Los fundamentos de la depreciación
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso
La depreciación es el tema de los impuestos más complicado para las proveedoras de cuidado infantil familiar.
Es complicado porque tiene muchas reglas que además cambian de año en año. Y hay que hacer muchas matemáticas ¡Qué divertido!
¿Qué es la depreciación?
La depreciación es el proceso de distribución de la deducción de un artículo en varios años, en lugar de deducirlo en un año.
Usted debe depreciar cualquier artículo que compre de un costo de $ 500 o más que usted utiliza en su negocio. Usted también tiene derecho a depreciar cualquier artículo que tenía antes de empezar su negocio.
Aquí hay un ejemplo básico de cómo funciona la depreciación.
Digamos que usted compró un refrigerador de $ 1,000.
1) ¿Cuánto se puede depreciar?
Puesto que usted lo está utilizando en su negocio, puede deducirlo. Dado que cuesta más de $ 500 debe depreciarlo. Ya que es utilizado en su negocio y también por su familia, usted no puede depreciar el costo total.
Por lo tanto, va a utilizar su Porcentaje Tiempo-Espacio para determinar la parte de la nevera que se puede depreciar. Digamos que su Porcentaje Tiempo-Espacio es del 40%.
$ 1,000 x 40% = $ 400. Esta es la parte del negocio de su refrigerador.
2) ¿Cuánto tiempo puede depreciar el refrigerador?
Todos los artículos que cuestan más de $ 500 entran en una de estas categorías de depreciación: equipo de oficina (5 años), bienes muebles (7 años), mejora de la tierra (15 años), mejoras para el hogar (39 años), el hogar (39 años) o carro (5 años). Para obtener más información, véase mi artículo: "Las categorías de depreciación." ( "The Categories of Depreciation.")
El refrigerador se considera "bien mueble" por lo que debe ser depreciado en 7 años. La frase "bien mueble" aquí puede ser confusa. Esencialmente significa cualquier propiedad que no está adherida a su casa o terreno y no es equipo de oficina. Por lo tanto, si usted compró un juego de muebles de niños a $ 1,000, será depreciado durante 7 años también.
3) ¿Cuánto se reclama en una deducción por depreciación en el primer año?
Ahora se vuelve más complicado. Hay dos maneras en las que puede depreciar su propiedad por siete años. Puede utilizar el método de la línea recta de depreciación o un método acelerado de depreciación.
El método de la línea recta le supondría aproximadamente la misma cantidad de deducciones por depreciación en cada año. Se podría reclamar un 7,14% el primer año; 14,29% entre los años 2-5; y 7,14% para el año ocho.
Usted puede ahora decir: "¿Qué está pasando? ¿Por qué estamos depreciando el refrigerador durante ocho años? Pensé que estábamos usando la regla de depreciación de siete años."
Hay otra regla que dice que usted no puede reclamar la deducción por depreciación de un año completo en el primer año, porque es posible que haya comprado el artículo en la mitad del año. Por lo tanto, usted tendrá solamente media depreciación en el primer año (no importa cuando lo compró) y la otra mitad al final, en el año ocho. ¿No es eso lo que quería saber?
El método acelerado le supone mayores deducciones por depreciación en los primeros años y más bajas en los años posteriores. Se podría reclamar un 14,29% en el primer año; seguido de 24,49%; 17,49%; 12,49%; 8,93%; 8,92%; 8,93%; y 4,46%.
Sí, esto también se extiende ocho años por la misma razón que se describe anteriormente.
¿Qué método se debe utilizar?
Debido a que el método acelerado le da deducciones más rápido, es casi siempre mejor utilizar este método. Una deducción de este año es más valiosa para usted que una deducción del próximo año, ya que se puede utilizar el dinero ahora o invertirlo.
Así, utilizando el método acelerado:
$ 1,000 x 40% = $ 400 x 14,29% = 57,16 dólares el primer año de deducción por depreciación.
4) ¿Dónde debo reclamar mi depreciación?
En el formulario 4562 del IRS. En este caso, la de los siete años se solicita en la línea 19c.
¡Ya hemos terminado!
Información adicional
Si el porcentaje de uso de negocio del bien mueble (o equipo de oficina) es mayor del 50%, puede utilizar la regla de la Sección 179 y deducir la parte de negocio en un año, en lugar de depreciarla. Así, por ejemplo, si nuestro refrigerador se utilizó el 55% para el negocio, podríamos deducir $ 550 ($ 1000 x 55% = $ 550) en el primer año en el Formulario 4562 del IRS, Parte I. Véase mi artículo, "La regla de la Sección 179: una poderosa manera de reducir sus impuestos”. ("The Section 179 Rule: A Powerful Way to Cut Your Taxes.")
Para utilizar un porcentaje distinto de su Porcentaje Tiempo-Espacio para los artículos utilizados para fines tanto profesionales como personales, es necesario mantener varios meses de registros que muestren el uso real en el negocio. Véase mi artículo, "Cómo calcular un porcentaje real de uso." ("How to Calculate an Actual Business Use Percent.")
¿Vale la pena?
Algunos profesionales de impuestos dicen a las proveedoras que no vale la pena depreciar un refrigerador para obtener sólo una deducción de $ 57 el primer año. Este es un mal consejo. A lo largo de ocho años, obtendrá una deducción de $ 400. Además, incluso una deducción $ 57 reducirá sus impuestos en el primer año, ¿por qué no hacerlo? Es su dinero. Por último, es posible que haya comprado otros artículos además de una nevera y, por tanto, su deducción por depreciación será mayor.
Mi libro anual Family Child Care Tax Workbook and Organizer tiene un largo capítulo que explica en detalle todas las reglas de valoración. Le muestra cómo calcular su deducción por depreciación y dónde ponerlo en sus formularios de impuestos.
Si utiliza un preparador de impuestos, haga que mire su recibo para el refrigerador y calcule su deducción por depreciación.
Nota para usuarios de Minute Menu Pro
Este software le permite etiquetar y rastrear artículos que usted compra con un costo de más de $ 500. Aunque no calcula su deducción por depreciación, organizará estos gastos para que su profesional de impuestos (o usted) pueden llenar más fácilmente sus formularios de impuestos.
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Crédito de la imagen: www.allyou.com
Para más información vea mi 2014 Family Child Care Tax Workbook and Organizer.
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The Basics of Depreciation
Depreciation is the most complicated tax issue family child care providers face.
It's complicated because there are so many rules associated with it and they often change from year to year. And there's a lot of math involved! What fun.
What is depreciation?
Depreciation is the process of spreading the deduction of an item over a number of years, rather than deducting it in one year.
You must depreciate any item you purchase costing $500 or more that you use in your business. You are also entitled to depreciate any item you owned before you went into business that you start using for your business.
Here's a basic example of how depreciation works.
Let's say you bought a $1,000 refrigerator.
1) How much of the refrigerator can you depreciate?
Since you are using it in your business, you can deduct it. Since it costs more than $500 you must depreciate it. Since it's used by your family and your business, you can't depreciate the entire cost.
Therefore, you will use your Time-Space Percentage to determine the business portion of the refrigerator you can depreciate. Let's say your Time-Space Percentage is 40%.
$1,000 x 40% = $400. This is the business portion of your refrigerator.
2) How long do you depreciate the refrigerator?
All items costing more than $500 fall into one of these depreciation categories: office equipment (5 years), personal property (7 years), land improvement (15 years), home improvement (39 years), home (39 years) or car (5 years). For more information, see my article: "The Categories of Depreciation."
The refrigerator is considered "personal property" so it must be depreciated over 7 years. The phrase "personal property" here can be confusing. Essentially it means any property that's not attached to your home or land and is not office equipment. It doesn't mean property that is only personal. So, if you bought a $1,000 children's furniture set, it would be depreciated over 7 years as well.
3) How much is claimed as a depreciation deduction in the first year?
Now it gets more complicated. There are two ways you can depreciate seven year property. You can use the straight line method of depreciation or an accelerated method of depreciation.
The straight line method would give you approximately the same amount of depreciation deductions each year. You would claim 7.14% the first year; 14.29% for years 2-5; and 7.14% for year eight.
You might now say, "What is going on? Why are we depreciating the refrigerator over eight years? I thought were were using the seven year depreciation rule."
There is another rule that says you can't claim a full year's depreciation deduction in the first year, because you may have purchased the item in the middle of the year. Therefore, you only get a half a year's depreciation in the first year (no matter when you purchased it) and the other half at the end, or year eight. Aren't you glad you asked?
The accelerated method would give you higher depreciation deductions in the first few years and lower deductions in the later years. You would claim 14.29% in the first year; followed by 24.49%; 17.49%; 12.49%; 8.93%; 8.92%; 8.93%; and 4.46%.
Yes, this is also spread over eight years for the same reason as described above.
Which method should you use?
Because the accelerated method gives you deductions faster, it's almost always better to use this method. A deduction this year is worth more to you than a deduction next year, because you can use the money now or invest it.
So, using the accelerated method:
$1,000 x 40% = $400 x 14.29% = $57.16 first year depreciation deduction.
4) Where is my depreciation deduction claimed?
IRS Form 4562. In this case, seven year property is claimed on line 19c.
We're done!
Additional information
If you use personal property (or office equipment) more than 50% for your business, you can use the Section 179 rule and deduct the business portion all in one year, rather than depreciating it. So, for example, if our refrigerator was used 55% for the business, we could deduct $550 ($1,000 x 55% = $550) in the first year on IRS Form 4562, Part I. See my article, "The Section 179 Rule: A Powerful Way to Cut Your Taxes."
To use a business percentage other than your Time-Space Percentage for items used for both business and personal purposes, you must keep several months of records that show the actual business use. See my article, "How to Calculate an Actual Business Use Percent."
Is it worth it?
Some tax professionals tell providers that it's not worth depreciating a refrigerator to get only a $57 deduction the first year. This is bad advice. Over the course of eight years you will get a $400 deduction! Also, even a $57 deduction will reduce your taxes in the first year, so why not get it? It's your money. Lastly, you may have purchased other items besides a refrigerator and therefore your depreciation deduction will be higher.
My annual book Family Child Care Tax Workbook and Organizer has a long chapter explaining all of the depreciation rules in detail. It shows you how to calculate your depreciation deduction and where to put it on your tax forms.
If you use a tax preparer, let that person look at your receipt for the refrigerator and calculate your depreciation deduction.
This software allows you to label and track items you purchase that cost more than $500. Although it won't calculate your depreciation deduction, it will organize these expenses so your tax professional (or you) may more easily fill out your tax forms.
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Image credit: www.allyou.com
