Ahorre tiempo y dinero con una revisión mensual de sus registros.
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
El final del año no es el momento de empezar a pensar en el cuidado, archivo y mantenimiento de sus archivos y registros de negocios.
Sí, estamos en la mitad del verano y el mantenimiento de registros puede ser la última cosa que le preocupa.
Pero, una forma de ahorrar significativamente el tiempo y el estrés de mantener los registros es llevar a cabo una revisión mensual de sus registros.
Si tira cada recibo y registro de negocios en una caja grande y espera hasta el final del año para ordenarlos, se amontona mucho el trabajo es muy probable que se pierda algo. Por lo tanto, las revisiones mensuales le ahorrarán tiempo y dinero en su momento.
Al final de cada mes, pregúntese:
¿He registrado todos los pagos? Si no es así, asegúrese de que sus registros muestran cuánto le pagó cada padre, cuánto ha recibido del programa de subsidios y el Programa de Alimentos.
¿Tengo completos los registros de asistencia? Si no es así, haga de nuevo el programa donde se registre la asistencia de los niños –días y horas- de los niños en su programa de atención.
¿He registrado todas las horas en las que he trabajado en mi casa por mi negocio cuando los niños de la guardería no estaban presentes? Si no, escoja dos meses antes del final del año para hacer con toda atención un seguimiento de estas horas. Utilice el promedio de estos dos meses para el resto del año. Vera mi instructivo video (my instructional video ) sobre cómo hacer esto utilizando Minute Menu Kids Pro.
¿He llevado un registro de todos mis viajes de negocios? Si no es así, vuelva a revisar sus registros para actualizar esta información.
¿He guardado todos mis recibos de negocio? Si no es así, registre sus gastos con los cheques cancelados o estados de cuenta de la tarjeta de crédito/débito. Si usted no tiene registros en absoluto, tome nota de los artículos que usted compró, cuánto cuestan, y luego tome una foto de ellos.
¿Mis recibos identifican claramente lo que he comprado? De lo contrario, marque en el recibo lo que falta (fecha, nombre del artículo, costo).
Crédito de la imagen: scov.org
Para más información vea mi Family Child Care Record Keeping Guide.
Save Time and Money with a Monthly Review of Your Records
By Tom Copeland, published with permission.
Yes, it's the middle of the summer and record keeping may be the last thing on your mind.
But, one way to significantly reduce the time and stress of record keeping is to conduct a monthly review of your records.
If you throw every business receipt and record into a big box and wait until the end of the year to sort them out, you will create a much bigger job for yourself and you are more likely to miss something. Thus, regular monthly reviews will save you time and money later.
At the end of each month ask yourself:
Have I recorded all payments? If not, make sure your records show how much each parent paid you, how much you received from the subsidy program and the Food Program.
Do I have complete attendance records? If not, reconstruct the days and hours children were in care.
Have I recorded all the hours that I used my home for my business when day care children were not present? If not, pick two months before the end of the year where you will carefully track these hours. Use the average from these two months for the rest of the year. See my instructional video on how to do this using Minute Menu Kids Pro.
Have I kept a record of all my business trips in? If not, go back through your records and update this information.
Have I saved all my business receipts? If not, reconstruct your expenses with cancelled checks or credit/debit card statements. If you have no records at all, make a note of what items you purchased, how much it cost, and then take a picture of it.
Do my receipts clearly identify what I bought? If not, mark on the receipt what is missing (date, name of item, cost).
Image credit: scov.org
For more information see my Family Child Care Record Keeping Guide.
