Gastos
de alimentación.
Cómo reclamar los gastos de
alimentos.
El
mayor gasto para muchos proveedores de cuidado infantil es la alimentación. Por
lo tanto, usted quiere asegurarse que hace esta deducción con precisión.
Usted
tiene dos opciones para reclamar los gastos de alimentación:
La Regla estándar de Asignación por comida. ¡Esta regla le permite reclamar los gastos de
alimentación sin guardar los recibos de comida!
Para
utilizar este método se suman todos los desayunos, almuerzos, cenas y
meriendas, bocados o aperitivos que usted sirve a los niños bajo su
cuidado, y se multiplica por la tasa estándar de asignación de alimentos para
el año en curso: el desayuno, $ 1.19 ;el almuerzo / cena, $ 2.2 1; merienda,
aperitivo, bocado, $ 0,66. Usted puede deducir hasta un desayuno, un almuerzo,
cena, y tres meriendas por día y niño (¡si sirve tantos!) Algunos proveedores
se confunden acerca de esto porque el Programa de Alimentación sólo reembolsará
un máximo de tres porciones por día por niño
Todos
los proveedores de cuidado infantil pueden utilizar la regla estándar de
asignación por comida para reclamar los gastos de alimentación estén o no en el
Programa de Alimentos, y estén o no trabajando legalmente.
Si
utiliza esta norma, el problema principal es mantener los siguientes registros:
nombre de cada niño, las fechas y horas de asistencia a su guardería, y el
número de desayunos, almuerzos, cenas y aperitivos que sirve. Si usted está en
el Programa de Alimentos, actualice mensualmente esta información para hacer su
reclamación.
Lo
que es más importante, sin embargo, es mantener un registro diario de todas las
comidas y meriendas que no son reembolsados por el Programa de Alimentos. No es necesario mantener un menú. Estas comidas,
aperitivos y meriendas no reembolsadas no tienen que ser nutritivos. ¡Un helado
a la tarde, es una merienda! No estoy defendiendo que se sirva comida chatarra,
pero si lo haces, es deducible. Registre cuidadosamente estas comidas no
reembolsadas, ya que la suma total no es despreciable: ¡Una merienda no
reembolsada al día equivale a 171 dólares al año por niño!
Método del costo real de alimentos.
Si
utiliza este método, debe guardar los recibos de todas sus comidas, de la
guardería y las personales. Guardar todos los recibos de alimentos de carácter
personal puede ser una tarea difícil. Sin embargo usted debe hacerlo, para que
el IRS vea que los recibos de comida son para su negocio.
A
continuación, puede utilizar diferentes métodos para estimar el costo real de
los alimentos servidos a los niños en su programa. Usted puede comprar los
alimentos por separado, calcular su propio costo promedio por comida, o deducir
un porcentaje del costo total de la comida. Además de todos los recibos de sus
alimentos, también debe mantener los mismos registros se ha descrito
anteriormente cuando se utiliza la regla estándar de asignación por comida.
Debido
al trabajo extra que se requiere por este método, la mayoría de los proveedores
de cuidado infantil prefieren utilizar la regla estándar de asignación por
comida.
Nota:
Cualquier alimento consumido por usted o por sus propios hijos en casa, no es
deducible, no importa qué método se utilice para deducir los gastos de
alimentos.
Reclame
sus gastos de alimentación en el Anexo C, como "Otros gastos" en la
línea 27
"Si uso la tasa
estándar de subsidio de comida (standard meal allowance rate), ¿también puedo deducir el costo real de los
alimentos para bebés?"
- No. Usted debe
utilizar la tasa de asignación estándar de comida o el coste real del método de
alimentación para todos los alimentos servidos en su casa. Puede incluir los
alimentos para bebés servidos en el recuento de sus comidas. Si la madre trae
todos los alimentos para la comida del bebé, no se puede deducir esa comida.
"¿Cómo deben ser
deducidos los alimentos?"
- O bien usando el tipo
de asignación estándar de comida o estimando los costos reales (actual costs) de los alimentos.
"¿Puedo reclamar la
tasa estándar de asignación por comida para comidas que son reembolsadas por el
Programa de Alimentos?"
- ¡Sí! cuente todas las
comidas y meriendas, así como las comidas y snacks adicionales que no son
reembolsadas por el Programa de Alimentos.
"Si uso la regla de
asignación estándar de comida, ¿puedo deducir también la comida para una fiesta en casa con los
padres de la guardería?"
- Sí. Dedúzcala como un gasto de actividad o como publicidad.
"¿Puedo contar los costos reales de los alimentos cuando salimos fuera
a almorzar o debo incluirlo en mi cuenta de comida al utilizar la deducción
estándar?"
- Si la comida es para los niños bajo su cuidado, se cuentan como parte de la
tasa de subsidio de comida estándar. Si la comida es para usted, sólo se puede
deducir si es un "almuerzo de negocios". Para deducir una comida de
negocios guarde el recibo, tome nota de con quien comió y los temas que
discutieron.
"¿Dónde pongo los gastos de alimentación en los formularios de
impuestos?"
-
En el - IRS Form Schedule C, línea 28. Entre "comida" en una de las líneas en
blanco en la parte posterior de la forma.
Las tres objeciones más comunes
al Programa de Alimentación.
Los
proveedores de cuidado infantil están mejor económicamente si se unen y
permanecen en el Programa de Atención Alimenticia para Niños y Adultos (Child
and Adult Care Food Program)..
Si usted sirve un desayuno, un almuerzo y una
merienda al día para los niños, el Programa de Alimentación le pagará alrededor
de $ 500 a $ 1,000 al año por niño. Sin embargo, menos de la mitad de todos los
proveedores aptos de cuidado infantil participan en el Programa de Alimentos.
¿Por qué?
Estas son las tres objeciones más comunes a la
participación.
1) "Si me inscribo en el Programa de
Alimentación tendré que pagar más en impuestos".
Esto
es cierto. Sin embargo, también es cierto que usted va a pagar más impuestos si
gana la lotería, si su marido consigue un aumento de sueldo, o si usted sube
sus tarifas.
Los
reembolsos que recibe del Programa de Alimentación son la base imponible. Por
lo tanto, sus impuestos subirán. Pero, ¿qué es más importante, la cantidad de
impuestos que usted paga o la cantidad de dinero que tendrá después de pagar
sus impuestos. Por cada $ 1,000 que recibe de el Programa de Alimentación,
usted se quedará con unos $ 600 - $ 700 después de impuestos.
2) "Voy a perder parte de mis
deducciones de alimentos si participo en el Programa de Alimentos".
Falso. Tanto si usted está en el Programa de
Alimentos como si no, usted deducirá sus gastos de alimentación de la misma
manera. Supongamos que no están en el Programa de Alimentación y gasta $ 4,000
al año en comida para su negocio. Una vez que se inscribe en el Programa de
Alimentación usted todavía podrá deducir los mismos $ 4.000 como gasto de
negocio. La única diferencia es que ahora están recibiendo del Programa de
Alimentos reembolsos de entre $ 500 y $ 1,000 por año y niño.
Los reembolsos que reciba del Programa de Alimentos son ingresos
gravables. (La única excepción a esta regla es cualquier reembolso que recibe
para sus propios hijos.)
Usted no pierde su capacidad para reclamar la misma
cantidad en gastos de comida sólo porque se inscribe el Programa de Alimentos!
3) "El Programa de Alimentos no vale la
pena, por todo ese papeleo".
Piense en el Programa de Alimentos como un trabajo en que le está
pagando para que haga algo de papeleo. ¿Cuánto le pagan por hora para hacer el
papeleo requerido por el Programa de Alimentos? Si pasan tres horas por semana
en el papeleo (y la mayoría de los proveedores pueden hacer esto), eso es 156
horas al año. Si usted cuida de sus cuatro hijos, sirve un desayuno, el
almuerzo y una merienda cada día, y recibe la tasa más baja de Nivel II (a
partir de julio de 2014), usted ganaría $ 2.256 ($ 564 por niño x 4). Por lo
tanto, su salario por hora sería $ 14.46 ($ 2256 dividido por 156 horas). Si
usted gasta 5000 dólares en comida, el $ 2,256 no cubriría esto, pero ¿por qué
habría que rechazar $ 2256 para ayudar a pagar por parte de estos costos? Si
usted recibió el nivel más alto de reembolso de la tasa, ganaría $ 30.05 por
hora ($ 1,172 por niño x 4 dividida por 156 horas = $ 30.05). No está mal, independientemente
del reembolso que recibe. Además, gran parte de los
trámites que debe hacer para el Programa de Alimentos (registros de asistencia,
el recuento de comidas, etc.) lo necesita hacer para su declaración de
impuestos, esté o no en el programa.
Desafortunadamente,
algunos profesionales en hacer declaraciones de impuestos y algunos proveedores
de cuidado infantil, están confundidos acerca de las ventajas fiscales de estar
en el Programa de Alimentos. ¡No deje que nadie te diga que no es
económicamente viable estar en el Programa de Alimentos!
Cómo archivar y mantener los registros de sus gastos de
alimentación.
Mantener un buen registro de sus gastos de alimentos
parece bastante simple, si usted es una proveedora de cuidado infantil que
utiliza la tasa de asignación estándar (standard meal allowance rate).
Sin embargo, muchos proveedores de cuidado infantil
fallan a la hora de hacer estos archivos. Como
resultado, pierden cientos de dólares en deducciones de negocios, cuando son
auditados por el IRS. Lo he visto
una y otra vez.
La tasa
estándar de subsidio de comida del IRS le permite reclamar los gastos de
alimentación sin tener que mantener todos los recibos de comida. En su lugar, usted debe mantener los
siguientes registros: el nombre de cada niño apto, las fechas y horas de
asistencia a la guardería, y el tipo y la cantidad de comidas y meriendas
servidas.
Si usted está en el Programa de
Alimentos, su formulario de reclamación mensual contiene toda esta información. Si no están en el Programa de
Alimentación, puede encontrar esta información usando un registro de muestra
proporcionada por el IRS (sample
log) o
utilizando un registro similar que se encuentra en el calendario anual de
Redleaf-Keeper (Redleaf
Calendar-Keeper, que también está disponible gratis en línea, (online).
El Problema.
El
problema es que la mayoría de los proveedores de cuidado infantil sirven
comidas y meriendas que luego no declaran en su formulario de reclamación
mensual. Esto incluye las comidas
y refrigerios servidos que están más allá de las tres porciones al día que
pueden ser reembolsadas por el Programa de Alimentos. También se incluyen las comidas que
fueron rechazadas por el Programa de Alimentación. Las comidas y los bocadillos
servidos a niños que no son reembolsados por el Programa de Alimentos no tienen
que ser nutritivos
Por desgracia, muchas proveedoras
de cuidado de niños creen que pueden reclamar estos "extras" de
comidas y refrigerios sin guardar ningún registro. Las proveedoras me dicen: "Está
en mi contrato que yo sirvo un refrigerio en la tarde", o "Yo siempre
sirvo la merienda." Esto no
es suficiente. En una auditoría
del IRS, le pueden decir: "Puesto que usted no mantiene un registro
durante el año, le voy a denegar esta merienda de la tarde."
La pérdida de esta deducción
puede ser un gran problema. Una
merienda diaria por un año representa una deducción de $ 179 en su declaración
de impuestos del 2012. En el año
2013 será de $ 185.
La normativa del IRS requiere que
mantenga un registro diario de todas las comidas y meriendas que
se sirven. Esto puede ser tan
simple como registrar "Sally, merienda lunes por la tarde", o poner
una marca al lado de un símbolo para la merienda.
Cómo ponerse al día.
Si usted
no tiene un registro diario con todas las comidas y meriendas servidas
este año y no reembolsadas hasta ahora, ¿qué hacer?
Digamos que siempre sirve la
merienda. Ponga el nombre de cada
niño en un pedazo de papel y utilice sus registros de asistencia para registrar
el número de días que el niño estuvo en su programa, desde el comienzo del año
hasta ahora. Muestre los
resultados por mes ("Enero - 22 bocadillos. Febrero - 20 bocadillos",
etc.) Pida a los padres de cada
niño que firmen la parte inferior del documento en el que ha escrito:
"Esto representa el número de bocadillos que su hijo ha recibido en mi
programa del 1 de enero a _____." Si
de vez en cuando sirve una cena o llevaban a los niños a un lugar de comida
rápida para el almuerzo, añada esto al papel. Los
padres saben que sus hijos comieron estas comidas y aperitivos, y deberían
firmar con gusto.
A partir de este día en adelante,
mantenga un registro diario de los "extras" de comidas y
refrigerios servidos a los niños de guardería. Está bien para reconstruir los
registros de esta parte del año, pero no haga de esto un hábito. En el futuro, anote estas comidas y
meriendas cada día. Algunos
patrocinadores del Programa de Alimentos le permitirán registrar sus porciones
"extras" en su formulario de reclamación mensual. Pregúnteles si esto está bien antes de
hacerlo.
Los tres grandes
El
control de estas comidas es una de las tres cosas que usted puede hacer para
reducir sus impuestos. Los otros
dos son: el control de todas las horas (hours you work in your home) que
trabaja en su casa (sobre todo cuando los niños no están presentes) y archivar
los recibos de todos los gastos asociados a su casa ( all expenses associated with your home.)
Hacer una Estimación de los gastos de
alimentación puede ser arriesgado
¿Es razonable reclamar el 40% o el 58%
de sus gastos totales de alimentos como una deducción de negocio?
Una proveedora lo hizo y ahora debe defender
su punto de vista en una auditoría del IRS.
Y no es fácil de defender.
La mayoría de las proveedores de cuidado
infantil en el hogar usan la regla estándar de comidas (standard
meal allowance rule)
para reclamar sus gastos de alimentación. Les resulta más fácil de calcular y
casi siempre consiguen una deducción más alta que usando el método de gastos
reales para reclamar los gastos de alimentación.
Hay algunas proveedoras de cuidado infantil a
las que les conviene usar el método de gastos reales: los que compran más caro,
a las que es más difícil encontrar alimentos y las que viven en áreas con altos
precios de los alimentos.
La forma más precisa es la estimación del
coste medio de desayuno, almuerzo y merienda, calculando precios a 3-5
porciones diferentes y luego multiplicar esas medias por el número de comidas y
aperitivos que sirva.
El preparador de impuestos de la proveedora
de cuidado infantil que está siendo auditada utiliza un método diferente. Él
tomó sus recibos totales de alimentos y lo multiplicó por 40 % por un año y el
58% por un año más.
Calcular sus gastos de comida de negocios con
base a un porcentaje de sus ingresos totales de alimentos puede ser una forma
aceptable de hacer esto, pero sólo si se hace con cuidado. La mejor forma sería
la de identificar el número de comidas y meriendas que cada persona comió,
incluidos todos los miembros de su familia y los niños de la guardería.
Entonces usted tendría que estimar si cada
persona se comió una cantidad igual y si las comidas y bocadillos cuestan lo
mismo o no. En otras palabras, ¿usted y
su marido comen más que sus propios hijos o los niños de su guardería? ¿El costo
del desayuno que se sirve a los niños de la guardería es igual al costo de un
desayuno comido por su familia los fines de semana? Es probable que tenga que
asignar un mayor costo para las comidas consumidas por adultos y un menor costo
para aperitivos.
Como usted puede suponer, este tipo de
cálculo no es fácil de hacer. Sin un seguimiento cuidadoso de las comidas y los
costos de los alimentos, no se puede hacer con precisión.
En el caso de que la proveedora de cuidado
infantil que reclamó el 40% y el 58% de sus costos de los alimentos, ella no
sabe cómo su preparador de impuestos llegó estos porcentajes. A pesar de que
ella guarda todos sus recibos de alimentos, será un trabajo difícil defender
estos porcentajes. Al final, ella puede tener que utilizar el tipo de asignación
estándar para comidas, aceptar una deducción menor de alimentos y pagar más en
impuestos.
La
Moraleja
No deje que su preparador de impuestos ponga
ningún número en su declaración de impuestos si usted no entiende cómo se llegó
a ese cálculo. Le puede costar caro
en una auditoría.
Food Expenses
How to Keep Records of Your Food Expenses
Keeping
good records of your food expenses seems simple enough if you are a family
child care provider who uses the standard meal allowance rate.
But
many child care providers fail to keep the records they should. As a result
these providers lose hundreds of dollars of business deductions when audited by
the IRS. I've seen it happen over and over again.
The
IRS standard meal allowance rate allows you to claim your food expenses without
having to keep any food receipts! Instead, you must keep the following records:
the name of each eligible child, dates and hours of attendance in the family
day care, and the type and quantity of meals and snacks served.
If
you are on the Food Program your monthly claim form contains all of this
information. If you are not on the Food Program you can track this information
by using a sample log provided by the IRS or use a similar log found in
the annual Redleaf Calendar-Keeper (which is also available for free online).
The
Problem
The
problem is that most child care providers serve meals and snacks that are not
reported on their Food Program monthly claim form. This includes meals and
snacks served that are beyond the three servings a day that can be reimbursed
by the Food Program. It can also include meals and snacks that were disallowed
by the Food Program.
Unfortunately,
many child care providers assume that they can claim these "extra"
meals and snacks without keeping any records. I hear providers tell me,
"It's in my contract that I serve an afternoon snack," or "I
always serve an afternoon snack." This is not enough. In an audit the IRS
can say, "Since you didn't keep a record during the year, I'm going to
deny this afternoon snack."
Losing
this deduction can be a big deal. One snack a day served to one child for a
year represents a $179 deduction on your 2012 tax return. In 2013 it will be
$185.
The
IRS rule requires you to keep a daily
record of all meals and
snacks served. This can be as simple as recording "Sally, Monday afternoon
snack," or putting a checkmark next to a symbol for a snack each day.
How to
Catch Up
If
you don't have a daily record showing all the unreimbursed meals and snacks you
served so far this year, what do you do?
Let's
say you always serve an afternoon snack. Put each child's name on a piece of paper
and use your attendance records to record how many days the child was in your
program from the beginning of the year until now. Show your results by month
("January - 22 snacks, February - 20 snacks," etc.). Ask the parents
of each child to sign the bottom of the paper where you have written,
"This represents the number of snacks your child was served in my program
from January 1st to _____." If you occasionally served a dinner or took
children to a fast food place for lunch, add this to the paper. The parents
will know that their child ate these meals and snacks and should be happy to
sign it.
From
this day forward, keep a daily record of the "extra" meals and snacks
served to the day care children. It's okay to go back and reconstruct these
records for part of a year, but don't make this a habit. Record these meals and
snacks each day going forward. Some Food Program sponsors will allow you to
record your "extra" servings on your monthly claim form. Ask them if
this is okay before you do so.
The Big
Three
- No. You must either use the standard meal allowance rate or the actual cost of food method for all food
served in your home. You can include formula and baby food served to a baby in
your meal counts. If the parent brings all the food for a baby’s meal, you
cannot deduct that meal.
“How should food be deducted?”
- Either use the standard meal allowance rate or
estimate the actual costs of your food.
“Can I claim the standard meal allowance rate
for meals that are reimbursed by the Food Program?”
- Yes! Count all such meals and snacks as well as any
additional meals and snacks you serve that are not reimbursed by the Food
Program.
“If
I use the standard meal allowance rule can I also deduct food for a party at my
home for my daycare parents?”
- Yes. Deduct this as an activity expense or as
advertising.
“Can
I count the actual food costs for going out to lunch or should I include it in
my meal count when using the standard meal allowance rate?”
- If the lunch is for the children in your care, count
it as part of the standard meal allowance rate. If the lunch is for you, you
can only deduct this if it’s a “business lunch.” To deduct a business lunch
save the receipt, make a note of who you ate lunch with and what business
topics you discussed.
“Where
do I put food expenses on my tax forms?”
Estimating Food Expenses Can Be Risky
Is it reasonable to claim
40% or 58% of your total food expenses as a business deduction?
One provider did so and
now is faced with defending this in an IRS audit.
And it is not easy to
defend.
Most family child care
providers use the standard meal
allowance rule to
claim their food expenses. They find it simpler to calculate and it almost
always generates a higher deduction than using the actual expenses method to
claim food expenses.
There are some child care
providers who will be better off using the actual expenses method: those who
buy more expensive, harder to find foods and those who live in areas with high
food prices.
The most accurate way is to
estimate your own average cost per breakfast, lunch and snack by pricing out
3-5 different servings and then multiplying your averages by the number of
meals and snacks you served.
The tax preparer of the
child care provider being audited used a different method. He took her total
food receipts and multiplied it by 40% for one year and 58% for another year.
Calculating your business
food expenses based on a percentage of your total food receipts can be an
acceptable way to do this, but only if it's done carefully. The best way would
be to identify the number of meals and snacks each person ate, including every
member of your family and the day care children.
Then you would need to
estimate whether each person ate an equal amount and whether the meals and
snacks cost the same or not. In other words, do you and your husband eat more
than your own children or the day care children? Does the cost of breakfast
served to the day care children equal the cost of a breakfast eaten by your
family on weekends? You would probably have to assign a higher cost to meals
eaten by adults and a lower cost to snacks.
As you can can, this type
of calculation is not an easy one to make. Without careful tracking of meals
and food costs, it cannot be done accurately.
In the case of the child
care provider who claimed 40% and 58% of her food costs, she doesn't know how
her tax preparer came up with these percentages. Even though she saved all her
food receipts, it will be a difficult job to defend these percentages. In the end,
she may have to use the standard meal allowance rate, accept a lower food
deduction and pay more in taxes.
The Moral
Don't let your tax
preparer put any number on your tax return if you don't understand how it was
arrived at. It can cost you later in an audit.
The Three Most Common Objections
to the Food Program
All family child care providers are better off
financially if they join and stay on the Child and Adult Care Food Program.
If
you serve a breakfast, lunch and one snack a day to children the Food Program
will pay you about $500 or $1,000 a year per child. Yet less than half of all
eligible child care providers are participating on the Food Program.
Why?
There
are three common objections to participation.
1)
"If I join the Food Program I'll pay more in taxes."
This
is true. However, it's also true that you'll pay more in taxes if you win the
lottery, if your husband gets a raise, or if you raise your rates.
The
reimbursements you receive from the Food Program are taxable income (See my
article on this). Therefore, your taxes will go up. But, what's more important
than how much tax you pay is how much money you will have after you pay your
taxes. For every $1,000 you get from the Food Program you will keep about
$600-$700 after taxes.
Reimbursements you receive from the Food Program
are taxable income. (The only exception to this rule is any reimbursements you
receive for your own children are not taxable.)
You don’t lose your
ability to claim the same amount in food expenses just because you join the
Food Program!
2)
"I will lose some of my food deductions if I participate on the Food
Program."
False.
Whether you are on the Food Program or not you will deduct your food expenses
in the same way. Let's say you are not on the Food Program and spend $4,000 a
year on food for your business. Once you join the Food Program you will still
be able to deduct the same $4,000 as a business expense. The only difference is
that you now are receiving reimbursements from the Food Program of about $500
or $1,000 per year per child.
3)
"The Food Program is not worth it because of all the paperwork."
Think of the Food Program as a job that’s paying
you to do some paperwork. How much are you being paid per hour for doing the
paperwork required by the Food Program? If you spend three hours per week on
paperwork (and most providers can do this), that’s 156 hours a year. If you
care for four children, serve one breakfast, lunch and one snack each day, and
receive the lower Tier II rate (as of July 2014), you would earn $2,256 ($564
per child x 4). Therefore, your hourly wage would be $14.46 ($2,256 divided by
156 hours). If you spent $5,000 on food, the $2,256 wouldn’t cover this, but
why would you turn down $2,256 to help you pay for some of this cost? If you
received the higher Tier I reimbursement rate, you would be earning $30.05 per
hour ($1,172 per child x 4 divided by
156 hours = $30.05). Not bad regardless of which reimbursement rate you
receive! In addition, much of the paperwork you must
do for the Food Program (attendance records, meal counts, etc.) you need to do
for tax purposes even if you are not on the program.
Unfortunately,
some tax professionals and child care providers are confused about the tax
benefits of being on the Food Program. Don't let anyone tell you it's not
financially worthwhile to be on the Food Program!
Reporting Food Program Reimbursements and Claiming Food
Expenses
·
• Reimbursements received from
the Food
·
Program for children in your care are taxable
income.
• Reimbursements received from
the Food Program for your own children are not taxable income.
• You are always better off
financially by being on the Food Program.
Claiming Food
Expenses
- You have two choices in how to claim your food
expenses:
- Standard Meal Allowance Method (IRS Revenue
Ruling 2003-22)
- If you use this method, you do not have to save
any food receipts, business or personal!
- Add up all the breakfasts, lunches, suppers, and
snacks you serve to the children in your care.
- Multiply the total by the following standard
meal allowance rate:
- 2011 - $1.19 breakfast, $2.22 lunch/supper,
$0.66 snack
- You can claim a maximum of one breakfast, one
lunch, one supper, and three snacks per day, per child.
- All providers can use these rates whether or not
they are on the Food Program and whether or not they are a Tier I or a
Tier II provider.
- Providers must keep the following records: name
of each child, dates and hours of attendance in care, and the number of
breakfasts, lunches, suppers, and snacks served. Be sure to save food
receipts that contain non-food items such as paper products.
• Actual Food Cost
Method
- There is no one way to estimate your actual food
costs. You can buy food separately, calculate your own average cost per
meal, per child or use other methods.
- You can deduct the cost of all the food you
serve to the children in your care, whether or not it was reimbursed by
the Food Program. You cannot deduct the cost of any food served to your
own children.
- The simplest and most accurate method of
estimating actual food costs for most providers is to calculate an
average cost per meal per child and multiply this by the number of meals
and snacks you served. Your average cost per meal may be greater than the
standard meal allowance rate.
- Providers must keep the following records: all
business and personal food receipts, menus, name of each child, dates of
attendance, and the number of breakfasts, lunches, suppers, and snacks
served.
