¿Cuáles son las consecuencias de no ser proveedor licenciado de cuidado infantil?, What are the Consequences of Not Being Licensed?

¿Cuáles son las consecuencias de no ser proveedor licenciado de cuidado infantil?
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

  Como proveedor de cuidado infantil familiar usted pertenece a una de tres categorías:

* Usted cumple con las leyes estatales de cuidado infantil

 * Usted está exento de las leyes estatales de cuidado infantil

 * Usted está incumpliendo las leyes estatales de cuidado infantil

 Si usted es un proveedor exento de esto significa que está operando legalmente bajo las leyes de su estado. Este sería el caso si el Estado tiene una certificación o sistema de registro voluntaria y usted no se inscribió. O si su estado sólo otorga licencias a los proveedores que atienden a más de cuatro hijos y usted solo cuida a tres.

 Si usted está exento, las consecuencias fiscales son las mismas que si fuera licenciado. Usted puede llenar los mismos formularios de impuestos de la misma manera. Usted tiene derecho a las deducciones exactamente como un proveedor con licencia. Los inconvenientes: en la mayoría de los estados, usted no será apto para participar en el Programa de Alimentos, y será más difícil encontrar un seguro de responsabilidad empresarial. Algunas compañías de seguros ofrecen cobertura sólo si cumple con las normas estatales. Además, no será apto para los programas de subvenciones o préstamos ofrecidos a través de Child care Resource and Referral (CCR & R). Por último, usted no será capaz de cumplir con altos estándares de calidad y recibir recompensas financieras a través de Calificación de Calidad de su estado y el Sistema de Información (QRIS), ni va a ser apto para otros programas de acreditación que signifiquen un programa de cuidado infantil de calidad.

¿Qué pasa si usted está incumpliendo las leyes de su estado sobre el cuidado de niños? En este caso perderá la posibilidad de deducir gastos de la casa (hipoteca, alquiler, impuestos a la propiedad, servicios públicos, seguro de la casa, reparaciones de la casa, y la depreciación de la casa). Sin embargo, usted puede reclamar todas las deducciones (alimentos, juguetes, suministros, gastos de automóvil, etc.) Usted no podrá obtener un seguro de responsabilidad empresarial o estar en el Programa de Alimentos. Usted no tendrá acceso a los servicios de su CCR & R (formación, subvenciones, préstamos, listado de referencias, y mucho más).

Yo creo que cada proveedor de cuidado infantil debe cumplir con las normas de su estado  al respecto. La investigación indica que los proveedores que lo hacen ofrecen una atención de mayor calidad que los que no lo hacen. Si tiene licencia, yo creo que todo proveedor debe esforzarse por lograr un mayor nivel de calidad mediante la participación en su programa de QRIS o acreditación NAFCC o una http://www.cdacouncil.org/.

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What are the Consequences of Not Being Licensed?

By Tom Copeland. Posted with his permission

As a family child care provider you fall into one of three categories:

* You meet your state child care regulations

* You are exempt from your state child care regulations

* You are in violation of your state child care regulations

If you are an exempt provider this means you are operating legally under your state's laws. This would be the case if your state had a certification or registration system that was voluntary and you didn't sign up. Or if your state only licenses providers who care for more than four children and you care for three.

If you are exempt the tax consequences are the same as if you were licensed. You can fill out the same tax forms in the same way. You are entitled to the exact same deductions as a licensed provider. The drawbacks: in most states you won't be eligible to participate on the Food Program, and it will be harder to find business liability insurance. Some insurance companies will only offer coverage if you meet your state regulations. In addition, you may not be eligible for grant or loan programs offered through your Child Care Resource and Referral (CCR&R) agency. Lastly, you won't be able to meet higher quality standards and receive financial rewards through your state's Quality Rating and Information System (QRIS), nor will you be eligible for accreditation or other credential programs that signify a quality child care program.

What if you are in violation of your state's child care regulations? In this case you will lose the ability to deduct house expenses (mortgage, rent, property tax, utilities, house insurance, house repairs, and house depreciation). But you can claim all other deductions (food, toys, supplies, car expenses, etc.). You won't be able to get business liability insurance or be on the Food Program. You won't have access to services from your CCR&R (training, grants, loans, referral listing, and more). 

I believe every provider should meet their state's child care regulations. Research indicates that providers who do so offer higher quality care than those who don't. If you are licensed I believe every provider should strive to achieve a higher level of quality by participating in their QRIS program or NAFCC Accreditation or a CDA credential. 

Photo credit: fbcmlincolnton.com

For more information about starting your business, see my book Family Child Care Business Planning Guide.

Posted by Tom Copeland at 08:48 AM in Record Keeping & Taxes, Starting Your Business |

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Do I Have to Be Licensed to Deduct My House Expenses? ¿Tengo que tener licencia para deducir los gastos de mi casa?

¿Tengo que tener una licencia de proveedor de cuidado infantil para deducir los gastos de la casa como gastos del negocio?  NO!

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

Los proveedores de cuidado de niños tienen la suerte de poder de deducir muchos gastos asociados a sus hogares.

Estos incluyen impuestos a la propiedad, los intereses hipotecarios, los servicios públicos (gas, electricidad, agua, alcantarillado, basura), reparaciones en la casa, seguro de la casa, y la depreciación de su casa.

Estos gastos de la casa pueden sumar miles de dólares y representan una importante deducción de negocios.

Los proveedores de cuidado infantil puede deducir la parte de negocio de estos gastos (de su porcentaje tiempo-espacio) en el formulario del IRS 8829: Gastos para el uso comercial de su hogar.

¿Pueden todos los proveedores de cuidado infantil reclamar la deducción de estos gastos de la casa?

Las instrucciones del Formulario 8829 establecen que para calificar para reclamar los gastos de la casa, "... debe haber solicitado (y no haber sido rechazadas), o bien otorgado (y estar aún vigente), o estar exento de la licencia según la ley estatal”.

Supongamos que la ley estatal dice que usted puede cuidar 3 niños que no sean de su familia sin necesidad de una licencia. Si usted cuida de tres niños de una familia, y no de otros niños, podría estar exento de las normas de concesión de licencias estatales. Por lo tanto, usted puede reclamar el Formulario 8829 los gastos de la casa.

En este ejemplo, si se cuida a niños no familiares provenientes de dos diferentes familias, estaría incumpliendo la ley estatal y por lo tanto no tendría derecho a deducir los gastos de la casa. Pero, incluso si estaba operando ilegalmente, usted todavía puede deducir todos los costos de negocio: alimentación, juguetes, suministros, gastos de automóvil, la depreciación de los muebles y electrodomésticos, etc.

A veces los preparadores de impuestos no entienden las reglas para reclamar los gastos de la casa. A veces, un preparador de impuestos le preguntará a un proveedor de cuidado infantil, "¿Tiene usted licencia?" Esa no es una pregunta útil. Esto es porque usted puede estar exento de licencia y deducir los mismos gastos que un proveedor con licencia.

Si usted contrata un preparador de impuestos y está exento de las normas de concesión de licencias (o hayan solicitado una licencia), hágale saber que usted tiene derecho a reclamar los gastos de la casa en el Formulario 8829.

Nota: Hay algunos inconvenientes si no tiene licencia. Véase mi artículo, "¿Cuáles son las consecuencias de no ser licenciado?"

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Do I Have to Be Licensed to Deduct My House Expenses?

By Tom Copeland. Posted with his permission.

 

Family child care providers are fortunate to be able to deduct many expenses associated with their homes.

These include property tax, mortgage interest, utilities (gas, electric, water, sewer, garbage), house repairs, house insurance, and home depreciation.

These house expenses can total thousands of dollars and represent a signficant business deduction.

Child care providers can deduct the business portion of these expenses (their Time-Space Percentage) on IRS Form 8829 Expenses For Business Use of Your Home.

Can all child care providers claim these house expenses?

The instructions to Form 8829 state that to qualify to claim house expenses, "... you must have applied for (and not have been rejected), been granted (and still have in effect), or be exempt from having a license certification, registration, or approval as a daycare center or as a family or group daycare home under state law."

Suppose your state law says that you can care for unrelated children from one family without needing a license. If you do care for three children from one family, and no other children, you would be exempt from state licensing rules. Therefore, you can claim Form 8829 house expenses.

In this example, if you were caring for unrelated children from two different unrelated families, you would be in violation of state law and therefore would not be entitled to claim house expenses. But, even if you were operating illegally, you could still deduct all other business expenses: food, toys, supplies, car expenses, depreciation on furniture and appliances, etc.

So, the answer to the question posed in the title of this article is "no."

Sometimes tax preparers don't understand the rules for claiming house expenses. A tax preparer from Florida asked me about this today. Sometimes a tax preparer will ask a child care provider, "Are you licensed?" That's not a helpful question. This is because you can be exempt from licensing and still claim the same expenses as a licensed provider.

If you use a tax preparer and are exempt from licensing rules (or have applied for a license but not yet received it), let him or her know that you are still entitled to claim house expenses on Form 8829.

Note: There are some drawbacks if you are not licensed. See my article, "What are the Consequences of Not Being Licensed?"

Image credit: lindaschildcare.net

For more information on claiming deductions, no matter what your status is, see my book, Family Child Care Record Keeping Guide.

Copyright 2011, Tom Copeland, www.tomcopelandblog.com

Nuevas normas de licencia para hogares de guardería 8/1/12

DCFS ha cambiado las normas sobre cunas y ha añadido la obligación de que personas con  licencia de cuidado infantil y sus substitutos se inscriban en Gateways.  Revise la norma

http://www.state.il.us/DCFS/docs/Notice_to_Home_Day_Care-Providers_regarding_Amended%20Rules%20406%20and%20408%20-%20August%202012%20%28Spanish%29.pdf

Pare ver las nuevas Normas de cuidado infantil en el Hogar puede ir directamente a

·  Parte 406 Normas de Licencia Para Hogares de Guardería

Para ver cualquier norma o forma de DCFS puede ir a http://www.state.il.us/dcfs/policy/pr_policy_rules_PDF_es.shtml. Elija español o inglés.

Registrarse en Gateways to Opportunity

NUEVO REQUERIMIENTO DE REGISTRO
Registro “Gateways to Opportunity”
Las enmiendas a las Reglas 406 y 408 exigen que todos los proveedores de cuidado infantil se
inscriban en el Registro “Gateways to Opportunity” antes del 1° de setiembre de 2012, e
incluyan sus credenciales educativas y de capacitación. La membresía en el registro es gratis.
Para inscribirse en el registro – Visite el registro en http://registry.ilgateways.com/ para
completar y enviar la solicitud en línea, o imprima, complete y envíe la solicitud por correo a
INCCRRA/Applications 1226, Towanda Plaza, Bloomington, IL 61701. Si necesita asistencia o
tiene preguntas, llame al (866) 697-8278.
Acerca del Registro – El Registro funciona bajo el Departamento de Servicios Humanos (DHS,
por su sigla en inglés), y es administrado por las Red de Agencias de Recursos y Remisiones de
Cuidado Infantil de Illinois (INCCRRAA – Illinois Network of Child Care Resource and
Referral Agencies). El Registro rastrea y mantiene las credenciales educativas y de capacitación
de los proveedores de cuidado infantil e identifica cursos/capacitación e instructores aprobados.
A continuación, encontrará algunas preguntas y respuestas acerca del Registro:
¿Cuál es el beneficio de inscribirse en el Registro?
El principal beneficio del Registro Gateways es la Ficha de Desarrollo Profesional individualizada (PDR
– Professional Development Record). La PDR exhibe la educación, las credenciales/certificaciones y
capacitaciones de una persona. Únicamente el Miembro del Registro puede imprimir la PDR en cualquier
momento a partir de un sitio web seguro. El Departamento de Servicios para Niños y Familias de Illinois
(DCFS – Department of Children and Family Services) aceptará la PDR como documentación del
cumplimiento de los requisitos de horas de capacitación previa al servicio y durante el servicio para el
licenciamiento.
. Capacitaciones aprobadas por el Registro – Traiga su tarjeta del Identificación de
Miembro del Registro e inscríbase en las capacitaciones con su Número de Identificación
de Miembro del Registro. El instructor o la agencia enviarán la hoja de inscripción al
Registro. Estas capacitaciones aparecerán automáticamente en su PDR una vez
procesadas.
Office of the Director
406 E. Monroe Street . Springfield, Illinois 62701
217-785-2509 . 217-524-3715 / TTY
8/21/2012
.
Conferencias verificadas por el Registro – En la conferencia, usted recibirá un certificado con un código de barras que identifica las sesiones en las que usted estuvo presente. Una vez enviada una copia de su certificado de conferencia al Registro, estas sesiones aparecerán en su PDR.
.
Conferencias y capacitaciones con presencia verificada – Estas capacitaciones aparecerán en su PDR automáticamente una vez procesadas.
.
Conferencias y Capacitaciones auto-informadas – Como Miembro del Registro, usted puede auto-informar capacitaciones y conferencias en su PDR a través de la sección de Miembros del sitio web de Gateways. Para auto-informar capacitaciones, usted necesitará el título de la capacitación, el nombre del instructor, las horas de capacitación y la fecha en que se completó. Después de auto-informar capacitaciones en su PDR, debe conservar los certificados de estos eventos para verificar su presencia y así cumplir con sus exigencias de capacitación anuales del DCFS.
¿Se compartirá mi información personal con otras personas?
El respetar la privacidad y confidencialidad de los Miembros del Registro es extremamente importante. La información sobre una membresía individual y el contenido de la PDR del miembro están disponibles únicamente al Miembro del Registro individual. Un miembro puede compartir esta información con quien desee, pero el miembro es la única persona con acceso directo a la información. Con respecto a solicitudes externas de información, solo se atenderán solicitudes de información agregada. Se protegerá la información de identificación de los miembros.
PREGUNTAS
Los proveedores de cuidados diurnos deben dirigir sus preguntas sobre este aviso o la regla con enmiendas a su representante de licenciamiento local.
ACCESO A LA REGLAS REVISADAS
Una versión electrónica de las nuevas normas de licenciamiento pueden ser revisadas en el sitio web del DCFS en:
http://www.state.il.us/dcfs/policy/pr_policy_rules.shtml

NUEVOS ESTÁNDARES PARA CUNAS

Departamento de Servicios para Niños y Familias de Illinois
Pat Quinn
Gobernador
Richard H. Calica
Director
AVISO PARA PROVEEDORES DE CUIDADO DIURNO EN HOGARES DE
GUARDERÍA Y EN HOGARES DE GUARDERÍA DE GRUPO
Enmiendas adoptadas a reglas de licenciamiento de cuidado diurno
De: Richard H. Calica, Director
Fecha: Agosto, 2012
El siguiente es un resumen de las enmiendas adoptadas para las Reglas 406, Normas de Licencia para
Hogares de Guardería y Reglas 408, Normas de Licencia para Hogares de Guardería de grupo:
NUEVOS ESTÁNDARES PARA CUNAS
Muchos niños han fallecido debido a cunas que no son seguras. Las cunas fabricadas antes
del 28 de junio de 2011 eran tan peligrosas que el Gobierno Federal las declaró obsoletas e
incompatibles con las normas. El Gobierno Federal ha emitido nuevas normas de
manufactura de cunas que exigen estándares de seguridad estrictos aplicables a todas las
cunas fabricadas y vendidas después del 28 de junio de 2011.
Las cunas fabricadas antes del 28 de junio de 2011 no deben ser reparadas,
revendidas o donadas. La inmovilización del lado abatible de su cuna o el intentar
reparar una cuna para hacerla segura no hacen que la cuna sea compatible con la
norma federal.
La Regla 406 y Regla 408 exigen ahora que para el 28 de diciembre de 2012, todos los
establecimientos de cuidado diurno que usen cunas tengan cunas nuevas que cumplan
o superen las normas de seguridad federales en 16 CFR 1219, Normas de seguridad para
cunas de tamaño grande para bebés o 16 CFR 1220, Normas de seguridad para cunas que
no sean de tamaño grande para bebés. Estas cunas deben portar un certificado del
fabricante que indique que la cuna cumple con la nueva norma federal. El certificado del
fabricante debe estar disponible para inspección por un representante de licenciamiento.
Sin embargo, si no se logra obtener un certificado del fabricante, servirá para cumplir con
el requisito un comprobante de que la cuna fue fabricada el 28 de junio de 2011 o en fecha
posterior.
(Normas adicionales al dorso)
La Comisión de Seguridad de Productos de Consumo indica que su cuna no debe venderse,
donarse o regalarse. Requiere que usted se deshaga de cunas que no cumplan con la norma de
una manera que evite que la cuna sea reensamblada y vendida.
Para figurar en la lista de correo electrónico gratuita de comunicados de prensa e información
sobre la seguridad de productos de la Comisión de Seguridad de Productos de Consumo de
EE.UU. (CPSC, por su sigla en inglés), visite https://www.cpsc.gov/cpsclist.aspx. Los
proveedores sin acceso a Internet pueden suscribirse para recibir una copia en papel de la lista de
productos no seguros escribiendo a: US CPS 4330 East West Highway, Bethesda, MD 20814.
Los suscriptores recibirán avisos de productos no seguros y retiros del mercado directamente a
través del correo de EE.UU.

When your husband works with you

¿Deben su marido y usted presentar dos ejemplares del Anexo C (Schedule C) si trabajan juntos?

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.

Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

¿Pueden existir situaciones en las que una proveedora de cuidado infantil preferiría que su marido pagara sus propios impuestos de Seguro Social para beneficio del negocio?

Digamos que una proveedora de cuidado infantil y su marido trabajan mano a mano en el trabajo de cuidado de niños. La proveedora de cuidado infantil trabaja por cuenta propia (propietaria única, a sole proprietor) y declara todas las ganancias de la empresa en su declaración de impuesto sobre actividades económicas (Anexo C, Schedule C).

La proveedora de cuidado infantil pagará impuestos de Seguro Social en su propio beneficio. Como resultado, ella recibirá más beneficios del Seguro Social cuando se jubile.

Como el marido no está pagando los impuestos de Seguro Social de este negocio, sus beneficios de Seguro Social serán menores cuando se retire.

¿Hay alguna forma para que el marido obtenga mayores beneficios de Seguro Social en esta situación?

Sí.

Las reglas del IRS permiten a un matrimonio en esta situación dividir las ganancias, y pagar cada uno por su cuenta sus impuestos del Seguro Social, y así compartir los beneficios futuros de Seguro Social entre los dos. Esto se puede hacer si ellos no se presentan como asociados (partnership).

Para ello, el marido y la mujer deben presentar por separado el Anexo C. Separan los ingresos y los gastos y cada uno paga por su cuenta los impuestos de Seguro Social. Esto no va a aumentar el total de impuestos de la Seguridad Social que ya pagan.

Los dos se deben dividir los ingresos y gastos de acuerdo a la cantidad de trabajo que realizan para la empresa. Un marido que trabaja dos horas a la semana haciendo el mantenimiento de registros no debe reclamar el 50% de los ingresos y gastos.

Advertencia

La razón de presentar dos Anexos C para el mismo negocio es permitir al marido contribuir más a su cuenta de la Seguridad Social, y posteriormente obtener mayores beneficios. Sin embargo, antes de tomar esta decisión le recomiendo que averigüe el impacto a largo plazo sobre los beneficios del Seguro Social para usted y su esposo.

Las normas de la Seguridad Social son complejas. Usted califica para recibir beneficios de Seguro Social al trabajar por lo menos diez años. Si su esposo también trabaja, ambos pueden recibir los beneficios del Seguro Social. Si su marido muere, usted puede recibir algunos de sus beneficios. Dependiendo de lo que usted y su esposo han ganado con los años, puede ser más beneficioso que los ingresos futuros de su marido.

Para saber cuál será el impacto de considerar las ganancias de su negocio solo suyas, o divididas entre usted y su esposo, utilice el Estimador de jubilación del Seguro Social (Social Security Retirement Estimator). Hable con alguien en su oficina local de Seguro Social si a usted o a su cónyuge le faltan cinco años para jubilarse. Ellos pueden responder a sus preguntas para ayudarle a tomar la mejor decisión.

Otras consideraciones

Sólo se pueden presentar los dos Anexos C si son marido y mujer y hacen declaración conjunta. Las parejas no casadas y parejas del mismo sexo no pueden hacer esto. Usted no puede hacer esto si usted es una Sociedad de Responsabilidad Limitada (Limited Liability Company, LLC) o una corporación (corporation).

Si usted hace esto, los padres pueden pagarle, por lo que su marido no tiene que obtener su propio EIN. Usted no tiene que poner el nombre de su marido en su licencia de cuidado de niños ni su contrato. No tiene por qué haber ningún cambio en la forma de operar el programa.

Si ustedes contratan empleados, ya sea usted o su esposo, pueden pagar los impuestos de empleo. Esto no afectará el monto total de los impuestos que su familia va a pagar.

Yo le recomendaría que mantuviera los registros (por lo menos de dos meses cada año) para demostrar el número de horas al mes que cada uno está trabajando. Esto le ayudará a justificarse si usted es auditado, sobre la división de gastos e ingresos. Si cada uno trabajó aproximadamente el mismo número de horas, cada uno de ustedes declararía el 50% de los ingresos y el 50% de los gastos en su Anexo C. No importa en realidad quién pagó todos los gastos o si todos los ingresos fueron depositados en una cuenta corriente a su nombre solamente. Si usted tiene una cuenta comercial de cheques solo a su nombre, le recomendaría poner dos nombres en él.

Y no olvide que si usted lo desea, puede interrumpir la presentación de dos Anexos C en los próximos años.

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Should You File Two Schedule C's When Your Husband Works With You?

By Tom Copeland. Posted with his permission.

Are there situations where a family child care provider would want her husband to pay Social Security taxes under his name on the profit from her business?

Let's say a family child care provider and her husband work side by side caring for children.

The child care provider is self-employed (a sole proprietor) and reports all the profit from the business on her business tax return (Schedule C).

The child care provider will pay Social Security taxes on her profit. As a result, she will receive higher Social Security benefits when she retires.

Because the husband is not paying any Social Security taxes on this profit, his Social Security benefits will be lower when he retires.

Is there a way for the husband to earn higher Social Security benefits in this situation?

Yes.

IRS rules allow a married couple in this situation to split the profit, pay Social Security taxes under both their names, and thus spread the future Social Security benefits between the two of them. This can be done without them filing as a partnership.

To do this, the husband and wife should each file a separate Schedule C. They would split the income and expenses on these two forms and each pay Social Security taxes under their own names. This will not increase the total Social Security taxes they will pay.

The two should split the income and expenses according to the amount of work they perform for the business. A husband who works two hours a week doing the record keeping should not claim 50% of the income and expenses.

Warning

The reason to file two Schedule Cs for the one business is to allow the husband to contribute more to his Social Security account, and later earn higher benefits. However, before taking this action I strongly recommend that you find out the long-term impact on the Social Security benefits for both you and your husband.

Social Security rules are complex. You qualify to receive Social Security benefits by working for at least ten years. If your husband also works, you can both receive Social Security benefits. If your husband dies you can receive some of his benefits. Depending on how much you and your husband have earned over the years, it may be more beneficial to have future earnings credited to your husband.

To find out what will be the impact of crediting the profit from your business to you alone or to split it between you and your husband, use the Social Security Retirement Estimator. Talk to someone at your local Social Security office if you are within five years of you or your spouse retiring. They can answer your questions to help you make the best decision.

Other Considerations

You can only file two separate Schedule Cs if you are husband and wife and filing jointly. Unmarried couples or same sex couples cannot do this. You cannot do this if you are a Limited Liability Company (LLC) or a corporation.

If you do this, parents can still pay you and therefore your husband does not need to obtain his own EIN. You don't have to put your husband's name on your child care license or contract. There doesn't have to be any change in how you operate your program.

If you hire employees, either you or your husband can pay the employment taxes. It will not affect the total amount of taxes your family will pay.

I would recommend you keep records (for at least two months each year) to show how many hours in a month each person is working. This will help you defend how you split the income and expenses if you are audited. If you each worked about the same number of hours, each of you would report 50% of the income and 50% of the expenses on their own Schedule C. It doesn't matter who actually paid for the expenses or if all the income was deposited into a checking account under your name only. If you do have a separate business checking account I would recommend putting both names on it.

You can stop filing two separate Schedule Cs in future years if you want to.

Image credit: childcareresearch.org

For more information about claiming income and expenses, see my Family Child Care Record Keeping Guide.

Posted by Tom Copeland at 10:22 AM in Money Management & Retirement, Record Keeping & Taxes | Permalink
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Dificultades con su preparador de impuestos

¿Qué hacer cuando usted no está de acuerdo con su preparador de impuestos?

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo focalerta@yahoo.es

Cuando un o una proveedora de cuidado infantil contrata a un profesional de impuestos para declarar sus impuestos, ella quiere que sus impuestos se hagan correctamente. Ella espera que su preparador de impuestos entienda las reglas particulares que afectan a su negocio.

A veces, sin embargo, usted puede preguntarse cómo su preparador de impuestos ha llenado sus formularios de impuestos.

¿Qué debe hacer si está no está de acuerdo con lo que su preparador de impuestos le dice?

En primer lugar, diga a su preparador de impuestos, "Muéstrame algo por escrito de parte del IRS que respalde su posición."

Si el preparador de impuestos le puede mostrar que usted está equivocado, entonces acéptelo. Pero, si él o ella no puede respaldar su posición con un argumento de autoridad escrito, usted no debe dejarlo pasar.

Pida al preparador de impuestos que se comunique directamente con el IRS para buscar un respaldo por escrito. También puede comunicarse usted mismo con el IRS de forma gratuita: 1-800-829-4933.

También puede ponerse en contacto conmigo para obtener ayuda. O usted puede pedir a su preparador de impuestos que entre en contacto conmigo (tomcopeland@live.com ). Estaré encantado de indicar lo que el IRS pueda responderle. Precisamente acabo de publicar todo lo que el IRS ha escrito sobre el cuidado infantil en el hogar en el " IRS Audits/ Documents", sección que se muestra en la parte superior de mi blog.

He aquí un ejemplo: Digamos que usted quiere deducir la parte de negocio del uso del coche utilizando la tasa estándar por milla. Su preparador de impuestos dice que no puede deducir los intereses del préstamo del coche a menos que utilice el método de gastos reales.

Usted dice: "Muéstreme algo por escrito que respalde su posición." Su preparador de impuestos no será capaz de hacerlo. Entonces usted dice: "Yo no voy a aceptar lo que dice sin argumento de autoridad por escrito. Haga el favor de investigar este tema y entre en contacto con el IRS si es necesario."

De hecho, la publicación 463 del IRS 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses", en la página 16 dice:" Si usted trabaja por cuenta propia y usa su coche en su negocio, puede deducir la parte de los gastos por intereses que representa en su negocio el uso del coche."

A veces la respuesta no será tan clara. Su preparador de impuestos puede decir que usted no puede deducir su felpudo de bienvenida de la puerta principal, porque no es un gasto de negocios "ordinario y necesario". Este lenguaje se puede encontrar en el IRS Code Sectión 162 (a). Medios ordinarios y necesarios quiere decir, útiles o apropiados para su negocio. Algo no debe ser indispensable para que sea normal y necesario.

No hay nada escrito sobre alfombras de bienvenida. Usted sostiene que los padres y los niños usar su felpudo para limpiarse los pies y por lo tanto es ordinario y necesario. Su preparador de impuestos no está de acuerdo y dice que es un gasto personal. Si usted está en un impasse, usted debe tomar una decisión, dar marcha atrás o insistir en deducir la alfombra de bienvenida.

A veces usted puede no estar de acuerdo con su preparador de impuestos porque él o ella está siendo demasiado agresivo en reclamar los gastos del negocio.

He oído hablar esta semana de un proveedor de cuidado infantil cuyo preparador de impuestos le dijo que podía automáticamente reclamar las 2 horas por día que dedica al negocio cuando los niños de la guardería ya se habían ido de su casa. No hay nada por escrito para apoyar esta posición.

De hecho, es peligroso reclamar las horas trabajadas a menos que usted tenga registros y copias de seguridad para demostrar las horas reales que trabajó. (La mejor manera de demostrar esas horas trabajadas consiste en registrarlas cuidadosamente durante al menos dos meses al año y utilizar el promedio de esos meses para el resto del año.)

Si su desacuerdo con su preparador de impuestos es sobre asuntos de poca importancia, puede que no valga la pena discutir. Pero si el desacuerdo es sobre un tema importante, como su Porcentaje Tiempo-Espacio ( Time-Space Percentage), entonces usted puede insistir en ver algo por escrito antes de aprobar la posición de su preparador de impuestos.

Si no se ponen de acuerdo sobre las principales cuestiones, puede ser el momento de pensar en cambiar su preparador de impuestos.

Nadie, incluyendo a los preparadores de impuestos, tendrán siempre tendrá todas las respuestas correctas. Todos cometemos errores. Yo cometo errores. Sin embargo, no se debe aceptar lo que un preparador de impuestos le diga a menos que usted esté seguro que él o ella le está dando la información correcta. Pedir algo por escrito de parte del IRS para respaldar una reclamación es una petición razonable.
www.tomcopelandblog.com

What To Do When You Disagree with Your Tax Preparer

By Tom Copeland. Posted with his permision. Translated to Spanish by Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

When a family child care provider hires a tax professional to do her taxes, she wants her taxes to be done correctly. She expects that her tax preparer understands the many unique rules affecting her business.

Sometimes, however, you may question how your tax preparer has filled out your tax forms.

What should you do if you disagree with what your tax preparer tells you?

First, say to your tax preparer, "Show me something in writing from the IRS that supports your position."

If the tax preparer can show you that you are wrong, then accept it. But, if he or she can't back up their position with a written authority, you should not let it go.

Ask the tax preparer to contact the IRS directly to seek a written authority. You could also contact the IRS yourself: 1-800-829-4933 .

You can also contact me for help. Or you can ask your tax preparer to contact me (tomcopeland@live.com). I'm happy to point out what the IRS may have said about your question. I've posted everything the IRS has written about family child care in the "IRS Audits/Documents" section shown at the top of my blog.

Here's an example: Let's say you want to deduct the business portion of car loan interest when you are using the standard mileage rate. Your tax preparer says you can't deduct car loan interest unless you use the actual expenses method of claiming car expenses.

You say, "Show me something in writing that supports your position." Your tax preparer won't be able to. Then you say, "I'm not going to accept what you say without a written authority. Please research this issue and contact the IRS if necessary."

In fact, IRS Publication 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses" page 16 says, "However, if you are self-employed and use your car in your business, you can deduct that part of the interest expenses that represents your business use of the car."

Sometimes the answer won't be so clear cut. Your tax preparer may say you can't deduct your front door welcome mat because it's not an "ordinary and necessary" business expense. This language can be found in IRS Code Section 162(a). Ordinary and necessary means typical, helpful, appropriate or useful for your business. Something doesn't have to be indispensible for it to be ordinary and necessary.

There's nothing in writing about welcome mats. You argue that parents and children use your welcome mat to wipe their feet and therefore it's ordinary and necessary. Your tax preparer disagrees and says that it's a personal expense. If you are at an impass, you must make a decision whether to back down or insist that the welcome mat be deducted.

Sometimes you may disagree with your tax preparer because he or she is being too aggressive in claiming business expenses.

I heard this week from a child care provider whose tax preparer told her she could automatically claim that she worked 2 hours per day doing business activities when day care children were not present in her home. There is nothing in writing to support this position.

In fact, it's dangerous to claim any business hours unless you can back them up with some records to show the actual hours you worked. (The best way to show such business hours is to track them carefully for at least two months each year and use the average for these months for the rest of the year.)

If your disagreement with your tax preparer is over a few minor matters, it may not be worth pursuing. But if the disagreement is over a major issue, such as your Time-Space Percentage, then you may want to insist on seeing something in writing before you agree with your tax preparer's position.

If you can't agree on major issues, it may be time to consider changing tax preparers.

No one, including tax preparers, will always have the right answer. We all make mistakes. I make mistakes. However, you should not accept what a tax preparer tells you unless you are comfortable that he or she is giving you the correct information. Asking for something in writing from the IRS to back up a claim is a reasonable request.

Image credit: aksenate.org

For more information about working with tax preparers, see my 2011 Family Child Care Tax Workbook and Organizer.

Posted by Tom Copeland at 10:01 PM in Record Keeping & Taxes | Permalink
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