Cómo manejar las cuotas por mantener las reservaciones.
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
¿Cómo manejaría usted estas situaciones?
* Una madre de familia que espera un hijo, llama porque dentro de cuatro meses quiere inscribir a su hijo en su programa de cuidado infantil familiar.
* Una madre de familia se queda en casa con su hijo durante el verano y quiere traer a su hijo de vuelta a su programa en el otoño.
He oído hablar de proveedores de cuidado infantil que tenían apalabrada una reserva con varios meses de antelación sin cobrar depósito alguno, sólo para encontrarse con que días antes de empezar, el padre decide no llevar a su hijo. Durante este tiempo, los proveedores habían rechazado otras solicitudes para cuidar a otros niños y estaban muy molestos por el dinero que estaban perdiendo.
Para evitar este problema, la mayoría de los proveedores de cuidado infantil cobran una pequeña tarifa o depósito a cuenta del compromiso de mantener la plaza libre. Otros cobran un porcentaje de su tarifa normal durante este tiempo.
Recomiendo encarecidamente que si usted se compromete a reservar una plaza para unos padres, les pida que paguen por esta promesa. Si los padres no quieren pagar una cuota de reserva, dígales que usted estará encantado de cuidar de su hijo si usted tiene una plaza libre cuando quieran volver. Pero no prometa que reservará la plaza. Así de simple.
¿Qué pasa si usted no puede llenar fácilmente sus plazas vacantes?
Digamos que la madre Patricia Lessard quiere inscribir su niño en su programa en septiembre, pero no puede pagar su cuota de reservación. Si cree que tendrá dificultades coyunturales para llenar sus plazas, puede realizar esta oferta a Patricia: Usted seguirá anunciándose y buscando cómo ocupar las vacantes. Si ninguna otra madre contacta con usted antes de septiembre, Patricia puede inscribir a su hijo y no tendrá que pagar una cuota de retención de la plaza. Si otro padre quiere matricular a su hijo antes de septiembre, usted se pondrá de acuerdo para llamar a Patricia primero y ver si estaría dispuesta a pagar una cuota para mantener su plaza. Esto le da esperanza a Patricia de ser capaz de inscribir a su hijo.
¿Cuánto debe cobrar un proveedor por llevar a cabo la reserva de una vacante?
Antes de que usted decida cobrar una cuota de reservación, tenga en cuenta lo que está perdiendo. Digamos que su tarifa normal es de $ 150 a la semana. Con la reserva de una plaza para un niño durante tres meses (12 semanas), perderá $ 1.800 en sus ingresos a menos que cobre una cuota de reservación. Si usted puede llenar fácilmente las vacantes durante el período de reservación, entonces tal vez debería cobrar casi su tarifa completa. Si la vacante es más difícil de ocupar, tal vez debería cobrar menos. Pero si es difícil para usted predecir con qué facilidad podrá llenar sus vacantes, considere el cobro de un 20-50% de su tarifa normal.
¿Debería empezar a aplicar la tasa de reservación solo tras las primeras semanas de cuidado?
No en mi opinión. La cuota de mantenimiento de reserva es para compensar las pérdidas por no poder llenar las plazas vacantes. Usted está perdiendo una gran cantidad de ingresos durante este período de espera. Si se aplica la tarifa de la reservación semanas después de comenzar la atención, los padres están consiguiendo realmente su promesa a cambio de nada. Esto no es justo.
Exija a los padres pagar por adelantado la cuota por guardarles una plaza, o hágales pagar una cantidad fija cada semana. Si no pueden pagar semanalmente debe notificarles que usted no mantendrá por más tiempo la reserva
.
No llame a la tarifa de reservación "depósito", para no dar a entender que de alguna manera el padre puede recuperar el dinero. Diga que es una "tarifa no reembolsable por mantener la reserva."
¿Cuánto cobra usted en concepto de cuota de reservación?
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How to Handle Holding Fees
By Tom Copeland. Posted with permission.
How would you handle these situations?
* A pregnant parent calls and wants to enroll her infant in your family child care program four months later.
* A current parent will be staying home with her child during the summer and wants to bring her child back to your program in the fall.
I have heard from child care providers who held an opening for several months for free, only to find out days before the care was to begin that the parent was not bringing her child.
During this time they had turned down the opportunity to care for other children and were very upset about the money they had lost.
To avoid this problem, most child care providers charge a small fee in exchange for their promise to hold the opening. Others charge a percentage of their regular rate during this time.
I strongly recommend that if you promise to hold a space for a parent, you ask them to pay for this promise. If the parent doesn't want to pay a holding fee, tell the parent that you will be happy to care for their child if you have an opening when they want to return. But don't promise to hold the space. It's that simple.
What if you can't easily fill your opening?
Let’s say parent Patricia Lessard wants to enroll her child in your program in September but can’t afford your holding fee. If you anticipate having a difficult time filling your space, you may want make Patricia this offer: You will continue to advertise to fill your space. If no other parent contacts you before September, Patricia can enroll her child and won’t have to pay a holding fee. If another parent wants to enroll their child before September, you will agree to call Patricia first to see if she will be willing to pay a fee to hold her spot. This gives Patricia hope that she will be able to enroll her child.
How much should a provider charge to hold an opening?
Before you do decide to charge a holding fee, consider what you are giving up. Let's say your normal rate is $150 a week. By holding a space for a child for three months (12 weeks), you are giving up $1,800 in income unless you charge a holding fee. If you can easily fill the opening during the holding period, then perhaps you should charge close to your full rate. If the opening will be more difficult to fill, perhaps you should charge less. But if it is hard for you to predict how easily it will be to fill your openings, consider charging 20-50% of your normal rate.
Should you apply the holding fee to the first weeks of care?
Not in my opinion. The holding fee is to compensate you for giving up the right to fill your space. You are losing a lot of income during this holding period. If you apply the holding fee to the weeks after you begin care, the parents are really getting your promise in exchange for nothing. This is not fair.
Require the parent to pay the holding fee upfront, or have them pay you a set amount each week. If they fail to make their weekly payment you should notify them that you will no longer hold the opening.
Don't call the holding fee a "deposit," because you don't want to imply that somehow the parent can get the money back. Call it a “non-refundable holding fee.”
What do you charge as a holding fee?
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