Sunday, December 28, 2014

Depreciation and deduction. Depreciación, deducción y amortización

Los fundamentos de la depreciación

Por Tom Copeland. Publicado con su permiso
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es 
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La depreciación es el tema de los impuestos más complicado para las proveedoras de cuidado infantil familiar.

Es complicado porque tiene muchas reglas que además cambian de año en año. Y hay que hacer muchas matemáticas ¡Qué divertido!

¿Qué es la depreciación?

La depreciación es el proceso de distribución de la deducción de un artículo en varios años, en lugar de deducirlo en un año.

Usted debe depreciar cualquier artículo que compre de un costo de $ 500 o más que usted utiliza en su negocio. Usted también tiene derecho a depreciar cualquier artículo que tenía antes de empezar su negocio.

Aquí hay un ejemplo básico de cómo funciona la depreciación.

Digamos que usted compró un refrigerador de $ 1,000.

1) ¿Cuánto se puede depreciar?

Puesto que usted lo está utilizando en su negocio, puede deducirlo. Dado que cuesta más de $ 500 debe depreciarlo. Ya que es utilizado en su negocio y también por su familia, usted no puede depreciar el costo total.

Por lo tanto, va a utilizar su Porcentaje Tiempo-Espacio para determinar la parte de la nevera que se puede depreciar. Digamos que su Porcentaje Tiempo-Espacio es del 40%.

$ 1,000 x 40% = $ 400. Esta es la parte del negocio de su refrigerador.

2) ¿Cuánto tiempo puede depreciar el refrigerador?

Todos los artículos que cuestan más de $ 500 entran en una de estas categorías de depreciación: equipo de oficina (5 años), bienes muebles (7 años), mejora de la tierra (15 años), mejoras para el hogar (39 años), el hogar (39 años) o carro (5 años). Para obtener más información, véase mi artículo: "Las categorías de depreciación." (
 "The Categories of Depreciation.")

El refrigerador se considera "bien mueble" por lo que debe ser depreciado en 7 años. La frase "bien mueble" aquí puede ser confusa. Esencialmente significa cualquier propiedad que no está adherida a su casa o terreno y no es equipo de oficina. Por lo tanto, si usted compró un juego de muebles de niños a $ 1,000, será depreciado durante 7 años también.

3) ¿Cuánto se reclama en una deducción por depreciación en el primer año?

Ahora se vuelve más complicado. Hay dos maneras en las que puede depreciar su propiedad por siete años. Puede utilizar el método de la línea recta de depreciación o un método acelerado de depreciación.

El método de la línea recta le supondría aproximadamente la misma cantidad de deducciones por depreciación en cada año. Se podría reclamar un 7,14% el primer año; 14,29% entre los años 2-5; y 7,14% para el año ocho.

Usted puede ahora decir: "¿Qué está pasando? ¿Por qué estamos depreciando el refrigerador durante ocho años? Pensé que estábamos usando la regla de depreciación de siete años."

Hay otra regla que dice que usted no puede reclamar la deducción por depreciación de un año completo en el primer año, porque es posible que haya comprado el artículo en la mitad del año. Por lo tanto, usted tendrá solamente media depreciación en el primer año (no importa cuando lo compró) y la otra mitad al final, en el año ocho. ¿No es eso lo que quería saber?

El método acelerado le supone mayores deducciones por depreciación en los primeros años y más bajas en los años posteriores. Se podría reclamar un 14,29% en el primer año; seguido de 24,49%; 17,49%; 12,49%; 8,93%; 8,92%; 8,93%; y 4,46%.

Sí, esto también se extiende ocho años por la misma razón que se describe anteriormente.

¿Qué método se debe utilizar?

Debido a que el método acelerado le da deducciones más rápido, es casi siempre mejor utilizar este método. Una deducción de este año es más valiosa para usted que una deducción del próximo año, ya que se puede utilizar el dinero ahora o invertirlo.

Así, utilizando el método acelerado:

$ 1,000 x 40% = $ 400 x 14,29% = 57,16 dólares el primer año de deducción por depreciación.

4) ¿Dónde debo reclamar mi depreciación?

En el formulario 4562 del IRS. En este caso, la de los siete años se solicita en la línea 19c.

¡Ya hemos terminado!

Información adicional

Si el porcentaje de uso  de negocio del bien mueble (o equipo de oficina) es mayor del 50%, puede utilizar la regla de la Sección 179 y deducir la parte de negocio en un año, en lugar de depreciarla. Así, por ejemplo, si nuestro refrigerador se utilizó el 55% para el negocio, podríamos deducir $ 550 ($ 1000 x 55% = $ 550) en el primer año en el Formulario 4562 del IRS, Parte I. Véase mi artículo, "La regla de la Sección 179: una poderosa manera de reducir sus impuestos”. 
("The Section 179 Rule: A Powerful Way to Cut Your Taxes.")

Para utilizar un porcentaje distinto de su Porcentaje Tiempo-Espacio para los artículos utilizados para fines tanto profesionales como personales, es necesario mantener varios meses de registros que muestren el uso real en el negocio. Véase mi artículo, "Cómo calcular un porcentaje real de uso." 
("How to Calculate an Actual Business Use Percent.")

¿Vale la 
pena?
Algunos profesionales de impuestos dicen a las proveedoras que no vale la pena depreciar un refrigerador para obtener sólo una deducción de $ 57 el primer año. Este es un mal consejo. A lo largo de ocho años, obtendrá una deducción de $ 400. Además, incluso una deducción $ 57 reducirá sus impuestos en el primer año, ¿por qué no hacerlo? Es su dinero. Por último, es posible que haya comprado otros artículos además de una nevera y, por tanto, su deducción por depreciación será mayor.

Mi libro anual 
Family Child Care Tax Workbook and Organizer tiene un largo capítulo que explica en detalle todas las reglas de valoración. Le muestra cómo calcular su deducción por depreciación y dónde ponerlo en sus formularios de impuestos.

Si utiliza un preparador de impuestos, haga que mire su recibo para el refrigerador y calcule su deducción por depreciación.

Nota para usuarios de Minute Menu Pro

Este software le permite etiquetar y rastrear artículos que usted compra  con un costo de más de $ 500. Aunque no calcula su deducción por depreciación, organizará estos gastos para que su profesional de impuestos (o usted) pueden llenar más fácilmente sus formularios de impuestos.

Tom Copeland - 
www.tomcopelandblog.com 

Crédito de la imagen: www.allyou.com
100814
Para más información vea mi 
2014 Family Child Care Tax Workbook and Organizer.
.
 
The Basics of Depreciation
Woman-refrigerator-xDepreciation is the most complicated tax issue family child care providers face.

It's complicated because there are so many rules associated with it and they often change from year to year. And there's a lot of math involved! What fun.

What is depreciation?

Depreciation is the process of spreading the deduction of an item over a number of years, rather than deducting it in one year.
You must depreciate any item you purchase costing $500 or more that you use in your business. You are also entitled to depreciate any item you owned before you went into business that you start using for your business.

Here's a basic example of how depreciation works.

Let's say you bought a $1,000 refrigerator.

1) How much of the refrigerator can you depreciate?
Since you are using it in your business, you can deduct it. Since it costs more than $500 you must depreciate it. Since it's used by your family and your business, you can't depreciate the entire cost.
Therefore, you will use your Time-Space Percentage to determine the business portion of the refrigerator you can depreciate. Let's say your Time-Space Percentage is 40%.
$1,000 x 40% = $400. This is the business portion of your refrigerator.

2) How long do you depreciate the refrigerator?
All items costing more than $500 fall into one of these depreciation categories: office equipment (5 years), personal property (7 years), land improvement (15 years), home improvement (39 years), home (39 years) or car (5 years). For more information, see my article: "The Categories of Depreciation."

The refrigerator is considered "personal property" so it must be depreciated over 7 years. The phrase "personal property" here can be confusing. Essentially it means any property that's not attached to your home or land and is not office equipment. It doesn't mean property that is only personal. So, if you bought a $1,000 children's furniture set, it would be depreciated over 7 years as well.

3) How much is claimed as a depreciation deduction in the first year?

Now it gets more complicated. There are two ways you can depreciate seven year property. You can use the straight line method of depreciation or an accelerated method of depreciation.

The straight line method would give you approximately the same amount of depreciation deductions each year. You would claim 7.14% the first year; 14.29% for years 2-5; and 7.14% for year eight.
You might now say, "What is going on? Why are we depreciating the refrigerator over eight years? I thought were were using the seven year depreciation rule."

There is another rule that says you can't claim a full year's depreciation deduction in the first year, because you may have purchased the item in the middle of the year. Therefore, you only get a half a year's depreciation in the first year (no matter when you purchased it) and the other half at the end, or year eight. Aren't you glad you asked?

The accelerated method would give you higher depreciation deductions in the first few years and lower deductions in the later years. You would claim 14.29% in the first year; followed by 24.49%; 17.49%; 12.49%; 8.93%; 8.92%; 8.93%; and 4.46%.
Yes, this is also spread over eight years for the same reason as described above.

Which method should you use?

Because the accelerated method gives you deductions faster, it's almost always better to use this method. A deduction this year is worth more to you than a deduction next year, because you can use the money now or invest it.

So, using the accelerated method:
$1,000 x 40% = $400 x 14.29% = $57.16 first year depreciation deduction.

4) Where is my depreciation deduction claimed?

IRS Form 4562. In this case, seven year property is claimed on line 19c.

We're done!

Additional information

If you use personal property (or office equipment) more than 50% for your business, you can use the Section 179 rule and deduct the business portion all in one year, rather than depreciating it. So, for example, if our refrigerator was used 55% for the business, we could deduct $550 ($1,000 x 55% = $550) in the first year on IRS Form 4562, Part I. See my article, "The Section 179 Rule: A Powerful Way to Cut Your Taxes."

To use a business percentage other than your Time-Space Percentage for items used for both business and personal purposes, you must keep several months of records that show the actual business use. See my article, "How to Calculate an Actual Business Use Percent."

Is it worth it?

Some tax professionals tell providers that it's not worth depreciating a refrigerator to get only a $57 deduction the first year. This is bad advice. Over the course of eight years you will get a $400 deduction! Also, even a $57 deduction will reduce your taxes in the first year, so why not get it? It's your money. Lastly, you may have purchased other items besides a refrigerator and therefore your depreciation deduction will be higher.

My annual book Family Child Care Tax Workbook and Organizer has a long chapter explaining all of the depreciation rules in detail. It shows you how to calculate your depreciation deduction and where to put it on your tax forms.

If you use a tax preparer, let that person look at your receipt for the refrigerator and calculate your depreciation deduction.



Note for Minute Menu Kids Pro users

This software allows you to label and track items you purchase that cost more than $500. Although it won't calculate your depreciation deduction, it will organize these expenses so your tax professional (or you) may more easily fill out your tax forms.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com

Image credit: www.allyou.com
 

Friday, December 19, 2014

IRS Exhorta a los Contribuyentes Elegir un Preparador de Impuestos Cuidadosamente para la Temporada de Impuestos que se Aproxima

FS-2014-11SP, diciembre de 2014
Más de la mitad de los contribuyentes contratan a un profesional cuando llega el momento de presentar su declaración de impuestos. Aún si no prepara su propio Formulario 1040, usted es legalmente responsable por lo que aparece en el formulario.
Usted le confía su información más personal a un preparador de impuestos. Ellos saben sobre su matrimonio, sus ingresos, sus hijos y su número de seguro social. Es decir, conocen todos los detalles confidenciales sobre sus finanzas. Si le paga a alguien para que prepare su declaración de impuestos, el IRS le exhorta que elija a una persona cuidadosamente. Para hacer esto, tómese el tiempo para entender algunas cosas esenciales.
La mayoría de los preparadores de impuestos proveen un servicio excepcional. Sin embargo, cada año, algunos contribuyentes se ven afectados porque escogen al preparador de impuestos incorrecto. Contribuyentes con buenas intenciones pueden ser engañados por preparadores que no entienden la ley de impuestos o que incitan a los contribuyentes a tomar créditos y deducciones a los cuales no tienen derecho. Esto lo hacen para poder cobrarle una cuota más alta. Cada año, estos tipos de preparadores de impuestos reciben multas y hasta van a la cárcel por fraude a sus clientes.
Aquí hay algunos consejos que debe mantener en cuenta al elegir un preparador de impuestos:
  • Asegúrese de que el preparador tiene un número de identificación de preparador de impuestos o PTIN, por sus siglas en inglés. Cualquier persona con un número PTIN del 2015 está autorizado para preparar declaraciones de impuestos federales. Sin embargo, los preparadores de impuestos tienen diferentes niveles de preparación, educación y experiencia. Una diferencia importante en los tipos de preparadores es el “derecho de representación”. Puede ver más sobre los diferentes tipos de preparadores de declaraciones de impuestos en IRS.gov/chooseataxpro. (en inglés)

  • Pregúntele al preparador si tiene una credencial profesional (agente, contador público, abogado), si pertenece a una organización profesional o si asiste a clases de educación continua. Algunos cambios a las leyes tributarias, incluyendo las provisiones de la Ley de Cuidado de Salud de Bajo Precio, pueden ser complejas. Un profesional de impuestos capacitado necesita estar al día sobre estos temas. Los preparadores de impuestos no están obligados a tener una credencial profesional, pero asegúrese que usted comprenda las calificaciones del preparador que selecciona.
  • Pregunte acerca de los honorarios por servicios.  Evite a los preparadores que basan sus honorarios en un porcentaje de su reembolso o aquellos que dicen poder conseguirle un reembolso mayor al que otros pueden conseguirle.

  • Siempre asegúrese de que cualquier reembolso pendiente le sea enviado a usted o depositado a su propia cuenta bancaria. Los contribuyentes no deben depositar sus reembolsos en la cuenta bancaria de un preparador.
  • Cerciórese de que su preparador ofrezca e-file y pida que su declaración sea presentada al IRS electrónicamente. Cualquier preparador pagado que prepara y presenta más de 10 declaraciones de clientes debe presentar las declaraciones electrónicamente. Es la manera más segura de presentar su declaración, ya sea que lo haga usted mismo o le pague a alguien por preparar su declaración.

  • Asegúrese de que su preparador esté disponible.  Esté seguro de que podrá comunicarse con su preparador de impuestos después de presentar su declaración – incluso después de la fecha límite del 15 de abril. Esto pudiera ser útil en caso de que tenga preguntas acerca de su declaración de impuestos.

  • Proporcione archivos y recibos.  Un buen preparador pedirá ver sus archivos y recibos. Le hará preguntas para determinar el total de sus ingresos, deducciones, créditos tributarios y demás. No use a un preparador que está dispuesto a presentar su declaración con e-file usando su último talón de pago en lugar de su Formulario W-2. Esto está en contra de las reglas de e-file del IRS.

  • Nunca firme una declaración en blanco.  No use a un preparador de impuestos que le pide firmar una declaración de impuestos en blanco.

  • Revise su declaración de impuestos antes de firmarla. Antes de firmar su declaración de impuestos, revísela y haga preguntas si algo no está claro. Asegúrese de sentirse cómodo de la exactitud de su declaración antes de firmarla.

  • Cerciórese de que el preparador firme e incluya su número de PTIN.  Los preparadores pagados deben firmar las declaraciones e incluir su número de PTIN como lo exige la ley. El preparador también debe darle una copia de la declaración.

  • Reporte al IRS sobre preparadores de impuestos abusivos. Puede denunciar a los preparadores de impuestos abusivos y sospechas de fraudes de impuestos al IRS. Utilice el Formulario 14157, Denuncia: Preparador de Impuestos (en inglés.) Si usted sospecha que un preparador presentó su declaración o cambió una declaración sin su consentimiento, también debe presentar el Formulario 14157-A, Fraude de Preparador de Declaraciones o Declaración Jurada de Mala Conducta (en inglés).  Puede obtener estos formularios en IRS.gov.
  • PREGUNTELE A LA PERSONA QUE LLENA SUS IMPUESTOS SI TIENE EXPEREIENCIA LLENANDO TASAS DE CUIDADO INFANTIL, Y COMO CALCULA LA FORMULA ESPACIO/TIEMPO. SI NO SABE LO QUE ES ESO, BUSQUE OTRO

Recursos Adicionales del IRS:

Thursday, December 18, 2014

Business liability insurance for child care. Seguro de negocios para el cuidado infantil

El costo del seguro de responsabilidad civil empresarial es dinero bien gastado

Por Tom Copeland, publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Business-risk-liability-insurance-300x199La última semana una proveedora me llamó llorando porque había perdido su licencia.

Su perro mordió a un niño en su programa (sin lesiones graves) cuando ella se volvió unos segundos. El investigador de la policía llegó a la conclusión de que fue un accidente.

Pero su supervisor suspendió su licencia de todos modos, y la proveedora está apelando su decisión. Dado que este es un asunto serio, yo la recomendé que contratara a un abogado para su defensa. También le pregunté si tenía un seguro de responsabilidad empresarial, porque algunas pólizas de seguros ofrecen dinero para un abogado en estas situaciones.

Ella no tenía el seguro. Ella es soltera, cuida sólo niños subsidiados, no tiene otro dinero que una pensión de 90 dólares al mes y no puede permitirse el lujo de contratar a un abogado. Le aconsejé algunas organizaciones que podrían proporcionarle ayuda legal gratuita.

Con los años he conocido a muchas proveedoras en situaciones similares que se enfrentan a la pérdida de su licencia, y tuvieron que pagar miles de dólares para los gastos médicos de un niño, o una demanda de los padres. Véase mi artículo "los riesgos reales del cuidado infantil familiar." ("The Real Risks in Family Child Care." ) Nota: no todas las pólizas pagarán la defensa legal para apelar una acción de retirada de licencia.

Seguro de responsabilidad civil para negocios.

Estas son todas las situaciones en las que las proveedoras que tienen seguro de responsabilidad empresarial (business liability insurance ) podrían obtener ayuda y no preocuparse de pagar dinero a los padres.

Pero, es una tragedia que la mayoría de las proveedoras de cuidado infantil en el hogar no tienen seguro de responsabilidad empresarial.

Quizás la mayor razón por la cual las proveedoras de cuidado infantil no tienen este seguro es porque creen que no pueden permitirse el gasto.

¿Qué cuesta este seguro? $ 400, $ 500, $ 1,000, o ¿más por año?

El costo del seguro de responsabilidad empresarial variará en función de tres factores principales: el estado y municipio en que vive, la cantidad y el tipo de cobertura que usted contrata, y el número de niños a su cuidado.

Entré en contacto con varios agentes de seguros en todo el país y aquí están algunos ejemplos de lo que cubren y los costos anuales de seguros:

* Wisconsin – cobertura de $ 1 millón por accidente; por agregado, $2 millones; $ 10,000, por abuso sexual infantil, atención médica y cobertura de responsabilidad profesional; coste anual total por un grupo de 12 niños: $ 585

* Pennsylvania – cobertura de $ 1 millón por accidente / $3 millones por agregado; $ 5,000 de responsabilidad profesional, $ 300.000 por abuso sexual y atención médica; para 8 niños, $ 680; coste anual total para grupos de14 niños, $ 945

* Indiana – cobertura de $ 1 millón por accidente /$ 3millones por agregado; $ 10.000 de atención médica; $ 1millón por abuso sexual infantil; $ 1 millón de responsabilidad profesional; $ 20,000 por la propiedad de la empresa; coste anual total para grupos de 12 niños: $ 653

* Washington – cobertura de $ 1 millón por accidente / $ 3 millones por agregado y responsabilidad profesional; el abuso sexual infantil $ 50.000; $ 5,000 atención médica; coste anual total para grupos de 12 niños: $ 560

* Minnesota – cobertura de $ 500,000 / $ 1 millones; $ 500.000 abuso sexual infantil; $ 500.000 de responsabilidad profesional; $ 10.000 atención médica con cobertura de perros y gatos; coste anual total para grupos de 12 niños: $ 573

Como se puede ver, los costos pueden variar. Y puede ser difícil comparar las pólizas cuando ofrecen diferentes coberturas. Usted debe elegir una póliza basada en lo que cubre, no en su costo. Usted puede esperar que cuanto más cubre su póliza, mayor será su costo.

Por ejemplo, en California se puede obtener una póliza que cubre $ 500.000 por incidente / $ 500,000 agregada y cuesta $ 426 para 8 niños. Si duplica la cobertura sólo costaría 152 de más. Eso es un pequeño precio a pagar por un extra de medio millón de dólares de cobertura. Véase mi artículo, "cuando intentar ahorrar 8,25 dólares al mes es un error." ("When Trying to Save $8.25 a Month is a Mistake.")

Yo recomiendo que usted pague tanto en el seguro como pueda permitirse. Idealmente, usted debe tener $ 1 millón por accidente (máximo de pago para cada incidente) y $ 3 millones de agregada (pago máximo por la vigencia de la póliza). También busque cobertura de responsabilidad profesional, el abuso sexual infantil, y los gastos médicos. Consulte este artículo (article) para una lista de verificación de coberturas.

Su póliza de seguro de propietario de vivienda no cubre los accidentes que ocurren mientras cuida los niños.

Pagar por el Seguro

Creo firmemente que todas las proveedoras de cuidado infantil deben tener seguro de responsabilidad empresarial. Pagar por ello es un costo de negocios. Usted puede deducir el 100% de este costo como un gasto de negocio. Por lo tanto, si usted está en el tramo impositivo del 30% y la póliza cuesta $ 585, el costo real después de impuestos es de $ 410. Eso es igual a $ 1.10 por día.

Muchas compañías de seguros permitirán pagar las primas de forma mensual o trimestral. Algunas proveedoras transmiten parte de los costos de las primas a los padres. Si su póliza cuesta $ 600 y usted cuida de seis niños, se puede pedir a los padres un extra de $ 50 cuando haya que pagar la prima anual, y esto podría reducir el costo en $ 300 ($ 210 después de impuestos).

Los padres pueden estar dispuestos a ayudar a pagar por este seguro porque saben que cubrirá sus gastos médicos si su hijo es herido.

He publicado un directorio de seguro (insurance directory) donde se pueden encontrar numerosas compañías que ofrecen seguros en su estado.

No deje que unos pocos cientos de dólares le alejen del camino de la protección propia y la de su negocio de desastres financieros.

Doy gracias a los siguientes agentes de seguros: Dębe Marofsky, Affiliated Insurance; Don Morgan, Morgan Insurance; Bet Jones, First Choice Insurance Services; Kristi Olsen,  Freisinger Insurance; y Jordan Silverman,  DCI Insurance..

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Legal & Insurance 
Crédito de la imagen: www.enhancedinsurance.com

  Para más información sobre el seguro de responsabilidad empresarial, vea mi libro Family Child Care Legal & Insurance Guide.


The Cost of Business Liability Insurance Is Money Well Spent
By Tom Copeland. Posted with permission.
Business-risk-liability-insurance-300x199Last week a provider called me in tears because she had lost her license.

Her dog bit a child in her program (with no serious injury) when her back was turned for ten seconds. The police investigator concluded that it was an accident.

But her licensor suspended her license anyway and the provider is now appealing her decision. Since this is a serious matter, I recommended that she hire an attorney to defend her. I asked her if she had business liability insurance because some insurance policies provide money for a lawyer in these situations.

She didn't have the insurance. She is single, cares only for subsidized children, has no money other than a $90 a month pension and can't afford to hire a lawyer. I referred her to some organizations that might be able to provide free legal help.

Over the years I have heard from many other providers in similar situations who face the loss of their license, paying thousands of dollars for a child's medical expenses, or a lawsuit from parents. See my article "The Real Risks in Family Child Care." Note: not all policies will pay for legal defense to appeal a negative licensing action.

Business Liability Insurance

These are all situations where providers who have business liability insurance could get help and not have to worry about paying out money to parents.

But, it's a tragedy that a majority of family child care providers do not have business liability insurance.

Perhaps the biggest reason why child care providers don't have this insurance is because they don't feel they can afford the cost.
What does this insurance cost? $400, $500, $1,000, or more per year?

The cost of business liability insurance will vary depending on three main factors: the state and town you live in, the amount and type of coverage you purchase, and the number of children in your care.
I contacted several insurance agents around the country and here are some examples of annual policy costs:

* Wisconsin - $1 million per occurrence/$2 million aggregate; $10,000 medical, child sexual abuse and professional liability coverage; 12 children: $585

* Pennsylvania - $1 million per occurrence/$3 million aggregate; $5,000 medical, professional liability, $300,000 child sexual abuse; 8 children: $680; for 14 children $945

* Indiana - $1 million per occurrence/$3 million aggregate; $10,000 medical; $1 million child sexual abuse; $1 million professional liability; $20,000 business property, 12 children: $653

* Washington - $1 million per occurrence/$3 million aggregate, professional liability, $50,000 child sexual abuse; $5,000 medical; 12 children: $560

* Minnesota - $500,000/$1 million; $500,000 child sexual abuse; $500,000 professional liability; $10,000 medical; dog and cat coverage; 12 children: $573

As you can see, the costs can vary. And it can be hard to compare policies when they offer different coverages. You should be choosing a policy based on what it coverage, not on its cost. You can expect that the more your policy covers the higher will be its cost.

For example, in California you can get a policy that covers $500,000 per occurrence/$500,000 aggregate and costs $426 for 8 children. If you doubled the coverage it would cost you only $152 more. That's a small price to pay for an extra half million dollars of coverage! See my article, "When Trying to Save $8.25 a Month is a Mistake."

I recommend that you get as much insurance as you can afford. Ideally, you should have $1 million per occurrence (maximum pay out for each incident) and $3 million aggregate (maximum pay out for the life of the policy). You also want coverage for professional liability, child sexual abuse, and medical expenses. See this article for a checklist of coverages.

Your homeowner's insurance policy will not cover you for any accidents that happen while caring for children.

Paying for Insurance

I strongly believe that all child care providers should have business liability insurance. Paying for it is a cost of doing business. You can deduct 100% of this cost as a business expense. So, if you are in the 30% tax bracket and the policy costs $585, your actual cost after taxes is $410. That's equal to $1.10 per day.

Many insurance companies will allow you to pay the premiums on a monthly or quarterly basis. Some providers pass on part of the premium costs to parents. If your policy cost $600 and you care for six children, you could ask parents to pay an extra $50 when the annual premium came due and this would reduce your cost to $300 ($210 after taxes).

Parents may be willing to help pay for this insurance because they know it will cover their medical costs if their child is every injured.
I've posted an insurance directory above where you can find a number of companies who offer insurance in your state.

Don't let a few hundred dollars get in the way of protecting yourself and your business from financial disaster.

Thanks to the following insurance agents: Debe Marofsky, Affiliated Insurance; Don Morgan, Morgan Insurance; Beth Jones, First Choice Insurance Services; Kristi Olsen, Freisinger Insurance; and Jordan Silverman, DCI Insurance.

Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Legal & InsuranceFor more information about business liability insurance, see my bookFamily Child Care Legal & Insurance Guide.