Errores comunes en las declaraciones de impuestos en el Cuidado Infantil Familiar
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso.
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
En las últimas semanas he visto estos errores comunes cometidos por las proveedoras de cuidado infantil en sus declaraciones de impuestos:
* No deducir los intereses del préstamo de coche
* Mal cálculo del tiempo dedicado a las compras
* No depreciar los artículos comprados antes del inicio del negocio
* Reclamar 100% de los artículos de uso doméstico
He estado revisando las declaraciones de impuestos de las proveedoras de cuidado infantil en el hogar que son miembros de la Asociación de Empresas de Cuidado Infantil. Si usted se une (o renueva su participación) a la Asociación antes de 01 de marzo 2015 voy a revisar su declaración de impuestos de forma gratuita.
Errores comunes
Interés del préstamo de coche: Muchas proveedoras que son trabajadoras por cuenta propia, no deducen correctamente la parte del negocio de su interés del préstamo del carro, incluso cuando se utiliza la tarifa estándar para reclamar gastos de automóvil.
Porcentaje de tiempo: Usted no puede contar las horas de trabajo realizadas fuera de su hogar (compras, asistir a talleres de capacitación, reuniones en casas de otros proveedores, etc.). Esto se debe a que su porcentaje Tiempo-Espacio se utiliza para gastos de la casa, y cuando está lejos de su casa, incluso cuando es para un propósito comercial, usted no está utilizando su casa.
La depreciación del inmueble: Todas las declaraciones de impuestos que he visto, fallaron en reclamar la depreciación en artículos del hogar que eran propiedad de la proveedora antes de que ella comenzara su negocio. Esta es una gran deducción que no se debe pasar por alto.
Artículos para el hogar: Muchas proveedoras tratan de deducir el 100% de sus suministros domésticos (papel higiénico, toallas de papel, productos de limpieza, detergentes para lavar ropa, etc.). Dado que estos artículos también se utilizan para uso personal, se debe aplicar el porcentaje Tiempo-Espacio antes de deducirlo. Si usted compra estos artículos por separado para su uso comercial y personal, mantenga los recibos de todas las compras de negocios y personales.
Depreciación: Un buen número de proveedoras incluyó artículos que cuestan menos de $ 500 en la sección de depreciación del Minute Menu Kids Pro. Usted no tiene que depreciar artículos que cuestan menos de $ 500. Incluir una mesa o un sofá de $ 400 puede ser confuso porque es probable que se apunten en la categoría de gastos de "Muebles / Electrodomésticos." Pero ningún artículo allí incluido será considerado como depreciable. En su lugar, incluya estos artículos que cuestan menos de $ 500 en "Artículos de la casa."
Porcentaje de espacio: Una proveedora no reclamó un dormitorio y una sala de lavandería como de uso regular en su negocio. Ella tenía derecho a descontar totalmente la habitación porque la utilizó para almacenar una gran cantidad de artículos de cuidado infantil. Su cuarto de lavado también es utilizado regularmente por su negocio. Los niños de guardería no necesitan estar en una habitación para que pueda ser considerada como de uso regular en el negocio. Incluso las salas prohibidas a los niños por las normas de concesión de licencias, se pueden utilizar con regularidad.
Horas cuando los niños no están presentes en la guardería: La mayoría de las proveedoras han registrado mal las horas que pasaron en actividades empresariales cuando los niños no estaban presentes en la guardería. Intente mantener al menos dos meses de registros diarios para actividades tales como: la limpieza, preparación de actividades, registro de datos, preparación de comidas, tiempo en Internet (leer mi blog), entrevistas con los padres y las llamadas telefónicas, etc.
Depreciación de la casa: Muchas proveedoras no reclaman la depreciación de su casa. Esta es una gran deducción que no querrá perderse. Algunas de estas proveedoras nunca la habían reclamado. Yo les animé a presentar el formulario 3115 del IRS para recuperar cualquier depreciación no reclamada.
Kilometraje (o milleaje): Usted no puede reclamar los viajes a la estación de servicio para comprar el gas o hacer un cambio de aceite, como salidas de negocios, a menos que el uso por negocios de su carro sea más del 50%
Porcentaje actual de uso del negocio: Algunas proveedoras reclamaron diferentes porcentajes reales de uso de elementos como el agua (55%), televisión por cable (65%), electricidad (80%), y así sucesivamente. Aunque se puede calcular un porcentaje real del uso empresarial en algunos artículos de negocios, sólo debe hacerlo si ha comprobado este uso real por lo menos durante un mes o dos. Debe registrar en una agenda o en otro lugar el uso comercial y personal. Aunque se puede hacer esto por el uso de la televisión o teléfono celular, se hace extremadamente difícil hacerlo. Normalmente, las proveedoras utilizarán su porcentaje Tiempo-Espacio para todos los elementos compartidos.
Pagos de impuestos estimados: Usted no puede deducir los pagos de impuestos estimados trimestrales como un gasto de negocio. No entre estos gastos en Minute Menu.
Honorarios de preparación de impuestos: Sólo se puede deducir lo que paga a un preparador de impuestos por rellenar sus formularios de negocios. Estos formularios incluyen: El formulario de depreciación 4562, el formulario 8829 de gastos para el uso del negocio de su hogar, el Anexo C, Anexo SE, el Formulario 3115, y cualquier formulario de impuestos de nómina. Si utiliza TurboTax, aplique su porcentaje Tiempo-Espacio.
Nadie dijo que la preparación de una declaración de impuestos de cuidado infantil familiar es fácil. Trate de evitar estos errores comunes.
Para obtener la revisión gratuita de su declaración de impuestos, afíliese o renueve su participación a la asociación de proveedoras de cuidado infantil. La cuota anual de $ 15 es deducible de impuestos yo se los devuelvo si no le ahorro por lo menos $ 15 en impuestos. Los miembros de la Asociación también tienen acceso a vídeos formativos sobre el uso de Minute Menu Kids Pro software de manera más efectiva.
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
Mi 2014 Family Child Care Tax Workbook and Organizer ofrece instrucciones línea por línea sobre cómo llenar todos los formularios de impuestos federales.
Common Mistakes Made On Family Child Care Tax Returns
By Tom Copeland. Posted with permission.
* Not deducting car loan interest
* Counting time spent shopping
* Not depreciating items owned before the business began
* Claiming 100% of household supplies
I've been reviewing the tax returns of family child care providers who are members of The Child Care Business Partnership. If you join (or renew) the Partnership before March 1, 2015 I will review your Minute Menu Kids Pro tax reports and/or your tax return for free!
Common Mistakes
Car loan interest: Many providers who are self employed fail to deduct the business portion of their car loan interest, even when using the standard mileage rate to claim car expenses.
Time percent: You cannot count hours spent on business activities outside of your home (shopping, attending training workshops, meetings in other provider's homes, etc.). This is because your Time-Space % is used for house expenses and when you are away from your home, even when it's for a business purpose, you are not using your home.
Property depreciation: Every Minute Menu report and tax return I looked at failed to claim depreciation on household items owned by the provider before she started her business. This is a big deduction that you should not overlook. See my article "Conduct a Household Inventory To Save Money."
Household supplies: Many providers try to deduct 100% of their household supplies (toilet paper, paper towels, cleaning products, laundry detergent, etc.). Since these items are also used personally you must apply your Time-Space % before deducting them. If you buy these items separately for your business and personal use, keep receipts for all business and personal purchases.
Depreciation: A number of providers entered items that cost less than $500 into the depreciation section of Minute Menu Kids Pro. You do not have to depreciate items costing less than $500. See my article on this topic. Entering a $400 table or couch into Minute Menu Kids Pro can be confusing because you are likely to choose the expense category of "Furniture/Appliances." But, any items entered there will be treated as something to depreciate. Instead, enter items costing less than $500 under "Household Items."
Space percent: One provider didn't claim a bedroom and laundry room as regular use in her business. She was entitled to count the entire bedroom because she used it to store a lot of daycare items. Her laundry room is also regularly used by her business. Day care children do not need to be in a room for it to be considered regularly used in the business. Even rooms that licensing rules prohibit children to enter can be regularly used. See my article"How to Calculate Your Space Percent."
Hours when children are not present in home: Most providers did a poor job of recording the hours they spent on business activities when children were not present in the home. Try to keep at least two months of daily records for such activities as: cleaning, activity preparation, record keeping, meal preparation, time on the Internet (reading my blog!), parent interviews and phone calls, etc. See my article "The Single Most Important Thing You Can Do To Reduce Your Taxes."
Home depreciation: Many providers failed to claim depreciation on their home. This is a large deduction that you don't want to miss. Some of these providers had never claimed house depreciation. I told them to file IRS Form 3115 to recapture any previously unclaimed depreciation. See my articles "Should You Depreciate Your Home?" and "How to Claim Previously Unclaimed Depreciation."
Mileage: You can't claim trips to the gas station to get gas or have your oil changed as business miles, unless the overall use of your car is more than 50% business.
Actual business use percent: Some providers claimed different actual use percentages for items such as water (55%), cable television (65%), electricity (80%), and so on. Although you can calculate an actual business use percent on some business items, you should only do so if you have tracked the actual use for at least a month or two. This means recording on a calendar or some other place the business and personal use. Although you could do this for the use of the television or cell phone, it becomes extremely difficult to try to do for utility expenses. Typically, providers will use their Time-Space % for all shared items. See my article "How to Calculate an Actual Business Use Percent."
Estimated tax payments: You cannot deduct any quarterly estimated tax payments as a business expense. Do not enter these expenses into Minute Menu.
Tax preparation fees: You can only deduct the cost to have your business tax forms completed by a tax preparer. These forms include: Form 4562 Depreciation, Form 8829 Expenses for Business Use of Your Home, Schedule C, Schedule SE, Form 3115, and any payroll tax forms. Get your tax preparer to break out the cost of doing these forms from your other personal tax forms. If you use TurboTax, apply your Time-Space %.
Nobody ever said preparing a family child care tax return is easy. Try to avoid these common mistakes.
To get your free review of your tax return and/or Minute Menu yearly reports, join or renew The Child Care Business Partnership. The annual $15 fee is tax deductible and I'll refund it if I can't save you at least $15 in taxes! Members of the Partnership also get access to nineteen instructional videos on how to use Minute Menu Kids Pro software more effectively.
Tom Copeland - www.tomcopelandblog.com
