¿Cómo mantener el contacto de los padres que
llaman buscando Cuidado de Niños?
Por Tom
Copeland, publicado con su permiso
Cuando
un posible cliente llama a su cuidado infantil, a usted le convendría mantener
un registro de su llamada para contactarlo más adelante.
Le
sugiero que cree un formulario que le permite recopilar información de contacto
de los padres y otros detalles. Al final del artículo encontrará un ejemplo.
Aquí ofrecemos
algunos consejos sobre cómo utilizar un formulario:
*
Pregunte vía telefónica por el correo electrónico de los padres, y mantenga el
contacto mediante el envío de una nota de agradecimiento por correo
electrónico.
*
Incluya en su correo un enlace a su página de Facebook o página web. Adjunte
una tarjeta de visita escaneada que los padres pueden reenviar a sus amigos y
otras personas que pueden estar buscando alguien para el cuidado infantil.
* Pregunte
a los padres cómo conocieron su programa; así puede hacerse una idea de los
resultados de su marketing.
* Si da
sus tarifas por teléfono, anote la cantidad que cita en cada llamada de los
padres.
* Anote
la fecha y la hora de cualquier entrevista programada.
*
Utilice el Formulario de seguimiento de llamadas de padres para tomar notas de
las llamadas posteriores u otros contactos con los padres.
Llamadas de Padres. Registro de Seguimiento
Registro de Seguimiento de las llamadas de los Padres.
Fecha de la llamada _________________________
Nombre de los padre (s)
_____________________________________________________________________
Dirección
_____________________________________________________________
Teléfono del trabajo _______________________ de la casa________________
celular ___________________
Email _____________________________________________
Nombre del niño # 1 _____________________________ Fecha
de nacimiento _________________
Nombre del niño # 2 _____________________________ Fecha
de nacimiento _________________
Nombre del niño # 3 _____________________________ Fecha
de nacimiento _________________
Cuándo quiere empezar ____________________________ Precio
acordado _______________
Necesidades especiales / intereses del niño _____________________________________________
¿Cómo conoció mi programa?
_____ El boca a boca (¿quién?) ____________________________________________
_____ Anuncios
clasificados (¿dónde?) ____________________________________________
_____ Child Care
Resource and Referral
_____ Otro _________________________________________________________
_____ Otro
__________________________________________________________
Preocupaciones de los padres / notas:
_________________________________________________
____________________________________________________________________
Entrevista, Fecha / hora programada:
_____________________________________
Si el padre no quiere la entrevista, ¿por qué?
___________________________________________
Si yo rechacé al padre, ¿por qué?
______________________________________________
Seguimiento de Notas (registro de llamadas posteriores /
contactos con los padres):
Fecha de Contacto: __________ Notas:
________________________________________
Fecha de Contacto: __________ Notas:
________________________________________
Otras Notas:
How to Keep Track of
Parents Who Call Looking For Child Care
By Tom Copeland. Posted
with permission
When a prospective client calls your family child
care home you want to keep a record of their call so you can follow up later.
I suggest you
create a form that allows you to gather the parent's contact information and
more. Here's a sampleParent Call
Tracking Form that
you can download and use in your program.
Here are some
tips on how to use such a form:
* Ask for the
parent's email address over the phone and followup by sending them a thank you
note via email.
* Include a
link to your Facebook page or website in your email. Attach a scanned business
card they can forward to their friends and others who may be looking for child
care.
* Ask the
parent how she heard about your program, so you can measure how well your
marketing efforts are working.
* If you do
give out your rates over the phone, make a note of how much you quoted to each
parent calling.
* Record the
date and time of any scheduled interview.
* Use
your Parent Call
Tracking Form to keep notes
of any subsequent calls or other contacts with the parent.
I've written
previous articles o:
Tom Copeland
- www.tomcopelandblog.com
Image credit:
https://www.flickr.com/photos/57457305@N05/
For more marketing ideas, see my book Family Child
Care Marketing Guide.
Parent Call Tracking Form
Parent Call
Tracking Form
Date of call _________________________
Name of parent(s)
_____________________________________________________________________
Address _____________________________________________________________
Phone # home______________ work ________________ cell ___________________
Email _____________________________________________
Name of child #1 _____________________________ Birth date _________________
Name of child #2 _____________________________ Birth date _________________
Name of child #3 _____________________________ Birth date _________________
Desired start date ____________________________ Rate quoted _______________
Special needs/interests of child_____________________________________________
How do you hear about my program?
_____ Word of mouth (who?) ____________________________________________
_____ Classified ad (where?) ____________________________________________
_____ Child Care Resource and Referral
_____ Other _________________________________________________________
_____ Other __________________________________________________________
Parent concerns/notes: _________________________________________________
____________________________________________________________________
Date/time interview scheduled: _____________________________________
If parent declined interview, why? ___________________________________________
If I turned down parent, why? ______________________________________________
Follow-up Notes (record of subsequent calls/contacts with parent):
Date of Contact: __________ Notes: ________________________________________
Date of Contact: __________ Notes: ________________________________________
Other Notes:
Date of call _________________________
Name of parent(s)
_____________________________________________________________________
Address _____________________________________________________________
Phone # home______________ work ________________ cell ___________________
Email _____________________________________________
Name of child #1 _____________________________ Birth date _________________
Name of child #2 _____________________________ Birth date _________________
Name of child #3 _____________________________ Birth date _________________
Desired start date ____________________________ Rate quoted _______________
Special needs/interests of child_____________________________________________
How do you hear about my program?
_____ Word of mouth (who?) ____________________________________________
_____ Classified ad (where?) ____________________________________________
_____ Child Care Resource and Referral
_____ Other _________________________________________________________
_____ Other __________________________________________________________
Parent concerns/notes: _________________________________________________
____________________________________________________________________
Date/time interview scheduled: _____________________________________
If parent declined interview, why? ___________________________________________
If I turned down parent, why? ______________________________________________
Follow-up Notes (record of subsequent calls/contacts with parent):
Date of Contact: __________ Notes: ________________________________________
Date of Contact: __________ Notes: ________________________________________
Other Notes:
