Ayuda del IRS para pequeños negocios.

Online Tax Center Offers Tools and Resources for Small Businesses and Self-Employed 

If you're a small business or a self-employed individual who needs answers to tax questions, educational materials or tools to help you run your business, check out the IRS's Small Business and Self-Employed Tax Center on this website.

This one-stop shop offers extensive resources and online tools to help small businesses and self-employed persons by providing resources such as:.

• Small business forms and publications
• Online applications for an Employer Identification Number
• Employment tax information – federal income tax, Social Security and Medicare taxes, FUTA and self-employment tax
• Tax-related news that could affect your business
• Small business educational events
• IRS videos for small businesses
• A-Z Index for Business, a fast way to find information

The site provides important federal tax information for all stages of owning a business, whether you’re starting, operating or closing a business.
Other resources available on the IRS website include:
The IRS Video Portal: Small Business Video and Audio Presentations
Tax questions?  Learn about tax topics through video and audio presentations on the IRS Video Portal.  The video portal contains archived video of live panel discussions and audio from national phone forums, as well as other webinars and video clips.
IRS Audits Video Series:
"Your Guide to an IRS Audit” takes the viewer through the steps of an audit from notification to closing. The video series is composed of scenarios that demonstrate the stages of each type of audit: correspondence, office and field. The scenarios address issues that are common to audits of small businesses.
Virtual Small Business Tax Workshop:Virtual Small Business Tax Workshop
The IRS Virtual Small Business Tax Workshop is an interactive resource to help small business owners learn about their federal tax rights and responsibilities. The workshop contains nine stand-alone lessons that can be selected and viewed in any sequence. The workshop is available online 24 hours a day, seven days a week from any computer. It can also be ordered on CD.
Tax Calendar for Small Business Taxpayers:Tax Calendar for Small Businesses and Self-Employed
The Tax Calendar for Small Businesses and Self-Employed – Publication 1518 – is available online or as a printable PDF file. This 12-month calendar is filled with information on general business taxes, IRS and Social Security Administration customer assistance, electronic filing and paying options, retirement plans, business publications and forms, and common tax filing dates. Each page highlights different tax issues and tips that may be relevant to small-business owners, with room on each month to add notes, state tax dates or business appointments.  You can also download the tax events into your calendar or subscribe to the tax calendar events.  The calendar provides the small business owner with a ready resource for meeting their tax obligations.

Links:

• Small Business and Self-Employed Tax Center 
• Small Business Video and Audio Presentations 
• Virtual Small Business Tax Workshop 
• Tax Calendar for Small Businesses and Self-Employed

Niños con desabilidades actuando

El grupo Motxila 21 son chicos y chicas con  síndrome de Down que
actúan allí donde les llaman, aquí también aparecen padres y madres en este precioso vídeo, padres
que lejos de ocultar como antiguamente a estos alegres chicos
disfrutan con ellos. A mi me ha emocionado.

http://vimeo.com/41279958

Esto si que es inclusión de niños con desabilidades.

LA PRIMAVERA NOS TRAE GASTOS DEDUCIBLES. TAX DEDUCTIBLES SPRING OF CLEANING

 

Con el clima cálido en todo el país, el tiempo de limpieza de primavera ya está aquí.

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

Como proveedor de cuidado infantil usted puede tomar ventaja de las deducciones de muchos negocios asociados con la limpieza interior y exterior.

Los costos asociados con la limpieza y mantenimiento de espacio al aire libre donde juegan los niños son, probablemente, al menos en parte deducible como un gasto de negocio. Estos pueden incluir: cortadora de césped, el gas para la cortadora de césped, rastrillo de jardín y la manguera, la azada, pala, bolsas de basura, abono, plantas, árboles, remoción de árboles, carretilla, etc.

Los costos de limpieza de interior pueden incluir: limpiador de ventanas, toallas de papel, cera para pisos, trapeador húmedo / seco, escoba, aspirador, aspiradora de taller, esponjas, desinfectante, limpiador de vapor, un cubo o balde, ambientadores, etc.

También puede deducir el costo de contratar a alguien para la limpieza o cortar el césped. Si usted contrata a un trabajador por cuenta propia (en lugar de una empresa) debe presentar el Formulario 1099 Miscelaneo del IRS si usted paga a una sola persona $ 600 o más.

A menos que usted está gastando dinero para limpiar las habitaciones de uso exclusivo de negocios, debe utilizar su tiempo-espacio porcentaje para determinar la parte de negocio de estos gastos que puede deducir.
www.tomcopelandblog.com

Weekly Business Tip: Spring Cleaning

By Tom Copeland. Published with permission.

With warm weather spreading across the country, spring cleaning time is here.

As a family child care provider, you want to take advantage of the many business deductions associated with indoor and outdoor cleaning.

Costs associated with the cleaning and maintaining of outdoor space where children play are probably at least partly deductible as a business expense. These can include: lawn mower, gas for the lawn mower, garden rake and hose, hoe, shovel, garbage bags, mulch, plants, tree, tree removal, wheel barrow, and so on.

Indoor cleaning costs can include: window cleaner, paper towels, floor polish, wet/dry mop, broom, vacuum cleaner, shop vac, sponges, disinfectant, steam cleaner, pail or bucket, air fresheners, and so on.

You can also deduct the cost of hiring someone to do your indoor cleaning or mowing your lawn. If you hire a self-employed person (rather than a company) you must file IRS  Form 1099 Misc. if you pay any one person $600 or more.

Unless you are spending money to clean exclusive business use rooms, use your Time-Space Percentage to determine the business portion of these costs you can deduct.

www.tomcopelandblog.tom

Marketing Tools

New Marketing Tools Available from First Children's Finance

By Tom Copeland. Published with permission.

Why should parents bring their child to your family child care program?
Your ability to answer this question will determine in large part how successful you will be. Maybe you run a high quality program, but unless parents know about you, you may struggle to succeed.
First Children's Finance, a non-profit agency in Minneapolis, Minnesota has posted a number of marketing tools on its website that you can download to help you promote your program. They include:
* Promoting the Benefits of Your Child Care Program: a worksheet to help you identify the benefits of your program.
* Marketing Assessment Checklist: a checklist that identifies over 30 marketing tactics to help direct your marketing efforts.
* Who Are My Toughest Competitors?: a worksheet to help you compare your program.
The First Children's Finance website also contains a number of additional marketing resources. Their Business Resource Center for Family Providers offers tools and resources on Recordkeeping and Taxes, Contracts & Policies, Legal & Insurance, Money Management, and How to Start. I wrote a number of these tools and resources.

FCF is a non-profit organization providing financial and business-development assistance to high-quality child care businesses (homes and centers) sering low-and moderate-income families. They offer low-interest child care loans and business consulting services in Minnesota, Iowa, Michigan, and North and South Dakota. For further information about their loan program, call 612-279-6515.
For many years I served on the board of FCF.
Image credit: www.firstchildrensfinance.org
For more information about marketing, see my book Family Child Care Marketing Guide.

www.tomcopelandblog.com

ENTRENAMIENTO DE OBLIGADO REPORTER; MANDATED REPORTER TRAINING

Lo puede tomar en la computadora en inglés o en español. Debe registrarse al comenzar, tomar un test de conocimientos previos, realizar el test, volver a tomar el test para que DHS vea si el entrenamiento es efectivo, e imprimir su certificado. Debe imprimir el certificado al terminar el entrenamiento, o tendrá que tomarlo de nuevo.
El entrenamiento de delator mandatario puede ser obtenido de la página web del Departamento en: https://www.dcfstraining.org/manrep/index.jsp
También el YWCA ofrece ocasionalmente entrenamientos de mandado repórter en español, revise la lista de entrenamientos del YWCA.


You can take the computer training in English or Spanish. You must register to get started, take a test of prior knowledge, take the training, retake the test to see if the DHS training is effective, and print your certificate. You must print the certificate upon completion of training, or you will have to take it again.
To take the online training go to
https://www.dcfstraining.org/manrep/index.jsp

Sus beneficios del Seguro Social, ahora en internet. Social Security Statements Now Online

Sus beneficios del Seguro Social, ahora en internet.
Usted puede ahora encontrar sus beneficios del Seguro Social en internet través de la Administración del Seguro Social.
Su Declaración del Seguro Social contiene una estimación de los beneficios que puede recibir del Seguro Social si toma la jubilación anticipada (62 años), o la jubilación completa (65 años o 66), o a los 70 años de edad.
Su Declaración también mostrará su registro de ganancias durante su vida laboral.
La Administración del Seguro Social ha dejado de enviar por correo las declaraciones anuales a principios de 2011 debido a los recortes presupuestarios. Es importante que los proveedores de cuidado infantil revisen su declaración cada año para asegurarse que la información contenida sea correcta. Compare lo que está en esta Declaración con su Formulario anual del IRS 1040SE Impuesto del Trabajo Autónomo, línea 4 (Form 1040SE Self Employment Tax). Si estos números no coinciden, contacte de inmediato con el Seguro Social al 800-772-1213.
En la actualidad, el último año de las ganancias registradas en esta Declaración es el año 2010. Las ganancias para el 2011 no se publicarán hasta septiembre de este año.
Sus beneficios de Seguro Social se basan en los mejores 35 años de ganancias de toda su vida. Para obtener una mejor estimación de lo que usted podría recibir como beneficios del Seguro Social, use el estimador de jubilación (retirement estimator) del Seguro Social y anote las cantidades que puede esperar ganar cada año desde la actualidad hasta su jubilación.

Social Security Statements Now OnlineYou can now access your Social Security Statement online from the Social Security Administration.
Your Social Security Statement contains an estimate of how much you can expect to receive in Social Security benefits if you take early retirement (age 62), at full retirement (age 65 or 66), or at age 70.
Your Statement will also show your Earnings Record over your lifetime.
The Social Security Administration had stopped mailing out annual statements in early 2011 because of budget cuts. It's important for family child care providers to check their Statement each year to be sure the information contained is correct. Compare what is on this Statement with your annual IRS Form 1040SE Self Employment Tax, line 4. If these numbers don't match, contact Social Security right away at 800-772-1213.
Currently, the last year of earnings reported in this Statement is 2010. Earnings for 2011 will be posted as late as September of this year.
Your Social Security benefits will be based on the best 35 years of earnings over your lifetime. To get a better estimate of what you might receive in Social Security benefits, use the Social Security retirement estimator and enter the amounts you expect to earn each year between now and your retirement.
See also: Social Security and Family Child Care.

Social security and child care. Seguridad social y cuidado infantil

Seguridad Social y  Cuidado infantil familiar.

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

 Los proveedores de cuidado infantil tienen un especial interés en el futuro de la Seguridad Social. Con todo el reciente debate político sobre la reforma de la Seguridad Social, muchos proveedores de cuidado infantil no son conscientes de cómo funciona este programa.

Usted califica para los beneficios del Seguro Social mediante el pago de un 13,3% de su beneficio empresarial a los impuestos del Seguro Social (La cantidad se redujo recientemente del 15,3%).

Si usted contrata empleados, pagará el 7,65% del salario del trabajador de su propio bolsillo y retendrá el 5,65% del sueldo del empleado.

Para recibir beneficios de Seguridad Social, usted debe pagar impuestos de Seguro Social por lo menos durante 10 años de trabajo.

Sólo tendrá que pagar impuestos de Seguro Social si su beneficio es más de $ 400 en un año. Si usted gana menos que esto, es posible que desee  renunciar a algunas deducciones para mostrar una ganancia de más de $ 400. Esto le permitirá contar con ese año como uno de sus 10 años de calificación necesarios para recibir beneficios de Seguro Social.

Usted puede jubilarse a los 62 años de edad y recibir beneficios parciales del Seguro Social, o esperar hasta su plena edad de jubilación (edad 65 a 67, dependiendo de su fecha de nacimiento) y recibir sus beneficios completos. Visite el sitio Web Social Security website para más información.

He aconsejado a los proveedores desde hace años para que puedan reclamar todas las deducciones permitidas y reducir su carga fiscal. Si usted ha estado trabajando como proveedor durante muchos años, o planea trabajar en este campo durante muchos años, debe ser consciente de las consecuencias de declarar un beneficio empresarial más pequeña cada año.

Puesto que la cantidad que recibe de la Seguridad Social se basa en la cantidad de impuestos de Seguro Social que paga a la Seguridad Social, al reclamar sus máximas deducciones de negocio, puede recibir menos beneficios.

Algunos proveedores de cuidados infantiles me han preguntado si es una buena idea renunciar a algunas deducciones de negocios, y declarar un aumento de sus ganancias, y así generar un mayor pago de la Seguridad Social.

No creo que esto sea una buena idea. No está claro que el aumento de sus beneficios por unos pocos miles de dólares cada año hasta la jubilación, haga una diferencia real en sus beneficios del Seguro Social. Hay demasiadas variables que afectan a sus beneficios (su edad, año en que empezó a reclamar los beneficios, la cantidad de sus ingresos, situación familiar, etc.) para hacer generalizaciones.

Puede, sin embargo, obtener una estimación razonable de sus beneficios de Seguro Social mediante el Retirement Estimator en la página Web de la Seguridad Social. Aquí puede ver el efecto que produce en sus beneficios del Seguro Social mostrar un beneficio mayor o menor cada año hasta su jubilación.

Mi consejo es reclamar todas las deducciones de negocio y utilizar parte de lo que se ahorra en impuestos, para invertir en su propio IRA. Si lo hace, puede compensar la reducción del Seguro Social.

 www.tomcopelandblog.com

Social Security and Family Child Care

By Tom Copeland. Posted with permission.

Family child care providers have a special interest in the future of Social Security. With all of the recent political discussion about how to reform Social Security, many child care providers are not aware of how this program works.

You qualify for Social Security benefits by paying 13.3% Social Security taxes on your business profit. (The amount was recently lowered from 15.3%.)

If you hire employees you pay 7.65% of the employee's salary out of your own pocket and withhold 5.65% from the employee's paycheck.

To receive Social Security benefits, you must pay Social Security taxes for at least 10 working years.

You will only pay Social Security taxes if your profit is more than $400 in a year. If you make less profit than this you may want to drop some deductions to show a profit of more than $400. This will allow you to count that year as one of your 10 qualifying years needed to receive Social Security benefits.

You can retire at age 62 and receive partial Social Security tax benefits, or wait until your full retirement age (age 65 - 67, depending on your date of birth) and receive full benefits. Visit theSocial Security website for more information.

I have advised providers for years to claim all the allowable deductions to reduce their tax burden. If you have been working as a provider for many years, or plan to work in the field for many years, you should be aware of the consequences of showing a smaller business profit each year.

Since the amount you receive from Social Security is based on the amount of Social Security tax you pay into Social Security, by claiming your maximum business deductions you may receive fewer benefits.

Over the year child care providers have asked me if it’s a good idea to forego some business deductions, show a higher profit, and thus generate a higher Social Security payout.

I don’t believe this is a good idea. It’s not clear that increasing your profit by a few thousand dollars each year until retirement will make any real difference in your Social Security benefits. There are too many variables affecting your benefits (your age, year you start claiming benefits, amount of your income, family status, etc.) to make any generalizations.

You can, however, get a reasonable estimate of your Social Security benefits by using the Retirement Estimator on the Social Security website. Here you can see the effect on your Social Security benefits of showing a higher or lower profit each year until your retirement.

My advice is claim all your business deductions and use some of your tax savings to invest in your own IRA. Doing so can offset reduced Social Security benefits.

Image credit: money.howstuffworks.com

For more information about Social Security, see my book Family Child Care Money Management and Retirement Guide.

¿Tiene derecho a recibir los beneficios del Seguro Social?

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

Los proveedores de cuidado infantil  trabajan muchas horas cada año y esperan con interés el día en que puedan recibir los beneficios del Seguro Social.

Sin embargo, antes de poder recibir estos beneficios, primero deben calificar para recibirlos.

Hay que trabajar y pagar impuestos de Seguro Social durante al menos diez años antes de tenga derecho a recibir los beneficios del Seguro Social.

Usted no tiene que trabajar estos años consecutivamente, pueden ser una combinación de años trabajando como proveedor de cuidado infantil familiar y como empleado de otra empresa.

Para pagar impuestos de Seguro Social debe obtener un beneficio de por lo menos $ 400 en un año. Si usted tiene una pérdida de negocios o una ganancia de menos de $ 400, usted no tendrá que pagar impuestos de Seguro Social para ese año y el año no contará para el objetivo de los diez años.

En una encuesta que hice para mi libro Family Child Care Money Management and Retirement Guide  el 16% de las proveedoras de cuidado infantil no tuvo una ganancia suficientemente grande como para calificar por el trabajo que hicieron en el año anterior.

Para ver si usted tiene derecho a recibir beneficios del Seguro Social, visite el sitio web de la Seguridad Social y busque su registro de ganancias, o llame gratuitamente al 800-772-1213. Si usted es mayor de 60 años debe recibir una declaración anual que le dirá si usted califica.

Si usted consigue más de $ 400 de ganancias, debe presentar el formulario del IRS Schedule SE Self Employment Tax con su declaración anual de impuestos. Este formulario calcula la cantidad que debe en impuestos de Seguro Social. La cantidad se transfiere a su Formulario 1040 del IRS y se añade a los impuestos federales sobre la renta que debe. No emita un cheque por separado a la oficina del Seguro Social. Compruebe sus propios registros de impuestos pasados ​​para ver si presentó debidamente el formulario de IRS Schedule SE.

Si el beneficio está ligeramente por debajo de $ 400 y aún no ha calificado para recibir beneficios del Seguro Social, es una buena idea reducir algunos gastos para mostrar un aumento de sus ganancias y calificar para ese año.

¡Puede parecer extraño oírme decir no que no hay que reclamar una deducción de negocios! Reivindicar todas las deducciones de negocios permitidas es un mensaje que he estado predicando durante muchos años. Sin embargo,  hacer lo contrario para lograr el derecho a recibir beneficios del Seguro Social es una excepción a esta regla.


Vaya a www.SocialSecurity.gov/retire2 para calcular su esperanza de vida y beneficios de la Seguridad Social, como el afecta el retirarse temprano o tarde, los beneficios del conyuge sobreviviente y más.
Para obtener más información acerca de la Seguridad Social, véase mi libro Family Child Care Money Management and Retirement Guide.

www.tomcopelandblog.com

Do You Qualify to Receive Social Security Benefits?

By Tom Copeland. Posted with his permission.

Family child care providers work very long hours each year and look forward to the day when they can receive Social Security benefits. 

But, before you can receive these benefits you must first qualify to receive them. 

You must work and pay Social Security taxes for at least ten years before you will quality to receive Social Security benefits.

You don't have to work these years consecutively and they can be a combination of years working as a family child care provider and as an employee for another business.

To pay Social Security taxes you must earn a profit of at least $400 in a year. If you have a business loss or a profit of less than $400, you won't owe Social Security taxes for that year and the year won't count towards the ten-year goal.

In a survey I did for my book Family Child Care Money Management and Retirement Guide 16% of family child care providers did not have a profit large enough to qualify for the work they did in the previous year.

To see if you have qualified to receive Social Security benefits, go to the Social Security website and look up your record of earnings or call 800-772-1213 If you are age 60 or older you should be receiving an annual statement that will tell you if you do qualify. 

If you do earn more than $400 profit, you should be filing IRS Form Schedule SE Self Employment Tax with your annual tax return. This form will calculate the amount you owe in Social Security taxes. The amount is then transferred onto your IRS Form 1040 and added to the federal income taxes you owe. You do not write a separate check to the Social Security office. Check your own past tax records to see that you properly filed IRS Form Schedule SE.

If your profit is slightly below $400 and you have not yet qualified to receive Social Security benefits, it is a good idea to reduce some expenses to show a higher profit and qualify for that year.

It may seem strange to hear me say not to claim a business deduction! Claiming all allowable business deductions is a message I've been preaching for many years. However, making sure you qualify to receive Social Security benefits is one exception to this rule.

Go to http://www.socialsecurity.gov/retire2 to estimate life sxpentacy and benefits...consecuences of earky or delayed retirement...how postretirament earning affects your benefits...spouse/survivor benefits... and more.

Image credit: money.howstuffworks.com

For more information about Social Security, see my book Family Child Care Money Management and Retirement Guide.

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Reservando un sitio en su cuidado infantil, holding an opening in your day care

Cómo manejar las cuotas por mantener las reservaciones.

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

¿Cómo manejaría usted estas situaciones?
* Una madre de familia que espera un hijo, llama porque dentro de cuatro meses quiere inscribir a su hijo en su programa de cuidado infantil familiar.

 * Una madre de familia se queda en casa con su hijo durante el verano y quiere traer a su hijo de vuelta a su programa en el otoño.

He oído hablar de proveedores de cuidado infantil que tenían apalabrada una reserva con varios meses de antelación sin cobrar depósito alguno, sólo para encontrarse con que días antes de empezar, el padre decide no llevar a su hijo. Durante este tiempo, los proveedores habían rechazado otras solicitudes para cuidar a otros niños y estaban muy molestos por el dinero que estaban perdiendo.

Para evitar este problema, la mayoría de los proveedores de cuidado infantil cobran una pequeña tarifa o depósito a cuenta del compromiso de mantener la plaza libre. Otros cobran un porcentaje de su tarifa normal durante este tiempo.

Recomiendo encarecidamente que si usted se compromete a reservar una plaza para unos padres, les pida que paguen por esta promesa. Si los padres no quieren pagar una cuota de reserva, dígales que usted estará encantado de cuidar de su hijo si usted tiene una plaza libre cuando quieran volver. Pero no prometa que reservará la plaza. Así de simple.

¿Qué pasa si usted no puede llenar fácilmente sus plazas vacantes?

Digamos que la madre Patricia Lessard quiere inscribir su niño en su programa en septiembre, pero no puede pagar su cuota de reservación. Si cree que tendrá dificultades coyunturales para llenar sus plazas, puede realizar esta oferta a Patricia: Usted seguirá anunciándose y buscando cómo ocupar las vacantes. Si ninguna otra madre contacta con usted antes de septiembre, Patricia puede inscribir a su hijo y no tendrá que pagar una cuota de retención de la plaza. Si otro padre quiere matricular a su hijo antes de septiembre, usted se pondrá de acuerdo para llamar a Patricia primero y ver si estaría dispuesta a pagar una cuota para mantener su plaza. Esto le da esperanza a Patricia de ser capaz de inscribir a su hijo.

¿Cuánto debe cobrar un proveedor por llevar a cabo la reserva de una vacante?

Antes de que usted decida cobrar una cuota de reservación, tenga en cuenta lo que está perdiendo. Digamos que su tarifa normal es de $ 150 a la semana. Con la reserva de una plaza para un niño durante tres meses (12 semanas), perderá $ 1.800 en sus ingresos a menos que cobre una cuota de reservación. Si usted puede llenar fácilmente las vacantes durante el período de reservación, entonces tal vez debería cobrar casi su tarifa completa. Si la vacante es más difícil de ocupar, tal vez debería cobrar menos. Pero si es difícil para usted predecir con qué facilidad podrá llenar sus vacantes, considere el cobro de un 20-50% de su tarifa normal.

¿Debería empezar a aplicar la tasa de reservación solo tras las primeras semanas de cuidado?

No en mi opinión. La cuota de mantenimiento de reserva es para compensar las pérdidas por no poder llenar las plazas vacantes. Usted está perdiendo una gran cantidad de ingresos durante este período de espera. Si se aplica la tarifa de la reservación semanas después de comenzar la atención, los padres están consiguiendo realmente su promesa a cambio de nada. Esto no es justo.

Exija a los padres pagar por adelantado la cuota por guardarles una plaza, o hágales pagar una cantidad fija cada semana. Si no pueden pagar semanalmente debe notificarles que usted no mantendrá por más tiempo la reserva
.
No llame a la tarifa de reservación "depósito", para no dar a entender que de alguna manera el padre puede recuperar el dinero. Diga que es una "tarifa no reembolsable por mantener la reserva."

¿Cuánto cobra usted en concepto de cuota de reservación?

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How to Handle Holding Fees

By Tom Copeland. Posted with permission.

How would you handle these situations?

* A pregnant parent calls and wants to enroll her infant in your family child care program four months later.

* A current parent will be staying home with her child during the summer and wants to bring her child back to your program in the fall.

I have heard from child care providers who held an opening for several months for free, only to find out days before the care was to begin that the parent was not bringing her child.

During this time they had turned down the opportunity to care for other children and were very upset about the money they had lost.

To avoid this problem, most child care providers charge a small fee in exchange for their promise to hold the opening. Others charge a percentage of their regular rate during this time.

I strongly recommend that if you promise to hold a space for a parent, you ask them to pay for this promise. If the parent doesn't want to pay a holding fee, tell the parent that you will be happy to care for their child if you have an opening when they want to return. But don't promise to hold the space. It's that simple.

What if you can't easily fill your opening?

Let’s say parent Patricia Lessard wants to enroll her child in your program in September but can’t afford your holding fee. If you anticipate having a difficult time filling your space, you may want make Patricia this offer: You will continue to advertise to fill your space. If no other parent contacts you before September, Patricia can enroll her child and won’t have to pay a holding fee. If another parent wants to enroll their child before September, you will agree to call Patricia first to see if she will be willing to pay a fee to hold her spot. This gives Patricia hope that she will be able to enroll her child.

How much should a provider charge to hold an opening?

Before you do decide to charge a holding fee, consider what you are giving up. Let's say your normal rate is $150 a week. By holding a space for a child for three months (12 weeks), you are giving up $1,800 in income unless you charge a holding fee. If you can easily fill the opening during the holding period, then perhaps you should charge close to your full rate. If the opening will be more difficult to fill, perhaps you should charge less. But if it is hard for you to predict how easily it will be to fill your openings, consider charging 20-50% of your normal rate.

Should you apply the holding fee to the first weeks of care?

Not in my opinion. The holding fee is to compensate you for giving up the right to fill your space. You are losing a lot of income during this holding period. If you apply the holding fee to the weeks after you begin care, the parents are really getting your promise in exchange for nothing. This is not fair.

Require the parent to pay the holding fee upfront, or have them pay you a set amount each week. If they fail to make their weekly payment you should notify them that you will no longer hold the opening.

Don't call the holding fee a "deposit," because you don't want to imply that somehow the parent can get the money back. Call it a “non-refundable holding fee.”
What do you charge as a holding fee?

A modified version of this article was first produced by Think Small. For additional family child care business publications, contact Think Small's publishing division, Redleaf Press, at 800-423-8309 or visit http://www.redleafpress.org/.

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