Handling phone calls. Manejando las llamadas

Cómo manejar las llamadas telefónicas de clientes potenciales 

 

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

Un posible cliente que llama por teléfono a una proveedora de cuidado infantil quiere una respuesta a esta pregunta clave: "¿Su programa va a satisfacer las necesidades de mi hijo y mi familia?”

El padre puede no utilizar directamente estas palabras, por lo que para responder a esta pregunta tiene que ser un comunicador activo, no pasivo , en el teléfono.

Para sacar el máximo provecho de las llamadas telefónicas a los padres, siga este proceso de tres pasos:

1 ) Entérese de las necesidades específicas de los padres y el niño

2 ) Describa brevemente los beneficios de su programa

3 ) Consiga que los padres aceptar venir a su casa para una entrevista

Paso uno: Enterarse de las necesidades específicas de los padres y el niño

Su objetivo en el primer paso es evaluar rápidamente si su programa puede satisfacer las necesidades del niño. Si no puede, no pase en el teléfono más tiempo de lo necesario, diga amablemente cuanto antes a los padres que su programa no se ajusta a sus necesidades. Para determinar las necesidades de una familia, empezar a hacer preguntas:

"¿Qué edad tiene su hijo?"

"¿A qué horas necesita que le atiendan?"

"¿Cuáles son las necesidades de su hijo?"

"¿Qué están buscando en un programa para su hijo?"

Al hacer estas preguntas, usted puede ayudar a los padres a relajarse mientras escucha las respuestas importantes que indican que su programa no es a su medida. Si no lo hacen, dígales a los padres: "Yo no creo que mi programa pueda satisfacer las necesidades de su hijo. " Usted  puede aconsejarles que consulten a la oficina local del Child Care Resource and Referral Agency.

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Por el contrario. si lo que dicen los padres suena prometedor, siga con el paso dos.

Paso dos: Describa brevemente los beneficios de su programa

Comparta con los padres los tres beneficios principales de su programa. Sus ventajas dicen a los padres por qué deben llevar a sus hijos a su programa. Ejemplos: "Yo ofrezco un programa estructurado que prepara a los niños para entrar al kindergarten con ganas de aprender." "Tengo un gran patio donde los niños pueden correr y jugar y divertirse mucho."

Trate de relacionar los beneficios de su programa con las necesidades manifestadas anteriormente por los padres. En otras palabras, si los padres ha dicho que su hijo disfruta aprendiendo sobre la naturaleza, usted podría describir sus excursiones habituales a un parque cercano . No tenga miedo de expresar lo orgullosa que está de lo que hace.

No hay una sola manera de manejar una entrevista telefónica con los padres. Algunas proveedoras prefieren decir lo menos posible por teléfono. Una vez que estas proveedoras han decidido que pueden satisfacer las necesidades de los padres, su único objetivo es conseguir que los padres vengan para una entrevista. Ellos creen que la mejor manera de promocionar su negocio es en persona.

Otras proveedoras sienten que necesitan convencer a los padres que den el siguiente paso y visiten su casa. Ellas creen que es importante poner de relieve sus beneficios y así los padres va a querer visitarlas.

Paso Tres: Conseguir que los padres acepten venir a su casa para una entrevista

Invite a los padres a su casa con una pregunta que a la que no puedan decir que no. Por ejemplo, diga " ¿Le gustaría visitarme el próximo martes o el miércoles?", en vez de preguntar, "¿Le gustaría hacer una cita para una entrevista?"

Si la madre no puede decidirse a programar una entrevista, dígale que va a llamar de nuevo en un día o dos. Es importante programar la entrevista tan pronto como sea posible (en tres o cuatro días), porque la madre puede haber programado ya entrevistas con otras proveedoras.

Consejos de teléfono

Aquí hay algunos consejos para el manejo de las llamadas telefónicas con los padres :

* Coloque los siguientes objetos cerca de cada teléfono en su casa -

        - Un bolígrafo o un lápiz

        - Un formulario para recopilar fácilmente información de los padres (nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, nombre del niño, fecha de nacimiento del niño, la fecha de inicio deseada, cómo la madre se enteró de su programa, preocupaciones de los padre, fecha prevista para la entrevista).

        - Una lista de los tres principales beneficios

* Responder a todas las llamadas telefónicas con un saludo impersonal de negocios,. "Hola , Little Steps Cuidado infantil de Juanita .Habla Juanita . ¿Puedo ayudarle?" Y no , " ¿Hola? " o " la residencia de Juanita ".

* Siempre trate de sonar positiva y mantener un tono optimista de la voz. Sonría mientras habla. Va a sonar más amable. Como usted suena por teléfono es tan importante como lo que usted dice.

* Si usted está teniendo un día muy ocupado o un mal día , es posible que no quiera contestar el teléfono . En esta situación, deje que su contestador automático o correo de voz grabe las llamadas de los padres. Devuelva las llamadas cuando sea más conveniente y usted esté más tranquila.

Su mensaje de correo de voz debería decir : "Gracias por llamar. Estoy en medio de una actividad con los niños en este momento. ¿Puedo llamarle en unos minutos? Por favor,  deje su nombre y número." Los padres son más propensos a impresionarse si los niños son su primera prioridad que a molestarse porque no se puede hablar de inmediato.

* Cuando la llamada telefónica ha terminado, envíe una nota de agradecimiento por correo electrónico, incluso si es obvio que la madre no inscribirá a su hijo con usted. Esto ayudará a generar comentarios positivos.

¿Qué le funciona a usted cuando los padres llaman?

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Crédito de la imagen: chris.pirillo.com

Este artículo está adaptado de mi libro Family Child Care Marketing Guide.

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How to Handle Phone Calls From Prospective Clients.

By Tom Copeland. Posted with permission

A prospective client who calls a family child care provider on the phone wants an answer to this key question: "Will your program meet the needs of my child and my family?"

The parent may not directly use these words, so to answer this question you need to be an active, not passive, communicator on the phone.

To  make the most of parent phone calls, follow this three-step process:

1) Find out the specific needs of the parent and the child

2) Briefly describe the benefits of your program

3) Get the parent to agree to come to your house for an interview

Step One: Find out the specific needs of the parent and the child

Your goal in step one is to quickly assess whether your program can meet their needs. If you cannot, don't spend any more time on the phone than necessary before you politely tell the parent that your program isn't a good fit. To determine a family's needs, start by asking questions:

"How old is your child?"

"What hours do you need care?"

"What are your child's needs?"

"What are you looking for in a program for your child?"

Bu asking such questions, you can help the parent relax while you listen for any major issues indicating that your program is not a good fit. If they don't, tell the parent "I don't think my program can meet the needs of your child." You may want to refer them to their local Child Care Resource and Referral Agency.

If the parent sounds promising move on to step two.

Step Two: Briefly describe the benefits of your program

Share with the parent the top three benefits of your program. Your benefits tell parents why they should bring their child to your program. Examples: "I offer a structured program that prepares children to enter Kindergarten eager to learn." "I have a large backyard where children can run and play and have a lot of fun."

Try to relate your program's benefits to the needs previously expressed by the parent. In other words, if the parent has said his child enjoys learning about nature, you might describe your regular field trips to a nearby park. Don't be afraid to express how proud you are of what you do.

There is no single way to handle a parent phone interview. Some providers prefer to say as little as possible over the phone. Once these providers have decided they can meet the parent's needs, their only goal is to get the parent to come over for an interview. They believe that the best way to market their business is in person.

Other providers feel that they need to convince the parent to take the next step and visit their home. They believe it's important to highlight their benefits so the parent will want to visit them.

Step Three: Get the parent to agree to come to your house for an interview

Invite parents to your home by asking a question they can't say no to. For example, say "Would you like to visit next Tuesday or Wednesday?" rather than asking, "Would you like to make an appointment for an interview?"

If the parent can't decide whether to schedule an interview, tell her that you'll call back in a day or so. It is important to schedule the interview as soon as possible (within three or four days), because the parent may have already scheduled interviews with othe providers.

Phone Tips

Here are some other tips for handling parent phone calls:

* Place the following items by each phone in your home -

        - a pen or pencil

        - a parent tracking form that you can use to easily collect parent information (name, phone number, email address, name of child, birth date of child, desired start date, how the parent heard about your program, parent concerns, date interview scheduled)

        - a list of your top three benefits

* Answer all phone calls with a business, not personal, greeting. "Hello, Juanita's Little Steps Child care. This is Juanita. May I help you?" Not, "Hello?" or "Juanita's residence."

* Always try to sound positive and maintain an upbeat tone of voice. Smile while you are speaking. You will sound friendlier. How you sound on the phone is as important as what you say.

* If you are having a very busy day or having a bad day, you may not wanta to answer the phone. In this situation, let your answering machine or voice mail record parent calls. Return calls when it is more convenient and you are more in control.

Your voice mail message should say, "Thank you for calling. I'm in the middle of an activitiy with the children right now. May I call you back in a few minutes? Please leave your name and number." Parents are more likely to be impressed that the children are your first priority than upset that you can't talk right away.

* After the phone call is over, send a thank-you note via email, even if it's obvious that the parent will not enroll her child with you. This will help generate positive word of mouth.

What works for you when parents call?

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Image credit: chris.pirillo.com

This article was adapted from my book Family Child Care Marketing Guide.

When a parent is cheating. Cuando un padre estafa.

¿Debe usted denunciar un padre que está estafando?

Por Tom Copeland, publicado con su permiso

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

¿Qué debe hacer si se entera de que uno de los padres en el programa está estafando?

Un proveedor de cuidado infantil en el hogar me contactó recientemente acerca de un padre que recibe asistencia financiera del programa de subsidio de cuidado infantil de su estado.

El proveedor se enteró de que este padre estaba mintiendo acerca de su ingreso al programa de subsidios.

Si el programa de subsidios supiera la verdad, es probable es que los padres ya no calificaran , por lo que probablemente no sería capaz de permitirse el lujo de continuar recibiendo la atención de cuidado infantil.

Quería saber, " ¿Estoy legalmente obligado a denunciar los padres al programa de subsidios?”

Hay una dimensión ética y legal a esta pregunta.

Problema legal

No hay ninguna ley federal que requiera que los proveedores de cuidado infantil denuncien el fraude en los programas de subsidio de cuidado infantil. Sin embargo, su programa de subsidios estatales puede exigir a los proveedores de cuidado de niños que denuncien el fraude. Eche un vistazo al contrato que firmó con su estado o condado (si firmó uno). Si no está seguro de su responsabilidad legal, puede llamar a la oficina estatal de subsidio y averiguarlo. Usted no tiene que dar su nombre cuando llame.

Si usted está obligado a reportar el fraude o sospecha de fraude, debe hacerlo con claridad tan pronto como sea posible.

Pero ¿qué pasa si usted no está legalmente obligado a hacerlo?

Dimensión ética

En mi opinión, los proveedores de cuidado infantil tienen la obligación ética de denunciar el fraude al programa de subsidio de cuidado infantil, o cualquier otro programa que afecte a su negocio.

Esto significa que debe denunciar a los padres que están estafando al IRS, así como a otros proveedores que están violando las reglas del Programa de comidas, las reglas de cuidado de niños, o las reglas del programa de subvenciones.

Si usted no sabe con seguridad que un padre o un proveedor está estafando, creo que usted debe reportar sus sospechas razonables.

Los padres que están engañando al programa de subsidios impiden que otros padres de familia participen en el programa. Es un mal uso de nuestra contribución.

Hay una diferencia entre los reportes del programa de subsidio y las nomas de concesión de licencias:las reglas de concesión de licencias están ahíara proteger a los niños, y si cualquier poveedor no observa las reglas, se puede crear una situación de peligro para los niños. Todos los proveedores tienen la obliación de denunciarlo a la oficina delicenciamiento. Se trata de una obligación legal. Infomar sobre un padre que está cometiendo un fraude a los programas de subsidios no es solo una obligación moral, sino que también toma en cuenta su seguridad al hacerlo.

Es éticamente implicado seguir haciendo negocios con alguien que está violando la ley. Se crea una relación enfermiza que puede dar lugar a expresar el resentimiento contra el padre o el niño.

No creo que se deba dejar de denunciar a un padre estafador por no perder los ingresos, o porque usted cree que puede ofrecer una mejor atención a los niños que ningún otro.

Imagínese cómo se sentiría si usted no denunció a los padres y más tarde el padre fue descubierto. Si el programa de subsidios le pregunta a usted si lo sabía, usted o miente o dice la verdad a riesgo de ser avergonzado, por lo menos. Es posible que el hecho de no denunciar el fraude le impida cuidar niños otras familias subsidiadas.

Haga lo correcto. Deje que su conciencia sea su guía.

¿Qué piensa usted?

www.tomcopelandblog.com

Should You Report a Parent Who is Cheating?

By Tom Copeland. Posted with permission.

What should you do if you learn that one of the parents in your program is cheating?

A family child care provider recently contacted me about a parent who is receiving financial assistance from her state's child care subsidy program.

The provider had learned that this parent was lying about her income to the subsidy program.

If the subsidy program knew the truth, it's likely that the parent would no longer qualify, and therefore the parent would probably not be able to afford to continue receiving care from her.

She wanted to know, "Am I legally required to report the parent to the subsidy program?"

There is a legal and ethical dimension to this question.

Legal Issue

There is no federal law that requires family child care providers to report fraud in child care subsidy programs. However, your state subsidy program may require child care providers to report fraud. Check out the contract you signed with your state or county (if you signed one). If you are not sure of your legal responsibility, you could call your state subsidy office and find out. You wouldn't have to give your name when you called.

If you are required to report fraud, or suspected fraud, you should clearly do so as soon as possible.

But what if you aren't legally obligated to do so?

Ethical Dimension

In my opinion, family child care providers do have an ethical obligation to report fraud in the child care subsidy program, or any other program that affects their business.

This means you should report parents who are cheating the IRS as well as other providers who are breaking Food Program rules, child care licensing rules, or grant program rules.

If you don't know for sure that a parent or provider is cheating, I believe you should still report your reasonable suspicions.

Parents who are cheating the subsidy program are preventing other parents from participating on the program who do qualify for it. It's a misuse of our taxpayer dollars.

There is a difference between report to child care subsidy program and licensing rules: licensing rules are there to protect children, and if any provider breaking that rules it can create a danger situation for the children. All providers are mandated to report, and have to report this to the licensing agency. It is a legal obligation. Report a parent that is doing fraud to subsidy programs is a moral obligation, but also consider your safety when doing it.

It's ethically compromising to continue doing business with someone who is breaking the law. It creates an unhealthy relationship that may lead you later to express resentment against the parent or child.

I don't think you should continue to provide care for a cheating parent because you don't want to lose the income if you lose the family, or because you believe you can provide better care for the child that someone else.

Imagine how you would feel if you failed to report the parent and later the parent was exposed. If you are asked by the subsidy program if you knew about it, you are faced with either lying or telling the truth and being embarrased at the very least. It's possible your failure to report the fraud could prevent you from being able to care for other subsidized families.

Do the right thing. Let your conscience be your guide.

What do you think?

www.tomcopelandbog.com

A lawyer speaks about your licensor. Un abogado la ayuda con su representante de licencia

Un abogado habla sobre cómo reducir los conflictos con su representante de licencia

Por Tom Copeland, publicado con su permiso.

Traducido por Fernando olmedo, focalerta@yahoo.es

"¿Cómo puede un proveedor de cuidado infantil en el hogar mejora de las comunicaciones con su representante de licencia? "

" ¿Cómo puede una proveedora evitar cometer errores que pueden llegar a meterla en problemas? "

"¿Cuándo debe ella contratar a un abogado? "

Estas fueron algunas de las preguntas que hice al abogado de Minneapolis, Scott Johnson hoy durante el almuerzo.

En los últimos cinco años, Scott ha ayudado a docenas de proveedoras de cuidado infantil a apelar cuando las niegan las licencias.

Él trabaja para el bufete de abogados de Goetz y Eckland , PA , que también defiende los proveedores en materia penal ( abuso de menores , etc.) Él puede ser localizado en el 612-874-1552 ; sjohnson@goetzeckland.com.

Con los años he oído a muchos proveedores que han tenido problemas con su representante de licencia. "¡Ella va a por mí!" Es una queja común. Quería saber qué consejo le daría un abogado a las proveedoras para ayudarlas a reducir los conflictos y mejorar las posibilidades de ganar una apelación.

Scott describió cuatro áreas en las que los proveedores pueden ayudarse a sí mismos.

Mantener claras líneas de comunicación
Asegúrese de mantener una línea clara de comunicación con el representante de licencia. Usted quiere una relación profesional donde se puedan hablar de los problemas. Aunque es posible que tenga sentimientos negativos acerca de su representante de licencia, es importante deshacerse de estos sentimientos y hacer su mejor esfuerzo para trabajar cooperativamente.

Mantenga la documentación de las interacciones con su representante de licencia. Inmediatamente después de la visita de un representante de licencia a su casa, escriba un resumen de su conversación.

"El representante de licencia visitó mi casa a las 14:00-15:00 el 9 de octubre. Hablamos de los problemas de seguridad. Ella dijo que no debía mantener las tijeras para adultos en la mesa del comedor, pero estaba bien guardarlas en la parte superior de la nevera. Ella también dijo que podría utilizar un " tiempo libre " para disciplinar a un niño de dos años. Después de inspeccionar todas las habitaciones de mi casa y mi jardín, no indicó que había violado las normas de concesión de licencias".

Envíe por E-mail o correo una copia de sus notas al representante de licencia y añada: "Aquí están mis notas de su visita a mi casa el 9 de octubre. Si usted cree que no he descrito con precisión nuestra reunión, por favor, hágame saber que lo que he escrito no es correcto. Además, quisiera saber si he obviado algo importante.". Mantener estos registros puede ayudarle si el representante de licencia dice posteriormente algo que es diferente a sus notas.

Cuando sea posible, comuníquese con su representante de licencia por correo electrónico o correo postal, no por teléfono. Cuando hable por teléfono, el representante de licencia tiene ventaja, porque es probable que redacte notas de la conversación inmediatamente después que haya terminado. Es mucho menos probable que mantengan registros similares. Las copias de correos electrónicos o cartas son, en su defensa, más útiles que los registros escritos.

Decir Toda La Verdad
Las proveedoras a veces se meten en problemas porque no explican inicialmente qué sucedió o no explican completamente las circunstancias a su representante de licencia. Hacer esto provocará una pérdida de confianza que puede causar más problemas.

En un caso, un proveedor le dijo a su representante de licencia que tenía seis niños a su cargo, cuando en realidad eran siete. Un padre recogía al séptimo más temprano y por lo tanto el proveedor tenía más inscritos por un poco de tiempo. Cuando el representante de licencia preguntó a los otros niños cuántos eran en la casa, le revelaron la presencia del séptimo niño.

En otro caso, un niño vagaba por el patio trasero de la casa y el representante de licencia investigó el incidente. La proveedora dijo al representante de licencia que estaba afuera con los niños, y que cuando ella volvió la cabeza por un momento, el niño había desaparecido. De hecho, la proveedora se encontraba en el cuarto de baño en ese momento. El representante de licencia descubrió esto al hablar con los otros niños.

Es mejor decir la verdad desde el principio. En los casos anteriores, las proveedoras están en incumplimiento de las reglas y es probable que sean citadas. Sin embargo, el proveedor va a perder la confianza del representante de licencia si éste se entera más tarde que el proveedor le mintió. Ella puede volverse ser más suspicaz y preguntarse cuántas veces más el proveedor le habrá mentido. Como resultado, es menos probable que crea la palabra del proveedor en el futuro. Siempre es mejor ser honesto desde el principio y no dejar que se descubra la verdad con el tiempo.

Evite estos errores

Hay muchas normas de concesión de licencias y, aunque algunas de ellas pueden parecer menores o insignificantes, (en particular las relativos a la documentación), los representantes de licencia están capacitados para hacerlas cumplir todas. Al violar incluso las reglas menores, se puede socavar la relación con su representante de licencia. El seguir las normas puede ayudar a evitar problemas.

Los proveedores que empiezan nuevas relaciones personales deben ser conscientes de que la historia pasada de esta persona podría afectar su vida. Las verificaciones de antecedentes descubrirán los problemas del pasado (el consumo de drogas , registro de conducir ebrio , etc. ) que pueden ocasionar que a su novio no se le permita estar cerca de los niños, incluso si no viven juntos.

Esto puede ser un problema, ya que un representante de licencia puede no creerle cuando usted dice que su novio nunca viene cuando los niños están presentes. El representante de licencia puede buscar un coche extra en su camino de entrada, o ropa para adultos que no es la suya. Debido a que no pueden dar crédito a sus garantías, usted podría perder su licencia.

Tenga cuidado con lo que pone en Facebook. Un proveedor publicó un comentario negativo acerca de un niño a sus "amigos" privados. Uno de estos amigos copió lo que había escrito y se lo envió a su representante de licencia con el resultado de meter al proveedor en problemas. Incluso escribir notas acerca de sus sentimientos en correos electrónicos ( "Me siento muy frustrado hoy en día con los niños " o " No sé lo que voy a hacer con este niño " ) podría ser interpretado por el representante de licencia como una señal de que podría no ser seguro para usted tener niños cerca.

Obtenga Ayuda Legal

Algunas compañías de seguros de responsabilidad empresarial (Assure Child Care, West Bend, DCI, Freisinger, y otros) incluyen la cobertura de la asistencia legal cuando se enfrentan con la no renovación de su licencia. Por lo general, dicha cobertura es para una pequeña cantidad de dinero (2.500 $ -5.000 $). Pero incluso una pequeña cantidad de dinero puede ayudar cuando se necesita un abogado. Pregunte a su agente de seguros si su póliza tiene dicha cobertura. Ver los anuncios de las empresas en mi directorio de seguros (insurance directory).

¿Cuándo debe buscar ayuda legal? Si usted recibe una orden de corrección de su representante de licencia, que involucra una pequeña consecuencia (la necesidad de tomar una clase de entrenamiento) es probable que no necesite un abogado. Hay poco que un abogado pueda hacer en esta situación. Sin embargo, si su representante de licencia está tomando medidas para suspender o revocar su licencia definitivamente, debe buscar un abogado.

También, vea mi artículo, " Cómo encontrar a un abogado cuando lo necesita . "How to Find a Lawyer When You Need One."

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Crédito de la imagen: www.talkingdrugs.org

Para más información acerca de cómo mantener una relación positiva con su representante de licencia, vea mi libro Family Child Care Legal and Insurance Guide.

Conozca a fondo las reglas de cuidado infantil (los standards). Léalas, subraye los puntos importantes, consúltelas, y vuélvalas a leer. Cada vez que las vuelva a leer encontrará algo que se le había pasado por alto. Asegúrese de cumplirlas y de mostrar que las está cumpliendo. Algunas reglas pueden parecer excesivas. No importa, cúmplalas estrictamente. Las reglas no solo protegen los niños, también le protegen a usted. En cualquier momento su representante de licencia puede ir a su casa y observar una regla que no se cumple. O un cliente puede reportarle por cualquier regla que no se cumpla. Conozca las reglas hasta el punto de que puede citarlas, e incluso discutirlas con su representante de licencia. Si hay alguna regla que no es clara, pregunte a su representante de licencia sobre ella hasta que la entienda claramente.

Revise también los consejos que damos para cuando un padre descontento deja su cuidado infantil, o cuando piensa que un cliente le puede reportar

A Lawyer Speaks About How to Reduce Conflicts with Your Licensor

By Tom Copeland. Published with his permission.

“How can a family child care provider improve communications with her licensor?”

“How can a provider avoid making mistakes that can get her into trouble?”

“When should she hire an attorney?”

These were some of the questions I asked Minneapolis attorney Scott Johnson today over lunch.

In the last five years Scott has helped dozens of family child care providers appeal negative licensing actions.

He works for the law firm of Goetz & Eckland, P.A that also defends providers in criminal cases (child abuse, etc.). He can be reached at 612-874-1552; sjohnson@goetzeckland.com.

Over the years I have heard from many providers who have had trouble with their licensor. “She’s out to get me!” is a common complaint. I wanted to know what advice a lawyer would give providers to help reduce conflicts and improve the chances of winning an appeal.

Scott described four areas where providers can help themselves.

Maintain Clear Lines of Communication

Make sure you maintain a clear line of communication with your licensor. You want a professional relationship where you can talk things over. Although you may have negative feelings about your licensor, it’s important to get past these feelings and do your best to work cooperatively.

Keep documentation of interactions with your licensor. Immediately after a licensor visits your home, write up a summary of your conversation.

“Licensor visited my home between 2pm and 3pm on October 9th. We talked about safety issues. She said I should not keep adult scissors on the dining room table, but it was okay to store them on top of my refrigerator. She also said I could use a ‘time out’ to discipline a two year old. After inspecting all the rooms in my home and my backyard she didn’t indicate I had violated any licensing rules.”

Email or mail a copy of your notes to the licensor and add, “Here are my notes of your visit to my home on October 9th. If you believe that I have not accurately described our meeting, please let me know what I have written that is not correct. Also, let me know if I have left out anything important.” Such record keeping can help you if the licensor later states something that is different than your notes.

When possible, communicate with your licensor via email or mail, not by phone. When you talk on the phone, the licensor is at an advantage because she is likely to write up notes of your conversation immediately after it’s over. You are much less likely to keep similar notes. Copies of emails or letters are more useful as written records in your defense.

Tell the Whole Truth

 

Providers sometimes get into trouble because they don’t initially own up to what happened or they don’t fully explain the circumstances to their licensor. Doing this will cause a loss of trust that can get you into more trouble.

In one case a provider told her licensor that there were six children in her care, when in fact there were seven. A parent dropped off the seventh child early and thus the provider was over enrolled for a few minutes. When the licensor asked the other children who was in the home, they revealed to her the presence of the seventh child.

In another case a child wandered out of the back yard of a provider and a licensor investigated the incident. The provider told the licensor she was outside with the children, and when she turned her head away for a moment the child was gone. In fact, the provider was in the bathroom at the time. The licensor found this out by talking to the other children.

It’s better to tell the whole truth up front. In the above cases the provider is still in violation of the rules and is likely to be cited. But the provider will lose the licensor’s trust if she finds out later that the provider lied. She may become more suspicious and wonder when else the provider has lied. As a result, she is less likely to take the provider’s word in the future. It’s always better to be honest up front and not let the truth dribble out over time.

Avoid These Mistakes

 

There are many licensing rules and while some of them may seem minor or petty, (particularly those dealing with paperwork) licensors are trained to enforce them all. By violating even minor rules you can undermine your relationship with your licensor. By following all the rules you can help avoid trouble.

Providers who enter into new personal relationships should be aware that the past history of this person could affect your livelihood. Background checks will uncover past problems (drug use, drunk driving record, etc.) that can result in your boyfriend not being permitted to be around the children, even if you don’t live together.

This can be a problem because a licensor may not believe you when you say that your boyfriend will never come over when children are present. Licensors may look for an extra car in your driveway or adult clothing that is not yours. Because they might not believe your assurances, you could lose your license.

Be careful what you put on Facebook. One provider posted a negative comment about a child to her private “friends.” One of these friends copied what she had posted and turned it over to her licensor with the result that the provider got into trouble. Even writing notes about your feelings in emails (“I feel so frustrated today with the children” or “I don’t know what I’m going to do about this child”) could be interpreted by your licensor as a sign that it might not be safe for you to be around children.

Get Legal Help

Some business liability insurance companies (Assure Child Care, West Bend, DCI, Freisinger, and others) include coverage for legal assistance when you are confronted with negative licensing actions. Usually such coverage is for a small amount of money ($2,500- $5,000). But even a small amount of money can help when you need a lawyer. Ask your insurance agent if your policy has such coverage. See listings of companies on my insurance directory.

When you should seek out legal help? If you get a correction order from your licensor that involves a small consequence (fine, requirement to take a training class) you probably don’t need a lawyer. There is little a lawyer can do in this situation. However, if your licensor is taking action to suspend or revoke your license you should definitely seek out a lawyer.

Also, see my article, "How to Find a Lawyer When You Need One."

 

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Image credit: www.talkingdrugs.org

For more information about how to maintain a positive relationship with your licensor, see my book Family Child Care Legal and Insurance Guide.

Get to know the child care rules (the standards). Read it, underline important points, review it, and return to read it. Every time you reread, you’ll find something that had been overlooked. Always obey and to show that is fulfilling. Some rules may seem excessive. Never mind, observe its strictly. The rules not only protect children, protect you also. At any time, your licensor can come to your home and observe a rule that is not enforced. Or a customer can report any non-compliance rule. Know the rules to the point that you can quote them, and even discuss it with your licensor. If there is a rule that is not clear, ask your licensor until you understand it clearly.

Check also the advice we give for when a parent leaves his child care discontent, or when you think a customer can report you

House depreciation and bussisness loss. Depreciacion de la casa y pérdidas de negocios

¿Debo reclamar la depreciación de mi casa si mi negocio presenta pérdidas?

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

 

Uno de los mejores beneficios financieros de ser un proveedor de cuidado infantil en el hogar es la posibilidad de reclamar muchos gastos asociados a su casa.

Esto incluye reclamar deducciones por depreciación para lo siguiente:
• Todos los artículos comprados antes de entrar en el negocio que utiliza más adelante en su negocio
• Bienes muebles : muebles, electrodomésticos, equipos de juegos , computadoras , alfombras
• Mejoras en su terreno: cerca, camino de entrada, patio
• Mejoras en el hogar: remodelación, techo nuevo, nuevo horno, fachada de la casa, la sustitución de ventanas, madera / pisos de azulejo
• Casa

Estos gastos pueden representar cientos, incluso miles de dólares en deducciones por depreciación, y pueden reducir significativamente sus impuestos.

Sin embargo, ¿qué pasa si al reclamar los gastos de depreciación se declaran pérdidas de negocio en sus impuestos? ¿Existen circunstancias en las que no se debe reclamar todas las deducciones por depreciación que tiene derecho?

La respuesta corta es no.

Para entender mejor esto, separemos la depreciación casa de todas las demás deducciones por depreciación.

El resto de los gastos de depreciación son reclamados en el IRS Form 4562 Depreciation and Amortization. Estos gastos se transfieren luego a sus formularios Anexo (Schedule ) C Ganancias o Pérdidas de Negocio (Profit or Loss From Business), en los que o bien reduce sus ganancias o crea / aumenta la pérdida

Veamos un ejemplo: El ingreso de su Anexo C es de $ 40.000. Sus gastos en el Anexo C antes de reclamar la depreciación son de $ 35.000. Si en su Formulario 4562 los gastos de depreciación son 6.000 dólares resultará una pérdida de $ 1,000 en el Anexo C.

¿Cuáles son las consecuencias fiscales de una declaración de pérdida de $ 1.000 C? Si usted está casado, la pérdida de $ 1,000 reducirá la base imponible federal de su cónyuge y así ahorrará algunos impuestos. También reducirá su renta imponible estatal. Si usted es soltero y no tiene ninguna otra fuente de ingresos, la pérdida de $ 1,000 no reducirá sus impuestos, ya que no tendrá que pagar ningún impuesto si tiene pérdidas.

Como se puede ver, si su amortización de gastos sube (suponiendo que usted está casado y su cónyuge tiene ingresos), esto va a seguir reduciendo sus impuestos federales y estatales sobre la renta. Por lo tanto, siempre es mejor reclamar estos gastos de depreciación.

Depreciación de la casa

Ahora echemos un vistazo a las consecuencias fiscales de reclamar la depreciación de la casa. Los proveedores de cuidado infantil en el hogar siempre deben depreciar su casa, ya que representa una deducción significativa.

Aquí hay un ejemplo simplificado: si usted compró su casa por 200.000 dólares y tenía un porcentaje de tiempo - espacio del 40%, la base del negocio de su casa sería de $ 80.000. Las casas deben ser amortizados en 39 años, por lo que la deducción anual de depreciación casa sería de alrededor de $ 2,050 al año ($ 200.000 dividido por 39 años) . En función del nivel de impuestos de su familia, esto representa un ahorro de impuestos de alrededor de $ 600 - $ 800 al año. ¡No está mal!

La depreciación de la casa se reclama en el formulario del IRS 8829 Gastos de Uso de su hogar (Expenses for Business Use of Your Home). Otros gastos que se incluyen en este formulario son los impuestos a la propiedad, los intereses hipotecarios, alquiler, servicios públicos, reparaciones de la casa, y el seguro de la casa. Estos gastos se transfieren al Anexo C. Supongamos que el total de estos gastos en nuestro ejemplo es de $ 3.000 y de este monto $ 2,000 representan la depreciación de la casa. Los gastos descritos en el Formulario 8829 no pueden crear o incrementar una pérdida de negocio. Así que, usando el ejemplo anterior, si usted está reclamando una pérdida de $ 1,000 en el Anexo C, no se pueden reclamar ninguno de los $ 3,000 de gastos en el Formulario 8829.

¿Y ahora qué?

Usted tiene derecho a reservar los gastos reclamados en el Formulario 8829 (incluyendo la depreciación casa) para el próximo año fiscal. Por lo tanto, se puede volver sobre sus gastos de $ 3,000 el próximo año en el formulario 8829 y luego reclamarlos. Si usted no puede reclamar el año siguiente (ya que siguen mostrando una pérdida en el Anexo C), puede reservarlos para más hacia adelante hasta que usted tenga derecho a reclamarlos.

¿Debe reservar la depreciación de su casa? ¡Sí! Las reglas del IRS dicen que cuando usted venda su casa usted debe los pagar impuestos sobre la amortización de la casa que ha reclamado o tenía derecho a reclamar, a partir de 1997. Así, cada año reclame $ 2,000 en la depreciación de la casa pues usted tendrá que pagar los impuestos sobre la depreciación cuando usted venda su casa. Esto es cierto independientemente del número de años antes de la vente que haya cerrado su negocio.

Si usted no tiene derecho a reclamar la depreciación de su casa, usted nunca tendrá que pagar impuestos sobre la misma. Sin embargo, digamos que usted no puede reclamar los $ 2,000 en la depreciación en el año 2013, pero lo aplaza a 2014. En 2014 usted tiene beneficio y reclama los $ 2.000 a partir de 2013, así como los $ 2,000, que usted tiene derecho a reclamar por 2014. Si vende su casa a finales de 2014, usted tendría que pagar impuestos sobre $ 4.000 ¿Qué pasa si usted no aplazó la reclamación de la depreciación de su casa de 2013? Usted debe pagar los mismos impuestos, porque las reglas del IRS dicen que si usted tenía derecho a depreciar su casa, será tratado como si lo hubiera hecho cuando se venda. Eso significa que deberá pagar impuestos sobre los $ 2.000 a partir de 2013.

Por lo tanto, siempre es mejor reclamar la depreciación de la casa, incluso si esto significa reservarlo en un futuro año fiscal.

Unas palabras sobre la Reivindicación de las pérdidas

No es inusual reclamar una pérdida cuando se trabaja en el negocio de cuidado infantil familiar. Esto es particularmente cierto en el primero o segundo año de su negocio. Sin embargo, siempre es mejor intentar declarar un beneficio en tres de cada cinco años. De este modo, se reducirá en gran medida las posibilidades de que el IRS le haga una auditoría.

¿Qué debe hacer si usted ha declarado una pérdida durante dos años consecutivos y parece que va a tener pérdida para el tercer año? Yo recomendaría reducir algunos de sus gastos del Anexo C (no los gastos de depreciación) hasta que muestre al menos una ganancia de $ 1. Deje los gastos del Formulario 8829 para el próximo año.

Ver más en: Childcareinfo.com, que fue creado por Minute Menu para ofrecer asistencia gratuita y ayudará al crecimiento de la comunidad de cuidado infantil en el hogar.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Should I Claim Depreciation if it Creates a Loss for My Business?

By Tom Copeland. Posted with permission.

 

One of the best financial benefits of being a family child care provider is the ability to claim many expenses associated with your home.

This includes claiming depreciation deductions for the following:
• All items purchased before you thought about going into business that are later used in your business
• Personal property: furniture, appliances, playground equipment, computers, carpeting
• Land improvements: fence, driveway, patio
• Home improvements: remodeling, new roof, new furnace, house siding, replacement windows, wood/tile floors
• House

These expenses can represent hundreds, even thousands of dollars in depreciation deductions, and claiming them can significantly reduce your taxes.

However, what happens if by claiming depreciation expenses you show a business loss on your tax return? Are there any circumstances in which you should not claim all the depreciation deductions you are entitled to?

The short answer is no.

To better understand this, let’s separate house depreciation from all other depreciation deductions.

All other depreciation expenses are claimed on IRS Form 4562 Depreciation and Amortization. These expenses are then transferred onto your IRS Schedule C Profit or Loss From Business where they will either reduce your profit or create/increase a loss.

Let’s look at an example: Your Schedule C income is $40,000. Your Schedule C expenses before claiming depreciation are $35,000. If your Form 4562 depreciation expenses are $6,000 you will show a $1,000 loss on Schedule C.

What are the tax consequences of a $1,000 Schedule C loss? If you are married, the $1,000 loss will reduce your spouse’s federal taxable income and thus save you some taxes. It will also reduce your state taxable income as well. If you are single and don’t have any other source of income, the $1,000 loss will not reduce your taxes because you won’t owe any taxes with a loss.

As you can see, as your depreciation expenses rise (assuming you are married and your spouse has income), this will continue to reduce your federal and state income taxes. Therefore, it’s always better to claim these depreciation expenses.

House Depreciation

Now let’s look at the tax consequences of claiming house deprecation. Family child care providers should always depreciate their home because it represents a significant deduction.

Here’s a simplified example: If you bought your house for $200,000 and had a Time-Space Percentage of 40%, the business basis of your house would be $80,000. Houses must be depreciated over 39 years, so your annual house depreciation deduction would be about $2,050 a year ($200,000 divided by 39 years). Depending on your family’s tax bracket, this represents a tax savings of about $600-$800 a year. Not bad!

House depreciation is claimed on IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home. Other expenses on this form include property tax, mortgage interest, rent, utilities, house repairs, and house insurance. These expenses are transferred to Schedule C.

Let’s say that the total of these expenses in our example is $3,000 and of this amount $2,000 represents house depreciation. Expenses on Form 8829 cannot create or increase a business loss. So, using our previous example, if you are claiming a $1,000 loss on Schedule C, you cannot claim any of the $3,000 expenses on Form 8829.

Now what?

You are entitled to roll over any unclaimed expenses on Form 8829 (including house depreciation) to the next tax year. So, you could roll over your $3,000 expenses to next year’s Form 8829 and claim them then. If you cannot claim them next year (because you continue to show a loss on Schedule C), you can continue to roll them forward until you are entitled to claim them.

Should you roll over your house depreciation? Yes! IRS rules say that when you sell your home you must pay taxes on any house depreciation you claimed, or were entitled to claim, after 1997. So, each year you claim $2,000 in house depreciation you will owe taxes on it when you sell your home. This is true regardless of how many years you have quit your business before the sale.

If you are never entitled to claim house depreciation, you will never owe taxes on it. However, let’s say you can’t claim the $2,000 in depreciation in 2013, but you roll it over to 2014. In 2014 you do have a profit and claim the $2,000 from 2013 as well as the $2,000 you are entitled to claim for 2014. If you sold your home at the end of 2014 you would owe taxes on $4,000

What if you didn’t roll over your 2013 house depreciation? You would still owe taxes on it because IRS rules say that if you are entitled to depreciate your home you will be treated as if you did when you sell it! That means paying taxes on the $2,000 from 2013.

Therefore, you are always better off claiming house depreciation, even if it means rolling it over into a future tax year.

A Word About Claiming Losses

It’s not unusual to claim a loss when doing family child care. This is particularly true in the first year or two of your business. However, it’s always best to try to show a profit three out of every five years. By doing so, you will greatly reduce the chances that the IRS might audit you.

What should you do if you have shown a loss for two years in a row and it looks like you will show a loss for your third year? I would recommend reducing some of your Schedule C expenses (not your depreciation expenses) until you show at least a $1 profit. Roll over your Form 8829 expenses to the next year.

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Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

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