asume que un niño está inscrito en su programa 52 semanas al año, a tiempo completo. Y examinará su contrato para identificar sus tarifas. Por ejemplo, si su tarifa es de $ 150 a la semana, el IRS supondrá que ganó 7.800 dólares al año ($ 150 x 52 semanas = $ 7.800) por cuidar de un niño. Usted deberá mantener los registros de asistencia que muestran cuándo un niño no estaba presente (los días de enfermedad, vacaciones, veraneo, etc.) y si el niño estaba a tiempo parcial la totalidad o parte del año.
* Si cambia sus tarifas a la mitad del año, o si no cobra a los padres la tarifa normal (a causa de un despido o una enfermedad en la familia), mantenga registros para demostrar que usted no recibió la tarifa de tiempo completo por este niño.
Por ejemplo: usted cuida a un niño por 52 semanas, y el niño está en el Programa de Alimentación. Pero, a causa de un despido en la familia del niño, usted decide cobrar la mitad de la tarifa regular por tres meses. El IRS va a revisar sus registros del Programa Alimenticio y sus registros de asistencia para ver si el niño estaba presente durante todo el año. Supondrán que se ha pagado la tarifa completa por el año. Usted necesita demostrar con sus registros de pago que los padres pagaron menos por esos tres meses.
* Si el contrato dice que cobrará un cargo por retraso, recogida, o por el cuidado durante la noche, asegúrese que si usted no cobra por ninguno de estos cargos, los registros lo demuestren. En otras palabras, si sus registros de asistencia muestran que el niño fue recogido a las 7pm y el contrato dice que la hora de recogida es 6:30 pm, con un pago de $ 1 por minuto de atraso, el IRS supondrá que ganó un extra de $ 30 cada día que esto ocurrió. Si usted no está cobrando a los padres para estos atrasos en la recogida, ponga una nota en sus registros de asistencia ("No hay cargos por pago atrasado").
* De a los padres un recibo de fin de año por la cantidad total que pagaron durante el año, y pídales que firmen una copia para que usted pueda guardarla en sus archivos.
Mantenga un registro de ingresos de su negocio durante todo el año y se verá recompensado cuando le ahorre un montón de tiempo y problemas al declarar sus impuestos. Tener un buen registro de sus ingresos también le ayudará si el IRS decide hacerle una auditoría.
Para obtener más información acerca de la grabación de su ingreso, ver mi libro Family Child Care Record Keeping Guide.
How to Track Your 2012 Income Properly
By Tom Copeland. Posted with permission
The
first thing the IRS looks for in a family child care audit is unreported
income.
The IRS knows
that family child care providers tend not to keep good records and often get
paid with cash. As a result, they assume that some child care providers don't
report all their income.
Here are some
steps to follow to insure that you will have the adequate records of your
income:
* Report on
your tax return all income from parents, the Food Program, subsidy program, and
grants.
* Keep
records showing the source of all deposits into your checking or savings
accounts (both business and personal). Indicate on a deposit slip, check
register, software program, or other record where the money came from (husband’s
pay check, business deposit, transfer from savings, etc.). The IRS likes to look
at bank deposits and compare them to what you reported as income. If you can’t
identify where all the money came from for each deposit the IRS will assume the
unidentified deposit is business income.
* If you
receive cash from parents and don’t deposit all of it in a bank account, make a
note on a ledger or your calendar of how much you received and how much you
deposited.
* The IRS
will initially assume that a child is enrolled in your program for 52 weeks a
year at your full time rate. They will look at your contract to identify your
rates. For example, if your rate is $150 a week, the IRS will assume you earned
$7,800 a year ($150 x 52 weeks = $7,800) to care for one child. You need to keep
attendance records showing when a child was not present (sick day, vacation,
holiday, etc.) and if the child was part-time for all or part of the
year.
* If your
rates change in the middle of the year, or you don’t charge the parent your full
rate (because of an family layoff or illness), keep records to show that you did
not receive your full-time rate for this child.
Here’s an
example: You care for a child for 52 weeks and the child is on the Food Program.
But, because of a layoff in the child’s family, you decide to charge the family
half your regular rate for three months. The IRS will look at your Food Program
records and attendance records to see that the child is present for the entire
year. They will then assume that you were paid your full rate for the year. You
need to show with your parent payment records that the parent paid less for
those three months.
* If your
contract says you charge for a late pick-up fee, or for overnight care, be sure
that if you don’t charge for any of these fees your records show this. In other
words, if your attendance records show that the child was picked up at 7pm and
your contract says the pick-up time is 6:30, with a $1 a minute late fee, the
IRS will assume that you earned an extra $30 each day this happened. If you are
not charging parents for these late pick-ups put a note in your attendance
records (“No late fee charged”).
* Give
parents an end-of-year receipt of the total amount the parent paid you for the
year and ask them to sign a copy for you to keep in your files.
Keeping track
of your business income throughout the year will pay off when you do your taxes
by saving you a lot of time. Having good records of your income will also help
you if the IRS decides to audit you.
www.tomcopelandblog.com
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