Wednesday, March 4, 2015

Cuidado Infantil Lake County. Child Care Lake County.

Este es un blog bilingue. Toda la información está en español e inglés. Si prefiere ver la información solo en español, vaya a http://cuidadoinfantillakecounty.blogspot.com/ Si prefiere verla solo en inglés vaya a http://childcarelakecounty.blogspot.com/
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Thursday, July 3, 2014

DCFS- CHILD CARE LICENSING LAKE COUNTY, OFICINA LICENCIAS DE CUIDADO INFANTIL EN LAKE COUNTY

Illinois Department of Children and Families Services
DCFS Day Care Licensing
Lake County Office, 500 N Greenbay Rd, Waukegan IL 60085
Ph 847-336-9724 ; Fax 847-336-9481
Oficina de licencias de Lake County
500 N Greenbay Rd, Waukegan IL 60085
Ph 847-336-9724 ; Fax 847-336-9481 

Use preferentemente el E-mail para comunicarse con DHS. 

Teléfono general de la oficina 847-336-9724; Fax 847-336-9481 

 

Licensing director, director de licenciaspara Waukegan y Elgin

Stany D’Souza
847/249-2827 
Spanish Licensing Representative, Eva Camacho esta ahora trabajando en Elgin, pero viene para acabar casos ya abiertos
 Eva.Camacho@illinois.gov
847/ 888-7620 y 847/ 888-7632.
 Use preferentemente el E-mail para comunicarse con DHS.
Licensing Representative Robert.A. Stevenson Robert.A.Stevenson2@illinois.gov
For investigation and child abuse office general phone number is 847.249.7800.
Para investigación y abuso infantil el teléfono de esa oficina es 847-249-7800

Training to apply for a new license https://hdl.dcfstraining.org/jsp/index.jsp;jsessionid=B496162FC9976D376187C04471B3D2DE

Tuesday, July 1, 2014

formas para proveedoras de cuidado infantil, forms for child care providers

THIS IS A BILINGUAL BLOG. EVERYTHING IS IN SPANISH AND ENGLISH
ESTE ES UN BLOG BILINGUE. TODO ESTA EN ESPAÑOL E INGLES.

ESPAÑOL
Puede bajar del internet la mayoría de las formas que normalmente necesita en su cuidado infantil
FORMAS DE DCFS-LICENCIA






CFS 1050-21 Manual para los Delatores por Ley . Información sobre reportar abuso, Cuándo y cómo debe reportar.
El entrenamiento que nuevas proveedoras y substitutos deben tomar sobre reporte de abuso lo pueden tomar por computadora en: https://www.dcfstraining.org/manrep/index.jsp Está solo en inglés, y debe demostrar que habla y entiende suficiente inglés como para entenderlo.

La forma de AUTOEVALUCION PARA DETERMINAR EL NIVEL DE PRAPARACION PARA EMPEZAR EL PROCESO DE LICENCIAMIENTO ha cambiado agosto 12. Baje la forma de http://www.state.il.us/dcfs/docs/CFS_599-S_-_DCH_License_Booklet_Spanish.pdf

Forma para hacer o revisar las huellas
 Para Proveedoras de Cuidado Infantil con Licencia o aplicando por licencia use CFS 718/S Autorizacion Para Verificacion de Antecedentes . Puede completar la forma en la computadora y luego imprimirla, o im primirla y llenarla. Deben llenarla todas las personas de 13 años o mas viviendo en la casa, ayudantes o sustitutos programados. Las personas que tienen 17 años o más tiene que hacer huellas.
Use IL444-4194S (R-5-11) - Authorization for Background Check (Spanish Version) (pdf)  para personas trabajando o viviendo en una casa donde cuidan niños sin licencia.

CFS 718-3 Background Check Roster/Registro de Verificación de Antecedentes  La lista que deben mandar de todas las personas viviendo en la casa, sus ayudantes y substitutos.




CFS 560-S Certificación de Sustento a un Niño  Use esta forma para certificar que no tiene que pagar child support, o que no está atrasado en los pagos.

CFS 583-A/S Certificación de Inspección Para Productos Peligrosos Para Niños
CFS 583-B/S Certificación de Inspección Para Productos Peligrosos Para Niños

CFS 602 Medical Report on an Adult in a Child Care Facility en ingles, Una por cada adulto viviendo en la casa. Asegurese de que el médico señala que la persona que hace el físico es capaz de cuidar niños de o a 12 años. El físico de un adulto es válido por 3 años. Si va a mandar este físico para pedir una licencia o para renovarla, el físico no puede tener más de 6 meses cuando lo mande. Test de tuberculosis solo es necesario en la primera certificación, pero algunos médicos le exigen que la renueve cada vez que renueva el físico.
CFS 452 Acuerdo de Agua de Pozo  Debe llenar esta forma si no tiene agua de la ciudad sino de pozo
Necesita inscribirse con Gateway-INCRA y mandar prueba de su registración al aplicar por su licencia. Lo más practico es hacer la inscripción en internet, o puede imprimirla y mandarla por correo, pero entonces su tarjeta de inscripción puede tardar u mes en llegar. Para inscribirse vaya a Gateways Registry

http://www.state.il.us/DCFS/docs/cants5.pdf   CANTS 5 Written Confirmation of Suspected Child Abuse/Neglect Report: Mandated Reporters Esta forma no es parte de la solicitud de licencia. Use esta forma para mandar una confirmación escrita a DCFS después de haber hecho un reporte de abuso/negligencia de niños. Si vive en Lake County debe mandarla a DCFS, attention: Child Protective Services, 500 N Greenbay Rd, Waukegan IL 60085.


Las formas que DCFS le pide que tenga por cada niño que tiene en su cuidad. Llene una por cada niño. 

EXPEDIENTE DE INFORMACIÓN DEL NIÑO Una por cada niño que esté cuidando. DCFS exige que todas las proveedoras tengan una forma CFS 428/S EXPEDIENTE DE INFORMACIÓN DEL NIÑO o CFS 428/I INFORMATION, RECORD OF CHILD INFORMATION para cada niño que están cuidando. En estos momentos prefieren que si la madre no tiene información del padre, ponga a otra persona que sea responsable con ella del niño.http://www.state.il.us/DCFS/docs/cfs428s.pdf 

 CFS 593/S Consentimiento Para Proveedores de Cuidado Diurno: Una por cada niño que esté cuidando http://www.state.il.us/dcfs/docs/cfs593s.pdf 

Sumario de normas de licencia para casas de cuidado infantiL en español http://www.state.il.us/dcfs/docs/CFS_1050-51-S_Summary_for_DCH_Spanish.pdf
Usted debe de entregar este folleto a cada familia que es su cliente, y guardar en los records la última página firmada por los padres como prueba de que se lo ha entregado. Una por cada familia.

.CFS 600 Certificate of Child Health Examination: http://www.state.il.us/DCFS/docs/CFS%20600%20Certificate%20of%20Health%20Examination%202.pdf El "fisico" que necesita tener por cada niño que cuide. No debe tener más de 6 meses cuando reciba el niño, y debe renovarlo cada 2 años. Niños de 6 meses a 6 años necesitan test o evaluación de plomo firmada por un doctor. Niños de 1 año o más necesitan test o evaluación de tuberculosis.  Plomo y tuberculosis no se renuevan. Tuberculosis a veces aparece como PDT, y puede estar en un fisico viejo..CFS 600-S Certificado de Examen de Salud Niño(a): en español  http://www.state.il.us/DCFS/docs/CFS_600-S.pdf  en español. El físico que necesitan tener por cada niño en cuidado o viviendo en su casa. 



 FORMAS DE DHS-CUIDADO INFANTIL

 Para ver cualquier forma de DHS, vaya a http://www.dhs.state.il.us/page.aspx?item=32690 Las formas están aquí ordenadas por número.
El entrenamiento de delator mandatario puede ser obtenido
http://www.dhs.state.il.us/page.aspx?item=9877   Todo el manual de Cuidado Infantil, incluyendo formas actualizadas en ingles y español, limites de elegibilidad, cantidades pagadas a las proveedoras de cuidado infantil, personas contadas como miembros de la familia, cuidado a teenager o estudiantes, ingreso de la familia, casos especiales. Solamente en inglés.
IL444-3455BS (R-6-11) - INFORMACIÓN IMPORTANTE SOBRE CUOTA DE LOS PADRES Efectivo 1 de julio de 2011 (185% Nivel de Pobreza Federal) (pdf)  Tablas con la cantidad máxima para recibir una subvención de cuidado infantil, y la cuota que deben pagar los padres según su ingreso.
Aplicación de cuidado infantil en español.IL444-3455S (R-6-11) - Solicitud Para Cuidado de Niños (pdf) Use esta forma para las familias que aplican por cuidado infantil. Puede llenarla en la computadora y luego imprimirla. El formulario también está disponible en español en

 IL444-3455VCS (N-8-08) - Verificación de Estatus de Ciudadanía Para Niños (pdf) Junto con su aplicación llene la forma de verificación de ciudadanía de los niños. A ningún niño se le niega el cuidado por no ser residente legal, pero si el niño ha nacido en USA el gobierno federal ayuda al estado de Illinois a pagar por el cuidado infantil. 
IL444-3455ES (R-6-11) - Child Care Redetermination (Spanish Version) (pdf)  Esta es la forma que hay en internet para las rederminaciones de cuidado infantil, para renovar después de haber sido aprobado. Usted puede llenarla en su computadora y luego imprimirla, o imprimirla para llenarla a mano. Sin embargo esta es una forma larga y confusa, y DHS está mandando a los clientes de cuidado infantil que nec esitan renovar su cuidado unas formas mucho más cortas y fáciles de llenar. Mejor, para renovar el cuidado infantil use la forma de DHS PEDIDO DE INFORMACION PARA RENOVAR EL CUIDADO INFANTIL
http://ccrs.illinois.edu/forms/ReDe.pdf Pase por YWCA o CCR&R local o la oficina de ChildServ para recoger una, o imprimalas desde este blog.IL444-3455GS (R-8-11) - Request for Child Care Provider Change (Spanish Version) (pdf) Forma para cambiar de proveedora. Usted y la proveedora deben llenar la forma, y ambas deben firmarla. Use también esta forma para añadir un nueva niño, y mándela con la forma el registro de nacimiento del niño.
IL444-3514S (N-1-11) - Wage Verification (Spanish Version) (pdf) Forma para que los empleadores de los clientes certifiquen el ingreso del cliente y las horas que trabaja. Dele esta forma al cliente que quiere aplicar o renovar y que le pagan en cash, o que no ha trabajado suficiente tiempo para tener cheques de pago. Con el certificado del empleador, la primera aprobación es por 3 meses. Las siguientes aprobaciones son por 6 meses si el cliente sigue en el mismo trabajo.

IL444-3455BS (R-6-11) - INFORMACIÓN IMPORTANTE SOBRE CUOTA DE LOS PADRES Efectivo 1 de julio de 2011 (185% Nivel de Pobreza Federal) (pdf)

IL444-4343S (R-5-11) - Child Care Payment Rates for Child Care Home Providers (Spanish Version) (pdf)
IL444-4341S (R-5-11) - Child Care Payment Rates for Child Care Centers (Spanish Version) (pdf)

IL444-4339S (R-2-11) - Request for Provider Address Change Information (Spanish Version) (pdf)


 ENGLISH FORMS
DCFS FORMS-LICENSING
The form Do you want to open a day care? A Self-Assessment Guide to Determine Readiness to Enter the Licensing Process has changed August 12. Get the new form from http://www.state.il.us/dcfs/docs/CFS_599_-_DCH_License_Booklet.pdfr the Licensing Process

Also you need to send proof or be register with in the Gateways Registry. The best way is ussing the internet. Also you can download the form and send it by mail, but it will delate your registration one month. To register go to Gateways Registry
CFS 718-3 Background Check Roster/Registro de Verificación de Antecedentes
CFS 718-E Authorization For Background Check For Employees/Volunteers of Child Care Facilities
CANTS 22 Acknowledgment of Mandated Reporter Status Form
CFS 602 Medical Report on an Adult in a Child Care Facility For child care providers and people living in a child care facility. Good for 3 years.
http://www.dhs.state.il.us/OneNetLibrary/27897/documents/Forms/IL444-4194.pdf  This for is the authorization to check records of people living or working in a License Exent Home Day Care

http://www.state.il.us/DCFS/docs/cants5.pdf  CANTS 5 Written Confirmation of Suspected Child Abuse/Neglect Report: Mandated Reporters This form is not part of the license application. Use this form to send written confirmation to DCFS after making a report of abuse / neglect. If you live in Lake County must send it to DCFS, attention: Child Protective Services, 500 N Greenbay Rd, Waukegan IL 60085. You can find more information in the Mandated Reporter Mannual https://mr.dcfstraining.org/public/pdf/en/Mandated-Reporter-Manual.pdf
 
DHS FORM-CHILD CARE

 To see all DHS form, you can go to http://www.dhs.state.il.us/page.aspx?item=32690 Look the forms by the number.
http://www.dhs.state.il.us/page.aspx?item=9877  All Child Care Manual, including updated forms in English and Spanish, eligibility limits, amounts paid to child care providers, people counted as family members, teenager or student care, family income, special cases. 
Forms you need to fill for every child you have in care. One for each child 

IL444-3455 (R-6-11) - Child Care Application (pdf). Child care application, English.
 
 IL444-3514 (N-1-11) - Wage Verification (pdf)  For parent who are paid cash, o who have not worked sufficient time to have pay stubs.

IL444-3527 (N-3-11)  Change of information Use this form to report DHS any change in your information, including address, family members, income, time of work of care. http://www.dhs.state.il.us/OneNetLibrary/27897/documents/Forms/IL444-3527.pdf

  

Tuesday, April 8, 2014

Food expenses. Gastos de alimentación.

Gastos de alimentación.

Resumido y condensado por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

Cómo reclamar los gastos de alimentos.

 El mayor gasto para muchos proveedores de cuidado infantil es la alimentación. Por lo tanto, usted quiere asegurarse que hace esta deducción con precisión.

 Usted tiene dos opciones para reclamar los gastos de alimentación:

La Regla estándar de Asignación por comida. ¡Esta regla le permite reclamar los gastos de alimentación sin guardar los recibos de comida!

Para utilizar este método se suman todos los desayunos, almuerzos, cenas y meriendas, bocados o aperitivos que usted sirve a los niños bajo su cuidado, y se multiplica por la tasa estándar de asignación de alimentos para el año en curso: el desayuno, $ 1.19 ;el almuerzo / cena, $ 2.2 1; merienda, aperitivo, bocado, $ 0,66. Usted puede deducir hasta un desayuno, un almuerzo, cena, y tres meriendas por día y niño (¡si sirve tantos!) Algunos proveedores se confunden acerca de esto porque el Programa de Alimentación sólo reembolsará un máximo de tres porciones por día por niño

Todos los proveedores de cuidado infantil pueden utilizar la regla estándar de asignación por comida para reclamar los gastos de alimentación estén o no en el Programa de Alimentos, y estén o no trabajando legalmente.

Si utiliza esta norma, el problema principal es mantener los siguientes registros: nombre de cada niño, las fechas y horas de asistencia a su guardería, y el número de desayunos, almuerzos, cenas y aperitivos que sirve. Si usted está en el Programa de Alimentos, actualice mensualmente esta información para hacer su reclamación.

Lo que es más importante, sin embargo, es mantener un registro diario de todas las comidas y meriendas que no son reembolsados por el Programa de Alimentos. No es necesario mantener un menú. Estas comidas, aperitivos y meriendas no reembolsadas no tienen que ser nutritivos. ¡Un helado a la tarde, es una merienda! No estoy defendiendo que se sirva comida chatarra, pero si lo haces, es deducible. Registre cuidadosamente estas comidas no reembolsadas, ya que la suma total no es despreciable: ¡Una merienda no reembolsada al día equivale a 171 dólares al año por niño!

Método del costo real de alimentos.

 Si utiliza este método, debe guardar los recibos de todas sus comidas, de la guardería y las personales. Guardar todos los recibos de alimentos de carácter personal puede ser una tarea difícil. Sin embargo usted debe hacerlo, para que el IRS vea que los recibos de comida son para su negocio.

A continuación, puede utilizar diferentes métodos para estimar el costo real de los alimentos servidos a los niños en su programa. Usted puede comprar los alimentos por separado, calcular su propio costo promedio por comida, o deducir un porcentaje del costo total de la comida. Además de todos los recibos de sus alimentos, también debe mantener los mismos registros se ha descrito anteriormente cuando se utiliza la regla estándar de asignación por comida.

Debido al trabajo extra que se requiere por este método, la mayoría de los proveedores de cuidado infantil prefieren utilizar la regla estándar de asignación por comida.

Nota: Cualquier alimento consumido por usted o por sus propios hijos en casa, no es deducible, no importa qué método se utilice para deducir los gastos de alimentos.

Reclame sus gastos de alimentación en el Anexo C, como "Otros gastos" en la línea 27

"Si uso la tasa estándar de subsidio de comida (standard meal allowance rate), ¿también puedo deducir el costo real de los alimentos para bebés?"

- No. Usted debe utilizar la tasa de asignación estándar de comida o el coste real del método de alimentación para todos los alimentos servidos en su casa. Puede incluir los alimentos para bebés servidos en el recuento de sus comidas. Si la madre trae todos los alimentos para la comida del bebé, no se puede deducir esa comida.

"¿Cómo deben ser deducidos los alimentos?"

- O bien usando el tipo de asignación estándar de comida o estimando los costos reales (actual costs) de los alimentos.

"¿Puedo reclamar la tasa estándar de asignación por comida para comidas que son reembolsadas por el Programa de Alimentos?"

- ¡Sí! cuente todas las comidas y meriendas, así como las comidas y snacks adicionales que no son reembolsadas por el Programa de Alimentos.

"Si uso la regla de asignación estándar de comida, ¿puedo deducir también la comida para una fiesta en casa con los padres de la guardería?"

- Sí. Dedúzcala como un gasto de actividad o como publicidad.

"¿Puedo contar los costos reales de los alimentos cuando salimos fuera a almorzar o debo incluirlo en mi cuenta de comida al utilizar la deducción estándar?"

- Si la comida es para los niños bajo su cuidado, se cuentan como parte de la tasa de subsidio de comida estándar. Si la comida es para usted, sólo se puede deducir si es un "almuerzo de negocios". Para deducir una comida de negocios guarde el recibo, tome nota de con quien comió y los temas que discutieron.

"¿Dónde pongo los gastos de alimentación en los formularios de impuestos?"

- En el - IRS Form Schedule C, línea 28. Entre "comida" en una de las líneas en blanco en la parte posterior de la forma.

Cómo archivar y mantener los registros de sus gastos de alimentación.


Mantener un buen registro de sus gastos de alimentos parece bastante simple, si usted es una proveedora de cuidado infantil que utiliza la tasa de asignación estándar (standard meal allowance rate).

Sin embargo, muchos proveedores de cuidado infantil fallan a la hora de hacer estos archivos. Como resultado, pierden cientos de dólares en deducciones de negocios, cuando son auditados por el IRS. Lo he visto una y otra vez.

La tasa estándar de subsidio de comida del IRS le permite reclamar los gastos de alimentación sin tener que mantener todos los recibos de comida. En su lugar, usted debe mantener los siguientes registros: el nombre de cada niño apto, las fechas y horas de asistencia a la guardería, y el tipo y la cantidad de comidas y meriendas servidas.
Si usted está en el Programa de Alimentos, su formulario de reclamación mensual contiene toda esta información. Si no están en el Programa de Alimentación, puede encontrar esta información usando un registro de muestra proporcionada por el IRS (sample log) o utilizando un registro similar que se encuentra en el calendario anual de Redleaf-Keeper (Redleaf Calendar-Keeper, que también está disponible gratis en línea, (online).

El Problema.

El problema es que la mayoría de los proveedores de cuidado infantil sirven comidas y meriendas que luego no declaran en su formulario de reclamación mensual. Esto incluye las comidas y refrigerios servidos que están más allá de las tres porciones al día que pueden ser reembolsadas por el Programa de Alimentos. También se incluyen las comidas que fueron rechazadas por el Programa de Alimentación. Las comidas y los bocadillos servidos a niños que no son reembolsados por el Programa de Alimentos no tienen que ser nutritivos

Por desgracia, muchas proveedoras de cuidado de niños creen que pueden reclamar estos "extras" de comidas y refrigerios sin guardar ningún registro. Las proveedoras me dicen: "Está en mi contrato que yo sirvo un refrigerio en la tarde", o "Yo siempre sirvo la merienda." Esto no es suficiente. En una auditoría del IRS, le pueden decir: "Puesto que usted no mantiene un registro durante el año, le voy a denegar esta merienda de la tarde."

La pérdida de esta deducción puede ser un gran problema. Una merienda diaria por un año representa una deducción de $ 179 en su declaración de impuestos del 2012. En el año 2013 será de $ 185.

La normativa del IRS requiere que mantenga un registro diario de todas las comidas y meriendas que se sirven. Esto puede ser tan simple como registrar "Sally, merienda lunes por la tarde", o poner una marca al lado de un símbolo para la merienda.

Cómo ponerse al día.

Si usted no tiene un registro diario con todas las comidas y meriendas servidas  este año y no reembolsadas ​​ hasta ahora, ¿qué hacer?

Digamos que siempre sirve la merienda. Ponga el nombre de cada niño en un pedazo de papel y utilice sus registros de asistencia para registrar el número de días que el niño estuvo en su programa, desde el comienzo del año hasta ahora. Muestre los resultados por mes ("Enero - 22 bocadillos. Febrero - 20 bocadillos", etc.) Pida a los padres de cada niño que firmen la parte inferior del documento en el que ha escrito: "Esto representa el número de bocadillos que su hijo ha recibido en mi programa del 1 de enero a _____." Si de vez en cuando sirve una cena o llevaban a los niños a un lugar de comida rápida para el almuerzo, añada esto al papel. Los padres saben que sus hijos comieron estas comidas y aperitivos, y deberían firmar con gusto.

A partir de este día en adelante, mantenga un registro diario de los "extras"  de comidas y refrigerios servidos a los niños de guardería. Está bien para reconstruir los registros de esta parte del año, pero no haga de esto un hábito. En el futuro, anote estas comidas y meriendas cada día. Algunos patrocinadores del Programa de Alimentos le permitirán registrar sus porciones "extras" en su formulario de reclamación mensual. Pregúnteles si esto está bien antes de hacerlo.

Los tres grandes

El control de estas comidas es una de las tres cosas que usted puede hacer para reducir sus impuestos. Los otros dos son: el control de todas las horas (hours you work in your home) que trabaja en su casa (sobre todo cuando los niños no están presentes) y archivar los recibos de todos los gastos asociados a su casa ( all expenses associated with your home.)


Hacer una Estimación de los gastos de alimentación puede ser arriesgado
 ¿Es razonable reclamar el 40% o el 58% de sus gastos totales de alimentos como una deducción de negocio?
Una proveedora lo hizo y ahora debe defender su punto de vista en una auditoría del IRS.
Y no es fácil de defender.
La mayoría de las proveedores de cuidado infantil en el hogar usan la regla estándar de comidas (standard meal allowance rule) para reclamar sus gastos de alimentación. Les resulta más fácil de calcular y casi siempre consiguen una deducción más alta que usando el método de gastos reales para reclamar los gastos de alimentación.
Hay algunas proveedoras de cuidado infantil a las que les conviene usar el método de gastos reales: los que compran más caro, a las que es más difícil encontrar alimentos y las que viven en áreas con altos precios de los alimentos.
La forma más precisa es la estimación del coste medio de desayuno, almuerzo y merienda, calculando precios a 3-5 porciones diferentes y luego multiplicar esas medias por el número de comidas y aperitivos que sirva.
El preparador de impuestos de la proveedora de cuidado infantil que está siendo auditada utiliza un método diferente. Él tomó sus recibos totales de alimentos y lo multiplicó por 40 % por un año y el 58% por un año más.
Calcular sus gastos de comida de negocios con base a un porcentaje de sus ingresos totales de alimentos puede ser una forma aceptable de hacer esto, pero sólo si se hace con cuidado. La mejor forma sería la de identificar el número de comidas y meriendas que cada persona comió, incluidos todos los miembros de su familia y los niños de la guardería.
Entonces usted tendría que estimar si cada persona se comió una cantidad igual y si las comidas y bocadillos cuestan lo mismo o no. En otras palabras,  ¿usted y su marido comen más que sus propios hijos o los niños de su guardería? ¿El costo del desayuno que se sirve a los niños de la guardería es igual al costo de un desayuno comido por su familia los fines de semana? Es probable que tenga que asignar un mayor costo para las comidas consumidas por adultos y un menor costo para aperitivos.
Como usted puede suponer, este tipo de cálculo no es fácil de hacer. Sin un seguimiento cuidadoso de las comidas y los costos de los alimentos, no se puede hacer con precisión.
En el caso de que la proveedora de cuidado infantil que reclamó el 40% y el 58% de sus costos de los alimentos, ella no sabe cómo su preparador de impuestos llegó estos porcentajes. A pesar de que ella guarda todos sus recibos de alimentos, será un trabajo difícil defender estos porcentajes. Al final, ella puede tener que utilizar el tipo de asignación estándar para comidas, aceptar una deducción menor de alimentos y pagar más en impuestos.
La Moraleja
No deje que su preparador de impuestos ponga ningún número en su declaración de impuestos si usted no entiende cómo se llegó a ese cálculo. Le puede costar caro en una auditoría.


Food Expenses

Condensed and summarized by Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es


How to Keep Records of Your Food Expenses


Keeping good records of your food expenses seems simple enough if you are a family child care provider who uses the standard meal allowance rate.

But many child care providers fail to keep the records they should. As a result these providers lose hundreds of dollars of business deductions when audited by the IRS. I've seen it happen over and over again.

The IRS standard meal allowance rate allows you to claim your food expenses without having to keep any food receipts! Instead, you must keep the following records: the name of each eligible child, dates and hours of attendance in the family day care, and the type and quantity of meals and snacks served.

If you are on the Food Program your monthly claim form contains all of this information. If you are not on the Food Program you can track this information by using a sample log provided by the IRS or use a similar log found in the annual Redleaf Calendar-Keeper (which is also available for free online).

The Problem

The problem is that most child care providers serve meals and snacks that are not reported on their Food Program monthly claim form. This includes meals and snacks served that are beyond the three servings a day that can be reimbursed by the Food Program. It can also include meals and snacks that were disallowed by the Food Program.

Meals and snacks served to children that are not reimbursed by the Food Program do not have to be nutritious. See my article,"What is a Popsicle Worth to You?"

Unfortunately, many child care providers assume that they can claim these "extra" meals and snacks without keeping any records. I hear providers tell me, "It's in my contract that I serve an afternoon snack," or "I always serve an afternoon snack." This is not enough. In an audit the IRS can say, "Since you didn't keep a record during the year, I'm going to deny this afternoon snack."

Losing this deduction can be a big deal. One snack a day served to one child for a year represents a $179 deduction on your 2012 tax return. In 2013 it will be $185.

The IRS rule requires you to keep a daily record of all meals and snacks served. This can be as simple as recording "Sally, Monday afternoon snack," or putting a checkmark next to a symbol for a snack each day.

How to Catch Up

If you don't have a daily record showing all the unreimbursed meals and snacks you served so far this year, what do you do?

Let's say you always serve an afternoon snack. Put each child's name on a piece of paper and use your attendance records to record how many days the child was in your program from the beginning of the year until now. Show your results by month ("January - 22 snacks, February - 20 snacks," etc.). Ask the parents of each child to sign the bottom of the paper where you have written, "This represents the number of snacks your child was served in my program from January 1st to _____." If you occasionally served a dinner or took children to a fast food place for lunch, add this to the paper. The parents will know that their child ate these meals and snacks and should be happy to sign it.

From this day forward, keep a daily record of the "extra" meals and snacks served to the day care children. It's okay to go back and reconstruct these records for part of a year, but don't make this a habit. Record these meals and snacks each day going forward. Some Food Program sponsors will allow you to record your "extra" servings on your monthly claim form. Ask them if this is okay before you do so.

The Big Three

The tracking of these meals and snacks is one of the top three things you can do to reduce your taxes. The other two are: keep track of all the hours you work in your home (particularly when children are not present) and save receipts for all expenses associated with your home.



“If I use the standard meal allowance rate, can I also deduct the actual cost of baby food and formula?”

- No. You must either use the standard meal allowance rate or the actual cost of food method for all food served in your home. You can include formula and baby food served to a baby in your meal counts. If the parent brings all the food for a baby’s meal, you cannot deduct that meal.

“How should food be deducted?”

- Either use the standard meal allowance rate or estimate the actual costs of your food.

“Can I claim the standard meal allowance rate for meals that are reimbursed by the Food Program?”

- Yes! Count all such meals and snacks as well as any additional meals and snacks you serve that are not reimbursed by the Food Program.

“If I use the standard meal allowance rule can I also deduct food for a party at my home for my daycare parents?”

- Yes. Deduct this as an activity expense or as advertising.

“Can I count the actual food costs for going out to lunch or should I include it in my meal count when using the standard meal allowance rate?”

- If the lunch is for the children in your care, count it as part of the standard meal allowance rate. If the lunch is for you, you can only deduct this if it’s a “business lunch.” To deduct a business lunch save the receipt, make a note of who you ate lunch with and what business topics you discussed.

“Where do I put food expenses on my tax forms?”

- IRS Form Schedule C, line 28. Enter “food” on one of the blank lines on the back of the form.

Estimating Food Expenses Can Be Risky

Is it reasonable to claim 40% or 58% of your total food expenses as a business deduction?

One provider did so and now is faced with defending this in an IRS audit.

And it is not easy to defend.
Most family child care providers use the standard meal allowance rule to claim their food expenses. They find it simpler to calculate and it almost always generates a higher deduction than using the actual expenses method to claim food expenses.

There are some child care providers who will be better off using the actual expenses method: those who buy more expensive, harder to find foods and those who live in areas with high food prices.

The most accurate way is to estimate your own average cost per breakfast, lunch and snack by pricing out 3-5 different servings and then multiplying your averages by the number of meals and snacks you served.

The tax preparer of the child care provider being audited used a different method. He took her total food receipts and multiplied it by 40% for one year and 58% for another year.

Calculating your business food expenses based on a percentage of your total food receipts can be an acceptable way to do this, but only if it's done carefully. The best way would be to identify the number of meals and snacks each person ate, including every member of your family and the day care children.

Then you would need to estimate whether each person ate an equal amount and whether the meals and snacks cost the same or not. In other words, do you and your husband eat more than your own children or the day care children? Does the cost of breakfast served to the day care children equal the cost of a breakfast eaten by your family on weekends? You would probably have to assign a higher cost to meals eaten by adults and a lower cost to snacks.

As you can can, this type of calculation is not an easy one to make. Without careful tracking of meals and food costs, it cannot be done accurately.

In the case of the child care provider who claimed 40% and 58% of her food costs, she doesn't know how her tax preparer came up with these percentages. Even though she saved all her food receipts, it will be a difficult job to defend these percentages. In the end, she may have to use the standard meal allowance rate, accept a lower food deduction and pay more in taxes.

The Moral

Don't let your tax preparer put any number on your tax return if you don't understand how it was arrived at. It can cost you later in an audit.

 Reporting Food Program Reimbursements and Claiming Food Expenses

·         • Reimbursements received from the Food
·          Program for children in your care are taxable income. 
  • Reimbursements received from the Food Program for your own children are not taxable income. 
  • You are always better off financially by being on the Food Program.
 Claiming Food Expenses
  • You have two choices in how to claim your food expenses:

  • Standard Meal Allowance Method (IRS Revenue Ruling 2003-22)

    • If you use this method, you do not have to save any food receipts, business or personal!

    • Add up all the breakfasts, lunches, suppers, and snacks you serve to the children in your care.

    • Multiply the total by the following standard meal allowance rate:
      • 2011 - $1.19 breakfast, $2.22 lunch/supper, $0.66 snack
    • You can claim a maximum of one breakfast, one lunch, one supper, and three snacks per day, per child.

    • All providers can use these rates whether or not they are on the Food Program and whether or not they are a Tier I or a Tier II provider.

    • Providers must keep the following records: name of each child, dates and hours of attendance in care, and the number of breakfasts, lunches, suppers, and snacks served. Be sure to save food receipts that contain non-food items such as paper products. 
    •  
 • Actual Food Cost Method

    • There is no one way to estimate your actual food costs. You can buy food separately, calculate your own average cost per meal, per child or use other methods.

    • You can deduct the cost of all the food you serve to the children in your care, whether or not it was reimbursed by the Food Program. You cannot deduct the cost of any food served to your own children.

    • The simplest and most accurate method of estimating actual food costs for most providers is to calculate an average cost per meal per child and multiply this by the number of meals and snacks you served. Your average cost per meal may be greater than the standard meal allowance rate.


    • Providers must keep the following records: all business and personal food receipts, menus, name of each child, dates of attendance, and the number of breakfasts, lunches, suppers, and snacks served.