When children catch a disease. Cuando los niños se enferman

¿Es usted responsable cuando se enferman los niños de su programa?

Por Tom Copeland,publicado con su permiso.

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es 

Todo comenzó como un día normal en el cuidado infantil en el hogar de Kim Mueller en Minnesota, cuando de repente cuatro niños no emparentados comenzaron a vomitar con una diferencia de treinta minutos.

Sospechando que se trataba de un brote de Norovirus, Kim llamó de inmediato a los padres de familia y les pidió que pasaran a recoger a sus hijos tan pronto como fuera posible. Ella también anunció que cerraría el día siguiente (viernes).

Para el sábado, siete niños y varios padres habían enfermado. Kim llamó a su supervisor, y al Departamento estatal de Salud, y un epidemiólogo confirmó que se trataba de Norovirus.

Kim se tomaba muy en serio este tipo de problemas, no permitía que los niños enfermos acudieran a la guardería, y exigía que los padres vinieran a recoger a quienes se enferman durante el día. Pero ella no podía saber que unos padres habían suministrado medicamentos a sus hijos para contener la fiebre y que no se lo dijeron cuando llevaron al niño a la guardería.

Kim hizo todo lo correcto, de todas formas. Ella siguió todas las recomendaciones del estado para evitar la propagación de la enfermedad. De hecho, ni ella, ni su compañera de trabajo, ni su hija enfermaron con el norovirus.

Queja de Padres

La mayoría de los padres de la guardería de Kim fueron muy comprensivos. Salvo una familia que tenía previsto salir de vacaciones ese fin de semana, que se enojaron primero y la culparon después cuando toda su familia contrajo el virus.

Los padres acusan a Kim de arruinar sus vacaciones y ahora quieren que pague por sus vacaciones arruinadas.

¿Es Kim responsable?

A Kim le preocupa que la hagan responsable de esta situación y la hagan pagar los costos asociados a las familias enfermas.

Esto concierne a muchas proveedoras. ¿Qué pasa si los niños llegan con sarampión o alguna otra enfermedad contagiosa?

Kim no se puede hacer cargo de los niños que se enferman en su programa y no es responsable de las pérdidas financieras sufridas por los padres en este caso.

A menos que sea por negligencia en su cuidado de los niños, usted no puede ser considerada responsable de que los niños se enfermen. Negligencia sería si una proveedora ignora deliberadamente una lesión evidente o fiebre, o no sigue las instrucciones escritas por los padres sobre los medicamentos que debe suministrar a sus hijos, o no informa a los padres cuando un niño de su programa contrae una enfermedad contagiosa.

Si un padre le demanda porque su hijo se enfermó en su guardería, su póliza de seguro de responsabilidad empresarial le tendría que defender. ¡Otra razón para tener este seguro!

Yo sugeriría que le diga el padre descontento: "Yo no sé de dónde salió el Norovirus, pero todo apunta a que no fue de mi familia. Yo hice todo lo posible para evitar la propagación de la enfermedad. Yo sigo todas las normas exigidas por los supervisores para tener la licencia de cuidar niños. En última instancia, a pesar de todas mis precauciones, no puedo garantizar que su hijo nunca se enferme mientras asista a mi programa. Lamento que esto sea un inconveniente para usted, pero yo no soy responsable de ninguna de sus pérdidas financieras. Además, no le voy a cobrar los días que su hijo no venga por culpa de esta enfermedad”.

Otras cuestiones

Usted debe proteger la privacidad de las familias de su guardería no dando a conocer los nombres de los niños que se enferman. Si usted sabe quien trajo la enfermedad contagiosa (o piojos) a su programa, usted no debe compartir esta información con los otros padres. Diga a los padres las medidas que se están tomando contra la enfermedad. Pero no les importa cómo empezó.

Yo creo que es razonable no cobrar a los padres por los días de cuidado que pierde el niño debido a un brote de una enfermedad contagiosa. Muchas proveedoras tienen normas que permiten a los padres mantener a sus hijos en casa cuando ella se enferma y no les cobran por un número determinado de días. Todo depende de lo que pone en las cláusulas de su contrato.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Crédito de la imagen: www.foodsafetynews.com

Are You Liable When Children Catch a Disease in Your Program?

By Tom Copeland. Poster with his permission

 It started as a normal day in Kim Mueller's family child care home in Minnesota, when suddenly four unrelated children started vomiting within thirty minutes.

She suspected that it was an outbreak of Norovirus, so she immediately called the parents and asked everyone to pick up their children as soon as possible. She also announced that she was closing the following day (Friday).

By Saturday seven children and several parents had become ill. Kim called her licensor, and the state Department of Health and an Epidemiologist confirmed that it was Norovirus.

Kim had a strict policy that did not allow sick children to come and required parents to pick up children who become ill during the day. Despite this, in the past parents had used medications to mask fever and didn't tell Kim their child had been sick when they showed up for care.

Kim did all the right things. She followed all the state's recommendations to prevent the spread of illness. In fact, she, her co-provider and her daughter did not come down with Norovirus.

Parent Complaint

Most of Kim's parents were very understanding. However, one family who had a vacation planned for that weekend was very angry and blamed her when their entire family caught the virus.

The parents are accusing Kim of ruining their vacation and they want her to pay for their vacation.

Is Kim Liable?

Kim worries that she might be liable in this situation for the costs associated the children and parents getting sick.

This is a concern for many providers. What if the children had gotten measles or some other contagious disease?

Kim is not liable for children becoming ill in her program and is not responsible for financial losses suffered by the parents in this case.

Unless you are negligent in your care of children, you can't be held responsible for children getting sick. Negligence would be if a provider deliberately ignored an obvious injury or fever, failed to follow written instructions from parents about giving a child medications, or failed to inform a parent when a child in her program contracted a contagious disease.

If a parent did sue you because their child became ill while in your program, your business liability insurance policy will likely defend you. Another reason to get this insurance!

I would suggest telling the unhappy parent, "I don't know where the Norovirus came from, but it looks like it didn't come from my family. I did everything I could to prevent the spread of the disease. I following all licensing regulations. Ultimately, despite all the precautions I take, I can't ensure that you child will never become sick while attending my program. I am sorry that this was an inconvenience for you, but I'm not responsible for any of your financial loss. I won't be charging you for days your child misses care because of this illness."

Other Issues

You should protect the privacy of your families by not releasing the names of children who become ill. If you know who brought the contagious disease (or lice) into your program, you should not share this information with parents. Tell the parents how you are handling the outbreak. It doesn't matter to them how it got started.

I believe it's reasonable not to charge parents for days their child misses care because of an outbreak of a contagious illness. Many providers have policies that allow parents to keep their child at home when she becomes ill and do not charge for a set number of days. It's up to you what to put in your policies.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Image credit: www.foodsafetynews.com

Closing down. El momento del cierre

Cerrando su negocio de cuidado infantil familiar

Por Tom Copeland, publicado con su permiso.

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

 

Llegará un día en que cierre su negocio.

Cuando llegue ese día, he aquí algunas cuestiones fiscales y no fiscales a tener en cuenta:

Cuestiones Fiscales

Reclame todos sus ingresos y gastos del negocio del último año de su negocio.

Al calcular el porcentaje Tiempo-Espacio del último año, ajuste el número de horas  al año en el Formulario 8829 Gastos por el uso de su casa para el negocio (Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home) Si usted cerró antes del fin del año,  sólo puede reclamar los gastos de la casa de los meses que estuvo en el negocio.

Si usted ha estado depreciando los artículos usados en su negocio, normalmente sólo podrá reclamar medio año de depreciación, no importa qué mes se cierra la guardería.

La excepción es para la depreciación de su casa y mejoras en el hogar. Para esto usted puede reclamar la depreciación hasta el mes en que cierre.

Si antes de cerrar usted reemplaza artículos que ha estado depreciando (alfombras, suelos de vinilo o de madera, muebles, electrodomésticos, etc.) usted tendrá derecho a deducir la totalidad de la depreciación no reclamada todavía en sus últimos formularios de impuestos.

Por ejemplo, si sustituye la alfombra en su sala de juegos antes del cierre, y lleva cuatro años depreciándola, puede deducir los cuatro séptimos de depreciación que le restan. Si espera hasta después del cierre para sustituir esos artículos, usted no podrá deducir nada de la depreciación restante.

Después de salir de los negocios, la única cosa que hay que recordar acerca de los impuestos es que usted tendrá que pagar algunos impuestos al vender su casa. Si usted vende su casa inmediatamente, o años más tarde, usted tendrá que pagar impuestos sobre la depreciación de su casa que declaró desde mayo de 1997.

Usted tendrá que pagar este impuesto aunque no haya reclamado depreciación de su casa. Por lo tanto, cuando usted comience a hacer planes para vender su casa, contacte a un profesional de impuestos para ayudarle a lidiar con las consecuencias fiscales de esta acción.

Usted no tiene que anunciar al IRS (o su departamento estatal de ingresos) que se va a cerrar. Usted simplemente no presente ninguno  de los formularios de impuestos de negocios (Formulario 8829, Anexo C, Formulario 4562, etc.) en el año después de la clausura.

Cuestiones no tributarias

Comuníquese con su supervisor de cuidado infantil, su Child Care Resource and referral  local y su asociación de cuidado infantil en el hogar para que puedan actualizar sus registros.

Póngase en contacto con su agente de seguros para su hogar y automóvil. Usted puede tener derecho a una prima de riesgo reducido, dependiendo de sus circunstancias.

Póngase en contacto con su agente de seguros de responsabilidad empresarial. Usted puede obtener un reembolso por la cancelación de su póliza de seguro antes de que finalice el año. Guarde una copia de su póliza de seguro hasta que el niño más joven de su programa (en el momento en que cerró su negocio) alcance los 21 años Antes de eso, puede ser posible que un niño le demande por una lesión que se produjo mientras estaba a  su cuidado.

Notifique a sus padres, por escrito, que está cerrando su negocio. Guarde copias de este aviso en sus registros. Si el contrato requiere dar a los padres un aviso con antelación de dos semanas, hágalo.

Pero, si le dice a los padres con un mes de adelanta que usted va a cerrar su negocio, algunos padres pueden querer terminar antes. Tenga esto en cuenta al momento de decidir cuándo informar a los padres de su decisión.

Si están cerrando su negocio, espero que se tome un momento para apreciar cómo todo su duro trabajo a lo largo de los años ha tenido un impacto positivo en tantos niños. ¡Enhorabuena!

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Crédito de la imagen: www.daycareresource.com

Para obtener más información acerca de la consecuencias fiscales de cerrar su negocio, vea mi my 2014 Family Child Care Tax Workbook and Organizer.

Closing Down Your Family Child Care Business

By Tom Copeland. Posted with permission.

There will come a day when you close down your business.

When that day comes, here are some tax and non-tax issues to consider:

Tax Issues

Claim all your business income and expenses for the last year you were in business.

When you calculate your Time-Space % for your final year, adjust the number of hours in the year on Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home if you closed down before the end of the year. You can only claim house expenses for the months you were in business.

If you have been depreciating items used in your business, you normally will only get a half year's worth of depreciation in the year you go out of business, no matter what month you close down.

The exception is for depreciation on your home and home improvements. For these items you claim the last year of depreciation based on the month you close down.

If before you go out of business you replace items you have been depreciating (carpet, vinyl or wood floors, furniture, appliances, etc.) you will be entitled to deduct all of the remaining unclaimed depreciation on these items on your last business tax forms.

For example, if you replace the carpeting in your playroom before you go out of business, and it's in the fourth year of depreciation, you can deduct the fourth-seventh years of depreciation. If you wait until after you go out of business to replace such items, you will not be able to deduct any of the remaining unclaimed depreciation.

After going out of business, the only thing you need to remember about taxes is that you will owe some taxes when you sell your home. Whether you sell your home immediately after going out of business, or years later, you will owe taxes on the depreciation you claimed on your home since May, 1997.

You will owe this tax whether or not you actually claimed depreciation on your home. Therefore, when you do start to make plans to sell your home, contact a tax professional to help you deal with the tax consequences of this action. See my article:"Will You Owe Taxes When You Sell Your Home?"

You don't have to announce to the IRS (or your state department of revenue) that you are going out of business. You simply don't file any of the business tax forms (Form 8829, Schedule C, Form 4562, etc.) in the year after you go out of business.

Non-Tax Issues

Contact your child care licensor, your local Child Care Resource and Referral agency and your family child care association so they can update their records.

Contact your insurance agent for your home and car. You may be entitled to a reduced insurance rate, depending on your circumstances.

Contact your business liability insurance agent. You may get a refund for cancelling your insurance policy before the end of the year. Save a copy of your insurance policy until the youngest child in your program (at the time you closed your business) reaches age 21. Before then, it may be possible for a child to sue you for an injury that occurred while in your care.

Notify your parents, in writing, that you are closing your business. Keep copies of this notice for your records. If your contract requires you to give parents a two-week notice, do so.

But, if you tell parents months in advance that you are closing your business, some parents may want to terminate earlier. Take this into consideration when deciding when to inform parents of your decision.

If you are closing down your business, I hope you take a moment to appreciate how all of your hard work over the years has had a positive impact on so many children. Congratulations!

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Image credit: www.daycareresource.com

For more information about the tax consequence of closing your business, see my 2014 Family Child Care Tax Workbook and Organizer.

Mistakes on child care returns

Errores comunes en las declaraciones de impuestos en el Cuidado Infantil Familiar

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es 

En las últimas semanas he visto estos errores comunes cometidos por las proveedoras de cuidado infantil en sus declaraciones de impuestos:

* No deducir los intereses del préstamo de coche

* Mal cálculo del tiempo dedicado a las compras

* No depreciar los artículos comprados antes del inicio del negocio

* Reclamar 100% de los artículos de uso doméstico

He estado revisando las declaraciones de impuestos de las proveedoras de cuidado infantil en el hogar que son miembros de la Asociación de Empresas de Cuidado Infantil. Si usted se une (o renueva su participación) a la Asociación antes de 01 de marzo 2015 voy a revisar su declaración de impuestos de forma gratuita.

Errores comunes

Interés del préstamo de coche: Muchas proveedoras que son trabajadoras por cuenta propia, no deducen correctamente la parte del negocio de su interés del préstamo del carro, incluso cuando se utiliza la tarifa estándar para reclamar gastos de automóvil.

Porcentaje de tiempo: Usted no puede contar las horas de trabajo realizadas fuera de su hogar (compras, asistir a talleres de capacitación, reuniones en casas de otros proveedores, etc.). Esto se debe a que su porcentaje Tiempo-Espacio se utiliza para gastos de la casa, y cuando está lejos de su casa, incluso cuando es para un propósito comercial, usted no está utilizando su casa.

La depreciación del inmueble: Todas las declaraciones de impuestos que he visto, fallaron en reclamar la depreciación en artículos del hogar que eran propiedad de la proveedora antes de que ella comenzara su negocio. Esta es una gran deducción que no se debe pasar por alto.

Artículos para el hogar: Muchas proveedoras tratan de deducir el 100% de sus suministros domésticos (papel higiénico, toallas de papel, productos de limpieza, detergentes para lavar ropa, etc.). Dado que estos artículos también se utilizan para uso personal, se debe aplicar el porcentaje Tiempo-Espacio antes de deducirlo. Si usted compra estos artículos por separado para su uso comercial y personal, mantenga los recibos de todas las compras de negocios y personales.

Depreciación: Un buen número de proveedoras incluyó artículos que cuestan menos de $ 500 en la sección de depreciación del Minute Menu Kids Pro. Usted no tiene que depreciar artículos que cuestan menos de $ 500. Incluir una mesa o un sofá de $ 400 puede ser confuso porque es probable que se apunten en la categoría de gastos de "Muebles / Electrodomésticos." Pero ningún artículo allí incluido será considerado como depreciable. En su lugar, incluya estos artículos que cuestan menos de $ 500 en "Artículos de la casa."

Porcentaje de espacio: Una proveedora no reclamó un dormitorio y una sala de lavandería como de uso regular en su negocio. Ella tenía derecho a descontar  totalmente la habitación porque la utilizó para almacenar una gran cantidad de artículos de cuidado infantil. Su cuarto de lavado también es utilizado regularmente por su negocio. Los niños de guardería no necesitan estar en una habitación para que pueda ser considerada como de uso regular en el negocio. Incluso las salas prohibidas a los niños por las normas de concesión de licencias, se pueden utilizar con regularidad.

Horas cuando los niños no están presentes en la guardería: La mayoría de las proveedoras han registrado mal las horas que pasaron en actividades empresariales cuando los niños no estaban presentes en la guardería. Intente mantener al menos dos meses de registros diarios para actividades tales como: la limpieza, preparación de actividades, registro de datos, preparación de comidas, tiempo en Internet  (leer mi blog), entrevistas con los padres y las llamadas telefónicas, etc.

Depreciación de la casa: Muchas proveedoras no reclaman la depreciación de su casa. Esta es una gran deducción que no querrá perderse. Algunas de estas proveedoras nunca la habían reclamado. Yo les animé a presentar el formulario 3115 del IRS para recuperar cualquier depreciación no reclamada.

Kilometraje (o milleaje): Usted no puede reclamar los viajes a la estación de servicio para comprar el gas o hacer un cambio de aceite, como salidas de negocios, a menos que el uso por negocios de su carro sea más del 50%

Porcentaje actual de uso del negocio: Algunas proveedoras reclamaron diferentes porcentajes reales de uso de elementos como el agua (55%), televisión por cable (65%), electricidad (80%), y así sucesivamente. Aunque se puede calcular un porcentaje real del uso empresarial en algunos artículos de negocios, sólo debe hacerlo si ha comprobado este uso real por lo menos durante un mes o dos. Debe registrar en una agenda o en otro lugar el uso comercial y personal. Aunque se puede hacer esto por el uso de la televisión o teléfono celular, se hace extremadamente difícil hacerlo. Normalmente, las proveedoras utilizarán su porcentaje Tiempo-Espacio para todos los elementos compartidos.

Pagos de impuestos estimados: Usted no puede deducir los pagos de impuestos estimados trimestrales como un gasto de negocio. No entre estos gastos en Minute Menu.

Honorarios de preparación de impuestos: Sólo se puede deducir lo que paga a un preparador de impuestos por rellenar sus formularios de negocios. Estos formularios incluyen: El formulario de depreciación 4562, el formulario 8829 de gastos para el uso del negocio de su hogar, el Anexo C, Anexo SE, el Formulario 3115, y cualquier formulario de impuestos de nómina. Si utiliza TurboTax, aplique su porcentaje Tiempo-Espacio.

Nadie dijo que la preparación de una declaración de impuestos de cuidado infantil familiar es fácil. Trate de evitar estos errores comunes.

Para obtener la revisión gratuita de su declaración de impuestos, afíliese o renueve su participación a la asociación de proveedoras de cuidado infantil. La cuota anual de $ 15 es deducible de impuestos yo se los devuelvo si no le ahorro por lo menos $ 15 en impuestos. Los miembros de la Asociación también tienen acceso a vídeos formativos sobre el uso de Minute Menu Kids Pro software de manera más efectiva.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Crédito de la imagen: blogs.angloinfo.com

Mi 2014 Family Child Care Tax Workbook and Organizer ofrece instrucciones línea por línea sobre cómo llenar todos los formularios de impuestos federales.

Common Mistakes Made On Family Child Care Tax Returns

By Tom Copeland. Posted with permission.

In the past two weeks I've seen these common mistakes made by family child care providers on their tax returns:

* Not deducting car loan interest

* Counting time spent shopping

* Not depreciating items owned before the business began

* Claiming 100% of household supplies

I've been reviewing the tax returns of family child care providers who are members of The Child Care Business Partnership. If you join (or renew) the Partnership before March 1, 2015 I will review your Minute Menu Kids Pro tax reports and/or your tax return for free!

Common Mistakes

Car loan interest: Many providers who are self employed fail to deduct the business portion of their car loan interest, even when using the standard mileage rate to claim car expenses.

Time percent: You cannot count hours spent on business activities outside of your home (shopping, attending training workshops, meetings in other provider's homes, etc.). This is because your Time-Space % is used for house expenses and when you are away from your home, even when it's for a business purpose, you are not using your home.

Property depreciation: Every Minute Menu report and tax return I looked at failed to claim depreciation on household items owned by the provider before she started her business. This is a big deduction that you should not overlook. See my article "Conduct a Household Inventory To Save Money."

Household supplies: Many providers try to deduct 100% of their household supplies (toilet paper, paper towels, cleaning products, laundry detergent, etc.). Since these items are also used personally you must apply your Time-Space % before deducting them. If you buy these items separately for your business and personal use, keep receipts for all business and personal purchases.

Depreciation: A number of providers entered items that cost less than $500 into the depreciation section of Minute Menu Kids Pro. You do not have to depreciate items costing less than $500. See my article on this topic. Entering a $400 table or couch into Minute Menu Kids Pro can be confusing because you are likely to choose the expense category of "Furniture/Appliances." But, any items entered there will be treated as something to depreciate. Instead, enter items costing less than $500 under "Household Items."

Space percent: One provider didn't claim a bedroom and laundry room as regular use in her business.  She was entitled to count the entire bedroom because she used it to store a lot of daycare items. Her laundry room is also regularly used by her business. Day care children do not need to be in a room for it to be considered regularly used in the business. Even rooms that licensing rules prohibit children to enter can be regularly used. See my article"How to Calculate Your Space Percent."

Hours when children are not present in home: Most providers did a poor job of recording the hours they spent on business activities when children were not present in the home. Try to keep at least two months of daily records for such activities as: cleaning, activity preparation, record keeping, meal preparation, time on the Internet (reading my blog!), parent interviews and phone calls, etc. See my article "The Single Most Important Thing You Can Do To Reduce Your Taxes."

Home depreciation: Many providers failed to claim depreciation on their home. This is a large deduction that you don't want to miss. Some of these providers had never claimed house depreciation. I told them to file IRS Form 3115 to recapture any previously unclaimed depreciation. See my articles "Should You Depreciate Your Home?" and "How to Claim Previously Unclaimed Depreciation."

Mileage: You can't claim trips to the gas station to get gas or have your oil changed as business miles, unless the overall use of your car is more than 50% business.

Actual business use percent: Some providers claimed different actual use percentages for items such as water (55%), cable television (65%), electricity (80%), and so on. Although you can calculate an actual business use percent on some business items, you should only do so if you have tracked the actual use for at least a month or two. This means recording on a calendar or some other place the business and personal use. Although you could do this for the use of the television or cell phone, it becomes extremely difficult to try to do for utility expenses. Typically, providers will use their Time-Space % for all shared items. See my article "How to Calculate an Actual Business Use Percent."

Estimated tax payments: You cannot deduct any quarterly estimated tax payments as a business expense. Do not enter these expenses into Minute Menu.

Tax preparation fees: You can only deduct the cost to have your business tax forms completed by a tax preparer. These forms include: Form 4562 Depreciation, Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home, Schedule C, Schedule SE, Form 3115, and any payroll tax forms. Get your tax preparer to break out the cost of doing these forms from your other personal tax forms. If you use TurboTax, apply your Time-Space %.

Nobody ever said preparing a family child care tax return is easy. Try to avoid these common mistakes.

To get your free review of your tax return and/or Minute Menu yearly reports, join or renew The Child Care Business Partnership. The annual $15 fee is tax deductible and I'll refund it if I can't save you at least $15 in taxes! Members of the Partnership also get access to nineteen instructional videos on how to use Minute Menu Kids Pro software more effectively.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Image credit: blogs.angloinfo.com

My 2014 Family Child Care Tax Workbook and Organizer offers line-by-line instructions on how to fill out all of your federal tax forms.