Su proveedor de
licencias dice que usted no ha cumplido
una regla. Usted no está de acuerdo. ¿Y ahora, qué?
Por Tom Copeland.
Publicado con su permiso.
Traducido por
Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
¿Cómo responde cuando su proveedor de licencias de cuidado infantil familiar, dice que usted ha violado una regla
de licencias?
Si está claro que usted realmente ha
violado una regla, entonces usted debe reconocer su error y tomar las acciones
requeridas por el proveedor de licencias para arreglar las cosas.
Pero, ¿y si usted no lo ve claro?
He aquí dos casos reales.
Kelly ha sido citada por su proveedor de licencias por violar una regla que
dice que debe recoger el nombre y la información de contacto del dentista de
cada niño. Pero una nueva familia de su programa dice que no tiene seguro
médico y por tanto no tienen un dentista para su niño. ¿Cómo puede Kelly
responder a su proveedor de licencias?
¿Qué pasa si la interpretación de una norma por parte del proveedor de licencias
es diferente a la suya?
Las leyes sobre licencias del estado de Roberta dicen que "los objetos
peligrosos y afilados no deben ser accesibles a los niños". Su proveedor
de licencias le cita por tener tijeras en la parte superior de la nevera. Roberta
no cree que haya violado la regla. ¿Y ahora qué?
Cómo responder
1) Discuta la violación de la regla con
su proveedor de licencias.
Pida al proveedor de licencias que le cite la norma que fue acusada de violar. Usted
quiere una discusión donde se pueden hacer preguntas al proveedor de licencias y explicar
su versión de las cosas.
Kelly preguntó a su proveedor de licencias, "¿Cómo puedo recoger el nombre
del dentista de los padres si no lo tienen?" Su proveedor de licencias le
dijo a Kelly que escribiera un nombre cualquiera. Kelly se negó. Personalmente,
yo no recomiendo poner nada que no sea cierto por escrito para su proveedor de
licencias.
Roberta le dijo a su proveedor de licencias, "Los niños no pueden alcanzar
la parte superior de la nevera, así que ¿por qué es esto una violación? Ya que
no pueden llegar a las tijeras, me parece que no son " accesibles. '"
Cuando una norma de cuidado de niños no es clara para usted y su proveedor de
licencias no es capaz de mostrar por escrito cualquier
aclaración de la regla, entonces podría ser que ambos interpretan la regla.
Roberta podría pedirle a su proveedor de licencias si hay otras sentencias que han interpretado
lo que significa "accesibles"
Sea siempre cortés y esté lo más tranquila posible cuando hable con su proveedor
de licencias. Su tarea principal es proteger la salud y la seguridad de los
niños y hay que respetar eso.
2) No firme el informe de un proveedor
de licencias si no lo ve claro.
Es difícil discutir sobre una violación de licencia a menos que la violación se
indique claramente por escrito. Por lo tanto, si el proveedor de licencias de Roberta escribe, "elemento
peligroso era accesible a los niños," Roberta debe pedirle que la
reescriba: "Una tijera se encontró en la parte superior del
refrigerador." Si el proveedor de licencias no está de acuerdo en hacer el
cambio, Roberta debe tomar nota de esta conversación, por lo que pueda suceder más
tarde.
3) Si usted no puede llegar a un
acuerdo, pida hablar con el supervisor del proveedor de licencias.
El supervisor puede ser capaz o no de ayudarle a resolver su disputa con el proveedor
de licencias. En el caso del nombre del médico, el supervisor dijo que ella
estaba en violación de la norma, aun cuando no existía ningún médico.
Los supervisores están en una posición más fuerte para determinar la
interpretación de las normas de concesión de licencias. Tal vez el supervisor
estará de acuerdo con Roberta sobre lo que significa "accesibles".
Quizás Kelly o Roberta pueden solicitar una variación de la norma como una solución
al problema.
4) Pregunte al supervisor de la oficina estatal de licencias de cuidado infantil para pedir aclaraciones sobre la disputa .
Subir por la cadena de mando puede ser necesario si el supervisor no le ha
convencido de que usted está equivocada. Kelly y Roberta pueden pedir a su proveedor
de licencias que solicite una aclaración por parte de la oficina de licencias
de cuidado infantil del estado. Si su proveedor de licencias no pide a la oficina estatal esta aclaración, Kelly
y Roberta pueden ponerse en contacto con ellos directamente. He visto esta maniobra
en algunas situaciones. Si la oficina estatal está de acuerdo con Kelly o Roberta, el
asunto debe ser resuelto.
5) Acuda a su representante del condado o
estado en busca de ayuda.
A veces usted puede estar tratando con un proveedor de licencias o supervisor que no atienden a
razones. O usted cree que están actuando sin profesionalismo. En otro caso, una
proveedora fue citada por no tener los registros adecuados en el archivo. Pero
mientras la proveedora estaba afuera con los niños, el proveedor de licencias
abrió el archivador de la proveedora y empezó a revisar sus registros sin su
permiso. Esto es poco profesional y posiblemente ilegal.
Si usted cree que no ha sido tratado de manera justa, es posible que desee
hablar con su representante de condado o
de estado. Si el proveedor de licencias es un empleado del condado, el
comisionado del condado tiene la autoridad para intervenir. Si da este paso,
prepare una breve declaración que resuma su situación y solicite una acción
específica. Es posible que desee ser reasignada a otro proveedor de licencias o
puede que quiera una disculpa.
6) Apelar la violación de licencia.
Si el proveedor de licencias y el supervisor no están dispuestos a rectificar
su incumplimiento de las reglas, usted puede apelar la decisión a la agencia
estatal de licencias (no todos los estados siguen el mismo proceso de
apelación). No cuesta nada apelar (a menos que usted contrate a un abogado),
aunque pueden pasar meses antes de que se decida su caso. En el caso de Kelly,
apeló y perdió. El estado dijo que a menos que recoja el nombre del dentista,
está incumpliendo las reglas. Por lo tanto, se vio obligada a negarse a
inscribirse la familia o a mentir. (¡Lo que es una ley tonta!)
7) Trabajar para cambiar la ley.
Si usted ha apelado su caso y perdido, puede valer la pena plantearse
el tratar de cambiar la ley. Hable con
su asociación estatal de cuidado infantil familiar (si la hay) o con otras
organizaciones de cuidado de niños en todo el estado en busca de ayuda. Roberta,
si pierde su caso, podría plantear la redacción de una nueva ley que aclare lo
que significa "accesibles".
Conclusión
Siempre que sea posible trate de prevenir un desacuerdo con su representante de licencias. Puede preguntarle a el/ella cuál cree que sea la solución. Muchas veces eso hace que le den una solución posible y fácil.
En el caso del dentista inexistente el representarte no supo dar una buena respuesta. Pero usted puede ser creativa. Puede decirle a la madre algo así como “Elija un dentista al que iría si tuviera seguro y la niña lo necesitara”, e incluso sugerir lugares donde atiendan sin seguro a bajo precio, o centros comunitarios. En Illinois no tenemos ese problema, pero tenemos otros similares, por ejemplo, con el pediatra del niño: muchas familias no tienen un pediatra. Es posible poner que va al Health Department. También donde piden la información de otra persona poniendo al niño en cuidado; puede ser que la madre no tenga otra persona. Pero ahora es posible poner la abuela u otro familiar. El mayor error es dejar la pregunta en blanco. Siempre ponga algo. Si absolutamente no hay nadie más a quien poner, escriba “No hay otra persona colocando al niño”, y NA en las restante preguntas.
Muchas proveedoras no se sienten cómodas discutiendo con su proveedor de
licencias. Tienen miedo de que si lo hacen, su proveedor de licencias pueda mirar más detenidamente para
encontrar violaciones de licencia adicionales en el futuro. Yo creo que es
razonable plantear preguntas sobre las normas de concesión de licencias que no
están claras para usted. Sea cortés, pero firme ,cuando pida una aclaración o
explicación de la decisión de su proveedor de licencias. Siguiendo el proceso
descrito anteriormente, usted debe ser capaz de resolver la mayoría de los
conflictos.
Pero si finalmente su representante de licencias piensa que no está cumpliendo una norma importante y no va a renovar o va a cancelarle la licencia pregúntele como puede apelar esa decisión. Usted tiene derecho a un juicio imparcial, y DCFS tiene que probar una violación importante para dejarla sin licencia. No es fácil para DCFS quitar una licencia. Necesitan un motivo muy fuerte, y comprobado. Es más fácil que no se la renueven si hay bastantes violaciones no arregladas durante los 3 años de vigencia de la licencia.
¿Cómo ha resuelto usted sus disputas con su proveedor de licencias?
How do you respond when your family child care licensor says that you have violated a licensing rule?
If it's clear to you that you were in violation of a rule, then you
should recognize your mistake and take any actions required by your
licensor to fix things.
But, what if it's not clear to you?
Here are two real cases.
Kelly is cited by her licensor for violating a rule that says that
she must collect the name and contact information for each child's
dentist. But a new family to her program says they don't have health
insurance and don't have a dentist for their toddler. How can Kelly
respond to her licensor?
What if the licensor's interpretation of a rule is different than yours?
Roberta's state licensing rule states that "dangerous and hazardous
items must not be accessible to the children". Her licensor cites her
for having scissors on the top of her refrigerator. Roberta doesn't
believe she have violated the rule. Now what?
How to Respond
1) Discuss the violation of the rule with your licensor.
Ask the licensor to cite the rule you were charged with violating.
You want a discussion where you can ask questions of the licensor and
explain your side of things.
Kelly asked her licensor, "How can I collect the name of the parent's
dentist if they don't have one?" Her licensor told Kelly to make up a
name. Kelly refused. I do not recommend putting anything in writing for
your licensor that is not true.
Roberta told her licensor, "The children can't reach up to take
anyting off the top of my refrigerator, so why is this a violation?
Since they can't reach the scissors, this seems to me that they are not
'accessible.'"
When a child care rule is not clear to you and your licensor is not
able to show you any written clarification of the rule, then it could be
that both of you are interpreting the rule. Roberta might ask her
licensor if there are any other rulings that have interpreted what
"accessible" means?
Always be polite and be as calm as possible when talking to your
licensor. Their primary job is to protect the health and safety of
children and you must respect that.
2) Don't sign a licensor's report if it's not clear to you.
It's hard to argue about a licensing violation unless the violation
is clearly stated in writing. So, if Roberta's licensor writes,
"Hazardous item was accessible to children," Roberta should ask her to
change the language to, "Scissor was found on top of the refrigerator."
If the licensor won't agree to make a change, Roberta should make a note
of this conversation so it can be raised later.
3) If you can't reach an agreement, ask to speak with the licensor's supervisor.
The supervisor may or may not be able to help you resolve your
dispute with your licensor. In the case of the doctor's name, the
supervisor said that she was in violation of the rule, even if no doctor
existed.
Supervisors are in a more powerful position to determine an
interpretation of licensing rules. Perhaps the supervisor will agree
with Roberta about what "accessible" means. Maybe Kelly or Roberta can
ask for a variance of the rule as a solution to the problem.
4) Ask the supervisor to seek clarification of your dispute from the state child care licensing office.
Going up the chain of command may be necessary if the supervisor
hasn't convinced you that you are wrong. Kelly and Roberta can ask their
licensor to request a clarification from the state child care licensing
office. If their licensor won't ask the state for clarification, Kelly
and Roberta can contact them directly. I have seen this work in some
situations. If the state agrees with Kelly or Roberta, the matter should
be resolved.
5) Ask your county/state representative for help.
Sometimes you may be dealing with a licensor or supervisor who won't
listen to reason. Or you believe they are acting unprofessionally. In
another case, a provider was cited for not having the proper records on
file. But while the provider was outside with the children the licensor
opened the provider's file cabinet and started going through her records
without her permission! This is unprofessional and possibly illegal.
If you believe you are not being treated fairly, you may want to talk
with your county or state representative. If your licensor is a county
employee, your county commissioner has the authority to intervene. If
you take this step, prepare a short statement summarizing your situation
and ask for specific action. You may want to be reassigned to another
licensor or you may want an apology.
6) Appeal your licensing violation.
If the licensor and supervisor are not willing to reverse your rule
violation you can appeal their decision to the state licensing agency
(not all states follow the same appeal process). It costs nothing to
appeal (unless you hire a lawyer), although it may take months before
your case is decided. In Kelly's case she appealed her case and lost!
The state said that unless she collected the name of the dentist she
violated the rules. Thus, she was forced to either refuse to enroll the
family or lie. (What a crazy ruling.)
7) Work to change the law.
If you have appealed your case and lost, it may be worth considering
trying to change the law. Talk to your state family child care
association (if there is one) or other state-wide child care
organizations for help. If Roberta loses her case she might want a new
law clarifying what "accessible" means.
Conclusion
Wherever possible try to prevent a disagreement with your licensor . You can ask him / her what think is the solution. Often that makes he give you a possible and easy solution.
In the case of nonexistent dentist, the licensor was unable to give a good answer. But you can be creative. You can tell the mother something like "Select a dentist that you would come if the child had insurance and needed it" and even suggest places where uninsured are attended cheaply, or community centers. In Illinois we don't have that problem, but we have like, for example, with the child's pediatrician; many families don't have a pediatrician. You canput that he goes to the Health Department. Also they asked for another person putting the child in care; may be that the mother does not have another. But now, we can put the grandmother or other relative. The biggest mistake is to leave the question blank. Always put something. If absolutely no one else to put, write "No other person placing the child", and NA in the remaining questions.
Many providers are uncomfortable arguing with their licensor. They
fear that if they do so their licensor may look more closely to find
additional licensing violations in the future. I believe that it's
reasonable to raise questions about licensing rules that are not clear
to you. Be polite, but firm as you ask for a clarification or
explanation of your licensor's decision. By following the process
outlined above you should be able to resolve most conflicts.
But if your licensor finally think that you are not serving a significant rule and he isn't going to renew or he wants cancel your license, will ask him how to appeal that decision. You have the right to a fair trial, and DCFS must prove a violation important to leave you without a license. DCFS is not easy to remove a license. They need a very strong reason, and tested. It's easier to not renew it if there are enough violations not arranged during the 3 year of your period of license.
How have you resolved disputes with your licensor?
