Contratando sus familiares como empleados
Muchos proveedores de cuidados infantiles contratan a sus propios familiares y se benefician de las reglas del IRS que les permiten reducir sus impuestos. Si usted contrata a sus propios hijos menores de 18 años, sus hijos no tendrán que pagar impuestos de Seguro Social. Los salarios pagados a sus hijos por trabajar para su empresa son 100% deducibles. Si usted contrata a sus propios hijos que tienen más de 18 años de edad o si contrata a su propio cónyuge, sus salarios están sujetos a los impuestos de Seguro Social y a la renta federal. Así que no hay beneficio fiscal significativo por la contratación de niños de más de 18 años de edad o de su cónyuge, a menos que establezca un plan de reembolso médico y reclame los gastos médicos como una deducción de negocio.
Los proveedores que contratan a sus propios familiares deben tener cuidado y mantener los registros adecuados. El IRS sospecha metódicamente de estos acuerdos, porque suponen que los proveedores están tratando de reclamar una deducción de negocios sin cumplir los requisitos del empleador que contratar a un empleado. Los proveedores que no estén al día sobre su registro de datos pueden tener problemas si no puede demostrar que su hijo hizo el trabajo para el que fue pagado.
Estos son los registros que debe tener si contrata a sus propios hijos o cónyuge:
• Obtener un número de identificación del contribuyente del IRS (formulario SS-4 se puede llenar en línea en www.irs.gov ).
• Preparar una descripción del trabajo que detalle cuáles son las responsabilidades del trabajo: jugar con los niños, limpiar antes y después de la jornada con los niños, preparar las comidas para los niños, limpiar los juguetes, mantenimiento de los archivos, etc. No incluya otras actividades personales, tales como ir de compras, cortar el césped, hacer mandados de la familia, etc
• Elaborar un acuerdo escrito entre usted y su familiar empleado que describa el acuerdo de empleo: días y horas de trabajo, salario, etc. Ambas partes deben firmar este acuerdo.
• Mantenga un registro diario del trabajo hecho. Si el trabajo realizado es el mismo todos los días, sólo tiene que registrar los días y las horas trabajadas: lunes 09 a.m.-10 a.m., martes 09 a.m.-10 a.m., miércoles 9am - 10am, etc.
• Escriba un recibo por cada pago, haga que el miembro de la familia lo firme, y guarde una copia: "El pago en efectivo de $ 25 por 5 horas de trabajo del 3 hasta el 7 de enero del 2012." No es necesario pagar con un cheque, usted puede pagar con dinero en efectivo. Haga el pago en una cuenta de negocios separada, si usted tiene una.
• El salario de los miembros de la familia deben ser razonable. Si usted tiene un beneficio empresarial de 15.000 dólares, no es razonable pagar a sus propios hijos $ 6,000 en salarios. El pago de $ 20 por hora a sus 15 años de edad también es irracional. La prueba de lo que es razonable es, probablemente, la cantidad que estaría dispuesto a pagar a alguien que no es un miembro de la familia. Si usted también está dando a su hijo una mesada, mantenga un registro de cuándo se dio ese subsidio y de cuánto era.
Este material fue producido por Resources for Child Caring (Recursos para Cuidadores de niños) (www.resourcesforchildcare.org ). Para otras publicaciones del negocio de cuidado de niño, póngase en contacto con la División de Publicaciones de Resources for Child Caring, Redleaf Press, al 800-423-8309 o visite www.redleafpress.org
Hiring Family Members
Many providers hire their own family members and take advantage of IRS rules that allow them to reduce their taxes. If you hire your own children under age 18, your children will not have to pay any Social Security taxes. Wages paid to your children to do work for your business are 100% deductible. If you hire your own children who are over age 18 or if you hire your own spouse, wages paid to them are subject to Social Security taxes and federal income taxes. So there is no significant tax benefit to hiring children over age 18 or your spouse unless you set up a medical reimbursement plan and claim medical expenses as a business deduction.
Providers who do hire their own family members should be careful about keeping the proper records. The IRS is initially suspicious of these arrangements because they assume that providers are trying to claim a business deduction without meeting the requirements of an employer hiring an employee. Providers who are sloppy about their record keeping can get into trouble if they can't show that their child did the work for which they were paid.
Here are the records you should keep if you hire your own children or spouse:
Get a taxpayer identification number from the IRS (Form SS-4 can be filled out online at www.irs.gov).
Prepare a job description that details what are the responsibilities of the job: play with the children, clean up before and after the children, prepare meals for the children, clean toys, record keeping, etc. Do not include more personal activities such as shopping, mowing the lawn, running family errands, etc.
Prepare a written agreement between you and your family member that describes the employment arrangement: days and hours of work, pay, etc. Both parties should sign this agreement.
Keep a daily record of when the work was done. If the work done is the same every day, simply record the days and hours worked: Monday 9am - 10am, Tuesday 9am - 10am, Wednesday 9am - 10am, etc.
Write out a receipt for each payment, get the family member to sign it, and keep a copy: "Payment of $25 cash for 5 hours of work January 3 - 7, 2007." It is not necessary to pay by check; you can pay with cash. Make this payment out of a separate business account if you have one.
Payments to family members must be reasonable. If you have a $15,000 business profit, it is unreasonable to pay your own children $6,000 in wages. Payment of $20 per hour to your 15 year old is also unreasonable. The test of what is reasonable is probably how much you would be willing to pay someone who is not a family member. If you also give your child an allowance, keep a record of when you gave this allowance and how much it was.
This handout was produced by Resources for Child Caring (www.resourcesforchildcare.org). For additional family child care business publications, contact Resources for Child Caring’s publishing division, Redleaf Press, at 800-423-8309 or visit www.redleafpress.org
