Tuesday, September 30, 2014

Save money in IRS audit. Cómo ahorrar en impuestos y auditorías del IRS

Proveedora de cuidado infantil ahorra $ 840 en una auditoría del IRS.
Por Tom Copeland
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es


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"Creo que la peor pesadilla de todos los proveedores de cuidado infantil es ser auditado por el IRS", me escribía recientemente una proveedora de cuidado infantil de Woodbury, Minnesota.

Cuando ella recibió su aviso de auditoría del IRS en julio último, había pasado unos años difíciles. Sus padres murieron y tuvo que mudarse de su vivienda hipotecada justo antes de la Navidad pasada. "No hace falta decir que mis registros de guardería no fueron hechos al máximo de mi capacidad ", dijo.

Su auditor no contó las horas que trabajó en las actividades empresariales en su casa cuando los niños de guardería no estaban presentes. También desechó cientos de dólares que gastó en regalos para los niños de su guardería y le negó sus deducciones para el agua, cloacas y gas / electricidad.

Después ella se puso en contacto conmigo para que la aconsejara, yo la ayudé a redactar una carta al auditor que le llevó a cambiar de opinión y consiguió una reducción de la carga fiscal ¡por $ 840!

Porcentaje Tiempo-Espacio

Como la mayoría de los proveedores de cuidado de niños, ella no mantenía un buen registro de la cantidad de horas que trabajaba en su casa en actividades empresariales cuando los niños no estaban presentes. En su declaración de impuestos ella había estimado que trabajaba 55 minutos en la mañana antes de que los niños llegaran (preparando el desayuno y limpiando) y 90 minutos en la noche después de que los niños se fueran.

Le pedí que llevara un registro diario y, después de una semana, lo presentó al auditor. Sus registros muestran que su tarde habitual de trabajo incluye: "Recoger los juguetes, desinfectar los biberones y juguetes, pasar el aspirador a toda la casa, barrer y fregar o lampacear el suelo de la cocina, vaciar y rellenar el lavavajillas, lavar la ropa, teneduría de libros, elaborar artesanías para los niños en edad preescolar, reponer suministros (pegamento, materiales de construcción infantil y montaje, papel, lentejuelas, tijeras), limpiar los baños (baños, inodoros y suelos). "

El auditor originalmente sólo la quería permitir que ella contara una media hora extra al día, pero cambió de opinión después de ver sus registros reconstruidos.

Mi consejo para las proveedoras de cuidado infantil siempre ha sido realizar un seguimiento de este horario, por lo menos dos meses al año. Más abajo añado un artículo al respecto. Escribí sobre esto después de hablar por primera vez con ella. No puedo enfatizar lo importante que es seguir mi consejo y hacer un seguimiento de estas horas durante dos meses al año. En este caso, hemos ganado sin esos registros, pero no hay garantía de que usted lo haga en un caso similar. Normalmente los proveedores de cuidado subestimado estas horas.

Regalos

Ella había reclamado $ 1.790 en regalos para los niños mayores de dos años. El auditor aplicó un "regalo" regla que dice que sólo se puede reclamar hasta $ 25 por persona, y año como deducción de negocios. Yo señalé que el IRS Child Care Audit Technique (Guía Técnica de Auditoría del IRS) hace una distinción entre los regalos y los gastos relacionados con las actividades de los niños: "Los examinadores no deben confundir los gastos relacionados con las actividades realizadas con los niños con los regalos."

Le pedí a ella que explicara al auditor que los niños abrieron su regalo y jugaron compartiéndolos con los otros niños de su programa
.

Si usted identifica gastos como "regalos" en su declaración de impuestos, esté segura que el IRS intentará aplicar la regla de los $ 25. Es mejor que los enumere como gastos para actividades si son artículos que se comparten con los otros niños bajo su cuidado.

Más abajo añado también otro artículo sobre este tema de los regalos.

Utilidades.

Por razones que desconocemos, el auditor originalmente rechazó sus gastos de agua, alcantarillado, y su factura mensual de energía de Xcel Energy. Cuando señalamos que se le permitía aplicar el porcentaje tiempo-espacio de estos gastos en el formulario 8829 del IRS (
IRS Form 8829), el auditor estuvo de acuerdo.

Cuando la auditoría hubo terminado, ella me escribió: "Yo estaba muy contenta y sé que no podría haberlo hecho sin la ayuda de Tom."

Ayuda gratis para las auditorías.

Yo sigo ayudando a las proveedoras de cuidado infantil que están siendo auditadas por el IRS a través de mi trabajo con la Asociación Nacional de Cuidado Infantil Familiar (
National Association for Family Child Care). Si usted necesita ayuda, por favor comuníquese conmigo al 651-280-5991 begin_of_the_skype_highlighting FREE 651-280-5991 end_of_the_skype_highlighting o tomcopeland@live.com . ¡Únase al NAFCC y usted puede recibir asistencia gratuita para auditorías!

Para obtener más información acerca de cómo mantener registros precisos y mejorar las posibilidades de no pagar ningún dinero si es auditado, vea mi guía
Family Child Care Record Keeping Guide.

www.tomcopelandblog.com

Family Child Care Provider Saves $840 in IRS Audit

By Tom Copeland. Posted with his permission.
Translate by Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

6a0133f3fc5805970b0168e9514ea2970c-200wi"I think every daycare provider's worst nightmare is being audited by the IRS," a family child care provider from Woodbury, Minnesota wrote to me recently.

When she received her IRS audit notice last July she had just been through a rough few years. Both of her parents died and she had to move out of her foreclosed home right before last Christmas.

"Needless to say, my daycare records were not kept to the best of my ability," she said.

Her auditor would not count the hours she worked on business activities in her home when daycare children were not present. He also disallowed hundreds of dollars she spent on presents for the daycare children and denied her deductions for the water, sewer and gas/electric house expenses.

After she contacted me for assistance, I helped her draft a letter to the auditor which successfully led to him changing his mind and reducing her tax burden by $840!

Time-Space Percentage

Like most child care providers, she did not keep good records of the number of hours she worked in her home on business activities when children were not present. On her tax return she had estimated that she worked 55 minutes in the morning before children arrived (preparing breakfast and cleaning up) and 90 minutes in the evening after the children left.
I asked her to keep a daily record and, after a week, she presented this to the auditor. Her records showed that her typical evening work included: "Pickup toys, sanitize bottles/toys, vacuum clean entire house, sweep and mop kitchen floor, empty and fill dishwasher, laundry, bookeeping, preparation of preschool crafts - grathering supplies (glue, construction paper, sequins, scissors), clean bathrooms (toilets and floors)."

The auditor was originally only going to allow her to count an extra half hour a day, but changed his mind after looking at her reconstructed records.

My advice has always been for child care providers to track these hours for at least two months each year. I add below an article I wrote about this after I first talked with her. I cannot emphasize how important it is to follow my advice and track these hours for two months each year. In this case, we won without such records, but there is no guarantee that you will. Typically child care providers underestimated these hours.

Gifts

She had claimed $1,790 in gifts to the children over two years. The auditor applied a "gift" rule that says you can only claim up to $25 per person, per year as a business deduction. I pointed out that the IRS Child Care Audit Technique Guide makes a distinction between gifts and children’s activities: “Examiners should not confuse expenses related to activities done with the children with gifts.”

I had her explain to the auditor that the children opened their present and played with the items with the other children in her program.

If you identify expenses as "gifts" on your tax return, expect the IRS to try to apply this $25 rule. Instead, list them as activitiy expenses if they are items that are shared with the other children in care. I add below un article about this subject.

Utilities

For reasons we don't know, the auditor originally disallowed her expenses for water, sewer, and her monthly energy bill from Xcel Energy. When we pointed out that she was allowed the time-space percentage of these expenses on IRS Form 8829, the auditor agreed.
After the audit was over, she wrote me, "I was very pleased and I know I couldn't have done it without Tom's help."

Free Audit Help

I continue to help child care providers who are being audited by the IRS through my work with the National Association for Family Child Care. If you need help, please contact me at tomcopeland@live.com or 651-280 . Join NAFCC and you can receive free audit assistance!
Image credit: wealthlawblog.com

Record Keeping Guide smallFor more information about how to keep accurate records and improve the chances that you will not owe any money if you are audit, see my Family Child Care Record Keeping Guide.