Monday, August 8, 2016

Cuidado Infantil Lake County. Child Care Lake County.

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Friday, July 8, 2016

DCFS- CHILD CARE LICENSING LAKE COUNTY, OFICINA LICENCIAS DE CUIDADO INFANTIL EN LAKE COUNTY

Illinois Department of Children and Families Services
DCFS Day Care Licensing
Lake County Office, 500 N Greenbay Rd, Waukegan IL 60085
Ph 847-336-9724 ; Fax 847-336-9481
Oficina de licencias de Lake County
500 N Greenbay Rd, Waukegan IL 60085
Ph 847-336-9724 ; Fax 847-336-9481 

Use preferentemente el E-mail para comunicarse con DHS. 

Teléfono general de la oficina 847-336-9724; Fax 847-336-9481 

 

Licensing director, director de licenciaspara Waukegan y Elgin

Susan Cohen
847/ 249-6929
Susan.Cohen@illinois.gov   
 Solo está en Waukegan Martes y Viernes.

Secretaria.
Pat Sandraco 847/ 249-6927



Spanish Licensing Representative, Eva Camacho esta ahora trabajando en Elgin, pero viene para acabar casos ya abiertos
 Eva.Camacho@illinois.gov
847/ 888-7620 y 847/ 888-7632.
 Use preferentemente el E-mail para comunicarse con DHS.
Licensing Representative Robert.A. Stevenson Robert.A.Stevenson2@illinois.gov
For investigation and child abuse office general phone number is 847.249.7800.
Para investigación y abuso infantil el teléfono de esa oficina es 847-249-7800

Training to apply for a new license https://hdl.dcfstraining.org/jsp/index.jsp;jsessionid=B496162FC9976D376187C04471B3D2DE

Friday, July 1, 2016

Enforce a rule. Cumplir las reglas


Cómo hacer cumplir una regla que no se había hecho cumplir antes
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
4670939397_0160f9c382_zLa mayoría de las proveedoras de cuidado infantil tienen un contrato y pólizas que explican por escrito las reglas que esperan que los padres sigan.

Sin embargo, es normal que muchas proveedoras no cumplan sistemáticamente sus propias reglas.

He aquí algunos ejemplos:

El contrato de una proveedora dice que los padres deben pagar el viernes de la semana siguiente, pero la proveedora acepta regularmente pagos el lunes.

El contrato de una proveedora dice que hay una multa de $1 por minuto de retraso al venir a recoger al niño, pero la proveedora nunca ha cobrado a los padres que vienen tarde a recoger sus hijos.

Un padre está incumpliendo las pólizas de una proveedora de muchas maneras: traer juguetes de casa, no notificar a la proveedora los días que el niño no va a llegar a la guardería, no quitarse los zapatos al entrar en la casa de la proveedora, o no dejar al niño en la casa cuando está enfermo.

Si no ha cumplido rigurosamente su contrato o pólizas y ahora quiere empezar a hacerlo, ¿qué debe hacer?

La respuesta corta es: ¡Empiece a aplicar sus reglas ahora!
Usted puede decir a los padres: "Yo sé que no he sido rigurosa a la hora de hacer cumplir todas mis reglas, pero a partir del próximo lunes sí voy a ser estricta en la aplicación del contrato y sus pólizas. Aquí tiene otra copia de los mismos. Si tiene alguna pregunta, hágamelo saber."

A los padres no les gustará escuchar esto. Si se quejan de su nueva disposición, dígales: "Puedo entender su preocupación por el cumplimiento riguroso de las reglas. Sin embargo, he decidido que todo irá mejor si todos seguimos los términos de nuestro acuerdo. Aprecio desde ya su futura cooperación”.
Es su negocio y son sus reglas. Y es su responsabilidad hacerlas cumplir.

Para hacer cumplir las reglas necesita explicar a los padres las consecuencias por no seguir sus reglas.

Por ejemplo, la consecuencia por no pagar el viernes podría ser una multa por pago tardío. La consecuencia de traer juguetes o no notificar previamente una ausencia puede ser una sanción económica ($ 25 por violación), o la expulsión a la tercera infracción.

Si un padre sigue incumpliendo sus pólizas, usted debe, o bien terminar el contrato, o bien permitirle que haga lo que quiera.
¡Los padres son mucho más propensos a seguir las reglas si usted es rigurosa con ellos!

También debe prestar atención para asegurarse que usted está siguiendo sus propias reglas. Revise su contrato y sus pólizas por lo menos una vez al año. Tal vez usted no está siguiendo una regla: no ir de excursión en un mes, no exigir la identificación antes de permitir que alguien que no es el padre o la madre recoja al niño, o violar la privacidad de los padres mediante el intercambio de información acerca de ellos con los demás, etc.

Si usted advierte que está incumpliendo sus propias pólizas, o bien bórrela del contrato o bien empiece a cumplirlas inmediatamente.

Usted siempre puede cambiar su contrato y sus pólizas si ya no se adaptan a sus propósitos. Cualquier cambio a un contrato debe ser por escrito y firmado por ambas partes. Puede realizar cambios en sus normas sin la firma del padre si se trata de un documento separado de su contrato.

No se rompa la cabeza acerca de lo que hizo o no hizo en el pasado. Déjelo pasar. No importa ahora.

Mire hacia adelante y empiece a hacer cumplir sus reglas ahora.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com


How To You Enforce a Rule You Haven’t Enforced Before

4670939397_0160f9c382_zMost family child care providers have a written contract and policies that spell out rules they expect parents to follow.
But, it’s common for many providers to fail to consistently enforce their own rules.
Here’s some examples:
A provider’s contract says parents must pay on Friday for the following week, but the provider regularly accepts payments on Monday.

A provider’s contract says there is a $1 a minute late pick up fee, but the provider has never charged parents who pick up late.

A parent is violating a provider’s policies in a variety of ways: bringing toys from home, not notifying the provider on days when the child is not coming to care, not taking off her shoes when entering the provider’s home, or not leaving the child home when the child is sick.

If you have not been consistently enforcing your contract or policies and now want to start doing so, what should you do?
The short answer is: Start enforcing your rules now!
You can say to parents, “I know I haven’t been consistently enforcing all of my rules in the past. Starting next Monday I will strictly enforcing my contract and policies. Here’s another copy of them. If you have any questions, let me know.”
Parents may not like to hear this. If they complain about your new position, tell them, “I can understand your concern about my not enforcing my rules consistently. But, I’ve decided things will run more smoothly if we both follow the terms of our agreement. I appreciate your cooperation going forward.”
It’s your business and your rules. And, it’s your responsibility to enforce them.
To enforce your rules you need to give the parent a consequence for not following your rules.
For example, the consequence for not paying on Friday might be a late payment fee. The consequence of bringing toys or not giving advance notification of an absence can be a financial penalty ($25 per violation) or a three strikes and you are out policy.
If a parent continues to violate your policies you need to either terminate the parent’s contract or change your policies to allow the parent to do what they want.
Parents are much more likely to follow your rules if you consistently enforce them!
You should also pay attention to be sure that you are following your own rules. Review your contract and policies at least once a year. Maybe you aren’t following a rule: not going on one field trip a month, not getting identification before allowing a non-parent to pick up the child, or violating the privacy of parents by sharing information about them with others, etc.
If you find that you are violating your own policies, either get rid of the policy or start following it immediately!
You can always change your contract and policies if they no longer suit your purposes. Any change to a contract must be in writing and signed by both parties. You can make changes to your policies without a parent signature if it’s a separate document from your contract.
Don’t kick yourself in the head about what you did or didn’t do in the past. Let it go. It doesn’t matter now.
Look ahead and start enforcing your rules now.
Tom Copeland – www.tomcopelandblog.com

Tuesday, June 14, 2016

Parents and friends?. ¿Padres y amigos?

¿Los padres de su programa son "amigos"?

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
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Las proveedoras de cuidado infantil son profesionales de la atención infantil, y éste es un servicio muy personal.

Usted probablemente conoce más información personal acerca de las familias de su programa que la mayoría de los amigos de estas familias.

¿Quiere decir esto que los padres en su programa son sus "amigos"? No en mi opinión.

Qué dice su tarjeta de visita, "¿Necesita un amigo?" Qué dice su contrato, ¿"por la firma de este contrato de cuidado infantil se compromete a ser un amigo de los padres"? No lo creo.

Los padres no están en busca de amigos. Ellos están buscando a alguien para cuidar de sus hijos.

A veces, sin embargo, los padres pueden querer trabar una "amistad" con usted. Tal vez quieren "pasar el rato", o salir a comer, o empiezan a compartir información muy personal que la hace sentir incómoda.
Esto puede convertirse en un problema cuando los padres tratan de aprovecharse de su "amistad" cuando no pagan a tiempo o no quieren cumplir todas sus pólizas.

También puede ser un problema si usted empieza tratar a los padres como amigos y luego esperar los padres sean efectivamente sus amigos. En otras palabras, puede ser fácil para las proveedoras a encontrarse involucradas personalmente en la vida de las familias su programa. Usted puede ofrecer consejos personales o ayudarlos en una variedad de asuntos que no están directamente relacionados con el cuidado de sus hijos.

No hay nada inherentemente malo en esto. El problema viene cuando usted espera que los padres le traten como a una amiga a cambio. Cuando esto no sucede, usted se está arriesgando a una decepción y una interrupción de su relación de negocios.

Marque los límites

Es bueno para usted establecer la diferencia entre una relación de negocios y una relación personal. Nada le impide ir de compras con una madre el sábado o compartir una comida el domingo. Sin embargo, en el momento que trabaja cuidando los niños de los padres, se está ejecutando un negocio.
A veces puede ser difícil trazar los límites. Las proveedoras no quieren parecer antipáticas, indiferentes o incluso hostiles. Sin embargo, hay una diferencia entre ser amable y ser amigos.

Aquí están algunos consejos acerca de la elaboración de este límite:

-     -  Establecer claramente las reglas cuando los padres inscriben por primera vez
-    -   Hacer cumplir sus normas de modo coherente, sobre todo acerca de los pagos y horas de recoger los niños.
-    -   Limitar las oportunidades para pequeñas charlas en el horario de recogida por tener otras cosas que hacer
-    -   Cortésmente ignorar o rechazar los intentos de amistad. Una proveedora recomendaba decir: "Estoy muy halagada, pero he encontrado que es mejor no mezclar negocios y placer. Que tengan un buen fin de semana." O "Ya tengo planes. "

Si usted no ha estado haciendo estas cosas, puede empezar ahora.
¿Cómo trata usted este problema?

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Crédito de la imagen: https://www.flickr.com/photos/moregoodfoundation/

Are Parents Your “Friends”?
By Tom Copeland. Posted with permission
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Family child care providers are in the caring profession and caring for children is a very personal service.
You probably know more personal information about the families in your care than most of their friends do.
Does this mean the parents in your program are your “friends”? Not in my opinion.
Does your business card say, “Need a Friend?” Does your contract say, “By signing this contract provider agrees to be a friend to the parent”? I don’t think so.
Parents aren’t looking for friends. They are looking for someone to care for their child.
Sometimes, however, parents may appear to want a “friendship” with you. Maybe they want to “hang out” with you, or go out to eat, or they start sharing very personal information that you are uncomfortable listening to.
This can become a problem when the parents try to take advantage of your “friendship” by not paying on time or not following all of your policies.
It can also be a problem if you start treating the parent like a friend and then expect the parent to be your friend. In other words, it can be easy for providers to become personally involved in the lives of the families in their care. You may offer personal advice about their private lives or bend over backwards to assist them in a variety of ways that are not directly related to the care of their child.
There is nothing inherently wrong with this. The problem comes when you expect the parent to treat you like a friend in return. When this doesn’t happen you are setting yourself up for disappointment and a disruption of your business relationship.
Draw the line
It’s up to you to draw the line between a business relationship and a personal relationship. Nothing prevents you from going shopping with a parent on Saturday or sharing a meal on Sunday. However, for the hours you are caring for the parent’s child, you are running a business.
Sometimes this can be a hard line to draw. Providers don’t want to appear to be unsympathetic, uncaring or even unfriendly. But, there is a difference between being friendly and being friends.
Here are some tips about drawing this line:
  • Clearly set your rules when parents first enroll
  • Enforce your rules consistently, particularly about payments and pick up times
  • Limit the opportunities for small talk at pickup times by having other things to do
  • Politely ignore or rebuff friendship attempts. One provider recommended saying, “I’m so flattered, but I’ve found it best not to mix business and pleasure. Have a great weekend.” Or “I already have plans.”
If you haven’t been doing this things, you can start now.
How do you manage this problem?
Tom Copeland – www.tomcopelandblog.com
Image credit: https://www.flickr.com/photos/moregoodfoundation/


Monday, June 6, 2016

Cómo calcular su porcentaje de tiempo-espacio. How to Calculate Your Time-Space Percent

El Porcentaje Tiempo-Espacio.

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Graphic of house 
El porcentaje de tiempo-espacio (T / S%) es el número más importante para que un proveedor de cuidado infantil pueda calcular con precisión su deducción en la declaración de impuestos. Con él habrá una gran diferencia en la reducción de sus impuestos.

El T / S% representa la proporción de su casa que se utiliza para fines comerciales. También se utiliza para determinar cuántos de sus gastos compartidos entre lo personal y los negocios se pueden deducir como un gasto comercial. Estos gastos incluyen:

Gastos de la casa: Depreciación de la casa, las mejoras de la casa, seguros de la casa, reparaciones y  mantenimiento, los intereses hipotecarios, impuestos sobre la propiedad, los servicios públicos (gas, petróleo, electricidad, alcantarillado, agua, televisión por cable, basura) y el alquiler.

Gastos compartidos, comerciales y personales: artículos de limpieza, mejoras de la propiedad (valla, patio, cochera, sistema de riego subterráneo), la depreciación de bienes personales (muebles, electrodomésticos, equipo de juegos, televisión, etc.), juguetes, materiales de patio, y mucho más.

Como puede ver, estas deducciones pueden ascender a miles y miles de dólares. ¡Es por eso que calcular su T / S% correctamente es tan importante!

Si un artículo que usted compra se utiliza exclusivamente para su negocio, puede deducir el 100% del coste. Pero si también es utilizado por su familia, entonces no puede deducirlo todo. En su lugar, aplique el T / S% para determinar la deducción de negocios. No trate de deducir el 100% de un sofá de la sala. Si sus hijos sólo juegan con algo (por ejemplo un juguete), durante el horario de atención de día, entonces usted puede deducir el 100% del costo.

T / S% Fórmula

El T / S% se determina multiplicando el porcentaje de tiempo por el de espacio.

Su porcentaje de tiempo se determina dividiendo el número de horas que trabaja en su casa para fines comerciales por el número total de horas durante el año. Si usted trabajó 11 horas al día (7am-6pm), eso representa  2.860 horas al año. Divida esto por el número total de horas en el año (8760) y su porcentaje de tiempo sería un 32,6%. Usted también tiene derecho a incluir todas las horas, que después que los niños se han ido, pasa haciendo otras actividades del negocio, tales como: la limpieza, la preparación de una comida, mantenimiento de archivo y entrevistas con los padres, ¡incluso la lectura de mi blog! Vea una próxima entrada del blog para más información sobre el porcentaje de tiempo.

El porcentaje de espacio se determina dividiendo el número de metros cuadrados en su hogar que se utilizan de forma regular para la guardería por el número total de pies cuadrados en su casa. El uso regular significa que lo utiliza para fines comerciales dos o tres veces a la semana. Si ha utilizado 2.000 de los 2.200 metros cuadrados en su casa de forma regular para su negocio, su porcentaje de espacio sería del 90,9%. Vea una próxima entrada del blog para más información sobre el porcentaje del espacio.

Si el porcentaje de tiempo es un 32,6% por ciento y el de espacio es un 90,9% su T / S% es 29,63% (32,6% x 90,9%).

Introduzca los números de su T / S% en el formulario del 8829 del IRS (
IRS Form 8829 Business Use of Your Home). A partir del 01/28/11 la versión del 2010 de este formulario ya no está todavía disponible en el IRS. Desde mi blog, anunciaré cuando esta versión vuelve a estar disponible.

Test

¡Es hora de un examen sorpresa sobre el T / S%!

1) ¿Tiene que incluir el sótano y garaje en el total de pies cuadrados de su casa?
Respuesta (
Answer )

2) ¿Puede contar las horas que pasa en un taller sobre el desarrollo infantil patrocinado por la agencia local de Recursos de Cuidado Infantil y la Agencia de Referencia de su oficina en su porcentaje de tiempo? Respuesta (
Answer )

3) ¿Puede contar los pies cuadrados de su patio de juegos al aire libre en su porcentaje de espacio? Respuesta (
Answer )

4) ¿Debe usted volver a calcular su T / S% cada año? Respuesta (
Answer )

The Time-Space Percentage Quiz

By Tom Copeland. Posted with his permission.

Graphic of houseThe Time-Space Percentage (T/S%) is the single most important number for a family child care provider to accurately calculate on  her tax return. It will make the biggest difference in reducing your taxes.


The T/S% represents the proportion of your home that is used for business purposes. You will also use it to determine how much of your shared business and personal expenses can be deducted as a business expense. Such expenses include:
House expenses: House depreciation, house improvements, house insurance, house repairs/maintenance, mortgage interest, property tax, utilities (gas, oil, electric, sewer, water, cable television, garbage) and rent.
Shared business and personal expenses: cleaning supplies, land improvements (fence, patio, driveway, underground sprinkler system), personal property depreciation (furniture, appliances, play equipment, television, etc.), toys, yard supplies, and much more.
As you can see, these deductions can amount to thousands and thousands of dollars. That's why calculating your T/S% correctly is so important!
If an item you purchase is used exclusively for your business you can deduct 100% of the cost. But if it's also used by your family then you can't deduct it all. Instead, apply your T/S% to determine your business deduction. Don't try to deduct 100% of a living room couch. If your own children only play with the item (say a toy) during day care hours, then you can still deduct 100% of the cost.

T/S% Formula
Your T/S% is determined by multiplying your Time percent by your Space percent. 
Your Time percent is determined by dividing the number of hours you work in your home for business purposes by the total number of hours in the year. If you worked 11 hours a day (7am-6pm) that represents 2,860 hours a year. Divide this by the total number of hours in the year (8,760) and your Time percent would be 32.6%. You are also entitled to include all hours spent after children are gone doing business activities such as: cleaning, activity or meal preparation, record keeping, parent interviews, even reading my blog! See an upcoming blog post for more information about the Time percent.
Your Space percent is determined by dividing the number of square feet in your home that you use on a regular basis by the total number of square feet in your home. Regular use means you use it for business purposes two or three times a week. If you used 2000 of the 2200 square feet in your home regularly for your business your Space percent would be 90.9%. See an upcoming blog post for more information about the Space percent.
If your Time percent is 32.6% and your Space percent is 90.9% your T/S% is 29.63% (32.6% x 90.9%).
Enter your numbers for your T/S% on IRS Form 8829 Business Use of Your Home. As of 1/28/11 the 2010 version of this form is not yet available from the IRS. I will announce on my blog when the 2010 version has been released.
Pop Quiz
It's time for a pop quiz on the T/S%!
1) Do you have to include your basement and garage in the total square feet of your home?
Answer 
2) Can you count the hours you spend at a workshop on child development sponsored by your local Child Care Resource and Referral Agency at their office in your Time percent? Answer
3) Can you count the square footage of your outdoor play area in your Space percent? Answer
4) Must you recalculate your T/S% each year? Answer


Cómo calcular su porcentaje de tiempo.
Graphic of watch and notebook


"¿Puedo contar las horas que paso limpiando mi casa?"

"¿Puedo contar las horas que paso en Internet?"

"¿Puedo contar las horas que pasé en un taller sobre el desarrollo del niño?"

¿Sobre qué están preguntando estos proveedores de cuidado infantil familiar?

El tiempo es dinero. Esto es particularmente cierto para los proveedores de cuidado infantil familiar, porque cuanto más tiempo se trabaja en su casa más bajos son sus impuestos. Las horas de trabajo se utilizan como parte de una fórmula llamada el porcentaje de tiempo-espacio (T / S%), que determina que parte de su casa puede deducir como un gasto comercial.

Usted quiere asegurarse que el T / S% es correcto, ya que se aplicará a miles de dólares en gastos: impuestos sobre la propiedad, los intereses hipotecarios, seguro de la casa, servicios públicos, depreciación de la casa, juguetes, muebles, electrodomésticos, y mucho más.

Para calcular su T / S%, en primer lugar debe calcular el porcentaje de tiempo y entonces su porcentaje de espacio.

El porcentaje de tiempo .

Este porcentaje se determina sumando el número de horas que usted está utilizando su casa por motivos comerciales y dividiendo este número por el número total de horas del año (8760). Incluye dos tipos de horas: las horas cuando los niños de guardería están presentes en su hogar y las horas cuando los niños no están presentes, pero que se dedican a actividades centradas negocios.

Horas de presencia de niños en su casa
Cuente las horas desde el momento en que el primer niño llega hasta que se va el último. No cuente las horas de trabajo tal como se refleja en su contrato; en vez de eso, mantenga el registro de las horas efectivas en que los niños están presentes. Si usted cuida de niños de 7 am a 5:30 pm, son diez horas y media diarias, o 31% de una semana. Si su hora de recogida es las 5:30 pm, pero el último padre por lo general llega cerca de las 6:00 pm, cuente este tiempo extra. Una media hora al día todos los días es igual a 1,5% del año, lo cual es significativo cuando se aplica a todos los gastos de la casa.

Horas en que los niños no estén presentes en su casa
Cuente todas las horas dedicadas a actividades comerciales, tales como: limpieza, preparación de comidas, preparación de actividades, mantenimiento de registros, entrevistas con los padres, llamadas telefónicas de padres, el tiempo dedicado a Internet, y así sucesivamente. Estas actividades las puede hacer su cónyuge (limpiar los juguetes) o sus propios hijos (lavandería). No cuente el tiempo pasado lejos de su casa, incluso si usted se dedica a una actividad de negocio (taller de capacitación, o el transporte de niños de guardería).

Seguimiento de las horas
Mantener un registro de sus horas de asistencia es relativamente sencillo; el control de las horas de trabajo cuando los niños se han ido requiere más esfuerzo. Trate de mantener un registro diario de todas las horas de trabajo cuando los niños se han ido, por lo menos durante dos meses cada año. Utilice el promedio de horas trabajadas en estos dos meses para el resto del año. Marque este tiempo en un calendario y anote a qué hora del día hizo el trabajo.

Controlar cuidadosamente las horas de trabajo cuando los niños se han ido es quizás la cosa más importante que puede hacer para reducir sus impuestos. La mayoría de los proveedores de cuidado infantil subestiman estas horas y en consecuencia pagan impuestos más altos. Cada hora y media de trabajo semanal equivale a un aumento de alrededor del 1% de su porcentaje tiempo-espacio. Aunque esto podría parecer una pequeña cantidad, no lo es cuando se aplica a miles de dólares de gastos de casa.

El promedio de tiempo que los proveedores de cuidado infantil trabajan es de unas once horas al día, cinco días a la semana. Esto equivale al 33% del año. El promedio del trabajo cuando los niños se han ido es de aproximadamente 14 horas a la semana, o el 8% de todo el año. Por lo tanto, el porcentaje de un proveedor de cuidado infantil típico de tiempo es alrededor del 40%. El suyo puede ser superior o inferior.

Ingrese su porcentaje de tiempo en la Parte I del Formulario 8829 del IRS Gastos para el uso comercial de su hogar ( IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home).

How to Calculate Your Time Percent


Graphic of watch and notebook
"Can I count the hours I spend cleaning my home?"
"Can I count the hours I spend on the Internet?"
"Can I count the hours I spend at a workshop on child development?"
What are these family child care providers asking about?
Time is money. This is particularly true for family child care providers because the more time you work in your home the lower your taxes. The hours you work are used as part of a formula called the Time-Space Percentage (T/S%) that determines how much of your home you can deduct as a business expense.
You want to make sure your T/S% is accurate because it will be applied to thousands of dollars worth of expenses: property tax, mortgage interest, house insurance, utilities, house depreciation, toys, furniture, appliances, and much more.
To calculate your T/S% you must first calculate your Time Percent and then your Space Percent.
The Time Percent
This percent is determined by adding up the number of hours you are using your home for business purposes and dividing this number by the total number of hours in the year (8,760). There are two types of hours to include: hours when day care children are present in your home and hours when children are not present but you are engaged in business activitites.
Hours when children are present in your home
Count hours from the moment the first child arrives until the last child leaves. Don't count the hours of operation as reflected in your contract; instead keep records of the actual hours children are present. If you care for children from 7 am to 5:30 pm that's ten and a half hours a day or 31% of the week. If your pick up time is 5:30 pm but the last parent usually leaves closer to 6:00 pm count this extra time. A half hour a day every day is equal to 1.5% of the year, which is significant when applied to all your house expenses.
Hours when children are not present in your home
Count all hours spent on business activities such as: cleaning, meal preparation, activity preparation, record keeping, parent interviews, parent phone calls, time spent on the Internet, and so on. Such activities may be done by your spouse (cleaning toys) or by your own children (laundry). Don't count time spent away from your home, even if you are engaged in a business activity (training workshop, transporting day care children). 
Tracking your hours
Keeping track of your attendance hours is relatively simple; tracking the hours you work when children are gone requires more effort. Try to keep a daily record of all the hours you work when children are gone for at least two months each year. Use the average hours worked for these two months for the rest of the year. Mark this time on a calendar and note what time of day you did the work. 
Carefully tracking the hours you work after children are gone is perhaps the most important thing you can do to reduce your taxes. Most child care providers underestimate these hours and pay higher taxes as a result. Every one and a half hours of work each week is equal to a rise of about 1% in your Time-Space Percentage. Although this might seem a small amount it's not when applied to thousands of dollars of house expenses.
The average amount of time providers care for children is about eleven hours a day, five days a week. This is equal to 33% of the year. The average amount of time child care providers conduct business activities after the children are gone is about 14 hours a week, or about 8% of the year. Therefore, a typical child care provider's Time Percent is around 40%. Yours may be higher or lower. 
Enter your Time Percent on Part I of IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home.


Cómo calcular su porcentaje de espacio.


Graphic of houseTraducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es

Esta es la Parte III de una serie de cuatro sobre el porcentaje de tiempo-espacio. La Parte I es La cuestión del porcentaje de tiempo-espacio. La Parte II es Cómo calcular su porcentaje de tiempo. 
La parte IV es Cómo Reclamar La Regla de uso exclusivo. (The Time-Space Percentage Quiz,  How to Calculate Your Time Percent. y How to Claim The Exclusive Use Rule.

"Tengo que contar el espacio de mi sótano y el garaje?"
 
"¿Puedo contar mi cuarto del sótano, si las normas de concesión de licencias me prohíben tener guardería abajo?"

"¿Puedo contar el dormitorio de mi propio hijo si él duerme la siesta allí, pero los niños de la guardería no entran en la habitación?"
¿Sobre qué están preguntando estos proveedores de cuidado infantil familiar?El porcentaje de tiempo-espacio (T / S%) es la cifra más importante para un proveedor de cuidado infantil, que debe calcularl con precisión, ya que hará la mayor diferencia en la reducción de sus impuestos.Su T / S% representa la proporción de su casa que se utiliza para fines comerciales. Usted la usará para determinar la cantidad de miles de dólares de gastos relacionados con su casa que puede deducir.

Para calcular su T / S% en primer lugar debe calcular el porcentaje de tiempo y después su porcentaje de espacio.

El porcentaje de espacio.

 El porcentaje de espacio se calcula dividiendo el número de metros cuadrados de su hogar que se utilizan de forma habitual para su negocio entre el número total de pies cuadrados de su casa.
Mire cada habitación de su casa y pregúntese: "¿Estoy utilizando esta sala regularmente para mi negocio?" Si la respuesta es sí, cuente todos los metros cuadrados en la sala, y si no, no cuente con ninguno. Su sala de estar, comedor, cocina, baño, entrada, sala de juegos, y la despensa, probablemente son todos utilizados regularmente en su negocio. Una habitación utilizada por los niños durante la siesta de 30 minutos cada día se considera de uso regular. Usar una sala 2-3 veces a la semana es, probablemente, un uso regular.

Usted debe contar con el sótano y el garaje como parte del total de pies cuadrados de su hogar.
Si las reglas de concesión de licencias estatales le prohíben llevar a los niños al sótano aún puede contar el espacio del sótano como de uso regular si contiene una zona de calefacción, cuarto de lavado, o área de almacenamiento para artículos del hogar usados ​​en su negocio (herramientas para la casa, suministros, etc). Los niños no tienen que ocupar una habitación para que sea considerada de uso regular.

Si usted utiliza su garaje para guardar un auto usado para su negocio, herramientas, bicicletas, bote de basura, material de reciclaje, suministros de jardín, etc se puede considerar el garaje como de uso regular.

Las habitaciones que no se considerarían como de uso regular son una habitación que no usan los niños de la guardería, un cuarto de baño personal, o una sala de armas.
La mayoría de los proveedores cuentan todas las habitaciones de su casa como de uso regular y por lo tanto su porcentaje de espacio sería del 100%. ¡No tenga miedo de reclamar un porcentaje de espacio del 100%!Después de calcular su porcentaje de espacio, multiplíquelo por el porcentaje de tiempo para obtener su T / S%. La mayoría de los proveedores que trabajan a tiempo completo durante todo el año, probablemente tendrán un% T / S de entre el 30-45%. Usted debe volver a calcular su T / S% cada año.

Ingrese su porcentaje de espacio en la Parte I del Formulario 8829 del IRS, Gastos por uso comercial de su hogar ( IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home).

How to Calculate Your Space Percent


Graphic of house
"Must I count the space in my basement and garage?"
"Can I count my downstairs room if licensing rules prohibit me having day care children downstairs?"
"Can I my own child's bedroom if he takes a nap in it everyday but day care children do not enter the room?"
What are these family child care providers asking about?
The Time-Space Percentage (T/S%) is the single most important number for a child care provider to accurately calculate because it will make the biggest difference in reducing your taxes.
Your T/S% represents the proportion of your home that is used for business purposes. You will use it to determine how much of the thousands of dollars of your house-related expenses you can deduct.
To calculate your T/S% you must first calculate your Time Percent and then your Space Percent.
The Space Percent
 Your Space Percent is calculated by dividing the number of square feet in your home used on a regular basis for your business by the total number of square feet in your home.
Look at each room in your home and ask, "Am I using this room on a regular basis for my business?" If the answer is yes, count all the square feet in the room; if no, don't count any of the square feet. Your living room, dining room, kitchen, bathroom, entryway, playroom, and pantry are probably all regularly used in your business. A bedroom used by children for naps 30 minutes each day is considered regular use. Using a room 2-3 times a week is probably regular use.
You must count your basement and garage as part of the total square feet of your home.
If your state licensing rules prohibit you from bringing children into your basement you may still be able to count the basement space as regular use if it contains a furnace area, laundry room, or storage area for household items used in your business (tools, household supplies, etc.). Children don't have to be in a room for the room to be considered as regular use.
If you use your garage to store a car used for your business, tools, bikes, garbage can, recycling, garden supplies, etc. you could consider your garage as regular use.
Rooms that would not be considered as regular use would be a bedroom never used by the day care children, a personal bathroom never used by the children, or a gun room.
Most providers count all the rooms in their home as regular use and therefore their Space Percent would be 100%. Don't be afraid to claim a 100% Space Percent!
After calculating your Space Percent multiply it by your Time Percent to get your T/S%. Most providers who work full-time, year round will probably have a T/S% of between 30-45%. You must recalculate your T/S% each year.
Enter your Space Percent on Part I of IRS Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home.


Cómo medir la superficie de su hogar-guardería
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La cantidad de espacio de su hogar que utiliza para su negocio de cuidado infantil hace una gran diferencia en a la hora de pagar sus impuestos.
El cálculo de los metros cuadrados de su casa es una parte importante de su Porcentaje de Tiempo-Espacio. Su porcentaje de tiempo-espacio se utiliza para calcular la cantidad de sus gastos de casa que puede deducir por su negocio.
Para calcular su porcentaje de espacio usted necesita determinar el número de pies (o metros) cuadrados que utiliza en su casa para su para su negocio de forma regular. Usted puede contar una sala como de uso regular si la usa dos o tres veces por semana para su negocio. Los niños no tienen que estar en una habitación que contarla  de uso regular.
Una vez que haya determinado que una habitación se utiliza regularmente para su negocio, usted necesita saber los metros cuadrados de la sala.
Sume los pies o metros cuadrados de espacio utilizado regularmente para su negocio y lo divide por el total de pies o metros cuadrados de su hogar. El resultado es el porcentaje de espacio.
¿Qué espacios cuentan?
No cuente su camino de entrada, patio, césped, o zona de juegos al aire libre. Estos no se consideran parte de la estructura de su casa y por lo tanto no forman parte del total de pies cuadrados de su hogar.
Cuente los porches, garajes (incluso los que están aparte) y sótanos como parte del total de pies cuadrados de su hogar. Muchas proveedoras de cuidado infantil en el hogar utilizan estas áreas de forma regular para su negocio.
Cuente el área de un armario como parte de la zona de la sala donde se encuentra. Las reglas del IRS no son claras sobre si un ático sin terminar debe ser considerado como parte de la casa.

How to Measure Your Home


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How much space you use in your family child care home for your business can make a big difference in how much you might owe in taxes.
Determining the square footage of your home is an important part of calculating your Time-Space Percentage. Your Time-Space Percentage is used to figure out how much of your house expenses you can deduct for your business.
To calculate your Space Percentage you need to determine the number of square feet you use in your home on a regular basis for your business. You can count a room as regular use if you use it two-three times per week for your business. Children don’t have to be in a room to count it as regular use.
Once you have determined that a room is regularly used for your business you need to know the square footage of the room.
Add up the square footage of space used regularly for your business and divide by the total square footage of your home. The result is your Space Percentage.
What spaces count?
Don’t count your driveway, patio, lawn, or outdoor play area. These aren’t considered part of the structure of your home and so are not part of the total square footage of your home.
Do count decks, porches, garages (even if detached) and basements as part of the total square footage of your home. Many family child care providers use these areas on a regular basis for their business.
Count the area of a closet as part of the area of the room it’s in. IRS rules aren’t clear about whether an unfinished attic should be considered part of the home.

La norma para reclamar la deducción por el uso exclusivo de una sala para su negocio.


Photo of exclusive use room
¿Cuál de las siguientes salas puede un proveedor de cuidado infantil reclamar bajo la regla de uso exclusivo?

A) Una sala de la planta baja, donde juegan los niños de la guardería, que también contiene el armario de los abrigos de la familia del proveedor.

B) Un garaje remodelado en sala de juegos para niños. El proveedor de cuidado infantil no tiene hijos propios en el hogar.

C) Una sala de juegos para los niños de guardería. El proveedor de cuidado infantil tiene hijos jóvenes que utilizan la sala sólo durante las horas de guardería.

Respuesta: B y C.

Los proveedores de cuidado infantil pueden aumentar sustancialmente su Porcentaje tiempo-espacio (T / S%) si tienen una o más habitaciones que se utilizan exclusivamente para su negocio. Una sala de uso exclusivo, nunca, nunca, se utiliza personalmente. Esta es una regla estricta. Si utiliza la sala aunque solo sea una sola vez durante el año para fines personales, ya no puede aprovechar esta regla. Por eso, no trate de usar esta norma a menos que esté absolutamente seguro de que usted califica.

He aquí un ejemplo de cómo funciona esta regla.

Digamos que su casa es de 2.000 pies cuadrados y dispone de una sala de uso exclusivo de 200 pies cuadrados. El resto de la casa se utiliza ocasionalmente para su negocio. Su porcentaje de tiempo es del 40%.

Primer paso: Calcular el porcentaje de uso de negocio de la sala de uso exclusivo:

200 pies cuadrados, dividido por 2.000 pies cuadrados = 10%

Segundo paso: Calcular el T / S% del resto de la casa:

1,800 pies cuadrados de espacio de uso regular, dividido por 2.000 pies cuadrados de espacio = 90%

90% del espacio de tiempo x 40% = 36%

Tercer Paso: Sume los totales desde el paso uno y dos juntos:

10% + 36% = 46% T S /% 

Nota: Si ha utilizado la sala de 200 metros cuadrados solo de forma ocasional para su negocio, el T / S% ha sido del 40% (100% de espacio de tiempo x 40%). La aplicación de la sala de uso exclusivo aumenta su T / S% en un 6% lo cual es muy significativo.

Las Instrucciones para el formulario 8829del IRS (
Instructions to IRS Form 8829) dice a los proveedores de cuidado de niños que hagan este cálculo en una hoja de papel y luego lo adjunten al formulario. Introduzca el T / S% en la línea 7 del Formulario 8829.

El cuidado infantil es el único negocio que realizado en el hogar que puede tener salas de uso ocasional y salas de uso exclusivo. Si usted tiene una habitación exclusiva, asegúrese de aprovecharse de ello ya que al hacerlo reducirá significativamente sus impuestos.

Tome fotos de la habitación para ayudarle a demostrar que tiene una sala de uso exclusivo cuando le hagan una auditoría. Si usted tiene sus propios hijos pequeños, tome fotos de sus dormitorios y juguetes para que el auditor pueda ver que ellos no necesitan entrar en la sala de uso exclusivo cuando los niños de guardería se han ido.

How to Claim The Exclusive Use Rule

Photo of exclusive use room

Which of the following rooms can a family child care provider claim under the exclusive use rule?
A) A downstairs room where day care children play that also contains a coat closet that the child care provider's family uses.
B) A remodeled garage that is turned into a children's play room. The child care provider has no children of her own living at home.
C) A children's play room that is by the day care children. The child care provider has young children of her own that use the room only during child care hours.
Answer: B and C.
Family child care providers can substantially increase their Time-Space Percentage (T/S%) if they have one or more rooms that are exclusively used for their business. An exclusive use room is a room that is never, ever used personally. This is a strict rule. If you use the room even once during the year for personal purposes you cannot take advantage of this rule. Don't try to use this rule unless you are absolutely certain you qualify.
Here's an example of how this rule works.
Let's say your home is 2,000 square feet and you have an exclusive use room that is 200 square feet. The rest of the home is regularly used for your business. Your Time Percent is 40%.
Step One: Calculate the business use percentage of the exclusive use room:
200 square feet divided by 2,000 square feet = 10%
Step Two: Calculate the T/S% of the rest of the home:
1,800 square feet of regular use space divided by 2,000 square feet = 90% Space
90% Space x 40% Time = 36%
Step Three: Add the totals from Step One and Two together:
10% + 36% = 46% T/S%
Note: If you had used the 200 square foot room only regularly for your business your T/S% would have been 40% (100% Space x 40% Time). Applying the exclusive use room increased your T/S% by 6% which is significant!
The Instructions to IRS Form 8829 tells child care providers to do this calculation on a separate piece of paper and then attach it to the form. Enter the T/S% on line 7 of Form 8829.
Family child care providers are the only home-based business that can have both regular use rooms and exclusive use rooms. If you have such a room be sure to take advantage of it as doing so will significantly decrease your taxes.
Take pictures of the room to help you prove that you had an exclusive use room if you are audited. If you have young children of your own take pictures of your children's bedrooms and toys so the auditor can see that they do not need to enter the exclusive use room after the day care children are gone.


Porcentaje Tiempo-EspacioPreguntas y respuestas.

"¿Debo contar mi sótano sin terminar al calcular los pies cuadrados para mi porcentaje Tiempo-Espacio ()?
Time-Space %"
- Sí. Usted puede contar con su sótano como utilizado regularmente para su negocio si usted tiene una sala de lavandería o zonas de almacenamiento que se utilizan para su negocio."¿Debo contar con un edificio de almacenamiento, como parte de los metros cuadrados de mi casa?"
- No. Si lo hace, tendrá que pagar impuestos sobre cualquier ganancia asociada a la venta del edificio de almacenamiento cuando usted venda su casa."¿Puedo contar las horas para mi Porcentaje Tiempo-Espacio si estoy fuera de mi casa, pero hay alguien haciendo la limpieza?"
- Sí. Lo que importa es que su casa está siendo utilizada para fines comerciales y no quién está haciendo que el negocio funcione. Si la persona hace la limpieza de las áreas de negocio y las personales, sólo cuenta parte del tiempo."¿Puedo usar el porcentaje de tiempo-espacio si alquilo mi casa?"
- Sí. Úselo para el alquiler, el seguro de su alquiler, servicios públicos, así como para sus muebles, electrodomésticos y artículos para el hogar."¿Cuál es la mejor manera de controlar el tiempo dedicado a la guardería cuando los niños no están presentes?"
- Haga un seguimiento de al menos dos meses y regístrelo en una agenda. Cada día indique a qué hora del día hizo estas actividades (por lo que podemos ver que no es durante las horas de cuidado) y lo que hizo (limpieza, preparación de actividades, preparación de comidas, llamadas telefónicas a padres, tiempo en el Internet, etc.) Utilice el número promedio de horas a la semana para todo el año. Haga esto cada año. Véase mi artículo (
article) para obtener más información acerca de cómo hacer esto."¿Puedo contar el tiempo de apalear nieve o pintar el exterior de mi casa?"
- Sólo se puede contar el tiempo dedicado a las actividades que no haría si no fuera por que se dedica al cuidado infantil. Por ejemplo, apalear nieve a las 5:30 am; usted no lo haría a esa hora si no fuera por exigencias de su negocio. Por el contrario, yo no contaría el cortar el césped o pintar el exterior de su casa, ya que usted haría estas actividades, incluso si no estuviera en el negocio. Usted puede deducir el costo de la cortadora de césped y herramientas para la pintura o el costo de contratar a alguien para pintar su casa. Utilice el Porcentaje Tiempo-Espacio del costo."Si he usado una sala exclusivamente para mi negocio, ¿puedo contar el tiempo de su limpieza?"
- Sí. Véase mi artículo (
article) sobre cómo reclamar una sala de uso exclusivo."¿Puedo contar el tiempo que pasé fuera de casa comprando comida o suministros para mi guardería?"
- No. No se puede contar el tiempo cuando usted está ausente de su hogar, ya que no utiliza su hogar."Los costos de control de plagas están sujetos al porcentaje del espacio-tiempo?"
- Sí, a menos que las plagas sólo afecten a los niños de guardería. Poco realista"Cuando lavo ropa de cama, etc. ¿puedo contar todo el tiempo que se necesita para lavar la ropa?"
- Sólo si se pone delante de la lavadora y secadora para ver como dan vueltas Cuente el momento de retirar la ropa de las camas, llevarla a la sala de lavandería, ponerla en la lavadora, sacarla de la lavadora y ponerla en la secadora, sacarla de la secadora, y volver a ponerla en la cama o almacenarla."¿Puedo contar las horas que paso preparando mis propios impuestos?"
- Sí, para los formularios de impuestos de negocios (Formulario 8829, Formulario 4562, Anexo C, Anexo SE, Formulario 3115). No, para sus formularios de impuestos personales (Formulario 1040, Anexo A, etc.)"¿Es una 'bandera roja' si mi Porcentaje Tiempo-Espacio es más grande porque ofrezco dos turnos de cuidado infantil seis veces a la semana?"
- No. Mantenga buenos registros y cuente todas las horas que está al cuidado de los niños."Pasé un montón de tiempo el año pasado preparando mi casa para la guardería, pero no abrí hasta diciembre. ¿Debo contar estas horas? "
- Probablemente no. Si contara esas horas, tendría que dividirlas por el número de horas desde que empezó a prepararse. A menos que el promedio de horas semanales de preparación fuera más grandes que su promedio de horas semanales después de haber iniciado su negocio, su Porcentaje Tiempo-Espacio sería menor."¿Cuento un porche cubierto que se utiliza exclusivamente para mi guardería?"
- Sí, esto puede ser considerado como una sala de uso exclusivo."¿Debo empezar a contar el tiempo desde que voy a recoger a los niños de la escuela en la mañana o en el momento en que llegue a mi casa?"- Sólo cuente el tiempo que está en su casa. Es decir, empiece a contar cuando lleguen los niños, no cuando sale a recogerlos."¿Puedo contar el tiempo que estoy fuera de mi casa de excursión con los niños?"
- Si hace la excursión en la mitad del día y vuelve con los niños más tarde a la casa, no reste estas horas del tiempo de uso de la casa para su negocio. Si salen de su casa a las 16:00 y tras la excursión deja a los niños en sus casas, deje de contar las horas a partir de las16:00.Record Keeping Guide small
Para obtener más información sobre cómo calcular su Porcentaje Tiempo-Espacio, vea mi libro book 
Family Child Care Record Keeping Guide..www.tomcopelandblog.com


Time-Space %


“Should I count my unfinished basement in the square foot calculation of my Time-Space %?”
- Yes. You can count your basement as regularly used for your business if you have a laundry room, storage areas that are used for your business.

“Should I count an unattached storage building as part of the square footage of my home?”
- No. If you do, you will have to pay taxes on any profit associated with the sale of the storage building when you sell your home.

“Can I count the hours for my Time-Space % if I am away from my home but someone else is in my home cleaning?”
- Yes. What matters is if your home is being used for business purposes, not who is doing the business work. If the person is cleaning business and personal areas, only count part of the time.

“Can I use the Time-Space % if I rent my home?”
- Yes. Use this for your rent, renter’s insurance, utilities, as well as your furniture, appliances, and household items.

“What is the best way to keep track of time spent doing daycare when children are not present?”
- Track at least two months of records on a calendar. Each day indicate what time of day you did these activities (so we can see that it’s not during day care hours) and what you did (cleaning, activity preparation, meal preparation, parent phone calls, time on the Internet, etc.). Use the average number of hours per week for the entire year. Do this each year. See my article for more information on how to do this.

“Can I count time shoveling snow or painting the outside of my home?”
- You can only count time spent on activities that you would not otherwise do, except for the fact that you are doing child care. Shoveling snow at 5:30am I would count because you wouldn’t be doing this at 5:30am if you weren’t in business. I would not count mowing the lawn or painting the outside of your home because you would do these activities even if you weren’t in business. You can deduct the cost of the lawn mower and painting supplies or the cost of hiring someone to paint your home. Use your Time-Space % of the cost.

If I used a room exclusively for my business can I count all of the time I clean it?”
- Yes. See my article on how to claim an exclusive use room.

“Can I count the time I spent shopping for daycare food or supplies while away from my home?”
- No. You can’t count time if you are away from your home because you are not wearing out or using your home.

“Is pest control costs subject to the Time-Space %?”
- Yes, unless the pests only affect your daycare children. Not likely!

“When I wash bedding, etc. can I count the whole time it takes to do the laundry?”
- Only if you stand in front of the washer and dryer and watch! Count the time to remove the bedding from the beds, carry them to the laundry room, put them in the washing machine, take them out of the washing machine and putting them in the dryer, taking them out of the dryer, and putting them back on the bed or storing them.

“Can I count the hours I prepare my own taxes?”
- Yes, for your business tax forms (Form 8829, Form 4562, Schedule C, Schedule SE, Form 3115). No, for your personal tax forms (Form 1040, Schedule A, etc.).

“Is it a ‘red flag’ if my Time-Space % is larger because I offer 1st and 2nd shift child care six times a week?”
- No. Keep good records and count all the hours you are caring for children.

“I spent a lot of time last year preparing my home for daycare, but I didn’t open until December. Should I count these hours?”
- Probably not. If you counted these hours you would have to divide them by the number of hours in the year from when you started preparing. Unless your average weekly preparation hours were larger than your average weekly hours after you started your business, your Time-Space % will be lower.

“Do I count a covered porch that is used exclusively for my daycare?”
- Yes, this can be counted as an exclusive use room.

“Should I start counting the time when I leave to pick up children from school in the morning or the time they arrive at my home?”
- Only count time when you are in your home. So, start counting when the children arrive, not when you leave to pick them up.
“Can I count the time I’m away from my home on field trips with the children?”
- If you leave on a field trip in the middle of the day and return later in the day, don’t subtract these hours from the time you use your home for your business. If you leave your home at 4pm and take children on a field trip and drop off the children at their home, stop counting hours at 4pm.