Los fundamentos de un Contrato entre Padres y Proveedora
Condensado por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Como proveedora de cuidado infantil, usted es generalmente libre de poner lo que quiera en su contrato con los padres. Sin embargo DCFS le exige que tenga un contrato con los padres. También exige que ponga las consecuencias para el padre de recoger tarde los hijos, cuándo comienza usted a llamar a los teléfonos de emergencia, y cuando comunica a DCFS o a la policía que no han recogido los niños.
Las leyes federales contra la discriminación hacen que sea ilegal discriminar por motivos de raza, color, sexo, religión, edad, discapacidad u origen nacional. Por tanto, usted no puede poner que no acepta niños con discapacidades, o que tengan SIDA.
Aparte de estas limitaciones, usted puede establecer cualquier regla que desee en su contrato. Todos los contratos, sin embargo, deben contener los siguientes cuatro puntos:
1) Los nombres de las partes del contrato (el padre y la madre), así como el nombre (s) de los niños. Incluya también información de contacto de cada padre número de teléfono de la casa y del trabajo, correo electrónico, etc.)
2) Los términos del contrato: los días y las horas en que su programa está abierto y los honorarios que cobran (tarifa semanal / mensual, de días festivos, de vacaciones, recargos, tasas de retención, tasas de registro, etc.) Estas son las únicas reglas que pueden ser legalmente exigidas por un tribunal. En otras palabras, si usted se niega a atender en un día particular, que en su contrato figura como de cuidado, el padre no está legalmente obligado a pagar por ese día.
Si el padre se niega a pagar por la atención que está cubierta por el contrato, el proveedor puede acudir a los tribunales para hacer cumplir esta regla. Todas sus otras reglas no son legalmente exigibles. Estos se definen como políticas o pólizas: las políticas de enfermedad y de emergencia, actividades, comidas, siestas, el aprendizaje de aseo, disciplina, etc. Si usted o el padre no están contentos porque la otra persona no está cumpliendo con estas pólizas, la solución es poner fin a su contrato, no llevar a la persona a la corte.
3) El método de terminar el contrato. Por lo general, los proveedores requieren que los padres les den una notificación por escrito al menos dos semanas antes de que el acuerdo pueda ser terminado. Yo recomiendo que los proveedores incluyan en el contrato la fórmula: "El Proveedor podrá rescindir el contrato por propia voluntad en casos como …algunos casos pueden ser no pago de la cuota… no renovar a tiempo la aprobación …comportamiento grosero de los padres … traer varias veces los niños enfermos…llegar frecuentemente tarde a recoger los niños… no actualizar la información…dejar de llevar los niños al cuidado varias días sin previo aviso…". Esto le permite a terminar inmediatamente su acuerdo si uno de los padres se convierte en perjudicial o el niño se vuelve inmanejable.
4) Las firmas de los padres y el proveedor. Cuando ambos padres le están dando a cuidar a su hijo, haga que ambos firmen su contrato para que éste pueda ser aplicado contra cualquiera de los padres.
Asegúrese de que al menos estos cuatro puntos están cubiertos en su contrato. Siempre se puede modificar más tarde. Ponga sus políticas en un documento separado del contrato.
1) Los nombres de las partes del contrato (el padre y la madre), así como el nombre (s) de los niños. Incluya también información de contacto de cada padre número de teléfono de la casa y del trabajo, correo electrónico, etc.)
2) Los términos del contrato: los días y las horas en que su programa está abierto y los honorarios que cobran (tarifa semanal / mensual, de días festivos, de vacaciones, recargos, tasas de retención, tasas de registro, etc.) Estas son las únicas reglas que pueden ser legalmente exigidas por un tribunal. En otras palabras, si usted se niega a atender en un día particular, que en su contrato figura como de cuidado, el padre no está legalmente obligado a pagar por ese día.
Si el padre se niega a pagar por la atención que está cubierta por el contrato, el proveedor puede acudir a los tribunales para hacer cumplir esta regla. Todas sus otras reglas no son legalmente exigibles. Estos se definen como políticas o pólizas: las políticas de enfermedad y de emergencia, actividades, comidas, siestas, el aprendizaje de aseo, disciplina, etc. Si usted o el padre no están contentos porque la otra persona no está cumpliendo con estas pólizas, la solución es poner fin a su contrato, no llevar a la persona a la corte.
3) El método de terminar el contrato. Por lo general, los proveedores requieren que los padres les den una notificación por escrito al menos dos semanas antes de que el acuerdo pueda ser terminado. Yo recomiendo que los proveedores incluyan en el contrato la fórmula: "El Proveedor podrá rescindir el contrato por propia voluntad en casos como …algunos casos pueden ser no pago de la cuota… no renovar a tiempo la aprobación …comportamiento grosero de los padres … traer varias veces los niños enfermos…llegar frecuentemente tarde a recoger los niños… no actualizar la información…dejar de llevar los niños al cuidado varias días sin previo aviso…". Esto le permite a terminar inmediatamente su acuerdo si uno de los padres se convierte en perjudicial o el niño se vuelve inmanejable.
4) Las firmas de los padres y el proveedor. Cuando ambos padres le están dando a cuidar a su hijo, haga que ambos firmen su contrato para que éste pueda ser aplicado contra cualquiera de los padres.
Asegúrese de que al menos estos cuatro puntos están cubiertos en su contrato. Siempre se puede modificar más tarde. Ponga sus políticas en un documento separado del contrato.
¿Tiene cosas importantes en el contrato que no hayamos mencionado? ¿Tiene pólizas que haya puesto después de un problema, o que le hayan evitado problemas? Queremos oír eso. Por favor, ayude a todas, denos esa información. Mándele un E-e-mail a aolmedo@childserv.org, o ponga un comentario en el blog.
Modelo de Contrato de cuidado infantil.
Este es un contrato entre la proveedora de cuidado infantil_____________ y ____________________ para dar servicios de cuidado infantil para los niños _________________________________________.
El horario de cuidado infantil será de_____________ a ____________.
No cuidamos niños en sábados ni domingos. Tampoco en los siguientes días festivosdías festivos: Memorial Day, Independence Day, Labor Day, Thanksgiving fin de semana, jueves y viernes, Nochebuena y Navidad, 31 de diciembre, 1 de enero, ni Viernes Santo.
El precio semanal del cuidado infantil es lo que pague DHS para ese grupo de dad. Los padres deben de pagar una cuota de acuerdo a su ingreso. Entienda que si no paga su cuota el día que debe pagarla, al día siguiente no vamos a recibir sus niños.
Nosotros aceptamos niños subvencionados por el Departamento de Servicios Humanos. Pero, recuerde, es usted quien tiene la obligación de cumplir los requisitos para recibir la subvención. Cuando usted esté aprobado para recibir una subvención, nosotros solo cobramos la cuota que DHS le pone de acuerdo a sus ingresos.
Si no va a poder recoger sus niños en la hora normal debe de avisarme. Hay un recargo de $5 dólares por cada media hora que se retrase al recoger a sus niños después de media hora del horario normal
Si ha pasado una hora de la hora acordada para recoger los niños y no los han recogido, comienzo a llamar a los teléfonos de emergencia. Los llamaré cada media hora hasta las dos horas de la hora de recoger los niños.
Si a las dos horas no me han llamado ni han recogido los niños debo de llamar a la policía local y al Departamento de Niños y Familias.
Mientras el niño esté en mi casa yo soy responsable del cuidado y bienestar del niño.
Los problemas que pueda haber entre padre/proveedora se deben de discutir solamente entre nosotras, nunca en presencia de los niños. Mi trato con los niños será siempre el mismo, sin que importe la relación entre padres/proveedora.
Padres y proveedora necesitan mantener una privacidad estricta sobre el cuidado infantil y las familias que lo usan. Ni los padres ni la proveedora pueden comentar con otros padres o proveedoras información privada o confidencial de las personas que usan el cuidado. Tampoco pueden tomar fotos de otros niños sin permiso expreso de los padres. Sin embargo, si los padres o la proveedora se dan cuenta de cualquier cosa que pueda ser abuso, maltrato o grave descuido de los niños deben reportarlo a la linea de abuso 1-800-25-abuse, 1-800-252-2873.
Padres y proveedora necesitan mantener una privacidad estricta sobre el cuidado infantil y las familias que lo usan. Ni los padres ni la proveedora pueden comentar con otros padres o proveedoras información privada o confidencial de las personas que usan el cuidado. Tampoco pueden tomar fotos de otros niños sin permiso expreso de los padres. Sin embargo, si los padres o la proveedora se dan cuenta de cualquier cosa que pueda ser abuso, maltrato o grave descuido de los niños deben reportarlo a la linea de abuso 1-800-25-abuse, 1-800-252-2873.
Es muy importante que mantengan actualizada la información del niño. CADA 6 MESES DEBEMOS LLENAR UNA NUEVA FORMA DE INFORMACIÓN DEL NIÑO. CADA AÑO DEBEMOS LLENAR UNA NUEVA FORMA DE "PERMISOS A LA PROVEEDORA"
No podemos entregar sus niños a personas que usted no nos haya autorizado por escrito. Traiga una fotocopia de una identificación de las personas autorizadas a recoger sus niños. No puedo entregar los niños a personas que parezcan estar embriagadas, intoxicadas, o bajo influencia de drogas, incluso medicinas recetadas por un doctor, que les haga comportarse extrañamente.
Esta casa de cuidado infantil está bajo la supervisión del Departamento de Niños y Familias (DCFS). Ellos me hacen visitas de supervisión sin anunciarlas. El Departamento de Niños y Familias me autoriza a cuidar ___ niños durante el día y ___ en la noche. Su niño está ocupando una plaza de cuidado infantil, y debe de pagar por el cuidado infantil tanto si viene como si no. No hay descuento por días no asistidos. Sin embargo, no le cobraremos si no trae los niños en las vacaciones anuales de su trabajo.
El Departamento de Niños y Familia me obliga a cumplir con sus normas. Revise el folleto que le estoy entregando para informarse de las principales. En cualquier momento puede pedirle las "Normas de Cuidado Infantil" que ellos nos dan para revisarlas.
Algunas de esas normas son:
No puedo recibir niños hasta que me hayan traído un físico (examen médico) donde el doctor confirma que los niños están en condiciones de estar en una casa de cuidado infantil. En ese examen es necesario el test de tuberculosis para niños que tienen un año o más, y test de plomo para niños de 6 meses a seis años.
El examen médico o físico es valido por 2 años. Luego hay que renovarlo. Si usted no renueva el físico a tiempo no puedo admitir al niño en la casa de cuidado infantil hasta que lo renueve. No hay que renovar ni el test de plomo ni el de tuberculosis.
De acuerdo a las normas de DCFS no puedo cuidar niños enfermos. No traiga a su niño si está enfermo. Si su niño se enferma estando en mi casa, debo de llamarle para que lo recoja.
DCFS exige que los niños tengan un programa de actividades. Revise el programa que tenemos expuesto. Tratamos de que siempre estén ocupados haciendo algo que les guste hacer. Nuestro objetivo es que estén felices, activos, adquieran las habilidades y normas de comportamiento que les van a ayudar en la vida y se preparen para la escuela. Al programar nuestras actividades tenemos en cuenta lo que a los niños les gusta.
También de acuerdo a las normas de DCFS los niños deben de salir un rato afuera todos los días. Esta norma es similar a la que tienen los kinders y pre-escolares. Traiga a su niño adecuadamente vestido para salir afuera, con calzado y ropa de abrigo si el tiempo está frío. Si le molesta que el niño se manche la ropa traiga una ropa que le podamos poner para ir afuera.
Si su niño es un bebé usted debe de traerme leche y pañales suficientes para toda la semana.
Todos los niños deben de mantener siempre una muda completa de ropa en la casa de cuidado infantil.
Mi casa de cuidado infantil está en un programa del Gobierno que paga por la comida de los niños. El Gobierno también revisa la comida que damos a los niños para asegurarse de que damos comidas sanas y nutritivas y en las cantidades adecuadas. Para inscribirla en ese programa necesitamos pruebas de sus ingresos, y llenar algunas formas. Si no quiere que sus niños estén en ese programa o no nos da la información que le pedimos para anotarlos en el Programa de la Comida puede pagar usted la comida de sus niños a $4.00 diarios.
Para terminar este contrato usted debe de darme un aviso por escrito con al menos dos semanas de anticipación. También yo puedo terminar este contrato dándole un aviso por escrito con dos semanas de anticipación. Sin embargo, si un niño falta varios días sin avisarme, puedo considerar este contrato acabado y dar su lugar a otro niño.
__________________________ ___________________________
Su nombre
Proveedora de Cuidado Infantil Cliente
¿Debo hacer ante notario el contrato con los padres?
No.
Algunas proveedoras de cuidado infantil hacen su contrato ante notario porque creen que el contrato será más vinculante jurídicamente para los padres.
Pero este no es el caso.
Un contrato es legalmente vinculante incluso si no es hecho ante notario.
Algunas proveedoras de cuidado infantil hacen su contrato ante notario porque creen que el contrato será más vinculante jurídicamente para los padres.
Pero este no es el caso.
Un contrato es legalmente vinculante incluso si no es hecho ante notario.
Un contrato notarial es uno donde un notario garantiza que las personas que firman el contrato son quienes dicen que son.
Un notario es una persona que tiene licencia para certificar que la firma de una persona es válida. Los notarios son comúnmente utilizados en las transacciones de bienes raíces. Dos personas que están a punto de firmar un contrato de bienes raíces podrían comparecer ante un notario y mostrar su identificación. Luego se firmarían el contrato. El notario adjunta su sello y su firma a la página donde figuran las demás firmas.
La única situación en la que una proveedora de cuidado infantil puede beneficiarse de tener un contrato notarial es si ella está demandando a los padres por no pagar lo estipulado en el contrato y el padre sostiene que la firma en el contrato no es de ella Esto es muy poco probable.
El contrato se puede hacer cumplir en los tribunales sin las firmas ante el notario.
¿Cuál es la diferencia entre Contrato y Pólizas?
Un contrato es un documento legal entre una proveedora de cuidado infantil en el hogar y un padre, que explica las obligaciones legales de uno y otro. Habitualmente: los días, las horas en que acaba el cuidado infantil y la cantidad que el padre tiene que pagarle por sus servicios.
Las políticas o pólizas son las reglas y procedimientos que dicen a los padres cómo usted va a cuidar de sus hijos. Sus políticas pueden cubrir una amplia gama de temas - curriculares, de disciplina, de transporte, actividades, etc.
No se puede llevar a los padres a los tribunales por la violación de sus pólizas, pero sí puede hacerlo si viola el contrato. Por lo tanto, recomiendo que se escriban dos documentos por separado: su contrato y sus políticas o pólizas. Esto le dará más flexibilidad en su cumplimiento.
Cómo poner fin a su contrato con los Padres
Hay una manera correcta y una manera incorrecta de poner fin a su contrato con el padre o madre de un niño bajo su cuidado.
La forma correcta es seguir los términos de su contrato. Si se requiere dar a los padres un aviso de dos semanas, hágalo. Usted y los padres pueden ponerse de acuerdo para poner fin a su contrato antes de dos semanas si lo ponen por escrito y ambos lo firman.
He aquí tres consejos a seguir para mejorar las posibilidades de que la terminación de su contrato vaya a ir bien.
"Terminar cuando lo considere oportuno”
Yo recomiendo siempre que exijan a los padres que avisen al menos con dos semanas de antelación para cancelar su contrato, pero también recomiendo que usted no se limite a los mismos términos. En su lugar, ponga en su contrato, "El Proveedor puede terminar el contrato cuando lo considere oportuno" Esto le da la flexibilidad de poner fin al contrato de forma inmediata si el padre le está amenazando, es una molestia para su negocio, o se niega a pagarle por sus servicios.
Devolver los adelantos
No se puede cobrar a los padres por los días que usted se niega a proporcionar el cuidado infantil. Digamos que usted desea rescindir inmediatamente su contrato con los padres. Es viernes. El padre le ha pagado la semana pasada y le ha pagado por adelantado las próximas dos semanas. Si usted notifica a los padres que no pueden regresar el lunes, está obligado a la devolución de la cantidad que le pagaron por las dos semanas.
¿Quién termina el contrato, usted o los padres?
A veces hay falta de comunicación entre un proveedor de cuidado infantil familiar y un padre. Si se encuentra en una situación de conflicto con los padres y está considerando poner fin al contrato, asegúrese de comunicarlo con claridad. Digamos que el padre le debe el dinero del mes pasado y que usted está luchando para cobrarlo. El contrato requiere que el padre le de un aviso de dos semanas mientras que usted puede terminar "a voluntad", cuando lo considere oportuno.
Al intentar discutir este asunto del pago, el padre no dice claramente cuándo podrá pagar. Usted puede decir entonces:
"No puedo esperar más para su pago."
"Ya he tenido suficiente. No creo que pueda seguir así".
"Me tiene que pagar para mañana o voy a tener que terminar nuestro acuerdo."
Es posible que la madre saque la conclusión por alguna de estas declaraciones que ha cancelado su contrato el mismo día de esta discusión. Digamos que no se presenta al día siguiente y no sabe nada más de ella. ¿Tiene que avisarle en dos semanas? ¿Termina usted con ella?
Si no es su intención terminar el contrato inmediatamente, es importante dejar en claro a los padres que espera que traigan a su hijo al programa el día siguiente ("Les veré mañana a usted y su hijo.")
Si usted está terminando de inmediato, no puede esperar ningún pago por el padre después de ese día.
¿Y si, en respuesta a cualquiera de sus comentarios anteriores, el padre dice: "Yo no voy a volver."? Si usted quiere cobrar por las próximas dos semanas, es necesario poner en claro con el padre que no se despide de inmediato, sino que le está avisando con dos semanas de antelación. Por lo tanto, dígale, "¿Significa esto que usted me está dando a su aviso de dos semanas?" Si el padre está de acuerdo, entonces escríbalo en una breve nota y haga que el padre la firme, o bien envíe un correo electrónico a los padres indicando que usted está aceptando su aviso de dos semanas.
Si un padre renuncia a sus servicios y no se lo ha comunicado oficialmente, envíele una nota, pidiendo una aclaración. Si usted está dispuesto a seguir prestando atención a su hijo, diga: "No ha terminado nuestro contrato. Le invitamos a seguir trayendo a su hijo a nuestro programa. Si no recibo su respuesta dentro de una semana, voy a suponer que usted me ha dado su aviso de dos semanas y entonces procederé a iniciar acciones legales para cobrar lo que me debe bajo nuestro contrato”.
Si usted no quiere que el padre regrese, diga: "Lo siento, no pudimos ponernos de acuerdo para continuar nuestro contrato. No voy a continuar cuidando a su hijo." A continuación, añada, "Me debe dinero según nuestro contrato", o bien "le reembolso a usted el dinero que pagó por el cuidado con antelación después del final de nuestro acuerdo", o "Usted no me debe ningún dinero adicional".
El lenguaje que utiliza es importante para aclarar si es usted o el padre quien está terminando el contrato.
La forma correcta es seguir los términos de su contrato. Si se requiere dar a los padres un aviso de dos semanas, hágalo. Usted y los padres pueden ponerse de acuerdo para poner fin a su contrato antes de dos semanas si lo ponen por escrito y ambos lo firman.
He aquí tres consejos a seguir para mejorar las posibilidades de que la terminación de su contrato vaya a ir bien.
"Terminar cuando lo considere oportuno”
Yo recomiendo siempre que exijan a los padres que avisen al menos con dos semanas de antelación para cancelar su contrato, pero también recomiendo que usted no se limite a los mismos términos. En su lugar, ponga en su contrato, "El Proveedor puede terminar el contrato cuando lo considere oportuno" Esto le da la flexibilidad de poner fin al contrato de forma inmediata si el padre le está amenazando, es una molestia para su negocio, o se niega a pagarle por sus servicios.
Devolver los adelantos
No se puede cobrar a los padres por los días que usted se niega a proporcionar el cuidado infantil. Digamos que usted desea rescindir inmediatamente su contrato con los padres. Es viernes. El padre le ha pagado la semana pasada y le ha pagado por adelantado las próximas dos semanas. Si usted notifica a los padres que no pueden regresar el lunes, está obligado a la devolución de la cantidad que le pagaron por las dos semanas.
¿Quién termina el contrato, usted o los padres?
A veces hay falta de comunicación entre un proveedor de cuidado infantil familiar y un padre. Si se encuentra en una situación de conflicto con los padres y está considerando poner fin al contrato, asegúrese de comunicarlo con claridad. Digamos que el padre le debe el dinero del mes pasado y que usted está luchando para cobrarlo. El contrato requiere que el padre le de un aviso de dos semanas mientras que usted puede terminar "a voluntad", cuando lo considere oportuno.
Al intentar discutir este asunto del pago, el padre no dice claramente cuándo podrá pagar. Usted puede decir entonces:
"No puedo esperar más para su pago."
"Ya he tenido suficiente. No creo que pueda seguir así".
"Me tiene que pagar para mañana o voy a tener que terminar nuestro acuerdo."
Es posible que la madre saque la conclusión por alguna de estas declaraciones que ha cancelado su contrato el mismo día de esta discusión. Digamos que no se presenta al día siguiente y no sabe nada más de ella. ¿Tiene que avisarle en dos semanas? ¿Termina usted con ella?
Si no es su intención terminar el contrato inmediatamente, es importante dejar en claro a los padres que espera que traigan a su hijo al programa el día siguiente ("Les veré mañana a usted y su hijo.")
Si usted está terminando de inmediato, no puede esperar ningún pago por el padre después de ese día.
¿Y si, en respuesta a cualquiera de sus comentarios anteriores, el padre dice: "Yo no voy a volver."? Si usted quiere cobrar por las próximas dos semanas, es necesario poner en claro con el padre que no se despide de inmediato, sino que le está avisando con dos semanas de antelación. Por lo tanto, dígale, "¿Significa esto que usted me está dando a su aviso de dos semanas?" Si el padre está de acuerdo, entonces escríbalo en una breve nota y haga que el padre la firme, o bien envíe un correo electrónico a los padres indicando que usted está aceptando su aviso de dos semanas.
Si un padre renuncia a sus servicios y no se lo ha comunicado oficialmente, envíele una nota, pidiendo una aclaración. Si usted está dispuesto a seguir prestando atención a su hijo, diga: "No ha terminado nuestro contrato. Le invitamos a seguir trayendo a su hijo a nuestro programa. Si no recibo su respuesta dentro de una semana, voy a suponer que usted me ha dado su aviso de dos semanas y entonces procederé a iniciar acciones legales para cobrar lo que me debe bajo nuestro contrato”.
Si usted no quiere que el padre regrese, diga: "Lo siento, no pudimos ponernos de acuerdo para continuar nuestro contrato. No voy a continuar cuidando a su hijo." A continuación, añada, "Me debe dinero según nuestro contrato", o bien "le reembolso a usted el dinero que pagó por el cuidado con antelación después del final de nuestro acuerdo", o "Usted no me debe ningún dinero adicional".
El lenguaje que utiliza es importante para aclarar si es usted o el padre quien está terminando el contrato.
The Basics of a Parent-Provider Contract
Summarized and condensed by Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
As a family child care provider you are generally free to put whatever you want in your parent contract. There are two exceptions:
Some state child care licensing rules define what should be in your contract, so check with your local child care licensor before finalizing your agreement.
Federal anti-discrimination laws make it illegal for you to discriminate in your contract based on race, color, gender, religion, age, disability or national origin. Your state or local government may add additional categories such as sexual orientation.
Other than these limitations, you can establish whatever rules you want in your contract. All contracts, however, should contain the following four clauses:
1) The names of the parties to the contract (the parent and the parent), as well as the name(s) of the children. Also include contact information for each parent (home and work number, email, etc.).
2) The terms of the contract: the days and hours your program is open and the fees you charge (weekly/monthly rate, holidays, vacations, late fees, holding fees, registration fees, etc.). These are the only rules that can be legally enforced by a court of law. In other words, if you refuse to provide care on a particular day that is covered by your contract, the parent is not legally required to pay for that day.
If the parent refuses to pay for care that is covered by the contract, the provider can go to court to enforce this rule. All your other rules are not legally enforceable. These are defined as policies: illness and emergency policies, activities, meals, naps, toilet learning, discipline, etc. If you or the parent are unhappy because the other person is not abiding by these policies, the solution is to end your agreement, not to take the person to court.
3) The method to terminate the contract. Usually providers require parents to give them at least a two-week written notice before the agreement can be terminated. I recommend that providers should include the language "Provider may terminate the contract at will" in their contract. This allows you to immediately end your agreement if a parent becomes disruptive or the child becomes unmanageable.
4) The signatures of the parent and provider. When both parents are caring for their child, you should get both parents to sign your contract so that it can be enforced against either parent.
Make sure at least these four points are covered in your contract. You can always modify it later. Put your policies in a separate document from the contract.
Should I Have My Parent Contract Notarized?
No.
Some family child care providers get their contract notarized because they believe it will make the contract more legally binding on a parent.
But this is not the case.
A contract is legally binding even if it's not notarized.
A notarized contract is one where a notary guarantees that the person's who signed the contract are who they say they are.
A notary is someone who is licensed to certify that a person's signature is valid. Notaries are commonly used in real estate transactions. Two people who are about to sign a real estate contract would appear before a notary and show their identification. Then they would sign the contract. The notary would attach her seal and her signature to the page where the other signatures appear. Notaries are commonly available in banks.
The only situation where a child care provider might benefit from having a notarized contract is if she is suing the parent for payment under the contract and the parent argues that the signature on the contract is not hers. This seems extremely unlikely.
Your contract can be enforced in court without notarized signatures.
What's the Difference Between a Contract and Policies?
A contract is a legal document between a family child care provider and a parent that spells out your legal obligations to each other. Namely, the days and hours you will deliver child care and the amount the parent is to pay you for your services.
Policies are your rules and procedures telling parents how you will care for their children. Your policies can cover a broad range of topics - curriculum, discipline, transportation, activities, and so on.
You can't take a parent to court for violating your policies, but you can for violating your contract. Therefore, I recommend that you create two separate documents: your contract and your policies. This will give you more flexibility in enforcing them.
How to End Your Agreement with Parents
There is a right way and wrong way to end your agreement with a parent of a child in your care.
The right way is to follow the terms of your contract. If it requires you to give parents a two-week notice, do so. You and the parent can agree to end your agreement earlier than two weeks if you put it in writing and both sign it.
Here are three tips to follow to improve the chances that the ending of your agreement will go smoothly.
"Terminate at will"
While I recommend that you require parents to give you a two-week notice to end your contract, I also recommend that you do not restrict yourself to the same terms. Instead, put in your contract, "Provider may terminate at will." This gives you the flexibility to end your agreement immediately if the parent is threatening you, creating a disturbance for your business, or refusing to pay you for your services.
Refund payments?
You cannot charge parents for days that you refuse to provide care. Let's say you want to immediately terminate your contract with a parent. It's Friday. The parent has paid you for the past week and has paid you in advance for the last two weeks of care. If you tell the parent she can't come back on Monday, you are obligated to refund her the amount she paid you for the last two weeks.
Did you or the parent terminate care?
Sometimes there is miscommunication between a family child care provider and a parent. If you are in a conflict situation with a parent and are considering terminating care, be sure you communicate clearly. Let's say the parent owes you money for care from last month and you are struggling to collect it. Your contract requires the parent to give you a two-week notice while you may terminate "at will."
When you try to discus this payment issue today, the parent is vague about when she can pay you. You then make one or more of the following statements:
"I can't wait any longer for your payment."
"I've had enough. I don't think I can go on like this."
"You must pay me by tomorrow or I'm going to have to end our agreement."
It's possible that the parent will conclude from any of these statements that you have terminated your agreement the day of this discussion. Let's say the parent doesn't show up tomorrow and you don't hear anything more from her. Has she effectively given you a two-week notice because she hasn't returned? Did you terminate her?
If it's not your intent to terminate your contract immediately, it's important to be clear to the parent that you expect her to bring her child to your program the next day ("I'll see you and your child tomorrow.")
If you are terminating immediately, you cannot expect any payment from the parent for care after that day.
What if, in response to any of your comments above, the parent says, "I'm not coming back." If you want to be able to collect payment for the next two weeks, you need to come to an understanding that the parent is giving her two-week notice. Therefore, say to her, "Does this mean you are giving me your two-week notice?" If the parent agrees, then either write up a short note that says this and get the parent to sign it, or send the parent an email indicating that you are accepting her two-week notice.
If a parent is not showing up for care and has not given you an official notice to end your agreement, send the parent a note, asking for clarification. If you are willing to continue to provide care say, "I have not ended our contract. You are welcome to continue to bring your child to my program. If I do not hear back from you within a week, I will assume you have given me your two-week notice and I will then proceed to take legal action to collect what you owe me under our contract."
If you don't want the parent to return, say, "I'm sorry we couldn't agree to continue our agreement. I'm no longer providing care for your child." Then say either, "You owe me $ under our contract," or "I'm refunding you $ for the days you paid for care after the end of our agreement," or "You do not owe me any additional money."
The language you use is important to be clear whether you or the parent is ending your agreement.
