Siete consejos sobre las declaraciones de impuestos para el nuevo proveedor de cuidados infantiles
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
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Los proveedores de cuidado infantil son AUTOEMPLEADOS que deben declarar los ingresos y gastos de su negocio para el IRS. Es importante que se familiarice con todos los requisitos del IRS para la presentación o declaración de sus impuestos. Para ayudarle a iniciar su nueva profesión, aquí se le ofrecen siete consejos sobre las declaraciones de impuestos. Siguiendo estos consejos, usted estará en mejores condiciones para organizar sus archivos de declaraciones y justificantes, reclamar las deducciones legales máximas, y reducir sus impuestos.
1. Recibos.
Guarde los recibos de todos los gastos de negocios. Su meta debe ser tener los recibos de todos y cada uno de sus gastos, centavo a centavo. Debido a que la mayor parte de los costos de limpiar, mantener y reparar su casa pueden ser parcialmente deducidos como un gasto comercial (bombillas, papel higiénico, bolsas de basura, pala para la nieve, etc.), guarde y archive los recibos cada vez que vaya a la droguería, establecimiento de informática, etc. Anote en su agenda las fechas de salidas, excursiones o viajes de negocios. Un recibo en regla de una tienda o almacén es más reconocido por el IRS que un cheque.
2. ¿Cuándo se pueden deducir los gastos?
Usted debe declarar todos los gastos e impuestos motivados por su trabajo de cuidado infantil, incluso si no cumplen o no han completado los requisitos de regulación locales. Usted debe comenzar a deducir los gastos de negocios tan pronto como comience el cuidado de su primer niño, incluso si usted no cumple con las leyes locales. Los únicos gastos que no puede deducir si usted no cumple con las leyes locales son los gastos relacionados con su casa (servicios públicos, seguro de la casa, impuestos a la propiedad, los intereses hipotecarios, la depreciación de la casa y reparaciones.).
3. Los gastos de alimentación
Debido a que los alimentos probablemente serán su mayor gasto, usted debe comenzar a llevar un registro cuidadoso de la cantidad de comida que sirve cada día, incluyendo los alimentos que no son reembolsados por el Programa de Alimentos. Multiplique este recuento de comidas por el tipo de la asignación estándar para reclamar los gastos de comida sin tener que mantener todos los recibos de los alimentos.
4. Revisión mensual.
No espere hasta el final del año para archivar y ordenar sus recibos y otros registros. Lleve a cabo una revisión mensual para asegurarse que tienen todo en orden. Mantenga todos sus justificantes en un solo lugar. Utilice sobres para guardar los recibos por categoría de gasto. Asegúrese de que los recibos se etiquetan y se puede leer. Si usted olvidó pedir un recibo o no lo pudo conseguir (parquímetro, venta de garaje, etc.), hágase uno personal para recordar ese gasto.
5. Impuestos estimados
Es posible que tenga que pagar algún impuesto sobre la renta federal antes de que finalice el año. Para calcular lo que usted tendría que pagar, haga una estimación de sus ingresos y gastos hasta el final del año. Si va a deber $ 1,000 o más en impuestos, es posible que tenga que pagar en cuotas trimestrales el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero. Hay una serie de excepciones a esta regla. Vea la Publicación del IRS 505 Retención del Impuesto e Impuesto Estimado.
6. Los empleados
Si usted contrata a alguien como un sustituto o ayudante en su trabajo, debe tratar a esta persona como empleado, lo que significa que debe retener la seguridad social y los impuestos del empleado y pagar los impuestos a la Seguridad Social durante todo el año. Muchos proveedores prefieren considerar a estos empleados o ayudantes como contratistas independientes o trabajadores autónomos para no declarar y así retener los impuestos; pero esta práctica está mal. Sólo alguien que está en el negocio de cuidado infantil haciendo un servicio especial para usted (limpieza, títeres, clases de música) podría ser considerado un contratista o trabajador independiente.
7. Inventario de los hogares
Su casa y artículos de su casa que se utilizan en su trabajo se gastan y deterioran a un ritmo más rápido que si no estuvieran siendo usados para el cuidado infantil. En consecuencia, se puede deducir una parte del costo de estos artículos como gasto de trabajo. Lleve a cabo un inventario exhaustivo habitación por habitación, haciendo una lista completa de todos los elementos (muebles, electrodomésticos, cortacésped, etc.) de su casa. Consulte al Redleaf Press Inventary-Keeper para obtener una lista de los artículos de cada habitación.
Cualquier objeto que usted tiene en su casa al comenzar el negocio -el sofá donde se dientan los niños para ver TV, la sartén donde frie para ellos, la televisión que ya tenía... puede ser devaluado. Aunque cada uno de ellos no valga mucho, todos juntos pueden valer miles de dólares, y ahorrarle miles de dolares en taxas.
Este material fue producido por Think Small (www.thinksmall.org).
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By Tom Copeland. Posted wih permission
Family child care providers are self-employed taxpayers who must report their business income and expenses to the IRS. It is important to become familiar with all of the IRS requirements for filing your taxes. To help you prepare for this, here are seven record keeping and tax tips to help you as you start your new profession. By following these tips you will be better able to organize your records, claim the maximum legal deductions, and reduce your taxes.
1. Receipts
Keep receipts for every business expense. Your goal should be to have receipts for every penny of your expenses. Because most of the costs to clean, maintain and repair your home can be partially deducted as a business expense (light bulbs, toilet paper, garbage bags, snow shovel, etc.), collect receipts whenever you go to the drugstore, hardware store, etc. Record on your calendar when, you go on field trips or travel because of business. A canceled check may not be as acceptable to the IRS as a store receipt.
2. When can expenses be deducted?
You must report all income from caring for children even if you do not meet or have not completed local regulation requirements. You should begin deducting business expenses as soon as you begin caring for your first child, even if you do not meet local regulations. The only expenses you cannot deduct if you do not meet local regulations are expenses connected with your house (utilities, house insurance, property taxes, mortgage interest, house depreciation and house repairs).
3. Food Expenses
Because food costs will probably be your single biggest expense, you should begin keeping careful track of the number of meals you serve each day, including meals that are not reimbursed by the Food Program. Multiply these meal counts by the standard meal allowance rate to claim food expenses without having to keep any food receipts.
4. Monthly Review
Do not wait until the end of the year to collect your receipts and other records. Conduct a monthly review to make sure you have everything in order. Keep your records in one place. Use envelopes to store receipts by category of expense. Make sure receipts are labeled and can be read. If you forgot to get a receipt or if you could not get one (parking meter, garage sale, etc.), make one of your own to remind you of the expense.
5. Estimated Tax
You may have to pay some federal income tax before the end of the year. To find out if you must pay estimated tax, estimate your income and expenses through the end of the year. If you will owe $1,000 or more in taxes, you may have to pay in quarterly installments due April 15, June 15, September 15 and January 15. There are a number of exceptions to this rule. See IRS Publication 505 Tax Withholding and Estimated Tax.
6. Employees
If you hire someone as a substitute or helper in your business, you should treat this person as an employee, which means you must withhold social security and income taxes for the employee and pay employers’ social security taxes throughout the year. Many providers treat helpers as independent contractors and do not withhold taxes, but this practice is wrong. Only someone who is in the business of providing substitute care or is doing a special service for you (cleaning, puppet show, music lesson) could be considered an independent contractor.
7. Household Inventory
Your house and items in your house that are used at all in your business are being worn out at a faster rate than if you were not doing family child care. As a result, you can deduct or depreciate a portion of the cost of these items as business expenses. Conduct a thorough room by room inventory and list every item (furniture, appliances, lawn mower, etc.) in your house. Consult the Redleaf Press Inventory-Keeper for a room-by-room listing of items.
This handout was produced by Think Small (www.thinksmall.org).
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