Tax changes starting 2014. Cambios en los impuestos a partir del 2014.

Nuevas reglas de impuestos y depreciación a partir del 2014. ¡Ahorran a las Proveedoras tiempo y dinero!

Condensado y resumido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es 

Deducciones para el hogar

Todas las empresas pueden deducir los gastos que son "ordinarios y necesarios" para su negocio. La definición de ordinario y necesario es útil, normal y adecuado para el negocio.

Como su negocio está proporcionando un entorno hogareño de aprendizaje para los niños, tiene derecho a deducir cientos de artículos para el hogar usados en su negocio. Esto incluye muebles, electrodomésticos, menaje de cocina, productos de limpieza, televisión por cable, atención legal, los contratos de servicios en sus aparatos, nuevo timbre de la puerta, ropa de cama, toallas, pulidor de piso, y así sucesivamente.

Por esto, debe guardar todos los recibos de los artículos que tienen algo que ver con la limpieza, reparación o mantenimiento de su hogar.

Nota: Sólo se puede deducir una parte de los elementos utilizados personalmente, así como para su negocio. Utilice su porcentaje Tiempo-Espacio.

Uso de su hogar para el negocio

Usted tiene derecho a deducir una parte de los costes asociados a su casa: impuestos a la propiedad, intereses hipotecarios, servicios públicos (gas, petróleo, electricidad, agua, basura), seguros de casa, reparaciones de la casa, depreciación, y el alquiler de la casa.

Reclame el porcentaje Tiempo-Espacio de estos gastos en el formulario 8829 del IRS: Gastos del hogar por uso de negocios.

Su Porcentaje Tiempo-Espacio se basa en el número de horas que usted utiliza su casa para los negocios y el número de metros cuadrados de su uso para el negocio sobre una base regular.

Tiempo

Usted debe sumar todas las horas en que usted utiliza su casa para las actividades empresariales.

Usted puede contar las horas en que están presentes los niños de guardería en su hogar. Cuente desde el momento en que el primer hijo llega hasta que el último se va. Cuente el tiempo extra si los padres recogen tarde a sus hijos, los niños permanecen durante la noche, o los niños llegan a su casa los fines de semana para jugar.

También puede contar todas las horas que usted utiliza su casa para actividades de negocios cuando los niños no están presentes. Esto incluye las horas dedicadas a la limpieza, la planificación de clases, entrevistas con los padres, el mantenimiento de archivos y registros, preparación de comidas, las llamadas telefónicas a los padres, tiempo en el Internet, y así sucesivamente.

Las horas dedicadas lejos del hogar para comprar o llevar a los niños a la escuela no se pueden contar. Para más detalles, véase mi artículo, "Cómo realizar el seguimiento de horas cuando los niños no están presentes."

Espacio

A diferencia de todos los demás negocios basados en el hogar, usted puede reclamar una habitación como una sala de negocios si se usa "regularmente" para su negocio. El uso regular significa usarlo para su negocio al menos dos o tres veces por semana. Los niños no necesitan estar en una habitación para que se cuente como uso regular (trastero, oficina, garaje, lavadero, etc.). Estas habitaciones todavía se pueden incluir en el uso regular, incluso si sus normas de cuidado de niños estatales prohíben que entren los niños.

No es raro que muchos proveedores utilicen todas las habitaciones de su casa de manera regular para sus negocios.

Todas las demás empresas en el hogar sólo pueden contar las salas que se utilizan "exclusivamente" para sus negocios. Sin embargo, el cuidado infantil en el hogar es la única empresa que puede tener habitaciones de uso "regulares" y  de usos "exclusivos". 

Programa de Alimentación y gastos de comida

El Cuidado infantil en el hogar es el único negocio en el hogar que tiene Programa de Alimentos (CACFP). Todos los proveedores estarán mejor económicamente si se unen al Programa de Alimentos.

Los reembolsos de alimentos recibidos del Programa de Alimentos son ingresos gravables. Excepción: los reembolsos percibidos por sus propios hijos no son ingresos gravables.

Usted puede deducir hasta un desayuno, un almuerzo, una cena, y tres aperitivos- meriendas al día, por niño (si los sirve). La comida servida a sus propios hijos nunca es deducible.

Las comidas o refrigerios que no son reembolsados por el Programa de Alimentos no tienen que ser nutritivos.

No es necesario que guarde los recibos de alimentos si se utiliza el método de asignación estándar de comidas para reclamar los gastos de alimentación.

Usted debe mantener un registro diario de todas las comidas y refrigerios que se sirven a los niños de la guardería, en particular aquellos que no son reembolsados por el Programa de Alimentos.

Depreciación

Uno siempre quiere depreciar su casa porque la amortización de la casa representa una importante deducción de negocios cada año.

Usted tiene derecho a depreciar su casa si tiene licencia, han solicitado una licencia o están exentos de las reglas de concesión de licencias de cuidado infantil. Por lo tanto, incluso si sólo se preocupa por uno o dos niños y no están obligados a tener licencia, todavía puede reclamar la depreciación de la casa.

Cuando usted vende su casa, tendrá que pagar impuesto sobre la amortización reclamada, o que tiene derecho a reclamar. No deje que su preparador de impuestos le diga que no se puede reclamar esta depreciación

Usted tiene derecho a depreciar todos los artículos del hogar que tenía antes de comenzar su negocio y utiliza más adelante en su negocio. Esto puede incluir muebles, electrodomésticos, ollas y sartenes, decoraciones de la pared, mesas, sillas, camas, y así sucesivamente.

El IRS ha anunciado una atenuación de las reglas de depreciación que beneficiarán a todas las proveedoras de cuidado infantil en el hogar.

A partir de 2014, las proveedoras pueden evitar la depreciación de artículos que cuestan $ 500 o menos. En cambio, pueden deducirlos en un año.

En años anteriores las reglas del IRS decían que los proveedores que han comprado artículos que duran más de un año deben depreciarlos. En la práctica, el IRS permite a las proveedoras deducir artículos que cuestan menos de $ 100 en un año. Yo he aconsejado a las proveedoras seguir esta regla no escrita desde hace años y nunca he tenido problemas en las auditorías del IRS.

Hay dos partes en la nueva regla.

Regla  de los $ 200 

En 2014 los proveedores pueden deducir en un año cualquier artículo que cuesta $ 200 o menos. Por ejemplo, una proveedora que compra una alfombra de $ 180 para su sala de estar que se utiliza tanto para su negocio como para su familia, puede deducir el monto Porcentaje Tiempo-Espacio en 2014. Si su porcentaje de espacio-tiempo fue del 40%, podría deducir $ 72 en 2014 ($ 180 x 40 % = $ 72).

Regla de los$ 500

A partir de 2014, las proveedoras pueden deducir en un año cualquier artículo que cuesta $ 500 o menos si mantienen la siguiente declaración en sus archivos de impuestos para el 2014:

"Artículo 1.263 (a) -1 ( f ) de mínima elección puerto seguro - Estoy usando la regla de puerto seguro en virtud de esta Sección para los artículos que compro para mi negocio en 2014 que costó $ 500 o menos ."

Ponga la fecha en que escribió esta declaración, su dirección, número de identificación fiscal y fírmelo. Guárdelo con sus otros registros de impuestos 2014. Revise la misma declaración para cada ejercicio fiscal.

Por ejemplo, si una proveedora compra una mesa de $ 480 (nueva o usada) que es utilizada para su negocio y por su familia (con un porcentaje de espacio-tiempo del 40%) se pueden deducir $ 192 ( $ 480 x 40 % = $ 192) en su declaración de impuestos del 2014.

El uso de esta nueva norma es voluntario. Si la proveedora eligió depreciar la mesa de $ 480 bajo las reglas normales de la depreciación, reclamaría $ 27.44 ($ 480 x 40 % = $ 192 x 14,29 % [ año 1 de 7 según las reglas MACRS] = $ 27.44 ).

Esta regla también se aplicara en el 2015 y años futuros. Las proveedoras no necesitan tener un informe de sus finanzas escrito en sus archivos para  aprovecharse de esta regla. 

Varios artículos en una sola factura.

Las proveedoras también pueden depreciar las facturas de más de $ 500 si hay varios elementos en la factura que identifiquen el precio de los artículos individuales.

Por ejemplo, digamos que una proveedora (con un porcentaje de espacio-tiempo de 45 %) adquiere seis nuevas ventanas y la factura dice: " Seis ventanas en $ 400 cada uno = $ 2.400." Ella puede deducir $ 1.080 ($ 400 x 45 % = $ 180 x 6 = $ 1.080).

Reglas de la depreciación normal

Las reglas de amortización normales permanecen en vigor durante 2014, incluyendo la regla de la Sección 179 (Section 179 rule.).

Las proveedoras pueden continuar depreciando artículos que cuestan más de $ 500 usando las reglas normales de la depreciación: Material de oficina (5 años), muebles / electrodomésticos / equipos (7 años), valla / patio / entrada (15 años), mejoras en el hogar / hogar ( 39 años ). 

 
La Regla de la Sección 179 le permite deducir en un año los artículos año que se utilizan más de 50 % del tiempo en su negocio. No puede utilizar esta regla para mejoras de la tierra, mejoras en el hogar, y el hogar.

La regla de depreciación de la prima del 50% se ha ampliado al 2014. Fue creado originalmente para expirar a finales de 2013, pero fue ampliada por iniciativa del Congreso en diciembre de 2014.
 
* La tasa de asignación estándar de comidas para el 2014 es: $ 1,28 el desayuno; el almuerzo y la cena $ 2.40 y $ 0.71 la merienda. Utilice esta tasa para todas las comidas, meriendas y aperitivos servidos en 2014 (incluidas las comidas y meriendas no reembolsadas por el Programa de Alimentos). Usted puede deducir hasta un desayuno, un almuerzo, una cena y tres aperitivos  al día por niño. 

* La tarifa estándar por milla para el 2014 fue de $ 0.56 por milla para los negocios. La tarifa para el año 2015 será $ 0,575 por millas para los negocios. 

* El límite de ingresos para acceder al Crédito del ahorrador del IRS ha aumentado a $ 60.000 (ingreso bruto ajustado) para las parejas que declaran conjuntamente; $ 45.000 para los cabezas de familia; y $ 30,000 para solteros o personas casadas que declaran por separado. 

* Nota: En el 2.013,  con la "Regla del método simplificado ", las proveedoras pueden reclamar hasta $ 1,500 en gastos de la casa sin guardar los recibos, o presentar el formulario 8829 del IRS “Gastos de negocios por  el uso de su hogar”. Sin embargo, la gran mayoría de las proveedoras no deberían usar esta regla, pues les sale mejor reclamar sus gastos de la casa en el Formulario 8829.

Hay varias maneras para que una proveedora de cuidado infantil en el hogar pueda reducir sus impuestos antes de que finalice el año.

El objetivo es acelerar sus deducciones del año en curso y retrasar los ingresos hasta el año siguiente. Estas son algunas ideas:

1) Abastecerse de materiales y suplementos para su negocio antes de que finalice el año. Estos pueden incluir: artesanía, productos de limpieza, equipos de cocina, materiales curriculares, y así sucesivamente.

2) Pida a los padres que le paguen en el año entrante las tarifas de las últimas semanas de diciembre. El dinero que usted recibe en el año entrante por el cuidado de niños se declara como ingreso tributable en su declaración de impuestos de este año.

3) Cuanto antes se haga una contribución a una cuenta IRA, más dinero tendrá al momento de la jubilación. Puede configurar una Traditional IRA o SEP IRA antes del 15 de abril. Las contribuciones que realice en estas cuentas IRA antes de esa fecha, reducirán su renta imponible personal.

Si usted configura o contribuye a una cuenta Roth IRA, no reducirá sus impuestos este año, pero se ahorrará dinero en el futuro cuando usted retire la contribución e interés en el impuesto de jubilación libre.

4) Si usted hace contribuciones a una organización de caridad antes de que finalice el año, es posible que pueda reducir su base imponible personal si usted puede detallarlo en sus impuestos.

¡Siga estos sencillos pasos para ahorrar un poco más de dinero en sus impuestos!

New Depreciation Rule starting in 2014 Will Save Providers Time and Money!

Condensed and summarized by Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

Household Deductions

All businesses can deduct expenses that are “ordinary and necessary” for their business. The definition of ordinary and necessary is helpful, typical, appropriate and useful for the business.

Since your business is providing a home learning environment for children, you are entitled to deduct hundreds of household items used in your business. This includes furniture, appliances, kitchen equipment, cleaning supplies, cable television, law care, service contracts on your appliances, new door bell, bedding, towels, floor polish, and so on.

Because of this, you should save every receipt for items that have anything to do with cleaning, repairing, or maintaining your home as a home

Note: You can only deduct a portion of items used personally as well as for your business. Use your Time-Space %.

Business Use of Your Home

You are entitled to deduct a portion of the costs associated with your house: property tax, mortgage interest, utilities (gas, oil, electric, water, garbage), house insurance, house repairs, house depreciation, and house rent.

Claim the Time-Space % of these expenses on IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home.

Your Time-Space % is based on the number of hours you use your home for business and the number of square feet your use your home for business on a regular basis.

Time

Your business is the only one that must add up all the hours you use your home for business activities.

You can count all the hours day care children are present in your home. Count from moment the first child arrives until the last child leaves. Count the extra time if parents pick up their children late, children stay overnight, or children come to your home on weekends to play.

You can also count all the hours you use your home for business activities when children are not present. This includes hours spent on cleaning, lesson planning, parent interviews, record keeping, meal preparation, parent phone calls, time on the Internet, and so on.

Hours spent away from the home shopping or taking children to school cannot be counted.

Space

Unlike all other home-based businesses, you can claim a room as a business room if it is “regularly” used for your business. Regular use means using it for your business about two-three times per week. Children do not need to be in a room for you to count it as regular use (storage room, office, garage, laundry room, etc.). Such rooms can still be counted as regular use even if your state child care licensing rules prohibit children from entering them.

It’s not unusual for many providers to use all of the rooms in their home on a regular basis for their business.

All other home-based businesses can only count rooms that are used “exclusively” for their business. However, family child care is the only business that can have both “regular” use rooms and “exclusive” use rooms. If your tax preparer challenges this, tell him or her to look at the Instructions to Form 8829, page 2 under the heading “Special Computation for Certain Daycare Facilities.”

Food Program and Food Expenses

Family child care is the only home-based business that has the CACFP Food Program. All providers are better off financially if they join the Food Program.

Food reimbursements received from the Food Program are taxable income. Exception: reimbursements received for your own children are not taxable income.

You can deduct up to one breakfast, one lunch, one supper, and three snacks per day, per child (if you serve them). Food served to your own children is never deductible.

Meals or snacks that are not reimbursed by the Food Program do not have to be nutritious.

You do not need to save any food receipts if you use the standard meal allowance method for claiming food expenses. See my article, "How to Claim Food Expenses."

You must keep a daily record of all meals and snacks served to your daycare children, particular those for which you are not reimbursed by the Food Program.

Depreciation

You always want to depreciate your home because house depreciation represents a substantial business deduction for you each year.

You are entitled to depreciate your home if you are licensed, have applied for a license or are exempt from child care licensing rules. Therefore, even if you only care for one or two children and are not required to be licensed, you can still claim house depreciation.

When you sell your home you will owe tax on the depreciation you claim, or are entitled to claim. Don’t let your tax preparer talk you out of claiming this depreciation.

You are entitled to depreciate all household items you owned before your business began that you later use in your business. This can include furniture, appliances, pots and pans, wall decorations, tables, chairs, beds, and so on.

The IRS has announced a relaxing of depreciation rules that will benefit all family child care providers.

Starting in 2014, providers can avoid depreciating items costing $500 or less. Instead, they may deduct them in one year.

This change will result in higher business deductions in 2014. It will also make it easier to avoid the time consuming challenge of trying to understand the complex depreciation rules and calculating the correct depreciation amount.

In previous years the IRS rules said that providers who purchased items lasting longer than one year should depreciate them. As a practical matter, the IRS allowed providers to deduct items that cost less than $100 in one year. I've advised providers to follow this unwritten rule for years and had never run into trouble in IRS audits.

There are two parts to the new rule.

$200 Rule

In 2014 providers can deduct in one year any item costing $200 or less. For example, a provider who purchases a $180 rug in her living room that is used by both her business and her family can deduct the Time-Space Percentage amount in 2014. If her Time-Space Percentage was 40%, she could deduct $72 in 2014 ($180 x 40% = $72).

$500 Rule

Starting in 2014, providers can deduct in one year any item costing $500 or less if they keep the following statement in their tax files for 2014:

"Section 1.263(a)-1(f)  of minimums safe harbor election - I am using the safe harbor rule under this Section for items I purchase for my business in 2014 that cost $500 or less."

Put the date you wrote down this statement, your address, taxpayer identification number and sign it. Save it with your other 2014 tax records. Revise the same statement for each tax year.

  

For example, if a provider buys a $480 table (new or used) that is used by her business and her family (with a Time-Space Percentage of 40%) she can deduct $192 ($480 x 40% = $192) on her 2014 tax return.

Using this new rule is voluntary. If the above provider chose to depreciate the $480 table under the normal rules of depreciation, should would claim $27.44 ($480 x 40% = $192 x 14.29% [year 1 of 7 year MACRS rules] = $27.44).

Multiple Items on One Invoice

Providers can also avoid depreciation on invoices of more than $500 if there are multiple items on the invoice that identifies the price of individual items.

For example, let's say a provider (with a Time-Space Percentage of 45%) buys six new windows and the invoice reads: "Six windows at $400 each = $2,400." She can deduct $1,080 ($400 x 45% = $180 x 6 = $1,080).

Normal Depreciation Rules

Normal depreciation rules remain in effect for 2014, including the Section 179 rule.

Providers can continue to depreciate items costing more than $500 using the normal rules of depreciation: office equipment (5 years), furniture/appliances/equipment (7 years), fence/patio/driveway (15 years), home improvements/home (39 years). See also my articles : The Categories of Depreciation and "How to Depreciate Your Home."

The Section 179 Rule allows you to deduct in one year items that are used more than 50% of the time in your business. You cannot use this rule for land improvements, home improvements, and the home.

The 50% bonus depreciation rule has been extended to 2014. It was originally set to expire at the end of 2013, but was extended by Congressional action in December 2014. 

* The standard meal allowance rate for 2014 is: $1.28 breakfast, $2.40 lunch/supper and $.71 snack. Use this rates for all meals and snacks served in 2014 (including meals and snacks not reimbursed by the Food Program). You may deduct up to one breakfast, one lunch, one supper and three snacks per day, per child.

* The standard mileage rate for 2014 is $.56 per business mile. The rate for 2015 is $.575 per business mile. 

* The income limits to qualify for the IRS Saver’s Credit has increased to $60,000 (adjusted gross income) for couples filing jointly; $45,000 for heads of household; and $30,000 for individuals or married people filing separately.

* Note: Under a 2013 “Simplified Method Rule ” providers can claim up to $1,500 in house expenses without saving any records, or filing IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home. However, the vast majority of providers should not use this rule and should continue to claim their house expenses on Form 8829.

There are several ways a family child care provider can reduce her taxes before the end of the year.

The goal is to accelerate your deductions in this year and delay income until the following year. Here are some ideas:

1) Stock up on business supplies and materials before the end of the year. These can include: arts and crafts supplies, cleaning supplies, kitchen supplies, curriculum materials, and so on.

2) Ask parents to pay you in 2015 for the last several weeks of December. Money you receive in the next year for child care delivered in this year is reported by you as taxable income on your following tax return.

3) The sooner you make a contribution to an IRA, the more money you will have at retirement. You can set up a Traditional IRA or SEP IRA before April 15, 2015. Any contributions you make to these IRAs before then will reduce your personal taxable income.

If you set up or contribute to a Roth IRA you won't reduce your taxes this year, but you will save money later when you withdraw the contribution and interest at retirement tax free.

4) If you make contributions to a charitable organization before the end of the year, you may be able to reduce your personal taxable income if you can itemize your taxes.

Follow these simple steps to save a little more money in yours tax!