El aspecto empresarial del negocio de cuidado de niños.
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
SI USTED COBRA POR CUIDAR NIÑOS, USTED TIENE UN NEGOCIO. No importa si se llama “Familia y compañeros, cuidado infantil”, o, “Atención infantil sin licencia”. No importa si la persona cuida sólo los niños de la familia o de un amigo. No importa si la cantidad de dinero que se paga por el cuidado infantil es menos de $ 100 al año. Si se paga dinero por el cuidado de los niños en la casa del cuidador, el cuidador debe enfrentarse a una variedad de responsabilidades empresariales.
Estos cuidadores que trabajan para sus familiares y amigos no son conscientes de sus responsabilidades empresariales cuando se deciden a cuidar los niños. Y a veces los que lo hacen con una licencia oficial, tampoco. Esta falta de entendimiento puede crear problemas de impuestos federales y estatales, el riego a perder el seguro de vivienda, mayores riesgos de demandas de responsabilidad civil, y conflictos con los padres sobre el pago.
Impuestos.
Cualquier persona que gana dinero para cuidar niños en su hogar es responsable de declarar estos ingresos al IRS y al estado. Los cuidadores también pueden deducir los gastos de su negocio, lo que reducirá los impuestos sobre estos ingresos. Si un cuidador de niños de familiares y amigos está cumpliendo los reglamentos estatales, se pueden deducir los mismos gastos para su negocio que un proveedor de cuidados infantiles con licencia. En otras palabras, si las leyes estatales dicen que una persona está exenta de esta normativa si atiende a niños que no sean de su familia, entonces esta persona puede deducir los mismos gastos que un proveedor de cuidados infantiles con licencia del estado. Si un estado tiene un sistema para la certificación o registro de los cuidadores y una persona cumple con estas reglas, entonces el cuidador puede deducir todos los gastos del negocio, que incluyen alimentos, juguetes, materiales, el kilometraje por desplazamientos, el deterioro del mobiliario; y los gastos relacionados con la vivienda, tales como servicios públicos, impuestos sobre la propiedad, alquiler, seguro de la casa, los intereses hipotecarios, las reparaciones, y el deterioro de la casa.
Los cuidadores de niños de familiares y amigos que reclaman todas las deducciones de negocio en su declaración de impuestos, pueden descubrir que tienen más deducciones que ingresos. En ninguna situación los cuidadores deben presentar pérdidas de negocio año tras año, porque el IRS no lo permitirá. Mostrar un beneficio muy pequeño cada año sí es aceptable. Algunos cuidadores (abuelas, por ejemplo) pueden ganar otro poco de dinero además de los honorarios de cuidado de niños, y como resultado deberán incluirlo al hacer su declaración de impuestos federales o estatales. En todo caso, los cuidadores que tienen un beneficio por encima de $ 400 siempre tendrán que pagar impuestos de Seguro Social.
Algunos cuidadores de niños de familiares y amigos también pueden ser elegidos para otros programas federales y estatales que ayudan a familias de bajos ingresos (Asistencia Temporal para Familias Necesitadas, Cupones de Alimentos, Asistencia General, Seguridad de Ingreso Suplementario, y muchos más). La selección para estos programas se basa en los "ingresos netos", no en su "ingreso bruto". Los “ingresos netos" se definen como los ingresos totales o brutos, menos los gastos de negocios empresariales. Para obtener muchas deducciones, los cuidadores pueden reclamar que su ingresos netos son muy bajos y que no entran en los programas que les puedan beneficiar..
Seguros.
Los cuidadores que cuidan los niños en su casa, se exponen a mayores riesgos, como lesiones de los niños, demandas, y daños a la propiedad. Prácticamente cualquier lesión de un menor será responsabilidad de los cuidadores. Los proveedores con licencia pueden protegerse mediante la compra de seguros de responsabilidad empresarial, pero los cuidadores de los niños de familiares y amigos en general, no pueden conseguir ese seguro si no cumplen con los más estrictas normas de regulación de su estado. Muchos asumen que sus familiares y / o amigos no les demandarán si su hijo resulta lesionado. Esto puede llevar a consecuencias trágicas.
Además, aunque las pólizas de seguro de algunos propietarios de vivienda cubren el hogar y el contenido de la casa si el proveedor cuida a menos de seis hijos, algunas otras pólizas no ofrecen cobertura en caso de que el propietario se ocupe de un solo niño. En un estado, el techo de un proveedor sufrió daños por granizo y un contratista se estaba ocupando del asunto, cuando notó un cartel en la ventana que decía "Cuidado de niños". El contratista le dijo a la compañía de seguros que había un negocio de cuidado de niños en el hogar y la empresa se negó a reparar el daño debido a que la póliza del seguro de propietario no cubría el cuidado de niños. La mayoría de los cuidadores de niños de familiares y amigos no tienen ni idea de que pueden perder su cobertura de seguro de vivienda por el cuidado de un solo niño. Por lo tanto, todos los cuidadores de niños de familiares y amigos deben hablar con su agente de seguros para cerciorarse que están cubiertos, mientras trabajan en el cuidado de los niños.
Hay un problema similar con un seguro de carro si el cuidador de niños de familiares y compañeros lo está utilizando de forma regular para el transporte de los niños o para otros fines comerciales. La mayoría de las pólizas de seguros de automóviles no abarcan a los cuidadores que utilizan su vehículo regularmente en su negocio, o bien van a cobrar altas tasas de seguros comerciales. Una vez más, hable con su agente de seguros de automóviles acerca de cómo se utiliza su vehículo para su negocio.
Contratos.
A pesar que un cuidador de niños de familiares y compañeros puede creer que no hay necesidad de preparar un acuerdo escrito con los padres que describa las responsabilidades básicas tanto del pago de los padres como las horas de trabajo de los cuidadores, la falta de tal acuerdo puede crear problemas. El incumplimiento por parte del Estado del pago de la atención infantil a los padres de bajos ingresos pueden dejar al cuidador en la estacada, a menos que tengan un contrato por escrito que indica que es en última instancia la responsabilidad de los padres el pagar por la atención. Un contrato claro, pero sencillo, puede eliminar la confusión y hacer que sea más fácil para el cuidador hacer cumplir los acuerdos.
¿Qué puede hacerse?
Las responsabilidades de negocios, son, probablemente, la última cosa que los cuidadores de niños de familiares y amigos piensan cuando empiezan a cuidar a los niños. Sin embargo, estas responsabilidades no van a desaparecer haciendo caso omiso de ellas, y puede tener importantes consecuencias económicas. Los cuidadores deben aprovechar las deducciones fiscales al presentar sus formularios de impuestos de negocios (Anexo C y el Formulario 8829). Los cuidadores deben hablar con las agentes de seguros de sus casas y sus vehículos sobre el impacto en sus pólizas de cuidar aunque sea un solo niño, y necesitan hacer un contrato con los padres. Los organismos públicos y privados que trabajan con los cuidadores de niños de familiares y amigos deben compartir esta información empresarial básica para ayudarles a entender sus responsabilidades y protegerse a sí mismos.
Este material fue producido por Think Small (www.thinksmall.org).
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The Business Side of Kith and Kin
By Tom Copeland. Posted with permission
Those who get paid for caring for children in their home are running a business. It doesn't matter if it's called Kith and Kin, Exempt Care, Legally Unlicensed Care, or Family, Friends and Neighbor Care. It doesn't matter if the person is only caring for relatives, or for one child of a friend. It doesn't matter if the amount of money paid for child care is less than $100 a year. If money is exchanged for the care of children in the home of the caregiver, then the caregiver must face a variety of business responsibilities.
Kith and Kin caregivers are often unaware of their business responsibilities when they decide to care for children. This lack of understanding can create problems of federal and state taxes, exposure to the loss of homeowner's insurance, greater risks of liability lawsuits, and conflicts with parents over payment.
Taxes
Anyone who earns money caring for children in their home is responsible for reporting this income to the IRS and to their state. Caregivers can also deduct business expenses, which will reduce their taxes on this income. If a caregiver is in compliance with their state regulations, she can deduct the same expenses for her business as a licensed caregiver. In other words, if state regulations say that a person is exempt from these regulations if she cares for children from one unrelated family, then this person can deduct the exact same business expenses as a fully state licensed provider. If a state has a system for certifying or registering Kith and Kin caregivers and a person complies with these rules, then the caregiver may deduct all business expenses, which include food, toys, supplies, car mileage, furniture depreciation, and house-related expenses such as utilities, property tax, house rent, house insurance, mortgage interest, house repairs, and house depreciation.
Kith and Kin caregivers who take advantage of claiming all of these business deductions on their tax return may discover that they have more deductions than their income. In this situation caregivers should not show business losses year after year because the IRS will not allow it. Showing a very small profit each year is acceptable. Some caregivers (grandmothers, for example) may earn little other money besides child care fees, and as a result they may owe little, if any, federal or state income taxes. However, caregivers who show a profit of above $400 will always owe Social Security taxes.
Some Kith and Kin caregivers may also be eligible for other federal and state programs that assist low-income families (Temporary Assistance for Needy Families, Food Stamps, General Assistance, Supplemental Security Income, and more). The income eligibility for these programs is based on a caregiver's "net income," not their "gross income." "Net income" is defined as business income minus business expenses. As a result of the many deductions Kith and Kin caregivers can claim, their "net income" is likely to be very low and it is unlikely that any benefits they receive from such programs will affect them.
Insurance
Caregivers who bring children into their home expose themselves to greater risks of injury to children, lawsuits, and property damage. Virtually any injury to a child will be the responsibility of the caregiver. Licensed providers can protect themselves by purchasing business liability insurance, but Kith and Kin caregivers generally cannot get such insurance if they do not meet the highest regulation standards of their state. Many assume that their relatives and/or friends will not sue them if their child is injured. This can lead to tragic consequences.
In addition, although some homeowner's policies will cover the home and the contents of the home if the provider cares for fewer than six children, some policies don't provide coverage if the homeowner cares for even one child. In one state a provider's roof suffered hail damage and a contractor was fixing it when he noticed a sign in the window that said "Day Care." The contractor told the insurance company that there was a day care business in the home and the company refused to fix the damage because the homeowner's insurance policy did not cover day care. Most Kith and Kin caregivers have no idea that they may lose their homeowners insurance coverage by caring for just one child. Therefore, all Kith and Kin caregivers should talk with their homeowners insurance agent to make sure they are covered while caring for children.
There is a similar problem with car insurance if a Kith and Kin caregiver is using it on a regular basis to transport children or for other business purposes. Most car insurance policies do not cover providers who use their vehicle on a regular basis in their business or will charge high commercial insurance rates. Again, talk with your car insurance agent about how you use your car for your business.
Contracts
Even though a Kith and Kin caregiver may believe there is no need to prepare a written agreement with the parent describing the basic responsibilities of parent payment and caregiver work hours, the lack of such an agreement can create problems. Failure by the state to pay for care on behalf of a low-income parent may leave the caregiver in the lurch unless they have a written contract that states that it is ultimately the parent's responsibility to pay for the care. A clear but simple contract can eliminate confusion and make it easier for the caregiver to enforce their agreement.
What Can Be Done
Business responsibilities are probably the last thing that Kith and Kin caregivers think about when they start caring for children. But these responsibilities won't go away, and ignoring them can have significant financial consequences. Caregivers should take advantage of the tax deductions when filing their business tax forms (Schedule C and Form 8829). Caregivers should talk to their homeowner's and car insurance agents about the impact of caring for even one child on their policies, and they should use a contract with parents. Those public and private agencies that work with Kith and Kin caregivers should share this basic business information to help them understand their responsibilities and protect themselves.
This handout was produced by Think Small (www.thinksmall.org).
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